Utilisation de l'Archiveur de cours (plugin Course Archiver)
Contexte
L'archivage et le transfert des cours présents sur un site Moodle peuvent rapidement devenir un exercice fastidieux dépendamment du nombre de cours à traiter. Afin de faciliter ces opérations, Collecto offre l'installation de l'Archiveur de cours (Course Archiver - tool_coursearchiver). Cet article présente comment utiliser cet outil d'archivage de cours de manière efficace.
Avant d'utiliser l'outil Archiveur de cours, il faut préalablement que notre équipe technique crée un répertoire à l'extérieur du site Moodle pour le stockage temporaire des archives. Cela évite une trop grande augmentation de l'espace disque utilisé lors de l'archivage.
Archiveur de cours
Après son installation, on peut accéder à l'outil à partir de l'Administration du site. Dans l'onglet Cours, cliquer sur Archiveur de cours pour débuter l'archivage des cours. On peut également ajouter /admin/tool/coursearchiver/index.php au domaine de son Moodle, par exemple: https://www.monsitemoodle.qc.ca/admin/tool/coursearchiver/index.php.
Effectuer une recherche pour identifier les cours à archiver
Ce menu présente les différents critères disponibles pour déterminer quels cours doivent être archivés. Le menu déroulant pour Résumé permet de retrouver d'autres points de sauvegarde. Ces points de sauvegarde correspondent à des lots précédents créés à partir d'une recherche par critères. Si l'on choisit un point de sauvegarde dans ce menu, Moodle ignore les critères plus bas.
Le critère N° du cours permet d'identifier un cours par son numéro unique. Cela correspond au numéro affiché dans la barre de navigation lorsqu'on se trouve sur la page d'accueil du cours, par exemple: /course/view.php?id=139.
Nom abrégé du cours permet de retrouver un ou plusieurs cours selon leur nom abrégé. Le nom abrégé est disponible dans les paramètres du cours.
Nom complet du cours permet de retrouver un ou plusieurs cours selon leur nom complet, c'est-à-dire le nom qui s'affiche sur la page d'accueil du cours.
N° d'identification du cours permet d'identifier un ou plusieurs cours selon leur numéro d'identification unique. Ce champ est souvent vide, mais peut être utilisé par des systèmes d'inscription comme Admin Cégep. Bien que les valeurs utilisées ce champ sont uniques, la recherche avec ce critère peut retourner plusieurs cours, par exemple si l'on cherche par un code identifiant un type de cours.
Propriétaire du cours permet de retourner les cours qui appartiennent à un utilisateur ou une utilisatrice. L'archiveur de cours définit par défaut les propriétaires comme étant ceux étant inscrits comme Enseignant (editingteacher) dans le cours. Cela peut être modifié dans les paramètres de l'archiveur de cours.
Catégorie permet de sélectionner à partir du menu déroulant une catégorie de cours. Moodle présentera les différentes catégories, dont les sous-catégories qui seront présentés sous la forme Catégorie principale / Sous-catégorie / ... . On peut également cocher l'option Inclure les cours des sous-catégories. Ainsi, en choisissant une catégorie au niveau supérieur, la rechercha considérera dans les résultats tous les cours de cette catégorie ainsi que les cours placés dans les sous-catégories placées dans celle-ci.
Il peut être pertinent de déplacer les cours à archiver dans une catégorie précise. Cela facilitera le repérage de ceux-ci lors de l'utilisation de l'Archiveur de cours.
Les critères plus bas permettent de sélectionner des cours selon leur date de création ou leur dernier accès par un compte. Créé avant / après utilise la date enregistrée lors de la création du cours. Accédé avant / après utilise la date de dernier accès au cours. On peut également cocher l'option Ignorer les accès administrateurs afin qu'une visite du cours par un compte administrateur ne soit pas prise en compte. L'option Ignorer les accès de rôle de site est similaire, mais elle considérera les rôles systèmes comme celui de Gestionnaire ou de Créateur de cours.
La date de création de cours ne permet pas toujours de clairement identifier des cours qui ne sont plus actifs, car un cours peut avoir êté créé il y a plusieurs années et être encore actif. La date de dernier accès est un bon indicateur du niveau d'activité d'un cours. On peut présumer qu'un cours qui n'a pas été accédé depuis plusieurs années n'est plus actif.
Cette dernière section permet de sélectionner des cours en fonction des Dates de début et de fin paramétrés dans un cours. Ces valeurs sont souvent laissées telles quelles par les enseignant.es et la recherche selon le début et la fin de cours peut s'avérer peu pertinente.
Sous les critères de recherche, le premier bouton Rechercher des cours permet de lancer la recherche selon les critères choisis. L'archiveur de cours présente ensuite une page des résultats de la recherche.
Si le bouton est grisé, il est possible que la page avec les critères de recherche ait été atteinte en cliquant sur Précédent. Pour rendre le bouton fonctionnel à nouveau, il faut rafraichir la page dans son navigateur Web.
Page des résultats de recherche
La page de résultats de la recherche informe, dans le bandeau gris, du nombre de cours correspondant aux critères choisis ainsi que des informations supplémentaires. Cliquer sur Recommencer pour rafraichir les résultats de recherche.
Le tableau au centre présente les résultats de la recherche avec des informations sur chaque cours correspondant. Le numéro unique du cours, le nom complet, le nom abrégré, le numéro d'identification et la date de dernier accès permettent d'évaluer plus précisément les cours présentés. Le nom complet de chaque cours dispose aussi d'un hyperlien afin d'atteindre la page d'accueil du cours. Il est possible de Sélectionner des cours individuellement grâce à la case à cocher de la première colonne, à gauche, ou de sélectionner tous les résultats en cliquant sur le bouton Tout sélectionner.
Les cours dont le titre et l'hyperlien apparaissent plus pâles sont cachés. Lorsque celui-ci est barré, l'archiveur indique qu'il considère que ce cours est vide, c'est-a-dire qu'aucune activité ou ressource n'a été ajoutée au cours, hormis celles ajoutées par défaut comme le forum Annonces.
Envoyer un courriel aux propriétaires de cours
Il peut être pertinent d'informer les propriétaires du traitement à venir de leurs cours. Il faut alors prévoir un temps minimal pour permettre à ces personnes de répondre à partir du courriel si elles désirent exclure les cours sélectionnés.
Après avoir sélectionné des cours, il est possible d'effectuer plusieurs actions sur ceux-ci. La première option, Envoyer un courriel, permet d'informer les propriétaires des cours, c'est-à-dire les enseignant.es, que leurs cours seront traités prochainement. Après avoir cliquer sur le bouton, l'archiveur redirige vers une autre page qui permet de choisir précisément à qui envoyer le courriel parmi les enseignant.es inscrit.es dans chaque cours.
Comme dans la page précédente, le bandeau gris du haut présente les résultats pour les cours sélectionnés afin d'envoyer un courriel aux propriétaires. Dans le tableau du centre, on peut sélectionner les comptes auxquels il faut envoyer un courriel. Il est possible d'envoyer trois types de courriel.
- Envoyer les courriels « Cours à cacher » permet d'informer les propriétaires que leurs cours seront cachés. Le ou les priopriétaires recevront un courriel les informant que leurs cours seront bientôt cachés. À partir du courriel, les récipiendaires du courriel pourront choisir de ne pas cacher un ou plusieurs de ces cours. Ces cours feront alors partie de la liste d'exclusions.
- Envoyer « Cours à archiver » informe les propriétaires que leurs cours seront archivés, c'est-a-dire supprimés, mais disponibles parmi les archives. À partir du courriel, les récipiendaires du courriel pourront choisir de
ne pas archiver un ou plusieurs de ces cours. Ces cours feront alors partie de la liste
d'exclusions.
- Envoyer « Cours à supprimer » informe les propriétaires que leurs cours seront supprimés. À partir du courriel, les récipiendaires du courriel pourront choisir de ne pas supprimer un ou plusieurs de ces cours. Ces cours feront alors partie de la liste d'exclusions.
Lorsqu'une personne indique qu'elle ne veut pas que son ou ses cours soient cachés, archivés ou supprimés, Moodle lui indiquera que son cours fera partie de la liste d'exclusion selon la période déterminée en mois dans le paramètre Persistance de l’exclusion des cours. La valeur par défaut est de 24 mois. Il est également possible de paramétrer le contenu des courriels envoyés aux propriétaires de cours. Pour plus d'informations sur les paramètres de l'archiveur de cours, cliquer ici.
Lorsque des cours ont été indiqués par leurs propriétaires pour ne pas être cachés, archivés ou supprimés, ils seront ajoutés à la liste d'exclusion. Lorsqu'un cours est dans la liste d'exclusion, il n'est pas possible de le repérer avec l'outil de recherche de l'archiveur de cours. Il est possible de gérer les listes des exclusions afin de retirer des cours de cette liste.
Cacher les cours
Le bouton Cacher les cours sur la page des résultats de recherche de l'archiveur permet de cacher les cours sélectionnés. Un cours caché n'est plus visible pour les étudiant.es, mais demeure disponible pour les comptes inscrits avec le rôle Enseignant ou Enseignant non-éditeur dans un cours.
Sauvegarde des cours
L'option Sauvegarde de cours permet de créer une sauvegarde pour chaque cours sélectionné sans le supprimer. Ces sauvegardes seront ensuite disponibles dans l'espace de restauration du cours, accessible en cliquant sur l'option Réutilisation de cours de l'onglet Plus du cours.
Supprimer des cours
Le bouton Supprimer des cours entrainera la suppression des cours. Par défaut, ces cours seront placés dans la corbeille des catégories ou sous-catégories d'appartenance de ces cours.
Exclure des cours
L'option d'Exclure des cours permet d'ajouter ces cours à une liste d'exclusion. Lorsqu'un cours est dans la liste d'exclusion, il n'est pas possible de le repérer avec l'outil de recherche de l'archiveur de cours. Il est possible de gérer les listes des exclusions afin de retirer des cours de cette liste.
Archiver les cours
Archiver les cours permet de créer une sauvegarde de cours qui sera déposée dans le répertoire défini dans les paramètres de l'archiveur. Cette action supprimera aussi le cours de Moodle. La suppression d'un cours implique normalement l'envoi de celui-ci dans la corbeille de sa catégorie ou sous-catégorie d'appartenance. Pour débuter, à partir de la page des résultats de recherche, sélectionner les cours à archiver.
Puisque cette opération demande beaucoup de ressources à Moodle, nous recommandons de n'archiver les cours qu'en petits lots. Ainsi, on évite une erreur lors du traitement et une diminution trop grande de l'espace disque libre disponible pour le site Moodle. Le nombre de cours suggéré peut varier selon le volume de données des cours à traiter. Dans le doute, il faut privilégier des lots de 10 à 20 cours.
Après avoir cliqué sur Archiver les cours, Moodle présente une nouvelle page qui informe du nombre de cours à archiver et qui dispose d'un champ afin de saisir un nom pour le lot de cours à archiver. Un nom approprié peut être la date de l'archive ou la nature des cours contenus dans lot d'archive, par exemple 31 juillet 2025 ou Cours session automne 2022. Cela faciltera le repérage des cours une fois archivés. Pour poursuivre avec l'archivage, il faut cliquer sur le bouton Continuer.
Le bouton Recommencer permet de retourner à la page de recherche.
Une fois l'opération lancée, Moodle indiquera sa progression sur une autre page. Il est possible que l'archiveur n'arrive pas à archiver un ou plusieurs cours. Ainsi, à la fin de l'opération, un message d'erreur informera quels cours n'ont pas pu être archivés: ceux-ci ne seront pas supprimés et demeuront disponibles pour être sauvegardés individuellement afin de mieux identifier la cause du problème.
Après avoir été archivés, les cours seront disponibles parmi les archives de cours. Il sera possible à partir de cette liste de télécharger les cours ou de les restaurer.
Puisque les cours supprimés sont déplacés vers la corbeille de la catégorie d'appartenance, il est possible de désactiver temporairement la corbeille de catégorie ou d'aller vider les corbeilles au fur et à mesure que l'on archive plusieurs lots. Certains rapports peuvent facilter le repérage des cours placés dans les corbeilles de catégorie.
Gérer les archives de cours
Pour atteindre les archives de cours, on peut passer par la page de recherche de l'archiveur de cours et cliquer sur le bouton Archives de cours. On peut également ajouter /admin/tool/coursearchiver/archivelist.php à son domaine de site, par exemple: https://www.monsitemoodle.qc.ca/admin/tool/coursearchiver/archivelist.php.
La liste des archives présente l'ensemble des lots d'archive créés. Le tableau présente jusqu'à 200 cours archivés. La colonne Cours contient le nom des fichiers compressés en format MBZ pour chaque cours archivé. La forme du nom correspond à la date de création du lot d'archives, suivie du numéro unique du cours archivé, puis du numéro d'identification si le cours en possédait un et finalement le nom abrégé du cours. Voici un exemple: 2025-07-31-ID-999-AAA-XX-exemple_cours_archive.mbz.
La deuxième colonne Dossier informe du nom du lot d'archives qui correspond à chaque cours. La troisième colonne Actions permet de poser deux actions: Restaurer ou Télécharger. Restaurer permet de faire la restaureration du cours correspondsnt sur le site Moodle, Il faudra alors choisir dans quelle catégorie il faut restaurer celui-ci comme nouveau cours. Télécharger permet de lancer le téléchargement du fichier sur son navigateur Web.
Les cases à cocher à gauche permettent de sélectionner une ou plusieurs archives afin de poser une action selon les boutons disponibles en bas du tableau. On peut également utiliser le bouton Tout sélectionner pour cocher les cases pour l'ensemble des archives visibles. Le bouton Download Selected permet de télécharger plusieurs archives de cours simultanément en fichiers séparés. Le bouton Supprimer les cours permet de supprimer les archives de cours sélectionnées.
Lorsque que des archives ont été sélectionnées pour la suppression, celles-ci sont placées dans une autre liste disponible par l'hyperlien En attente de suppression. À partir de cette liste, on peut cocher des archives en attente de suppression afin de les restaurer et les remettre dans la première liste des archives en cliquant sur le bouton Restaurer des cours. Lorsque des archives sont placées dans la liste En attendre de suppression, une tâche programmée Travail de suppression des archives de cours \tool_coursearchiver\task\cron_task sera lancée selon le moment programmé pour supprimer définitivement ces archives.
Par défaut, cette tâche roule à 1h du matin, mais il est possible de modifier le moment où cette tâche est lancée dans ses paramètres en passant par la page des Tâches programmées (Administration du site → Serveur → Tâches → Tâches programmées ou en ajoutant /admin/tool/task/scheduledtasks.php au domaine de son site Moodle). On peut ensuite cliquer sur l'icône du crayon 
pour modifier les paramètres de la tâche. On peut également lancer manuellement la tâche en cliquant sur l'hyperlien Lancer maintenant.
Il est préférable d'attendre la fin des opérations d'archivage et de transfert avant de supprimer définitivement les archives de cours. Ainsi, on évite de supprimer des cours avant d'avoir validé qu'ils ont été téléchargés et transférés dans une voûte numérique afin d'y être conservés.
Gérer la liste des exclusions
Pour atteindre la liste des exclusions des cours, on peut passer par la page de recherche de l'archiveur de cours et cliquer sur le bouton Gérer la liste des exclusions. On peut également ajouter /admin/tool/coursearchiver/optoutlist.php à son domaine de site, par exemple: https://www.monsitemoodle.qc.ca/admin/tool/coursearchiver/optoutlist.php.
La page de la liste des exclusions contient un tableau qui présente tous les cours qui ont été exclus par les administrateurs du site ou les propriétaires des cours. Ces cours ne seront pas visibles lorsqu'on effectue des recherches avec l'archiveur de cours et ne pourront pas être archivés tant qu'ils demeurent dans la liste d'exclusions.
La colonne Cours contient le nom complet des cours et un hyperlien qui redirige vers la page d'accueil de chaque cours. La colonne Temps restant indique pour combien de jours le cours demeurera dans cette liste. Par défaut, un cours qui a été exclu le sera pour une période de 24 mois. Cependant, il est possible de modifier cette valeur dans les paramètres de l'archiveur de cours. La colonne Demandé par désigne la personne qui a exclu le cours à la ligne correspondante. Finalement, la colonne Actions permet de retirer individuellement chaque cours en cliquant sur l'hyperlien Retirer à la ligne correspondante.
Gérer la liste des points de sauvegardes
Les points de sauvegarde correspondent à des résultats de recherche que l'on sauvegarde afin de pouvoir y retourner plus rapidement. Pour accéder à la liste des points de sauvegarde, on peut passer par la page de recherche de l'archiveur de cours et cliquer sur le bouton Gérer la liste des points de sauvegarde. On peut également ajouter /admin/tool/coursearchiver/savestatelist.php à
son domaine de site, par exemple: https://www.monsitemoodle.qc.ca/admin/tool/coursearchiver/savestatelist.php.
La liste des points de sauvegarde contient un tableau qui présente les points de sauvegarde déjà créés. La tableau contient 3 colonnes: le Nom du point de sauvegarde, sa Date de création et la colonne Actions qui permet de supprimer individuellement les points de sauvegarde en cliquant sur l'hyperlien Retirer.
Pour accéder aux résultats de recherche de cours compris dans un point de sauvegarde, il faut passer par la page de recherche de l'archiveur de cours, choisir dans le menu déroulant Résumé le point de sauvegarde dont on veut afficher les résultats et cliquer sur Rechercher des cours en bas de page. Les cours qui ont été ajoutés à la liste d'exclusions ne seront pas visibles dans un point de sauvegarde.
Paramètres de l'archiveur de cours
Les Paramètres de l'Archiveur de cours sont disponibles à partir de l'Administration du site, dans l'onglet Cours, sous l'hyperlien Archiveur de cours. On peut également ajouter /admin/settings.php?section=tool_coursearchiver au domaine de son Moodle, par exemple: https://www.monsitemoodle.qc.ca/admin/settings.php?section=tool_coursearchiver.
À partir de cette page, on peut modifier certains aspects de l'outil, notamment le répertoire où seront stockés les archives, le rôle dans Moodle qui définit le propriétaire d'un cours, les messages envoyées aux propriétaires de cours lors de l'archivage, la durée de rétention des archives et de l'exclusion des cours ainsi que quelques aspects d'affichage.
Il est important de ne pas oublier d'appuyer sur le bouton Enregistrer les modifications, en bas de page, afin que Moodle conserve les modifications apportées.
Le premier paramètre, Chemin d'accès dans lequel les dossiers archivés sont placés, permet de déterminer dans quel répertoire du serveur Moodle les archives seront stockés. Nous recommandons de ne pas modifier ce paramètre, car il est possible que nous ayons modifié celui-ci afin d'optimiser l'utilisation de l'espace disque qu'occuperont les archives de cours.
Le second, Chemin d'accès du répertoire de stockage des cours archivés, indique quel nom devra porter le dossier dans lequel seront déposés les archives de cours. Encore une fois, nous recommandons de ne pas modifier ce paramètre car cela pourrait rendre l'accès aux archives de cours plus compliqué.
Les choix présentés dans le champ pour l'option Rôle considéré comme propriétaire de cours correspondent aux rôles disponibles sur votre site Moodle. Par défaut, c'est le rôle Enseignant (editingteacher) qui est sélectionné pour déterminer quels comptes seront considérés comme les propriétaires des cours. Grâce à l'archiveur de cours, on peut informer les propriétaires que leurs cours seront bientôt traités en vue d'un archivage.
On peut sélectionner un autre rôle qu'Enseignant, surtout si des rôles personnalisés ont été créés afin de mieux réfléter entre plusieurs enseignant.es lequel ou laquelle est le propriétaire officiel d'un cours. On clique alors sur le nom du rôle pour le sélectionner avec la surbrillance. Pour sélectionner plus d'un rôle, il faut garder la touche CTRL de son clavier enfoncée afin de pouvoir cliquer sur plusieurs rôles avec la surbrillance. Autrement, on peut laisser la sélection à Enseignant.
Paramétrer le contenu des courriels envoyés aux propriétaires de cours
Pour chaque type de courriel que permet d'envoyer l'archiveur de cours, il est possible de modifier le contenu du courriel afin d'apporter des précisions. Les chaines de caractères %to et %courses correspondent respectivement au nom du destinataire (selon ce qu'il y a dans le profil du compte Moodle) ainsi que les cours sélectionnés pour l'envoi du courriel. Ces chaînes seront remplacées dans le corps du courriel envoyé par ce à quoi elles correspondent.
On peut indiquer précisement un délai accordé aux personnes concernées avant le traitement des cours pour l'archivage et la suppression en modifiant le message envoyé selon ces paramètres. Par exemple, on peut modifier la première phrase pour qu'elle indique « Nous vous informons que les cours Moodle suivants, pour lesquels vous êtes enseignant.es, seront archivés dans 10 jours ouvrables après la date d'envoi de ce courriel. »
Options supplémentaires
Les options suivantes permettent de mieux contrôler le comportement de l'archiveur de cours.
Allow opt out by email permet de déterminer si les propriétaires de cours ont la capacité d'exclure ou non des cours, c'est-à-dire de les retirer des résultats de recherche de l'archiveur de cours, ce qui empêche de les traiter grâce à l'outil. En décochant cette option, les propriétaires de cours peuvent recevoir des courriels les informant que leurs cours seront bientôt traités, mais le courriel ne contiendra pas d'hyperlien afin d'ajouter les cours à liste d'exclusion. Dans le cas où cette option est décochée, nous recommandons de modifier le corps des courriels afin de retirer la phrase qui indique qu'un lien est disponible pour exclure les cours.
Persistance de l'exclusion des cours indique pendant combien de mois un cours persiste dans la liste d'exclusions des cours. Par défaut, les cours persistent pendant 24 mois dans cette liste. On peut modifier le nombre de mois dans le champ correspondant.
Délai avant suppression d'archive indique pendant combien de temps une archive de cours demeure parmi celles en attente de suppresion. Par défaut, les archives de cours demeureront 7 jours en attente. On peut modifier le nombre de jours dans le champ correspondant.
Limite de recherche d'archive correspond aux nombres d'archives de cours affichées dans une page pour gérer les archives. La limite par défaut est de 200. On peut augmenter ce nombre, mais attention à ne pas mettre un trop grand nombre, ce qui pourrait ralentir l'affichage de la page.
Limiter les points de sauvegarde affichés dans la liste de sélection permet d'indiquer combien de points de sauvegarde s'affichent dans le menu déroulant pour le critère de recherche Résumé. On peut augmenter ce nombre dans le champ correspondant si l'on utilise plusieurs points de sauvegarde.
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