Cette section décrit une situation fictive dans laquelle un établissement fait le traitement des données de son site Moodle selon les recommandations de ce guide. Cette simulation se rapporte à un traitement qui aurait lieu en 2026, durant la période estivale, afin de pouvoir mettre à profit du temps libéré pour ce type de tâches.

1. Le site Moodle de cet établissement suit les recommandations de ce guide quant à:
   

o   l’identification de la session d’inscription aux programmes pour chaque étudiant.e dans leur compte Moodle à l'intérieur du champ de profil Département;

o   l’identification des comptes du personnel de l’enseignement dans le champ Département à l'aide d'un numéro d'employé;

o   l'utilisation d'une règle de nommage des cours afin de déterminer la session précise durant laquelle a lieu le cours ou l’année itérative d’une formation cyclique;

o   la suspension des utilisateurs sur la plateforme après la fin de leur programme d’études ou de leur emploi auprès de l’établissement.

1. Cette simulation fait usage des rapports SQL (block_configurable_report) et du plugin tiers CourseArchiver.
   

Communication avec les personnes enseignantes propriétaires des cours

Une bonne première étape est de communiquer aux personnes enseignantes qu’un ménage des cours sur l'environnement Moodle de l’établissement va débuter prochainement. Aux différentes étapes, il peut être judicieux de communiquer aux propriétaires des cours que des actions seront apportées afin de réinitialiser, supprimer ou archiver leurs cours.

Nous recommandons d’ajouter un message à cet effet sur la page d’accueil de votre Moodle ou à l’endroit approprié utilisé pour communiquer à vos personnes enseignantes à propos de Moodle.

Réinitialisation des cours

Réinitialiser les cours individuellement

Réinitialiser un cours retire toutes les interactions (tentatives de tests, messages dans les forums, remises de travaux, notes, etc.) d'un participant au cours. Le contenu pédagogique ajouté par les personnes qui ont conçu le cours demeurera disponible. C'est une étape pertinente afin de pouvoir réutiliser le cours plus tard ou pour préparer sa suppression éventuelle. Le Guide de traitement des données recommande de réinitialiser les cours 1 an après la phase de vie active, c'est-à-dire la durée durant laquelle le cours est suivi activement par les personnes étudiantes.

En réinitialisant les cours, on s’assure de faciliter les autres tâches en aval comme la suppression des comptes et la suppression ou l’archivage des cours. En utilisant un rapport SQL, il est possible de générer une liste des cours en fonction de la session de cours durant laquelle les cours étaient actifs. Ainsi, durant l’été 2026. Les cours ciblés dans le cas présent seront ceux de l’hiver 2025 et l’automne 2024.

Ce rapport SQL contiendra le nom et l’adresse courriel des personnes enseignantes propriétaires des cours à réinitialiser. Il est possible d’inviter les propriétaires des cours à réinitialiser eux-mêmes leur cours et de confirmer lorsque la réinitialisation est faite. On peut également effectuer cette manipulation individuellement dans chaque cours. Pour plus d'information sur la réinitialisation de cours, vous pouvez consulter notre documentation et la documentation officielle de Moodle.

Réinitialiser les cours en lots

Moodle offre aussi un outil afin de réinitialiser des cours en lots. Cet outil requiert l'utilisation d'un fichier CSV (séparateur : point-virgule) qui contiendra, dans une colonne sous l'en-tête shortname, les noms abrégés des cours et, dans une seconde colonne avec l'en-tête reset, le chiffre 1 à la ligne de chaque cours à réinitialiser. Pour remplir ce fichier, on peut générer la liste des noms abrégés des cours grâce au rapport SQL précédent. Pour faciliter son identification, nommons ce fichier Reinitialisation cours Moodle ete 2026.

Réinitialiser des cours de cette manière retirera les entrées des activités Glossaire du cours et toutes les inscriptions au cours. Dans le cas où l'on veut conserver l'accès aux cours pour les personnes enseignantes, il peut être judicieux de conserver une liste des inscriptions avec le rôle Enseignant afin de rétablir les inscriptions après la réinitialisation.

Pour plus d'information sur l'outil Modifier des cours par lots, vous pouvez consulter la documentation officielle de Moodle.

Il peut être pertinent de garder le fichier CSV utilisé pour la réinitialisation des cours avec l'outil Modifier des cours par lots. Il pourrait être utile lors des prochains traitements pour les cours à archiver et à supprimer dans quelques années, en fonction du délai de conservation sur Moodle pour les cours après la fin de leur phase semi-active.

Suspension des comptes

Identifier les comptes à suspendre

La suspension d'un compte empêche l'utilisateur correspondant de pouvoir se connecter sur le site Moodle. Ainsi, on conserve le compte dans le cas où il aurait besoin d'être utilisé à nouveau et on prépare son éventuelle suppression selon les délais déjà établis.

À partir de l’interface de l’Actions par lots sur les utilisateurs (Administration du site → Utilisateurs → Comptes → Actions par lots sur les utilisateurs ou en ajoutant /admin/user/user_bulk.php à votre domaine de site Moodle), le critère Département permet de filtrer les utilisateurs pour les comptes qui contiennent dans ce champ les programmes préuniversitaires de l’automne 2023 (et de l’hiver 2022) ou les programmes techniques de l’automne 2022 (et de l’hiver 2021). Il est possible d’entrer un critère, de sélectionner des comptes, puis de rentrer un nouveau critère tout en conservant la sélection précédente.

Après avoir sélectionné les comptes correspondants, il faudra télécharger un fichier qui contiendra les données de ces comptes en choisissant l'option Télécharger dans le menu déroulant Pour les utilisateurs sélectionnés… De plus, avec cette même sélection d'utilisateurs, vous avez l'option d’envoyer un message pour informer de la suspension des comptes à venir et offrir les informations nécessaires pour demander la réactivation. À partir du fichier téléchargé, il faudra récupérer les noms d'utilisateur de chaque compte afin de pouvoir les suspendre à la prochaine étape. Pour en savoir plus sur l'utilisation de l'interface Actions par lots sur les utilisateurs, consultez notre documentation et la documentation officielle de Moodle.

Après avoir récupéré les noms d'utilisateur pour les personnes étudiantes à partir du fichier téléchargé depuis Moodle, nous pourrons le compléter avec les comptes des employé.es. Pour le personnel de l’établissement, une liste des employé.es qui ne sont plus à l’emploi de l’établissement depuis la fin de l’année 2025 est récupérée grâce aux outils internes de l'établissement et est utilisée pour compléter un fichier CSV (séparateur : point-virgule). En fonction de comment sont créés les comptes Moodle des employés de votre établissement, leur nom d'utilisateur pourrait correspondre à leur numéro d'employé ou à leur adresse courriel institutionnelle. Dans le doute, il est possible de vérifier le nom d'utilisateur dans l'interface de Moodle.

Suspendre les comptes

À partir de l’outil Importation d’utilisateurs (Administration du site → Utilisateurs → Comptes → Importation d'utilisateurs ou en ajoutant /admin/tool/uploaduser/index.php à votre domaine de site Moodle), le fichier des comptes à suspendre est téléversé dans le sélecteur de fichier. Pour le paramètre Séparateur CSV, choisir l'option ; (point-virgule). On peut ensuite cliquer sur le bouton Importation d'utilisateurs pour atteindre la prévisualisation. Moodle présente alors une page de prévisualisation pour les comptes indiqués dans le fichier CSV. Pour compléter la paramétrisation, choisir pour le paramètre Mode de création l’option Modifier les utilisateurs existants seulement. Pour le paramètre Permettre la suspension et l’activation de comptes, assurez-vous d'avoir l'option Oui sélectionnée.

Il n'est pas possible de suspendre des comptes avec le rôle Administrateur sur un site Moodle de cette manière. Dans ce cas-là, il faudra retirer ce rôle à partir de la page Administrateurs du site (Administration du site → Utilisateurs → Permissions → Administrateurs du site ou en ajoutant /admin/roles/admins.php à votre domaine de site Moodle).

Suppression des comptes

La suppression des comptes permet d'éviter que des accès à votre Moodle perdurent indéfiniment et facilite la gestion des utilisateurs sur le site. Le Guide de traitement des données dans Moodle suggère de supprimer les comptes des personnes étudiantes s’ils n’ont pas été utilisés depuis un an. Pour les comptes du personnel de votre établissement, le Guide recommande de les conserver 5 ans après le dernier accès. 

Identifier les comptes des personnes étudiantes à supprimer

Supprimer les comptes des personnes étudiantes

Identifier les comptes du personnel à supprimer

Supprimer les comptes des membres du personnel

Après avoir utilisé les critères précédents pour ajouter des utilisateurs à notre sélection dans l'interface d'Action par lots sur les utilisateurs, il faudra choisir l'option Supprimer dans le menu déroulant Pour les utilisateurs sélectionnés… Moodle vous demandera une confirmation avant de supprimer les comptes.

Supprimer les comptes dans Moodle ne retire pas toutes les données les concernant. Certaines activités, comme la remise de travaux dans l'activité de Devoir, peuvent perdurer dans Moodle si les cours, dans lesquels ces travaux ont été déposés, n'ont pas été supprimés. De plus, certaines données liées au profil des utilisateurs demeurent dans la table mdl_user après la suppression des comptes. Notre équipe est disponible pour effectuer un nettoyage de cette table, à votre demande.

Identification des cours à archiver ou supprimer

Le Guide recommande d'archiver ou de supprimer le contenu pédagogique des cours, c'est-à-dire ce qui n'est pas retiré lors de la réinitialisation d'un cours, 3 ans après la fin de leur phase active. L'archivage de ce contenu correspond à la création d'une sauvegarde du cours correspondant. Il est préférable d'avoir préalablement réinitialisé ces cours afin d'en retirer les données confidentielles telles que les notes, les tentatives de tests et les travaux remis.

Archivage des cours

Communiquer avec Collecto pour la suppression des entrées dans la base de données

1. Anonymiser des données nominatives
   
2. Identifier des données sensibles
   
3. Supprimer des messages entre les utilisateurs
   
4. Supprimer des entrées orphelines