OPAC_SUG : permet d'établir une liste de raisons que l'usager pourra sélectionner afin de justifier sa suggestion.
SUGGEST_FORMAT : permet d'établir une liste de types de documents que l'usager pourra sélectionner dans le formulaire de suggestion.
SUGGEST_STATUS : permet d'établir une liste de statuts que l'employé pourra sélectionner pour indiquer la décision d'acquisition.
Se rendre dans l'outil Personnalisations HTML dans le module Outils.
La nouvelle que vous aurez créé apparaitra au-dessus du formulaire de suggestion :
2. Gestion des suggestions
La gestion des suggestions d’achat se fait dans le module Acquisitions.
Lorsqu.il y a des suggestions d’achat en attente, un message s’affiche directement sur la page d’accueil du module Acquisitions,
Ainsi que sur la page d'accueil de l'intranet.
Les suggestions sont classées par statut, tant pour les statuts proposés par Koha que ceux créez grâce aux valeurs autorités SUGGEST_STATUS. Les onglets s'afficheront uniquement si au moins une suggestion a le statut en question. Il n'y aura jamais d'onglet vide. Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessous, il n'y a aucune suggestion en attente, donc l'onglet En attente n'est pas visible.
Pour donner un nouveau statut à une suggestion, il suffit de cocher la suggestion (il est possible d'en cocher plus d'une pour changer le statut en lot) et de choisir un statut dans le menu déroulant.
Si des raisons sont disponibles pour justifier les statuts avec les valeurs autorisées SUGGEST, il est possible également de sélectionner la raison appropriée. Cliquer sur Valider. La suggestion se transfèrera dans l'onglet approprié et le statut choisi sera indiqué dans la colonne Statut, avec la raison dessous, entre parenthèses.
2.1 Suppression des suggestions
Il est possible de supprimer manuellement les suggestions en les
sélectionnant et en cochant [Supprimer la sélection] puis en cliquer sur [Valider].
Tel qu'indiqué dans la section 1.1 de cet article, il est possible d'automatiser la suppression des suggestions avec la préférence système PurgeSuggestionsOlderThan.
2.2 Archivage des suggestions
Il est possible d'archiver les suggestions au lieu de les supprimer.
Anciennement, le principe d'archivage des suggestions se faisait en créant un statut Archives afin de regrouper toutes les suggestions archivées. Il est évidemment possible de fonctionner de cette manière si désirée, mais il est maintenant possible d'archiver les suggestions sans avoir à créer un statut particulier.
De la même manière que pour la suppression, sélectionner la ou les suggestions à archiver et choisir l'option [Archiver] la sélection.
Lorsqu'une sélection est archivée, elle disparaitra de la page actuelle et ne s'affichera plus par défaut lorsque vous accèderez à la page gestion des suggestions.
Pour afficher les suggestions archivées, il faudra alors spécifier dans les filtres de recherche qu'on souhaite les inclure. Dans le pavé de gauche, sélectionner les filtres de recherche.
Sous Informations sur la suggestion, une boîte peut être cochée pour Inclure les suggestions archivées.
Cocher uniquement cette case et lancer la recherche pour obtenir l'ensemble des suggestions, incluant celles archivées. Faire apparaître les suggestions archivées dans l'onglet du statut qu'elles avaient au moment de l'archivage. Voir une suggestion archivée sous l'onglet Rejetée si elle avait ce statut au moment de l'archivage.
Ajouter la mention "archivée" pour bien la distinguer.

3. Commander des documents à partir de suggestions d’achat
Ajouter des suggestions d’achat dans un panier de commande. Laisser Koha créer une notice sommaire à partir des informations fournies par le demandeur pour chaque suggestion.
Se rendre ensuite dans le module Catalogage pour modifier les notices. S’assurer que les informations sont exactes et suffisantes pour permettre au fournisseur d’effectuer la commande (titre, auteur, ISBN, éditeur).
Choisir de créer d’abord les notices (dans le module Catalogage) correspondant aux suggestions acceptées, puis les ajouter au panier de commande.
Ajouter des documents à partir des suggestions d’achat en cliquant sur le lien à l’intérieur d’un panier de commande:
Accéder à la liste des suggestions préalablement acceptées en cliquant sur ce lien. Ajouter uniquement les suggestions ayant le statut Acceptée dans un panier de commande.
Il est possible de revoir et modifier les détails de la suggestion en l’ajoutant au panier.
Une fois les détails, exemplaire et
Éléments financiers complets, cliquer sur [Enregistrer]. La commande est
alors ajouter au panier.
L’usager peut également faire le suivi de la commande à partir de son dossier. Il est informé de la commande du document.
4. Courriels envoyés à l’utilisateur
4.1 Courriel lorsque la suggestion est acceptée
Lorsque le statut Accepté est donnée à une suggestion,
l’utilisateur qui a fait la suggestion (si une adresse courriel est
inscrite à son dossier) recevra un courriel.
Pour paramétrer le courriel vous devez vous rendre dans la section Outils>Notifications et tickets, code ACCEPTED.
Voici un exemple de texte pour cette notification:
4.2 Courriel lorsque la suggestion est refusée
Lorsque le statut Refusé est donnée à une suggestion,
l’utilisateur qui a fait la suggestion (si une adresse courriel est
inscrite à son dossier) recevra un courriel.
Pour paramétrer le courriel aller à la section Outils>Notifications et tickets, code REJECTED.
Exemple de texte pour cette notification:
4.3 Courriel lorsque le document est commandé
Lorsqu’une commande est passée à partir d’une suggestion d’achat,
l’utilisateur recevra un courriel pour lui signifier que le document est
en commande.
Pour paramétrer le courriel aller à la section Outils>Notifications et tickets, code ORDERED
4.4 Courriel lorsque le document est réceptionné
Lorsque le document commandé à partir d’une suggestion sera réceptionné, un courriel sera envoyé à l’utilisateur.
Pour paramétrer le courriel aller à la section Outils>Notifications et tickets, code AVAILABLE
Exemple de texte pour cette notification:
Article révisé dans la version 24.05.