Suggestions d’achat

Suggestions d’achat

1. Paramétrage

1.1 Préférences système 

suggestion : permet d'autoriser les suggestions des usagers à l'OPAC.
EmailPurchaseSuggestions et EmailAddressForSuggestions : permettent de choisir l'adresse courriel qui recevra les suggestions d'achat.
PurgeSuggestionsOlderThan : permet de choisir un délai après lequel les suggestions d'achat acceptées ou rejetées seront supprimées automatiquement.
OpacSuggestionManagedBy : détermine si le nom de l'employé.e qui accepte ou rejette la suggestion sera affiché à l'OPAC pour l'usager qui a placé la suggestion.
OPACSuggestionAutoFill : permet de faire afficher un bouton Recherche Google Books dans le formulaire de suggestions à l'OPAC. Lorsque l'usager inscrit l'ISBN, il peut utiliser la recherche Google Books pour remplir automatiquement les champs trouvés par la recherche.
MaxOpenSuggestions : permet d'indiquer un nombre maximal de suggestions ouvertes qu'un usager peut avoir à son dossier.
MaxTotalSuggestions et NumberOfSuggestionDays : permet d'indiquer un nombre maximal de suggestions placées dans un délai indiqué.
OPACSuggestionMandatoryFields : permet d'indiquer les champs qui doivent obligatoirement être remplis par l'usager au moment de placer une suggestion.
OPACSuggestionUnwantedFields : permet d'indiquer les champs qui seront cachés du formulaire de suggestion.
OPACViewOthersSuggestions : permet d'afficher ou cacher les suggestions d'achat des autres usagers de l'OPAC.
AnonSuggestions : détermine si les suggestions peuvent être placées de manière anonyme ou si les usagers doivent obligatoirement être connectés.

1.2 Valeurs autorisées

Quatre catégories de valeurs autorisées peuvent être paramétrées pour influencer les différents menus qui touchent aux suggestions. Voir la documentation sur les valeurs autorisées pour plus de détails sur leur création et leur gestion.
OPAC_SUG : permet d'établir une liste de raisons que l'usager pourra sélectionner afin de justifier sa suggestion.
SUGGEST : permet d'établir une liste de raisons que l'employé pourra sélectionner afin de justifier le rejet ou l'acceptation de la suggestion.
SUGGEST_FORMAT : permet d'établir une liste de types de documents que l'usager pourra sélectionner dans le formulaire de suggestion.
SUGGEST_STATUS : permet d'établir une liste de statuts que l'employé pourra sélectionner pour indiquer la décision d'acquisition.
Les valeurs indiquées dans la catégorie SUGGEST_STATUS s'ajoutent aux statuts déjà disponibles dans la liste (En attente, Acceptée, Vérifiée, Rejetée et Commandé)

1.3 Instructions du formulaire de suggestion à l'OPAC

Il est possible de donner des instructions à vos usagers dans le formulaire de suggestions à l'OPAC. Pour ce faire, vous devez créer le pavé d'inscription, de la même manière que vous créez une nouvelle pour la page d'accueil de l'OPAC.
Rendez-vous dans l'outil de Personnalisations HTML dans le module Outils sous Outils supplémentaires.
Créez une nouvelle entrée et choisissez la localisation d'affichage OpacSuggestionInstructions et tous les autres paramètres qui vous intéresse.
La nouvelle que vous aurez créé apparaitra au-dessus du formulaire de suggestion :


2. Gestion des suggestions

La gestion des suggestions d’achat se fait dans le module Acquisitions.

Lorsque vous avez des suggestions d’achat en attente, un message s’affiche directement sur la page d’accueil du module Acquisitions,


ainsi que sur la page d'accueil de l'intranet. 


Les suggestions sont classées par statut, tant pour les statuts proposés par Koha que ceux que vous créerez grâce aux valeurs autorités SUGGEST_STATUS. Les onglets s'afficheront uniquement si au moins une suggestion a le statut en question. Il n'y aura jamais d'onglet vide. Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessous, il n'y a aucune suggestion en attente, donc l'onglet En attente n'est pas visible.


Pour donner un nouveau statut à une suggestion, il suffit de cocher la suggestion (il est possible d'en cocher plus d'une pour changer le statut en lot) et de choisir un statut dans le menu déroulant. Si vous avez mis en place des raisons pour justifier les statuts avec les valeurs autorisées SUGGEST, vous pourrez également sélectionner la raison appropriée. Cliquez ensuite sur Valider. La suggestion se transfèrera dans l'onglet approprié et le statut choisi sera indiqué dans la colonne Statut, avec la raison dessous, entre parenthèses.

2.1 Suppression des suggestions

Vous pouvez supprimer manuellement les suggestions en les sélectionnant et en cochant « Supprimer la sélection » puis en cliquant sur valider.



Tel qu'indiqué dans la section 1.1 de cet article, il est possible d'automatiser la suppression des suggestions avec la préférence système PurgeSuggestionsOlderThan.

2.2 Archivage des suggestions

Si vous ne souhaitez pas supprimer les suggestions, mais que vous ne voulez pas les conserver dans les onglets actifs, vous pouvez les archiver. Anciennement, le principe d'archivage des suggestions se faisait en créant un statut Archives afin de regrouper toutes les suggestions archivées. Il est évidemment possible de fonctionner de cette manière si désirée, mais il est maintenant possible d'archiver les suggestions sans avoir à créer un statut particulier.

De la même manière que pour la suppression, vous pouvez sélectionner la ou les suggestions à archiver et choisir l'option Archiver la sélection.


 
Lorsqu'une sélection est archivée, elle disparaitra de la page actuelle et ne s'affichera plus par défaut lorsque vous accèderez à la page gestion des suggestions.

Pour afficher les suggestions archivées, il faudra alors spécifier dans les filtres de recherche qu'on souhaite les inclure. Dans le pavé de gauche, on pourra sélectionner les filtres de recherche.


Sous Informations sur la suggestion, une boîte peut être cochée pour Inclure les suggestions archivées.


Si vous cochez uniquement cette case et que vous lancez la recherche, vous aurez alors l'ensemble des suggestions, incluant celles qui sont archivées. Les suggestions archivées apparaitront dans l'onglet du statut qu'elles avaient au moment de l'archivage. Donc si une suggestion a été archivée alors qu'elle avait le statut Rejetée, vous verrez cette suggestion sous l'onglet Rejetée. Elle aura la mention archivée pour bien la distinguer.


3. Commander des documents à partir de suggestions d’achat

Vous pouvez ajouter des suggestions d’achat dans un panier de commande. Koha va créer une notice sommaire (avec les informations fournies par le demandeur) pour chaque suggestion. Vous pouvez par la suite vous rendre dans le module Catalogage pour modifier les notices. Il est important de s’assurer que les informations sont exactes et qu’elles sont suffisantes pour que votre fournisseur puisse effectuer la commande (Titre, auteur, ISBN, éditeur).

Vous pouvez également choisir de créer d’abord les notices (module Catalogage) correspondants aux suggestions acceptées et les ajouter ensuite à vos panier de commande.

Pour ajouter des documents à partir des suggestions d’achat, il suffit de cliquer sur le lien, à l’intérieur d’un panier de commande :


En cliquant sur ce lien, vous aurez accès à la liste des suggestions préalablement acceptées. Seules les suggestions ayant le statut Acceptée peuvent être ajoutées dans un panier de commande.


Vous pouvez revoir et modifier les détails de la suggestion en l’ajoutant au panier.


Une fois les détails, exemplaire et Éléments financiers complets, cliquer sur Enregistrer. La commande est alors ajouter au panier.

L’usager peut également faire le suivi de la commande à partir de son dossier. Il est informé de la commande du document.


4. Courriels envoyés à l’utilisateur

4.1 Courriel lorsque la suggestion est acceptée

Lorsque le statut Accepté est donnée à une suggestion, l’utilisateur qui a fait la suggestion (si une adresse courriel est inscrite à son dossier) recevra un courriel.

Pour paramétrer le courriel vous devez vous rendre dans la section Outils>Notifications et tickets, code ACCEPTED.

Voici un exemple de texte pour cette notification:


4.2 Courriel lorsque la suggestion est vérifiée

Lorsque le statut Vérifié est donnée à une suggestion, l’utilisateur qui a fait la suggestion (si une adresse courriel est inscrite à son dossier) recevra un courriel.
Pour paramétrer le courriel vous devez vous rendre dans la section Outils>Notifications et tickets, code CHECKED.
Voici un exemple de texte pour cette notification :



4.3 Courriel lorsque la suggestion est refusée

Lorsque le statut Refusé est donnée à une suggestion, l’utilisateur qui a fait la suggestion (si une adresse courriel est inscrite à son dossier) recevra un courriel.

Pour paramétrer le courriel vous devez vous rendre dans la section Outils>Notifications et tickets, code REFUSED.

Exemple de texte pour cette notification:


4.4 Courriel lorsque le document est commandé

Lorsqu’une commande est passée à partir d’une suggestion d’achat, l’utilisateur recevra un courriel pour lui signifier que le document est en commande.

Pour paramétrer le courriel vous devez vous rendre dans la section Outils>Notifications et tickets, code ORDERED


4.5 Courriel lorsque le document est réceptionné

Lorsque le document commandé à partir d’une suggestion sera réceptionné, un courriel sera envoyé à l’utilisateur.

Pour paramétrer le courriel vous devez vous rendre dans la section Outils>Notifications et tickets, code AVAILABLE

Exemple de texte pour cette notification:



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