Permissions

Pour que votre personnel soit autorisé à gérer les fonctionnalités des clubs d’utilisateurs, vous allez devoir définir de nouvelles permissions pour les membres du personnel qui en auront la responsabilité et la gestion. Pour ce faire, il faut définir les trois nouvelles permissions soit: la possibilité de créer et de codifier un club, de créer ou modifier un modèle de club et d’inscrire les utilisateurs dans un club.

Lorsque ces permissions seront définies pour le personnel approprié, vous allez pouvoir aller créer vos modèles de club. Pour accéder à ce module, il faut aller dans les Outils de Koha et le module se trouve sous Utilisateur et circulation.

Modèle de club

Cette section sert à la création et à la modification des modèles de vos clubs. Il faut avoir au moins un modèle pour pouvoir créer un club. C’est donc la première étape à réaliser pour pouvoir utiliser cet outil. Pour ce faire, vous devez cliquer sur +Nouveau modèle de club. Vous serez redirigé vers le bordereau de création du  modèle.

Dans le premier pavé, on y trouve les champs se rapportant aux détails de la description de votre modèle de club.

• Nom – inscrivez le nom du modèle de club, cette information est obligatoire pour pouvoir enregistrer.
• Description – Elle aide parfois à déterminer à quoi sert ce modèle de club lorsque le nom du club n’est pas assez explicite. Vous pouvez aussi y inscrire plus d’information sur la nature des clubs qui vont se servir de ce modèle.
• Autoriser l’inscription publique –  si cette option est cochée, vos utilisateurs seront en mesure de s’inscrire aux clubs en utilisant ce modèle à partir de l’OPAC.
• Exige une adresse courriel valide – Cette option exige que les utilisateurs qui s’inscrivent à un club utilisant ce modèle doivent avoir une adresse courriel valide dans leur compte d’usager. S’ils n’ont pas d’adresse valide, ils ne seront pas en mesure de s’inscrire.
• Site – Vous avez l’option de limiter un modèle de club par site. Si un site en particulier est défini, seuls les membres du personnel rattaché à ce site seront en mesure de modifier le modèle de club.

Champs du modèle

Le prochain pavé du bordereau de création du modèle sert à créer des champs propres à ce modèle de club. Ces champs servent à collecter de l’information supplémentaire en rapport avec la nature des clubs qui se serviront de ce modèle. Vous devrez remplir ces informations supplémentaires lors de la création de votre club.

Pour chaque champ, vous pouvez y attacher un champ de valeurs autorisées déjà existantes où vous pouvez aller dans le module Administration, sous Valeurs autorisées pour en créer de nouvelles qui serviront spécifiquement à votre modèle. Pour créer une nouvelle valeur, referez-vous à cette capsule documentaire qui traite de ce sujet.

Champs d’inscription du modèle

Le dernier pavé sert pour les champs de l’inscription aux clubs se servant de ce modèle.

Ce sont des informations additionnelles collectées lors de l’inscription des utilisateurs. Vous pouvez aussi y indiquer une valeur autorisée que les utilisateurs vont devoir remplir pour adhérer au club.

Pour supprimer un champ, il faut cliquer sur modifier.

En mode modification, une case apparaîtra sous chaque champ créé. Si vous cochez une de ces cases, lors du prochain enregistrement ces champs seront supprimés.

Lorsque vous avez au moins un modèle de club, vous pouvez créer des clubs d’utilisateurs.

Club d’utilisateurs

Pour créer un club, il faut avoir au préalable créer un modèle. Lorsque le modèle est créé, le bouton +Nouveau club sera maintenant cliquable. Vous allez ensuite devoir choisir le modèle sur lequel sera basé votre club.

Par la suite, vous devrez remplir les informations du bordereau de création du club.

Dans ce bordereau, vous y trouverez les champs que vous avez établis dans votre modèle de club. Ce sont les champs de la section Champs du club. Seul le nom du club est une entrée obligatoire dans ce bordereau. Les autres informations ne sont pas obligatoires pour l’enregistrement.

• Nom – C’est le nom de votre club et celui que les usagers verront via l’OPAC.
• Description – Cette description permettra aux utilisateurs et aux membres du personnel de savoir à quoi sert ce club.
• Date de début / Date de fin – Vous devrez inscrire les dates auxquelles ce club sera actif. si ces deux cases sont laissées vides, ce club n’aura pas de dates de fin.
• Site – encore une fois vous pouvez choisir un site pour ce club. Ce qui veut dire que seuls les utilisateurs de ce site seront en mesure de s’inscrire à ce club.
• Champs définis – C’est ici que vous allez définir l’information des champs que vous avez prédéfinie ultérieurement lors de la création du modèle.

À l’intranet

Lorsque votre club est créé, un nouvel onglet s’affichera dans le compte des utilisateurs.

Vous pourrez alors inscrire cet utilisateur aux clubs dont il est éligible.

Lorsque vous allez cliquer sur +Inscrire, vous devrez remplir les informations de l’utilisateur pour les différents champs que vous avez prédéfinies pour l’inscription à ce club.

Quand l’inscription sera terminée, le tableau ci-dessous s’affichera avec la date d’inscription de l’utilisateur.

Vous verrez alors le chiffre qui indique le nombre de clubs et le nombre de clubs auxquels l’utilisateur est inscrit changer. Et ce, selon le nombre de clubs définis pour votre instance et le site de l’utilisateur.

À l’OPAC

Pour voir les clubs dont l’usager est admissible, il doit se connecter et aller dans la section Mon compte. C’est à ce moment qu’il peut alors voir les clubs auxquelles il peut s’inscrire en cliquant sur +Inscrire.

Il devra par la suite répondre aux questions propres à l’inscription du club sélectionné.

Lorsque vous allez avoir des usagers d’inscrits, à l’intranet dans le module Outils, clubs d’utilisateurs vous allez voir le nombre total d’usagers inscrits pour les différents clubs.

Si vous cliquez sur Inscription, vous allez avoir la liste des usagers avec le nom de chacun qui sera cliquable.