Valeurs autorisées

Valeurs autorisées

On retrouve les valeurs autorisées dans Administration, puis dans la section Paramètres de base.

Le but des valeurs autorisées est de vous permettre de définir des choix de valeurs pour des champs utilisés à travers les interfaces de Koha. Par exemple, vous pourriez utiliser une valeur autorisée pour définir les différents niveaux scolaires pour vos documents et associer cette catégorie (Niveau) de valeurs autorisées à la zone 521$a (Note sur le public cible) de votre grille de catalogage. Lors du catalogage de vos documents, au lieu d’avoir à saisir manuellement le niveau, vous obtiendriez la liste des valeurs autorisées de la catégorie Niveau. D’autres interfaces utilisent les valeurs autorisées dans Koha. C’est le cas des catégories Bsort1 et Bsort2 qui contiennent les valeurs possibles pour les champs Critère 1 et Critère 2 lors de la saisie d’un usager (le B signifie Borrower, terme anglais équivalent à usager) ou encore la catégorie SUGGEST qui représente les raisons d’acceptation et de refus des suggestions faites par vos usagers.

Exemple des valeurs autorisées pour la catégorie LOC (localisation dans l’exemplaire)



Pour voir les valeurs existantes dans une catégorie, il faut cliquer sur une des catégories du tableau. Par la suite, il est possible de naviguer entre les catégories avec le menu déroulant qui s'affiche quand on est dans la page de consultation d'une catégorie.


1. Catégories

1.1 Création d'une catégorie

Pour ajouter une nouvelle catégorie, cliquer sur le bouton Ajouter une catégorie. Le nom de la catégorie doit être une chaîne de 32 caractères maximum, représentant de façon unique votre catégorie.

Vous pouvez alors cliquer sur Enregistrer pour créer votre catégorie qu'il sera ensuite possible de modifier.

1.2 Suppression d'une catégorie

Seules les catégories vides peuvent être supprimées. Certaines catégories, même vides, ne peuvent pas être supprimées, puisqu'il s'agit de catégories par défaut.
Si vous désirez supprimer une catégorie vide, il suffit de cliquer sur le bouton Supprimer la catégorie '...'

1.3 Catégories par défaut

Il existe quelques catégories de valeurs autorisées qui sont créées automatiquement lors de l’installation de Koha : 
  1. Asort1 et Asort2 : Valeurs utilisées pour les champs Critère 1 et Critère 2 dans le module Acquisitions. Le A de Asort1 représente Acquisition.
  2. Bsort1 et Bsort 2 : Valeurs utilisées pour les champs Critère 1 et Critère 2 lors de la saisie d’un usager dans le module Usagers. Le B de Bsort1 signifie Borrower, terme anglais qui est l’équivalent d’un usager.
  3. BOR_NOTES : Ces valeurs autorisées permettent de paramétrer des messages par défaut dans le dossier de l'utilisateur. Pour sélectionner un message, il faut cliquer sur le bouton Ajouter un message dans le dossier de l'usager. Dans le menu déroulant Notes pré-définies, vous retrouvez les messages pré-définies dans les valeurs autorisées sous BOR_NOTES.
  4. CCODE : Valeur autorisée pour des codes de collections (filtre en recherche avancée dans les exemplaires).
  5. DAMAGED : Liste les valeurs autorisées pour définir un exemplaire endommagé.
  6. DEPARTMENT : Liste les départements pour la réserve de cours. Un département est au moins obligatoire pour créer les cours dans la réserve de cours.
  7. ITEMTYPECAT : Liste les groupes de type de document.
  8. LOC : Permet de définir les localisations de l’exemplaire (952$c).
  9. LOST : Permet de définir le statut Perdu d’un exemplaire (952$1). Les valeurs autorisées pour cette catégorie doivent être numérique.
  10. NOT_LOAN : Permet de définir les raisons pour lesquels un exemplaire précis est exclu du prêt (952$7).
  11. ORDER_CANCELLATION_REASON : Liste les raisons d’annulation d’une commande.
  12. REPORT_GROUP : Permet de catégoriser les rapports SQL.
  13. REPORT_SUBGROUP : Permet de créer des sous-groupes pour les catégories des rapports SQL.
  14. RESTRICTED : Permet de définir des statuts restrictifs pour les documents (952$5).
  15. SUGGEST : Permet de prédéfinir des réponses à l’acceptation ou au refus des suggestions d’achat des usagers.
  16. SUGGEST_STATUS : Liste les statuts supplémentaires qui peuvent être ajouté pour définir un statut aux suggestions.
  17. TERM : Liste des sessions pour la réserve de cours.
  18. WITHDRAWN : Permet de définir un statut d’élagage d’un exemplaire (952$0).
  19. YES_NO : Liste de valeurs autorisées génériques utilisées partout où on a besoin d'un menu déroulant avec les choix 'oui' et 'non'.

2. Valeurs autorisées

2.1 Création d'une valeur autorisée

Pour ajouter une valeur autorisée à une catégorie, vous pouvez cliquer sur le titre de la catégorie, puis sur le bouton Ajouter une nouvelle valeur autorisée. Sinon, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter qui se trouve dans la colonne de droite du tableau, vis-à-vis la catégorie qui nous intéresse.

L'interface d'ajout d'une valeur autorisée présente plusieurs champs à remplir :


  1. Lors de l'ajout d'une valeur autorisée, le champ Catégorie est déjà rempli, selon la catégorie dans laquelle nous faisons l'action d'ajouter la valeur autorisée.
  2. Le champ Valeur autorisée est une chaine de 80 caractères qui représente la valeur que prendra la valeur autorisée dans la base de données de Koha.
  3. Le champ Description contient le texte représentant la valeur autorisée dans les différentes interfaces de Koha, au niveau de l’intranet.
  4. Le champ Description (OPAC) est le texte affiché pour la valeur autorisée dans le catalogue.
  5. Vous pouvez également choisir à quel site s’applique la valeur autorisée.
  6. Finalement, vous pouvez choisir une image qui affichera la valeur de façon visuelle.

2.2 Modification d’une valeur autorisée

Dans la colonne Actions du tableau présentant les valeurs autorisées d'une catégorie, on retrouve le bouton Modifier. Celui-ci permet de modifier tous les champs de la valeur autorisée sélectionnée.

Si vous modifiez le contenu du champ Valeur autorisée, les données des exemplaires et/ou notices rattachées à cette valeur ne seront pas mises à jour. Si vous voulez modifiez une valeur autorisée, il vaut mieux modifier la description et la description(OPAC) pour voir les changements s’effectuer dans les notices et/ou les exemplaires.

2.3 Suppression d’une valeur autorisée

Dans la colonne Actions du tableau présentant les valeurs autorisées d'une catégorie, on retrouve le bouton Supprimer. Celui-ci permet de supprimer la valeur autorisée sélectionnée.

Supprimer une valeur autorisée qui est utilisée dans des exemplaires ou des grilles peuvent nuire à l'affichage des notices. Il faut s'assurer avant de supprimer qu'aucune notice ou exemplaire utilise cette valeur autorisée.

3. Ajout de valeurs autorisées dans une zone MARC

3.1 Accès 

Accédez au module Administration puis cliquez sur Grille bibliographique MARC dans la section Catalogue.

3.2 Ajout de la catégorie

Choisissez la grille pour laquelle vous désirez insérer la catégorie de valeurs et cliquez sur Structure MARC dans le menu Actions.
Recherchez la zone pour laquelle vous voulez ajouter la catégorie de valeurs autorisées. Par exemple, si vous désirez ajouter la catégorie dans la fiche d’exemplaire, recherchez la zone 952.
Cliquez ensuite sur Modifier les sous-zones dans le menu Actions vis-à-vis la zone 952. On sélectionne alors la sous-zone qui nous intéresse à l'aide des onglets.
Dans la boîte Autres options, le menu Valeur autorisée permet de sélectionner la catégorie voulue.
Cliquez finalement sur Enregistrer les modifications.

Les valeurs autorisées seront désormais disponible dans la zone MARC de la grille de catalogage pour laquelle elles ont été intégrées. Par contre, il ne faut pas oublier que cette zone sera dorénavant consacrée exclusivement à ces valeurs et qu’aucun autre terme ne pourra être inscrit dans cette zone.


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