Rappel de documents

Rappel de documents

Cette fonctionnalité permet à un usager de faire un rappel sur un document qui est déjà emprunté. Les rappels sont utiles lorsque les périodes de prêt sont très longues, par exemple un prêt pour toute une session. 

La différence d'un rappel avec une réservation est qu'une fois le rappel confirmé, l'emprunteur du document sera informé que la date d'échéance de son prêt en cours est modifiée. Il aura quelques jours pour rapporter le document afin que l'usager ayant fait le rappel puisse l'emprunter à son tour. 

1. Comparaison des processus de réservation et de rappel

1.1 Processus de réservation


  1. L'utilisateur 1 emprunte un document (1) pour une période donnée (2).
  2. Tant que son dossier est en règle et que le document n’est pas réservé, il peut renouveler son prêt (3) pour une période donnée (4).
  3. L’utilisateur 2 réserve le document (5).
  4. À la fin de la période de prêt, l’utilisateur 1 retourne le document à la bibliothèque (6).
  5. Le personnel de la bibliothèque est averti, confirme la réservation et met le document de côté (7).
  6. Lors de la mise de côté, un message est envoyé à l’utilisateur 2 pour l’avertir que sa réservation est prête (8). De plus, le personnel de la bibliothèque peut imprimer un reçu de réservation à mettre dans le document (9).
  7. L’utilisateur 2 peut emprunter le document (10).

1.2 Processus de rappel


  1. L'utilisateur 1 emprunte un document (1) pour une période donnée (2).
  2. L’utilisateur 2 rappelle le document (3).
  3. La période de prêt pour l’utilisateur 1 est raccourcie (4).
  4. L’utilisateur 1 reçoit un avis (5) lui indiquant que le document a été rappelé et sa nouvelle date d’échéance.
  5. L'utilisateur 1 retourne le document à la bibliothèque (6).
  6. Le personnel de la bibliothèque est averti, confirme le rappel et met le document de côté (7).
  7. Lors de la mise de côté, un message est envoyé à l’utilisateur 2 pour l’avertir que le document rappelé est prêt (8). De plus, le personnel de la bibliothèque peut imprimer un reçu de rappel à mettre dans le document (9).
  8. L’utilisateur 2 peut emprunter le document (10).
Cet article est tiré de la base de connaissances de notre partenaire, Solutions inLibro inc.



2. Configurations à mettre en place

2.1 Activer les préférences système

Aller dans le module Administration > Préférences système afin d'activer les rappels.
  1. UseRecalls : Permet d'activer la fonctionnalité du rappel en sélectionnant Utiliser
  2. RecallsMaxPickUpDelay : Permet de définir la période maximale (nombre de jours) où l'usager ayant fait le rappel peut venir chercher le document. Peut aussi être paramétré dans les règles de circulation (voir section 2.3)

2.2 Donner les permissions au personnel

Le personnel de la bibliothèque, doit avoir la permission Rappels dans son compte.


Un superlibrarian a automatiquement accès au module.

2.3 Vérifier les règles de circulation

Plusieurs colonnes apparaîtront dans le tableau des règles de circulation (Administration > Règles de circulation) et il faut les compléter selon vos besoins.
  1. Rappels permis : nombre de rappels qui peuvent être effectués par cette catégorie d'usager pour ce type de document 
  2. Rappels par notice : nombre de documents, d’une même notice, qui peut être rappelés
  3. Autoriser les rappels sur les étagères : permet d'indiquer s'il est possible de faire un rappel sur des exemplaires disponibles
  4. Intervalle de date d’échéance pour les rappels : nombre de jours qu’un usager a pour retourner le document rappelé
  5. Montant de l’amende pour les rappels : amende à facturer à l’usager qui retourne en retard le document rappelé
  6. Période de ramassage de rappels : nombre de jours que l'usager dispose pour récupérer son document rappelé
    1. Si vide, ce sera la valeur dans la préférence système RecallsMaxPickUpDelay qui sera utilisée.

2.4 Vérifier les notifications

Aller dans Outils > Notifications et reçus afin de vérifier ou modifier les notifications et les reçus qui sont utilisés par le processus de rappel.
  1. RETURN_RECALLED_ITEM : avis envoyé à l’usager qui a actuellement le document en possession afin de l’avertir que le document a été rappelé et que sa date d’échéance a été modifiée.
  2. PICKUP_RECALLED_ITEM : avis envoyé à l’usager qui a demandé un rappel lorsque le document est prêt à être récupéré à la bibliothèque.
  3. RECALL_REQUESTER_DET : reçu imprimable lorsque le document rappelé est retourné, il contient les informations du document et de l’usager qui a rappelé le document.

2.5 Faire rouler des cronjobs

Quand tout sera bien configuré, nous contacter via le portail Collecto afin que nous ajoutions les cronjobs suivants dans votre instance :
  1. expire_recalls.pl
    1. expire les rappels qui sont en attente de ramassage depuis plus longtemps que la période de ramassage du rappel ou qui ont dépassé la date d'expiration définie manuellement
  2. overdue_recalls.pl
    1. définit un document rappelé comme étant en retard s'il n'a pas été retourné à la date d'échéance ajustée


Article révisé dans la version 23.05.

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