Gérer les listes de documents

Gérer les listes de documents

Créer une liste publique

1. À partir du module Listes

  1. Aller dans le module Listes en cliquant sur le [Plus] en haut de la page de l'intranet et sélectionner le module Listes, ou cliquer directement sur le bouton [Listes] sur la page d'accueil.

  1. Vos listes personnelles ainsi que les listes publiques dont vous avez accès s'afficheront dans 2 onglets distincts.

  2. Cliquer sur [Nouvelle liste].
  3. Remplir le formulaire d'ajout de liste :
    1. Donner un nom à votre liste
    2. Dans le menu Publique, sélectionner l’option Publique pour rendre votre liste accessible à tous
    3. Il est aussi possible de permettre les modifications de votre liste selon différents critères dans le menu Autoriser les changements de contenu de

  1. Cliquer sur le bouton [Enregistrer].
  2. Votre liste est maintenant créée, il reste tout simplement à y ajouter du contenu.


2. À partir d'une liste de résultats

  1. Faire une recherche dans le catalogue.
  2. À partir du résultat de recherche, sélectionner les résultats que vous voulez ajouter à la liste que vous voulez créer.
  3. Cliquer sur le bouton [Ajouter à la liste]» et sélectionner Nouvelle Liste.


  1. Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir en tenant compte des notices sélectionnées.
  2. Donner un nom à votre liste, choisir la catégorie Publique, ensuite cliquer sur le bouton [Enregistrer].

Ajouter des documents à une liste

1. Ajout à partir du module Listes

  1. Aller dans le module Listes et sélectionner la liste (personnelle ou privée) pour laquelle vous désirez ajouter des documents.
  2. Cliquer sur [Ajouter un élément].


  3. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec deux possibilités :
    1. La première sert à ajouter les exemplaires à partir de leur code-barres
    2. La deuxième sert à ajouter les documents avec leur numéro de notice. 
  4. Une fois les code-barres ou numéros de notice inscrits, cliquer sur le bouton [Enregistrer].

2. Ajout à partir d'une liste de résultats

  1. Faire une recherche dans le catalogue.
  2. À partir du résultat de recherche, cocher les résultats que vous voulez ajouter à la liste.
  3. Cliquer sur le bouton [Ajouter à la liste]» et sélectionner la liste désirée.


  4. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira en mentionnant les notices sélectionnées. Cliquer sur le bouton [Enregistrer].
  5. Les documents sélectionnées seront ajoutés à votre liste.

3. Ajout à partir d'une notice

  1. Aller dans la notice d'un document.
  2. Cliquer sur le bouton [Ajouter à la liste]» et sélectionner la liste désirée.

  3. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira en mentionnant les notices sélectionnées. Cliquer sur le bouton [Enregistrer].
  4. Les documents sélectionnées seront ajoutés à votre liste.

Envoi d'une liste par courriel

Intranet

Il est possible d'envoyer par courriel une liste enregistrée, quelle soit publique ou personnelle.

  1. Cliquer sur le [Plus] en haut de la page de l'intranet et sélectionner le module Listes, ou cliquer directement sur le bouton [Listes] sur la page d'accueil.


  2. Les listes personnelles (vos listes) et publiques s'afficheront.

  3. Sélectionner sur le nom de celle que vous désirez envoyer.
  4. Ensuite, dans la barre d’action, cliquer sur [Envoyer la liste].


  5. Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir. Inscrire le courriel destinataire ainsi que les commentaires désirés. Ensuite, cliquer sur le bouton [Envoyer].



OPAC

Il est possible d'envoyer par courriel une liste de documents enregistrée, quelle soit publique ou personnelle.
Il faut être connecter à son compte à l'Opac.

Cliquer sur [Listes] en haut de la page de l'Opac et choisir la liste que vous désirez.
La liste s'affichera avec tous ses documents. À partir de la barre d’action, cliquer sur [Envoyer la liste].


Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir. Inscrire le courriel destinataire ainsi que les commentaires désirés. Ensuite, cliquer sur le bouton [Envoyer].

Partager une liste privée

Nous savons tous et toutes que les listes publiques peuvent être consultées par l'ensemble des usagers de la bibliothèque et, avec la bonne autorisations, cette liste peut également être modifiée par ceux et celles qui la consultent. Toutefois, il peut arriver que vous vouliez garder une liste privée, mais en voulant la partager à un autre usager. C'est possible avec la fonction de partage présentée dans cet article !


Une préférence système doit d'abord être activée pour autoriser le partage de listes privées : OpacAllowSharingPrivateLists.


Au moment de créer la liste, si vous voulez que les usagers avec qui vous la partagerez puissent la modifier, il faut que l'option Autoriser les changements de contenu de ait la valeur Toutes les personnes qui voient cette liste.


Une mention en rouge dit que cette option n'a pas d'effet si la liste est privée, mais vous pouvez l'ignorer. Une fois partagée, l'option fonctionne bien.

Si vous voulez que les usagers avec qui vous partagerez la liste puissent uniquement la consulter sans la modifier, vous devez sélectionner la valeur Propriétaire seulement.

Une fois la liste de documents crée, un bouton partage apparait dans le tableau de vos listes à l'OPAC.

Si, en tant qu'employé.e vous créé une liste dans l'interface professionnelle, vous n'aurez pas l'option de partage dans cette interface. Vous devrez absolument vous connecter à l'OPAC pour avoir accès à la fonction de partage. Toutefois, un coup la liste partagée, tous les usagers qui ont accès à cette liste pourront la modifier dans les deux interfaces.

Preview

En cliquant sur le bouton Partager, un formulaire apparaît : 



Vous pouvez inscrire une seule adresse courriel ou plusieurs en les séparant par des points-virgules, comme ceci : personne@hotmail.com ; quelquun@gmail.com ; etc@yahoo.ca 

Paramétrage des courriels

Le courriel envoyé lors du partage d’une liste doit être paramétré dans l’outil Notifications et Tickets. Il faut que la notification soit créée sur votre instance avec le code SHARE_INVITE.


Voici le texte par défaut : 

Quote
Cher utilisateur, Un de nos utilisateurs, <<borrowers.firstname>> <<borrowers.surname>>, vous invite à partager sa liste <<listname>> dans notre catalogue.
Pour accéder à cette liste partagée, merci de cliquer sur l'URL suivante ou de copier-coller le lien dans la barre d'adresse de votre navigateur. <<shareurl>> 
Si vous n'êtes pas un usager de notre bibliothèque ou ne souhaitez pas accepter cette invitation, merci d'ignorer ce courriel. 
Notez également que cette invitation expirera dans deux semaines. 
Merci. Votre bibliothèque.

Il y a également un autre courriel à paramétrer, c’est le courriel qui va être envoyé à l’expéditeur de la liste, une fois que le destinataire aura accepté le partage de la liste.


Voici le texte par défaut :
Quote
Cher utilisateur,
Nous vous informons que l'utilisateur <<borrowers.firstname>> <<borrowers.surname>> a accepté votre invitation de partage de votre liste <<listname>> dans notre catalogue. 
Merci. Votre bibliothèque.

Dans le premier courriel, l’usager doit cliquer sur le lien pour accepter le partage. Le lien reste valide deux semaines.

 Ensuite, dans son compte à l'OPAC, dans l’onglet Mes listes, la liste partagée va apparaitre. Pour les employé.e.s, dans l'interface professionnelle, la liste apparaitra également.


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