Gérer les documents perdus, mais déclarés retournés
Configuration des préférences système pour les documents perdues déclarés retournés
ClaimReturnedLostValue
Cette préférence vous permet de déterminer une valeur LOST comme valeur pour la déclaration du retour d'un document indiqué comme étant perdu.
Pour ce faire, vous devez créer une nouvelle
valeur autorisée de la catégorie
LOST.
ClaimReturnedChargeFee
Cette préférence vous permet de choisir l'action qui est posée lors du retour d'un document déclaré perdu. Vous avez le choix entre trois actions possibles.
- Demander si le frais du document perdu devrait être facturé à l'usager
Cette option vous donne l'opportunité de choisir lors du retour du document de charger ou non les frais pour un document perdu.
- Facturer le frais de document perdu à l'usager
Cette option vous permet de toujours facturer les frais du document perdu à l'usager.
- Ne pas facturer le frais de document perdu à l'usager.
Cette option permet de ne jamais facturer les frais pour un document perdu.
ClaimReturnedWarningThreshold
Cette préférence vous permet de déterminer le nombre de déclarations avant l'affichage d'une note au dossier de l'usager pour indiquer au personnel que cet usager à des déclarations de documents retournés.
Valeur autorisée RETURN_CLAIM_RESOLUTION
Cette valeur vous permet de personnaliser les valeurs attribuées lors de la résolution d'une déclaration de document retourné.
Par défaut, vous aurez deux valeurs que vous devrez traduire. Vous aurez l'option d'ajouter des valeurs à votre guise.
Dans le compte de l'usager
Un nouvel onglet apparait dans le compte de l'usager pour les documents déclarés perdus.
Dans le tableau des prêts, vous aurez une nouvelle colonne intitulée " Déclaration de retour". Cette colonne possède un bouton pour chaque ligne de prêt pour effectuer une déclaration de document retourné.
Déclarer un document retourné
Lorsque vous allez cliquer sur le bouton "déclarer retournée", une nouvelle fenêtre apparaitra et selon ce que vous aurez choisi dans la préférence système ClaimReturnedChargeFee, les options seront différentes.
- Demander si le frais du document perdu devrait être facturé à l'usager
Avec cette option, vous avez encore la possibilité de choisir de facturer ou non la perte du document déclaré retourné par l'usager.
- Facturer le frais de document perdu à l'usager et Ne pas facturer le frais de document perdu à l'usager.
Si vous avez choisi l'option Facturer le frais de document perdu à l'usage, les frais seront automatiquement chargés à l'usager pour la perte du document déclaré retourné par l'usager.
Lorsque vous aller cliquer sur "
Déclarer retourné", le prêt sera alors marqué avec la mention "déclaré retourné" et la date du jour se mettre dans la dernière colonne "
Déclaration de retour".
L'exemplaire restera en prêt dans le compte de l'usager jusqu'à ce que la déclaration de document retourné soit résolue.
De plus, la déclaration se retrouvera également dans le pavé "
Exemplaire(s) dit(s) retourné(s)".
Retourner un document déclaré retourné.
Lorsque vous allez scanner un document qui a été déclaré retourné, vous aurez le message suivant:
Si vous avez indiqué un prix de remplacement pour les documents perdus, il sera remboursé dans le compte de l'usager qui avait déclaré le document retourné.
Dans le pavé des déclarations, vous devez cliquer sur le bouton "
Actions" et puis cliquer sur "
Résoudre".
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous pourrez indiquer la nature de la résolution grâce aux données de la catégorie de valeur autorisée RETURN_CLAIM_RESOLUTION.
La déclaration sera alors résolue dans le tableau du compte de l'usager.
Frais
Si vous avez indiqué que les frais seraient chargés à l'usager lors d'une déclaration de document retourné, une ligne d'amende sera ajoutée au dossier de l'usager. Il peut y avoir deux types de frais dans ce cas. Les frais administratifs qui sont associés au type de document et le coût de remplacement qui figure dans les informations de l'exemplaire (sous-zone V).
Voici un exemple où les frais administratifs ont été attribués au compte de l'usager :
Voici un exemple où les frais administratifs ont été chargés et le coût de remplacement ( 952$v) du document également:
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