Article thématique sur la gestion de l'argent dans Koha
Cet article thématique présentera l'ensemble des configurations à faire et comment utiliser les différentes options dans Koha pour optimiser la gestion de l'argent dans Koha.
Il se peut que ce qui est expliqué dans cet article diffère de votre utilisation des caisses et du point de vente. Cet article considère les fonctionnalités telles qu'elles ont été créées dans Koha et leur utilisation prévue. Si vous avez des questions par rapport à votre utilisation spécifique de ces fonctionnalités, n'hésitez pas à ouvrir un ticket sur le portail d'aide.
Préférences systèmes
Il y a deux préférences système à activer pour utiliser les caisses et le point de vente : EnablePointOfSale et UseCashRegisters
Si vous voulez utiliser le point de vente, vous devez activer les deux préférences système, mais si vous voulez uniquement utiliser les caisses sans utiliser le point de vente, c'est possible. Les caisses peuvent être utiles si vous avez plusieurs comptoirs où des paiements peuvent être effectués et que vous désirez bien identifier la caisse où chaque paiement est reçu. Vous pouvez alors uniquement activer UseCashRegisters.
Configuration des caisses
Les caisses sont utilisées dans Koha pour identifier l'endroit où l'argent est reçu. Ainsi, on recommande d'avoir une caisse dans Koha par tiroir-caisse physique dans la bibliothèque.
Pour ajouter une caisse dans Koha, il faut se rendre dans Administration < Facturation < Caisses
Lorsque l'on clique sur Nouvelle caisse, on se retrouve devant ce formulaire :
On donne alors un nom significatif à la caisse, on l'attribut à la bonne bibliothèque si vous en avez plusieurs et on indique un fonds de caisse initial, c'est-à-dire l'argent qu'il y a dans la caisse au début de la journée, avant qu'une transaction soit faite.
Dans la liste des caisses, on retrouve trois actions possibles :
- Modifier : modifier les informations de la caisse.
- Définir comme caisse par défaut : faire afficher la caisse en premier dans les transactions. En mettant la caisse par défaut, on évite d'avoir à sélectionner la caisse à chaque transaction.
- Archiver : mettre de côté une caisse lorsqu'elle n'est plus utilisé. (une caisse ne peut pas être supprimée une fois créée, mais peut être archivée et n'apparaitra plus dans les choix lors d'une transaction.
- Une caisse archivée affichera une action différente : Restaurer. Le fais de restaurer une caisse la réactive et elle réapparait dans les choix lors d'une transaction.
Caisse par défaut et caisse associée à un dossier employé.e
Chaque dossier Koha est associé à une bibliothèque. Ainsi, si ma bibliothèque n'a pas de caisse par défaut, je devrai, à chaque transaction, sélectionner une caisse.
Si ma bibliothèque a bien une caisse par défaut, ce sera cette caisse qui apparaitra en premier à chaque transaction que je ferai. Lorsque je me connecterai à l'intranet, dans le haut à droite je verrai ma bibliothèque et la caisse par défaut :
Si, pour une journée de travail, je suis à une caisse différente, je peux faire en sorte de changer ma bibliothèque pour la journée, en cliquant sur la flèche, et en sélectionnant l'option Choisir une bibliothèque et une caisse
On peut alors choisir une autre bibliothèque et/ou une autre caisse dans laquelle travailler.
On peut également choisir une bibliothèque et une caisse au moment de se connecter à l'intranet.
Ce changement sera effectif tant qu'on sera connecté.e ! Si on se déconnecte de l'intranet et qu'on se reconnecte, on sera automatiquement remis dans notre bibliothèque de rattachement et notre caisse redeviendra la caisse par défaut de la bibliothèque s'il y en a une.
Types de frais
Les types de frais se paramètrent dans Administration < Facturation < Types de frais
Ce sont l'ensemble des frais chargés aux utilisateurs par Koha (frais du système) et par les employé.e.s dans diverses situations (frais ajoutés).
Les frais du système sont les frais déjà existants dans Koha. Ces frais sont chargés automatiquement par Koha dans les situations appropriées. Ainsi, si par exemple vous avez mis un frais d'abonnement pour certaines catégories d'usagers, au moment de la création d'un nouvel usager, le frais ACCOUNT est automatique mis au dossier de cet usager par Koha. Idem si vous automatisez votre processus de perte des documents. Si un document est perdu et que Koha a l'indication de charger un frais de document perdu à un usager, il utilisera le type de frais LOST.
Par défaut, lorsqu'on accède à la page des types de frais, l'affichage présente les types de frais ajoutés. Si on veut aussi voir les types de frais système, il faut cliquer sur Afficher tous les types de frais
Pour réduire à nouveau la liste, on peut cliquer sur Masquer les types de frais du système
Lorsque vous cliquez sur Ajouter un type de frais, un formulaire apparait :
Vous devez alors inscrire un code et une description obligatoirement. Vous pouvez également mettre une valeur par défaut. Cette valeur sera celle chargée au moment de la transaction, à moins d'être modifiée par la personne qui effectue cette transaction. Vous pouvez également limiter le frais à une ou plusieurs bibliothèque.
Attention, de la même manière que pour les valeurs autorisées, c'est la description qui apparaît lors de la transaction, donc assurez-vous de mettre une description significative !
Dans la liste des types de frais, on retrouve deux actions possibles :
- Modifier : modifier les informations du type de frais.
- Archiver : mettre de côté un type de frais lorsqu'il n'est plus utilisé. (un type de frais ne peut pas être supprimé une fois créé, mais peut être archivé et n'apparaitra plus dans les choix lors d'une transaction.
- Un type de frais archivé affichera une action différente : Restaurer. Le fais de restaurer un type de frais le réactive et il réapparait dans les choix lors d'une transaction.
Le formulaire d'ajout d'un frais présente aussi deux cases à cocher : Peut être facturé manuellement ? et Peut être vendu ? Ces cases sont expliquées dans les deux prochaines sous-sections.
Frais manuels
Cocher la case Peut être facturé manuellement ? signifie que le frais pourra être sélectionné dans le menu déroulant d'une facture manuelle effectuée dans le dossier d'un usager. Ainsi, tous les frais ayant cette case cochée sont identifiés avec l'icône et la mention Factures dans la liste :
On retrouvera l'ensemble de ces frais dans le menu suivant :
Cette option n'a aucun impact sur le point de vente. Cocher cette case ne fera pas apparaître ou disparaître le frais dans le point de vente.
Articles à vendre
Cocher la case Peut être vendu ? signifie que ce frais pourra être sélectionné dans le point de vente. Ainsi, on coche habituellement cette case lorsqu'on entre un article à vendre dans les types de frais. Par exemple, si on veut effectuer une vente de livres élagués, on pourra créer le type de frais Livres à vendre et cocher la case Peut être vendu ? Ces types de frais auront alors l'icône et la mention Vente dans la liste.
Dans le point de vente, l'ensemble des types de frais avec cette icône apparaîtront dans les articles pouvant être vendus.
Frais divers
Il est également possible de cocher les deux cases. Ce faisant, ce frais apparaîtra tant dans le point de vente que dans les factures manuelles effectuées dans les dossiers. Cela peut être utile si vous voulez vous créer un type de frais "divers", permettant de charger un frais particulier à un usager si ce frais n'entre dans aucune autre catégorie. Le frais aura alors les deux icônes :
Types de crédit
Les types de crédit sont paramétrés de façon similaire aux types de frais, sous Administration < Facturation < Types de crédit.
Lorsque l'on clique sur Nouveau type de crédit, un formulaire s'affiche :
On inscrira d'abord un code et une description significative. On pourra aussi limiter à une ou plusieurs bibliothèques.
Ensuite, on pourra cocher la case pour avoir le crédit dans les crédits manuels dans les dossiers des usagers.
Enfin, une case à cocher différente apparait : Activer le numéro de crédit. Cette case nécessite l'activation de la préférence système AutoCreditNumber avec une des ses trois options d'incrémentation :
En cochant cette case, un numéro de crédit sera généré automatiquement pour identifier la transaction dans le dossier de l'usager.
Dans la capture d'écran ci-dessous, la première ligne présente un crédit dont la case n'était pas cochée, puis la première ligne présente un crédit dont la case était coché, ce qui a généré le numéro de crédit 1.
Les crédits ne peuvent pas être utilisés dans le point de vente. Il n'est donc pas possible d'ajouter un rabais à une vente d'article. Il faudra simplement ajuster manuellement le montant de l'article vendu si on veut charger moins cher.
Comme pour les types de frais, la liste des types de crédit présente deux actions possibles :
- Modifier : modifier les informations du type de crédit.
- Archiver : mettre de côté un type de crédit lorsqu'il n'est plus utilisé. (un type de crédit ne peut pas être supprimé une fois créé, mais peut être archivé et n'apparaitra plus dans les choix lors d'une transaction.
- Un type de crédit archivé affichera une action différente : Restaurer. Le fais de restaurer un type de crédit le réactive et il réapparait dans les choix lors de la création d'un crédit manuel.
Types de paiements
Dans les valeurs autorisées, on pourra paramétrer les types de paiements, sous Administration < Valeurs autorisées < PAYMENT_TYPE.
En cliquant sur Ajouter une valeur autorisée pour PAYMENT_TYPE, on obtient le formulaire suivant :
On inscrira un code et une description significative. On pourra également limiter à une bibliothèque. La ligne Description (OPAC) permet de mettre une description différente dans les dossiers des usagers à l'OPAC.
Point de vente
Le point de vente est utilisé pour faire de la vente d'articles ou faire payer tout type de frais ponctuel qui n'a pas besoin d'être associé au compte d'un usager. Tout ce qui est fait dans le point de vente ne sera pas associé à un compte usager. Si vous voulez qu'une transaction soit associé à un compte usager, il faut passer par le compte concerné et faire une facture manuelle ou une action dans la facturation.
Ainsi, si vous faites une vente de documents élagués ou si vous voulez charger des frais de copies sans avoir besoin de l'indiquer dans le dossier de l'usager, vous pouvez utiliser le point de vente.
Un coup les préférences système activées ainsi que les caisses et les types de frais en place, vous pouvez accéder au point de vente par l'onglet Plus de l'intranet.
Faire une vente dans le point de vente
Une page de transaction s'affiche alors.
À droite, on retrouve la vente "active".
À gauche, on retrouvera la liste de tous les articles disponibles à la vente, donc tous les types de frais qui ont la case Peut être vendu ? cochée.
Avec les boutons Ajouter, vis-à-vis chaque article, on ajoutera tous les articles désirés dans la vente active.
Lorsque les articles désirés sont ajoutés, on se retrouve avec le formulaire de vente suivant :
1. Il n'est pas nécessaire d'ajouter plusieurs fois le même article. Si tous les articles de ce type de frais sont au même prix, on peut seulement changement la quantité.
2. On peut enlever une ligne dans la transaction en cas d'erreur dans la sélection.
3. Le montant payé est le montant total de la transaction.
4. Le montant reçu est le montant remis par l'usager pour payer.
5. Si le montant reçu est supérieur au montant payé, la monnaie à rendre sera indiquée.
6. Un menu déroulant des différents types de paiement permet de sélectionné le type approprié pour la transaction. On ne peut pas indiquer un mode de paiement par défaut comme pour la caisse. Les types de paiement apparaissent dans le menu en ordre alphabétique de la description.
7. Si une caisse est indiquée comme étant celle par défaut, c'est celle-ci qui apparaîtra. On peut utiliser le menu pour en choisir une autre pour la transaction.
8. On clique sur confirmer pour terminer la transaction.
S'il y a de la monnaie à rendre dans la transaction, un message s'affiche pour rappeler à l'employé.e de bien rendre la monnaie indiquée :
Lorsque la transaction est complétée, un message s'affiche pour nous permettre d'imprimer un reçu :
En cliquant sur Imprimer le reçu, on obtient la page d'impression.
Encaissement
Effectuer un encaissement permet d'enregistrer le moment exact lorsqu'un retrait est fait dans les caisses. Ainsi, chaque fois que vous remettez la caisse à son fonds initial, il serait recommandé d'effectuer un encaissement dans Koha.
Il est bien important de comprendre que l'ensemble des transactions enregistrées dans une caisse apparaîtra dans les encaissements. Ainsi, si vous utilisez le point de vente, les transactions du point de vente ET les transactions effectuées dans les dossiers, comme le paiement des amendes, seront
Si vous n'utilisez pas le point de vente (EnablePointOfSale inactive), vous devez passer par les outils pour accéder aux encaissements : Outils < Outils supplémentaires < Encaissements.
Si vous utilisez le point de vente (EnablePointOfSale active), vous pouvez passer par les outils ou par le point de vente pour faire les encaissements.
Dans la page des encaissements, différentes options sont présentées dans le pavé de gauche.
Sous Administration, on retrouve des raccourcis vers les pages de configuration des caisses et des types de frais.
Sous Point de vente, on retrouve les pages d'encaissement de la caisse et de la bibliothèque.
Détails de la bibliothèque
Dans cette page, on retrouvera un résumé de toutes les caisses d'une bibliothèque avec les montants entrants, sortants et bancables additionnés de chaque caisse.
On pourra utiliser le bouton Tout encaisser afin de faire l'encaissement de toutes les caisses rapidement. On pourra aussi encaisser individuellement les boutons Enregistrer l'encaissement vis-à-vis chaque caisse.
Pour accéder aux détails d'une caisse, il suffit alors de cliquer sur le nom de la caisse à consulter. On est alors redirigé vers la page de détails de la caisse.
Détails de la caisse
Lorsqu'on accède aux détails de la caisse en cliquant sur la section dans le pavé de gauche, c'est la caisse par défaut qui apparait sur la page. Si aucune caisse par défaut n'est indiquée dans la bibliothèque, c'est la première caisse créée dans la bibliothèque qui apparait. Si on veut consulter la page pour une autre des caisses, il faudra passer par la page de détails de la bibliothèque.
Dans la page de détails d'une caisse, on retrouve d'abord le résumé des montants dans la caisse :
On retrouve les informations suivantes :
- Dernier encaissement : La date et l'heure du dernier encaissement provenant de cette caisse
- Fonds de la caisse : Montant inscrit dans les configurations de la caisse lors de sa création
- Montant entrant total (espèces) : Somme des montants reçus dans la caisse, tous types de paiement confondus et, entre parenthèses, l'argent perçu en espèces
- Montant sortant total (espèces) : Somme des montants remboursés à partir de la caisse, tous types de remboursements confondus et, entre parenthèses, l'argent remboursé en espèces
- Total bancable : Calculé selon l'équation suivante : Montant entrant en espèces - montant sortant en espèces (Dans l'exemple, 21$-10$=11$). Il s'agit donc de l'argent qui devrait être enlevé de la caisse pour la remettre à son fonds initial après l'encaissement.
Sous le résumé, on retrouve un tableau présentant les transactions effectuées depuis le dernier encaissement :
En rouge, on retrouve les remboursements, donc l'argent sortant, et en vert les paiements, donc l'argent entrant.
Le montant entrant total, dans le bas du tableau, indique la somme de l'argent perçu moins les remboursements, tous types de paiements confondus. (Dans l'exemple, 26$-14.25$=11.75$)
Chaque transaction a son numéro d'identification, le montant et le type de paiement ainsi que le moment de la transaction.
Dans les actions, on retrouve deux options :
- Imprimer le reçu
- Émettre un remboursement (voir la section suivante pour plus d'informations)
Sous ce tableau, il sera possible d'entrer des dates pour consulter les transactions dans un intervalle de dates. Le tableau qui s'affichera alors présentera toutes les transactions effectuées dans ces dates, dans cette caisse, sans prendre en compte les encaissements.
Enfin, tout en bas de la page, un tableau présente les encaissements effectués dans cette caisse avec la date, la personne qui a effectué l'encaissement, le montant encaissé ainsi que la possibilité de consulté le résumé de l'encaissement.
Lorsque nous avons vérifié les informations et que nous sommes prêt.e.s à effectuer l'encaissement, on peut cliquer sur Enregistrer l'encaissement.
Une fenêtre de confirmation s'ouvrira :
La date de dernier encaissement changera alors et les montants entrants, sortants et bancables se remettront à 0$. Les prochaines transactions effectuées dans la caisse seront alors comprises dans le prochain encaissement.
Émettre un remboursement
Choisir l'option de remboursement dans la page d'encaissement fait apparaître une fenêtre dans laquelle on pourra inscrire le montant remboursé (par défaut, ce sera le montant de la transaction, mais on peut manuellement inscrire un autre montant, par exemple si on fait un remboursement partiel parce qu'il y a eu une erreur de facturation) et on pourra choisir le type de paiement pour effectuer le remboursement.
Si la transaction est liée à un compte usager, en plus des types de paiements paramétrées dans PAYMENT_TYPES, on retrouvera l'option Créditer le compte. Cette option permet d'ajouter un crédit qui s'affichera dans le compte de l'usager, dans l'onglet Effectuer un paiement dans le compte de l'usager :
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