Réserve de cours

Réserve de cours

1. Paramétrage

Pour avoir accès à ce module Réserve de cours, il y a une préférence système à activer dans l’onglet Circulation, pavé Réserve de cours. La préférence système se nomme UseCourseReserves.

Pour que les employés aient accès à la réserve de cours à l’intranet, il faut activer une permission dans le compte de l’usager.
Pour pouvoir lister les réserves de cours par département et par session, créer des valeurs autorisées.

Deux catégories de valeurs autorisées ont été ajoutées : DEPARTMENT et TERM.

Pour DEPARTMENT, créer autant de départements  que souhaiter ou créer juste une « Bibliothèque ». L’affichage de la réserve de cours à l’OPAC ne se fait pas par département, mais par nom de cours. Le champ département peut servir pour la recherche de l’usager à l’OPAC dans la réserve de cours. Le champ Département est obligatoire pour créer un cours.

Pour TERM, il est possible d'indiquer les différentes sessions de l’année scolaire. Les valeurs autorisées pour TERM ne sont pas obligatoires pour la création d’un cours mais pourront être recherchable à l’OPAC dans la section Réserve de cours. Les valeurs autorisées de TERM apparaîtront dans une notice en vue détaillée à l'OPAC.

2. Emplacement de la réserve de cours

À l’intranet, cliquer sur le module Réserve de cours.


3. Créer un nouveau cours

Le principe de la réserve de cours est de catégoriser les différents cours puis dans chaque cours, de rattacher les exemplaires.

Cliquer sur le bouton nouveau cours, la page suivante s’affichera.

1. choisir un département dans le menu déroulant (obligatoire)

2. Numéro du cours (obligatoire)

3. Section (facultatif)

4. Nom du cours (obligatoire)

5. Session (valeur autorisée TERM) (facultatif)

6. Enseignants: Recherche d'enseignants. il faut inscrire un nom, la recherche va se lancer automatiquement. Vous pouvez ajouter plusieurs enseignants.

7.Note interne (facultatif) : apparait seulement à l’intranet

8. Note publique (facultatif): apparait à l’intranet et à l’opac

9. Nombre d’étudiants (facultatif)

10. Actif : si la case est cochée, le cours apparaîtra à l’opac. Sinon, le cours apparaîtra seulement à l’intranet. Cela peut être utile pour désactiver un cours pendant une session. Quand un cours est inactif, les exemplaires gardent le statut mis lors de l’ajout à la réserve.

Une fois le cours sauvegardé, un tableau va apparaître en résumant les informations.

4. Ajouter des exemplaires à un cours

Pour attacher des exemplaires, cliquer sur le nom du cours dans le tableau des Cours.

Sur la nouvelle page qui s’affiche, cliquer sur [Ajouter des documents].


Saisir le code à barres d’un exemplaire ou le numéro de notice.


Dans la nouvelle page, il est possible de faire des modifications sur l’exemplaire. Par défaut, les champs seront vides et décochés ce qui signifie qu'ils ne seront pas modifiés.

Les modifications possibles sont sur :

-le type de document

-la collection (valeur autorisée CCODE)

-Localisation (valeur autorisée LOC)

-Bibliothèque propriétaire

-Emplacement temporaire (952$b)

-Note privée, visible seulement à l’intranet

-Notre publique, visible seulement à l’OPAC

Warning
Si un ou plusieurs champs sont cochés, il faut y inscrire une donnée de remplacement. Cette donnée remplacera la donnée de l'exemplaire durant sa période de temps dans la réserve de cours.

Un exemplaire peut être rattaché à plusieurs cours. Si c’est le cas, dans le tableau des exemplaires, dans la colonne Autre réserve de cours, il y aura un lien vers l’autre cours.

5. Enlever un exemplaire d’un cours

Pour enlever un exemplaire d’un cours, aller modifier le cours, puis sur la ligne du document, cliquer sur [Enlever].

Lorsqu'un exemplaire sera enlevé d'un cours, celui-ci va reprendre la localisation, le type de document, le site et le code de collection qu’il avait avant d’être dans un cours.

5.1 Supression en lot des exemplaires

L'option  [Enlever tous les documents] permet de supprimer l'ensemble des exemplaires du cours en une seule étape.
L'ensemble des documents seront retirés de ce cours.

6. Affichage de la réserve de cours à l’opac

À l'OPAC, le module est disponible dans le bandeau en dessous de la barre de recherche simple. 

Le tableau des cours va apparaître en cliquant sur le lien.

Dans la barre de recherche de la réserve, il est possible de chercher tous les critères d’un cours (nom du cours, enseignants, session, etc.).

Info
Cependant, la fonction recherche ne recherche pas sur le titre du document ou la cote.
En cliquant sur un nom de cours, la page de la liste et les exemplaires du cours apparaîtront.
Dans une notice en vue détaillée, le nom du cours, ainsi que la section et la session vont apparaître en lien cliquable.

7. configuration des colonnes

Dans les Paramètres des colonnes, sous le pavé OPAC, on retrouve les tables Course_items_table et Course_reserves_ table.

La première table, Course_items_table, permet de configurer les colonnes du tableau affiché lorsqu'on clique sur un cours spécifique et qu'on fait afficher les documents de ce cours. La deuxième table, Course_reserves_ table, permet de configurer les colonnes du tableau présentant tous les cours de la réserve de cours.


8. Prêt et retour de documents de la réserve

Lorsqu'un document faisant partie des exemplaires d'un cours de la réserve est prêté, un message s'affiche au retour pour penser de le remettre à la réserve.

Il faut toutefois que le cours soit actif pour ce que message s'affiche. Si le cours est inactif, le retour se fait normalement, sans message de rappel.

Article révisé dans la version 24.05.

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