1. Accès

On accède au module via la page d’accueil du module Circulation.

On peut aussi accéder au module directement dans une notice bibliographique ou dans une liste de résultat.

Vous serez automatiquement dirigé vers le module de Mise de côté.

2. Paramétrage

Si vous voulez utiliser le module Mise de côté pour la circulation de vos appareils audiovisuels, il est conseillé le paramétrage suivant. Si vous souhaitez seulement utiliser le module ponctuellement pour certaines notices de votre catalogue, vous n’avez pas besoin de ce paramétrage.

Le paramétrage va consister à créer un nouveau champ dans la grille de catalogage au niveau de l’exemplaire, pour que ce dernier soit mis dans une catégorie. La catégorisation des exemplaires pour le matériel audiovisuel permet d’alléger l’affichage dans le module audiovisuel et ainsi permettre d’effectuer des mises de côté plus facilement.

2.1       Catégorie de valeurs autorisées

Une catégorie CAT_MAV doit être créée si elle n’existe pas sur votre instance.

Pour créer la catégorie, cliquez sur Ajouter une catégorie

Lors de la création de la catégorie, vous devez en même temps créer une première valeur autorisée. Chaque valeur autorisée pour cette catégorie va définir une catégorie pour votre matériel audiovisuel. Par exemple, vous pouvez créer une seule valeur autorisée Bibliothèque mais cela signifie que tous vos exemplaires auront cette catégorie. Il est plus intéressant de créer plusieurs catégories comme par exemple, Appareil photo, Camescope, Rétroprojecteurs, etc.

Le champ catégorie doit être rempli obligatoirement par « CAT_MAV ».

Dans le champ valeur autorisée, il est préférable d’inscrire un chiffre même si des lettres sont acceptées (pas d’accent et pas d’espace). Le contenu de ce champ n’est visible que dans le module des valeurs autorisées.

Le contenu du champ Description va apparaitre dans le menu déroulant quand vous allez créer un exemplaire, donc il faut que ce soit le plus précis possible pour que la sélection soit évidente.

2.2       Grille de catalogage

Si vous avez une grille particulière pour le catalogage du matériel audiovisuel, la modification suivante est indispensable dans cette grille. Sinon, vous pouvez seulement modifier la grille par défaut.

Dans la zone 952 de la grille, il faut ajouter le champ M (la majuscule est importante).

Cliquer sur Ajouter et remplir comme ceci le formulaire

Le plus important c’est d’attacher ce champ M à la catégorie de valeurs autorisées CAT_MAV.

2.3       Catalogage des exemplaires

Dans la fiche de l’exemplaire, le menu déroulant pour le champ M va apparaitre et les catégories que vous avez créées dans les valeurs autorisées seront là.

Une fois que l’exemplaire sera catégorisé, il apparaitra dans le module Mise de côté et pourra être mis de côté.

2.4  Vidéo sur le paramétrage

3. Création d’une mise de côté

3.1       1re étape : Sélection d’un utilisateur

Quand vous commencez à écrire, une sélection d’utilisateurs est proposée. La sélection est limitée à 10 noms et la combinaison nom/prénom ne fonctionne pas.

Il vaut mieux soit scanner la carte de l’utilisateur dans le champ ou inscrire manuellement le numéro de carte.

3.2       2e étape : Sélection de la date

Dans le module de Date, vous sélectionnez la date à laquelle la mise de côté doit débuter. Le calendrier en dessous va alors se positionner sur cette date.

Vous pouvez changer l’affichage du calendrier en choisissant un affichage sur 2 jours, une semaine ou le mois.

L’affichage jour est celui par défaut.

3.3       3e étape : sélection d’une catégorie

Par défaut, tous les exemplaires sont affichés dans le tableau à droite de la page.

Vous pouvez alléger cet affichage en choisissant une catégorie particulière.

La case Afficher les prêts peut être coché si vous voulez voir dans le calendrier, les exemplaires qui sont actuellement en prêt avant de choisir un exemplaire.

Si vous ne cochez pas la case, au moment d’enregistrer la mise de côté, si cet exemplaire rentre en conflit soit avec un prêt soit avec une autre mise de côté, le système vous avertira.

3.4       4^ème étape : sélection d’un exemplaire (glisser-déposer)

Le plus simple c’est de faire un glisser-déposer de l’exemplaire (ligne de couleur) vers le calendrier.

En glissant la ligne de couleur dans une case horaire du calendrier, une nouvelle fenêtre va s’ouvrir.

Vous pouvez à ce moment-là modifier l’heure de début ou de fin de la mise de côté.

Si c’est une mise de côté pour la journée entière, il faut alors cocher Toute la journée

Vous pouvez ajouter plusieurs exemplaires pour la même date et la même heure. Il faut pour cela cliquer sur l’icone Plus à droite du champ Code à barres de l’exemplaire. Puis dans la liste des exemplaires, double cliquer sur celui que vous voulez ajouter au lot.

Pour les mises de côté récurrentes, voir plus loin, la section 12.3 Mises de côtés récurrentes.

Quand les informations sont complétées, cliquer sur Enregistrer pour créer la mise de côté.

La mise de côté va alors apparaitre dans le calendrier.

4. Modification d’une mise de côté

4.1       Dans le calendrier

En cliquant sur la mise de côté dans le calendrier, une boite Modifier va s’afficher et vous pourrez faire les modifications voulues.

Vous pouvez également modifier la plage horaire, directement dans le calendrier en agrandissant avec la souris la case colorée. La main se change en double flèche quand vous passez sur un bord de la case.

4.2       Dans le dossier de l’usager

Dans le dossier de l’usager, il y a un onglet Mise de côté où seront listées les mises de côtés.

En cliquant sur modifier, vous serez basculé directement dans le module Mise de côté et une boite Modifier va apparaitre.

5. Suppression d’une mise de côté

5.1       Dans le calendrier

En cliquant sur une case colorée qui contient une mise de côté, la boite Modifier s’ouvre.

En cliquant sur Annuler, la mise de côté sera supprimée.

Un message d’alerte apparaitra pour confirmer que vous voulez bien supprimer la mise de côté.

5.2       Dans le dossier de l’usager

Dans le tableau des mises de côté de l’usager, vous pouvez cocher la mise de côté à supprimer et cliquer ensuite sur Supprimer les mises de côté sélectionnées

5.3 Vidéo sur la création, modification et suppression d’une mise de côté

6. Création, modification et suppression d’une mise de côté récurrente

Lors de la création d’une mise de côté, si vous voulez qu’elle soit récurrente, vous devez cliquer sur Récurrent.

Vous pouvez alors choisir sous quelle forme de récurrence la mise de côté doit être créée : jour ou semaine et une date de fin de la récurrence.

Pour la modification et la suppression, il s’agit des mêmes opérations à effectuer que pour une mise de côté individuelle mis à part le fait que vous aurez l’option de modifier/supprimer seulement une occurrence ou toutes les occurrences.

6.1 Vidéo sur les mises de côtés récurrentes

7. Transformation d’une mise de côté en prêt

Lorsque l’usager vient au comptoir de prêt pour emprunter l’exemplaire mis de côté, le prêt va se faire selon les informations de la mise de côté.

La mise de côté va alors disparaitre du tableau des Mises de côté dans l’onglet Mise de côté du dossier de l’usager.

Si vous essayez de prêter à quelqu’un un exemplaire qui rentre en conflit avec une mise de côté, vous aurez une alerte de ce type avec des options.

Vous avez donc le choix de prêter ou non, et si vous décidez de prêter, vous pouvez prêter jusqu’au début de la mise de côté.

7.1 Vidéo sur la transformation d’une mise de côté en prêt

8. Rapport de mise de côté quotidienne

Dans le module circulation, vous pouvez consulter le rapport de mise de côté quotidienne.

Dans le formulaire, vous pouvez choisir d’afficher les mises de côtés pour un site en particulier ou pour tous les sites. Ensuite, vous pouvez choisir une date particulière.

Si vous laissez vide le champ de date, le rapport affichera toutes les mises de côtés à venir.

Le tableau affiché permettra d’avoir un aperçu des mises de côtés à venir et à préparer le jour même.

8.1 Vidéo sur le rapport de mise de côté quotidienne

9. Mise de côté à partir d’une notice