1. de savoir s'il y a des exemplaires présents sur vos rayons, mais dont le code-barres n'est pas dans votre catalogue
   
2. de savoir s'il y a des exemplaires dans votre catalogue qui ne sont pas présents dans vos rayons
3. d'obtenir une liste des documents qui sont en prêt, malgré qu'ils soient présents dans vos rayons puisque vous les avez scannés

1. Procédure pour l'outil Inventaire de Koha

1.1 Liste d'inventaire

La liste permet de vérifier la présence dans le catalogue des code-barres que vous avez scannés.

Aller dans le module Catalogage et cliquer sur Inventaire.

Premièrement, vous devez lister les code-barres. Pour cela, aller dans vos rayons et scanner les code-barres des exemplaires un à un dans l'ordre où ils sont classés. Vous pouvez les scanner dans 2 endroits différents : 

1. dans un fichier .txt (style Bloc-Notes)
1. que vous devrez par la suite charger dans l'outil Inventaire.
2. directement dans l'outil, dans la case Liste de code-barres

Il n'est pas recommandé de comparer des listes de plus de 1000 codes-barres car cela pourrait entraîner une expiration du délai de session.

Ensuite, indiquer la date où vous avez scanné les code-barres dans Fixer la date d'inventaire à. Cette date sera inscrite par défaut dans les exemplaires dans la section Vu en dernier.

Et cocher seulement l'option Ne pas passer au retour des exemplaires scannés pendant l'inventaire.

Ne rien cocher dans les sections suivantes et cliquer sur Valider. 

Un message d'avertissement apparaitra, cliquer sur Ok.

Voici le résultat d'un exemple où, dans le fichier chargé, il y avait 9 code-barres. 

L'analyse de cet exemple démontre qu'il y a :

1. 9 code-barres dans la liste de code-barres scannés
2. 1 non trouvé dans le catalogue
   
3. 2 en prêt dans des dossiers d'utilisateur
   
4. La date Vu en dernier pour tous les exemplaires disponibles et en prêt a été modifiée pour le 2024-03-01. Celle paramétrée précédemment dans la case Fixé la date d'inventaire à.

1.2 Comparaison des code-barres

La comparaison permet de voir ce qui est présent dans votre catalogue et comparé aux code-barres scannés, selon une localisation précise, une collection ou même entre une série de cotes.

Par exemple, vous avez scanné des exemplaires de la localisation Collection générale-1er étage et vous voulez comparer à ce qu'il y a dans votre catalogue pour cette localisation afin de voir si certains exemplaires sont manquants dans vos rayons.

Premièrement, vous devez lister les code-barres. Pour cela, aller dans vos rayons et scanner les code-barres des exemplaires un à un dans l'ordre où ils sont classés. Vous pouvez les scanner dans 2 endroits différents : 

1. dans un fichier .txt (style Bloc-Notes)
1. que vous devrez par la suite charger dans l'outil Inventaire.
2. directement dans l'outil, dans la case Liste de code-barres

Il n'est pas recommandé de comparer des listes de plus de 1000 codes-barres car cela pourrait entraîner une expiration du délai de session.

Ensuite, indiquer la date où vous avez scanné les code-barres dans Fixer la date d'inventaire à. Cette date sera inscrite par défaut dans les exemplaires dans la section Vu en dernier.

Et cocher les 2 options suivantes :

1. Comparer la liste de code-barres aux résultats
   
2. Ne pas passer au retour des exemplaires scannés pendant l'inventaire
   

Sous la section Filtres de localisation d'exemplaire, sélectionner la localisation qui correspond à la section des codes-barres que vous avez scannés (dans l'exemple : Collection générale-1er étage).

Sélectionner le système de classification des cotes. Celui paramétrer dans votre instance est celui sélectionner par défaut.

Sous la section Filtres optionnels, il possible d'indiquer plusieurs filtres.

Si vous cochez une case, les exemplaires répondants à ce statut ne seront pas affichés dans le tableau de résultat du chargement de fichier mais si le code-barres est présent dans le fichier, sa date Vu en dernier sera quand même affiché.

L'option Passer les documents en prêt est coché par défaut, cela signifie que les documents en prêt ne seront pas également affichés dans le tableau des résultats. Si vous décochez la case, les exemplaires en prêt apparaîtront dans le résultat du chargement du fichier.

Pour l'exemple, nous n'avons rien cocher.

Voici le résultat de l'exemple :

L'analyse de cet exemple démontre qu'il y a :

1. 8 code-barres dans la liste de code-barres scannés
2. 1 non trouvé dans la localisation
   
3. 1 trouvé dans la localisation, mais qui ne possède aucun code-barres dans son exemplaire
4. 1 trouvé dans la localisation, mais n'est pas présent dans la liste des code-barres scannés dans les rayons. Il ne se trouverait donc pas dans vos rayons.
5. 1 en prêt dans un dossier d'utilisateur, mais tout de même présent dans vos rayons.
   
6. La date Vu en dernier pour tous les exemplaires a été modifiée pour le 2024-03-01, sauf pour celui non trouvé et celui ne possédant pas de code-barres. La date est celle paramétrée précédemment dans la case Fixé la date d'inventaire à.

2. Procédure pour l'inventaire et la lecture de rayons avec le Squelette magique

2.1 Étape 1

La procédure est un peu longue mais efficace. Visionnez les vidéos de l'étape 1 et 3 avant de commencer votre opération d'inventaire.

Vous aurez besoin du fichier Excel Squelette magique que vous pouvez télécharger dans les pièces jointes en bas de cet article.

Pour copier/coller un tableau entier ou une seule colonne de Koha vers Excel, voici un article vous indiquant des extensions vous le permettant : 

https://support.collecto.ca/portal/fr/kb/articles/copier-coller-une-colonne-d-un-tableau

    
SELECT 
barcode as 'No document', 
bm.biblionumber, 
datelastseen as 'Date vu', 
concat(replace(ExtractValue(metadata,'//datafield[@tag="245"]/subfield[@code="a"]'),'/',''),' ', replace(ExtractValue(metadata,'//datafield[@tag="245"]/subfield[@code="b"]'),'/','')) as 'Titre',     
notforloan,    
itemlost,   
withdrawn, itemcallnumber 
   
FROM items  
LEFT JOIN biblio_metadata bm on (bm.biblionumber=items.biblionumber) 
   
WHERE items.location=<<localisation|LOC>> and itemcallnumber>= <<cote entre>> and itemcallnumber< <<et>> 
and itemnumber NOT IN (SELECT itemnumber FROM issues) /* no de document pas dans la table des doc en circulation */ 
    
ORDER BY items.cn_sort ASC   
LIMIT 10000

   
  

2.2 Étape 2

Il n'est pas recommandé de comparer des listes de plus de 1000 codes-barres car cela pourrait entraîner une expiration du délai de session.

2.3 Étape 3

L'étape 3 sert à identifier les exemplaires qui n'ont pas eu la date "Vu en dernier le" lorsque vous avez chargé le fichier dans l'outil d'inventaire.

    
SELECT 
barcode as Codebarre,    
bm.biblionumber, 
datelastseen as 'Vu pour la derniere fois',   
concat(replace(ExtractValue(metadata,'//datafield[@tag="245"]/subfield[@code="a"]'),'/',''),' ', replace(ExtractValue(metadata,'//datafield[@tag="245"]/subfield[@code="b"]'),'/','')) as 'Titre',   
notforloan, itemlost, withdrawn, itemcallnumber 
 
FROM items   
LEFT JOIN biblio_metadata bm on (bm.biblionumber=items.biblionumber) 
  
WHERE DateLastSeen<><<Date de dernière fois vu|date>> and items.location=<<Localisation|LOC>>    
and itemcallnumber>= <<Cote entre>> and itemcallnumber< <<et entre>>  
and itemnumber NOT IN (SELECT itemnumber FROM issues) 
  
ORDER BY items.cn_sort ASC  
LIMIT  10000