Préavis de retard et autres notifications
Procédure pour activer l’envoi de courriel pour les préavis de retard et notifications autres que les avis de retard.
1. Préférence système
Il faut autoriser la préférence système EnhancedMessagingPreferences. Une fois autorisée, elle va faire apparaitre un pavé à trois endroits :
- Dossier de l’usager à l’intranet (onglet Détails).
- Dossier de l’usager à l’Opac (onglet Mes notifications).
- Catégories utilisateurs (Section Administration).
2. Modification des préférences de notifications
Les cinq notifications du tableau des préférences de notifications sont différentes des avis de retards dont l’envoi est lui, configuré dans
l’outil Déclencheur de notifications.
- Avis en avance : un courriel est envoyé selon le nombre de jours configuré avant la date de retour du document. (PREDUE et PREDUEDGST)
- Exemplaire prêté : un courriel est envoyé le jour du prêt d’un document (CHECKOUT)
- Réservation mise de côté : un courriel est envoyé lorsqu’une réservation est confirmée au retour d’un document (HOLD)
- Exemplaire en retard: un courriel est envoyé le jour de la date de retour du document (DUE et DUEDGST)
- Exemplaire rendu: un courriel est envoyé le jour d’un retour d’un document (CHECKIN)
Les colonnes du tableau :
- Nbre jours en avance : menu déroulant permettant de sélectionner combien de jours avant la date de retour le préavis sera envoyé. Ne tient pas compte des jours de fermeture du calendrier de la bibliothèque.
- Courriel : si cette case est cochée, un courriel sera envoyé pour chaque document du dossier de l’usager (message PREDUE pour les préavis, message DUE pour les exemplaires en retard)
- Résumé seulement? : si cette case est cochée en plus de la case Courriel, un seul courriel regroupant tous les items faisant l’objet d’un préavis sera envoyé (message PREDUEDGST pour les préavis, message DUEDGST pour les exemplaires en retard)
- Ne pas notifier : aucun courriel ne sera envoyé. Si aucune case n’est cochée dans le tableau, aucun courriel ne s’enverra également.
Vous pouvez modifier ce tableau pour chaque usager manuellement et
chaque usager peut lui aussi modifier ce tableau lorsqu’il se connecte à
son compte via l’Opac.
Vous pouvez également paramétrer par défaut pour chaque catégorie d’utilisateur les notifications dans la section Administration > Catégories utilisateur.
Une fois le tableau rempli pour une catégorie, lorsque vous créerez
un dossier d’usager directement dans Koha (Section Utilisateurs >
Nouvel utilisateur), les préférences de notifications que vous avez
choisi vont s’inscrire automatiquement dans le dossier.
3. Mise à jour dans les dossiers d’usagers
Lorsque vous effectuez des changements dans les préférences de
notifications des catégories d’utilisateurs, les dossiers d’usagers ne
sont pas mis à jour instantanément. En fait, les dossiers d’usagers sont automatiquement mis à jour tous les
dimanches, écrasant les préférences de notifications, qu’il y ait eu des
changements au cours de la semaine ou pas. Si c’est le cas, les
changements seront donc effectifs dans les comptes de vos usagers à
partir du dimanche suivant.
4. Paramétrage des notifications
Les textes des courriels qui seront envoyés sont paramétrables dans la section Outils > Notifications & tickets.
Voici des exemples de code à insérer dans ces notifications :
4.1 PREDUE et PREDUEDGST (Préavis)
PREDUE : préavis de retard, un courriel pour chaque document qui fait l’objet d’un préavis.
PREDUEDGST : préavis de retard, un courriel est envoyé pour tous les documents faisant l’objet d’un préavis.
Pour les notifications PREDUE et PREDUEDGST, seul le code items.content
fonctionne. Ne pas utiliser les balises item et /item ou un autre code
pour ces deux notifications.
Dans cet exemple, il y a des balises html, il faudra veiller alors à
cocher la case « Message html » pour qu’elles soient prises en compte.
Bonjour <<borrowers.firstname>> <<borrowers.surname>>,
<br>
<p>Nos dossiers indiquent que vous avez un ou des exemplaires dont le prêt arrive à échéance sous peu. Afin d'éviter les frais de retard, veuillez renouveler le prêt dans votre dossier d'usager Koha en cliquant ici : <a href="URL">Connectez-vous</a> ou prévoir un moment pour les rapporter à votre bibliothèque.</p>
<<items.content>>
Veuillez noter qu'il est impossible de renouveler un document réservé par un
autre usager, un document que vous avez déjà renouvelé à deux reprises. et lorsque vous avez des amendes à votre compte.
</br>
Nous vous remercions de l'attention que vous porterez à notre demande.
</br>
Pour toute question ou information, veuillez contacter par courriel [nom du responsable] ou vous présenter au comptoir de prêts de la bibliothèque.
</br>
Cordialement,
<br>
L'équipe de la bibliothèque<br>
4.2 DUE et DUEDGST (Arrivé échéance)
DUE : courriel envoyé le jour où le document doit être rendu, un courriel par document.
DUEDGST : courriel envoyé le jour où le document doit être rendu, un courriel pour tous les documents.
Pour les notifications DUE et
DUEDGST, seul le code items.content fonctionne. Ne pas utiliser les
balises item et /item ou un autre code pour ces deux notifications.
Bonjour <<borrowers.firstname>> <<borrowers.surname>>, Ces documents sont à rendre aujourd'hui: <<items.content>> Vous pouvez renouveler en ligne, à partir du catalogue de la bibliothèque à cette adresse [url de votre opac], en vous connectant à votre compte (procédure dès la page d'accueil). Veuillez noter qu'il est impossible de renouveler un document réservé par un autre usager, un document que vous avez déjà renouvelé à deux reprises. et lorsque vous avez des amendes à votre compte. Nous vous remercions de l'attention que vous porterez à notre demande. Pour toute question ou information, veuillez contacter par courriel [nom du responsable] ou vous présenter au comptoir de prêts de la bibliothèque. Cordialement, L'équipe de la bibliothèque
4.3 HOLD (Réservation en attente)
Bonjour <<borrowers.firstname>>, La réservation que vous avez faite sur le document "<<biblio.title>>" (Auteur: <<biblio.author>>; Cote:<<items.itemcallnumber>>) est arrivée et est disponible au comptoir de prêts. Il est conservé à votre nom pour 5 jours. Merci, L'équipe de la bibliothèque.
4.4 CHECKIN (Retour)
Notification qui s’envoi à l’utilisateur dès qu’un retour est effectué.
4.5 CHECKOUT (Prêt)
Notification envoyé à l’utilisateur à chaque fois qu’un prêt est effectué.
4.6 RENEWAL (Renouvellement)
Notification envoyée à l’utilisateur lors d’un renouvellement.
La préférence système RenewalSendNotice est en lien avec la
notification RENEWAL et également CHECKOUT. Si vous voulez que vos
utilisateurs reçoivent un courriel lorsqu’ils renouvellent leur
document, il faut activer la préférence système et aussi cocher la case
Prêt dans les préférences de notifications (CHECKOUT).
On ne peut pas seulement activer l’envoi de la notification pour le
renouvellement, il faut que l’utilisateur reçoive également la
notification pour le prêt.
4.7 MEMBERSHIP_EXPIRY (Préavis d'expiration du dossier)
Notification envoyée aux utilisateurs avant la date d’expiration de leur dossier.
La préférence système MembershipExpiryDaysNotice doit être remplie. Un nombre de jours doit être inscrit pour savoir quand la notification doit être envoyé à l’utilisateur.
Paramètres de la notification (Outils > Notifications & tickets). Par défaut le texte sera en anglais, vous devez modifier la notification pour paramétrer le texte que vous souhaitez.
5. Tableau de nomenclature pour la rédaction des notifications
Ce tableau aide à comprendre comment paramétrer les notifications pour les différentes notifications.
| Code notification | Utilisé dans | Syntaxe à utiliser | Données disponible pour la notification |
|---|---|---|---|
DUE notification envoyée le jour du retour du document, un courriel par document | advance_notices.pl | <<items.content>> | <<items.content>> est remplacé entièrement par les
champs due date (date de retour), title (titre), author (auteur),
barcode (code à barres). Autres balises disponible:
|
DUEDGST notification envoyée le jour du retour du document, un courriel pour tous les documents | advance_notices.pl | <<items.content>> | Même chose que DUE |
PREDUE Avis de courtoisie (préavis) envoyé selon le nombre de jour paramétré dans les préférences de notifications des catégories d’utilisateur, un courriel par document | advance_notices.pl | <<items.content>> | Même chose que DUE |
PREDUEDGST Avis de courtoisie (préavis) envoyé selon le nombre de jour paramétré dans les préférences de notifications des catégories d’utilisateur, un courriel pour tous les documents | advance_notices.pl | <<items.content>> | Même chose que DUE |
ODUE Avis de retard envoyé selon les déclencheurs. Il peut y avoir trois avis différents ODUE1, ODUE2 ou ODUE3 | overdue_notices.pl | <<items.content>> ou <item> </item> | <<items.content>> Fonctionne à l’identique du <<items.content>> dans DUE. items (exemplaires) Plusieurs champs peuvent être insérés entre les balises <item> et </item> comme les amendes avec la balise <<items.fine>> |
CHECKOUT Notification envoyé à chaque prêt effectué | C4/Circulation.pm | Les notifications dans C4/Circulation.pm utilise 4 tirets —- avant
et après la section du contenu de la notification. Il faut que ces
tirets soient présents dans la notification pour que cela fonctionne —- <<biblio.title>> —-
| <<items.*>> <<biblio.*>> <<biblioitems.*>> <<borrowers.*>> <<branches.*>> <<issues.*>> (pour CHECKOUT et RENEWAL) |
| RENEWAL | C4/Circulation.pm | voir CHECKOUT | |
| CHECKIN | C4/Circulation.pm | voir CHECKOUT Seulement CHECKIN utilise la table <<old_issues.*>> à la place de <<issues.*>> | |
Il est possible d'ajouter les termes "| dateonly" dans une balise de date pour ne pas montrer l'heure et seulement garder la date dans la notification.
Ex: << issues.date_due | dateonly>>
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