Gestion d'un Koha multisites

Gestion d'un Koha multisites

Koha permet la gestion de plusieurs sites/bibliothèques/campus. Certains paramètres sont communs à l'ensemble des bibliothèques d'une même instance Koha alors que certains sont individuels et peuvent être changés en fonction des besoins de chaque bibliothèque. Cet article permettra de distinguer ces paramètres pour vous assurer que chaque site soit bien fonctionnel.

À noter que l'ensemble des paramètres ne sont pas évoqués dans cet article. Les paramètres importants pour assurer un fonctionnement des sites le sont.

À noter aussi que tous les utilisateurs ayant les permissions pour modifier les règles de circulation, les calendriers, les grilles de catalogage, les préférences systèmes, les types de documents, les valeurs autorisées, les catégories d'utilisateurs, etc. peuvent le faire pour l'ensemble des bibliothèques. Il n'est pas possible de limiter les permissions selon la bibliothèque de rattachement donc il est important que les utilisateurs de l'interface professionnelle comprennent bien le fonctionnement de Koha et que chaque modification soit bien faite dans la bonne bibliothèque !
Les traductions ne sont malheureusement pas toujours très constantes. Dans Koha, vous verrez différentes appellations qui signifient la même chose : bibliothèque/site de rattachement, bibliothèque/site propriétaire, bibliothèque/site d'appartenance. Tous ces termes font référence à la bibliothèque à laquelle est associée un dossier d'utilisateur. 

Paramètres communs

Strictement communs

Les paramètres que l'on retrouve dans les Préférences systèmes sont communs à toutes les bibliothèques. 

Si on prend en exemple la préférence système OPACnumSearchResults, le nombre de notices affichées dans la liste de résultats sera toujours le même lorsqu'un usager fera une recherche à l'OPAC, peu importe dans quelle bibliothèque la recherche est faite et à quelle bibliothèque l'usager appartient. Il en va de même pour l'ensemble des préférences systèmes de toutes les catégories, donc il est important que tous les responsables des bibliothèques soient en accord avec ces paramètres.


Apparence de l'Intranet et de l'OPAC

Globalement, l'apparence du site sera la même pour toutes les bibliothèques. L'affichage des notices en vue détaillée, des listes et des pages de résultats est contrôlé par des préférences systèmes :



Donc, comme mentionné plus haut, les préférences systèmes sont communes à toutes les bibliothèques. L'affichage sera donc le même partout.

Communs, mais avec possibilité de limiter l'accès

Certains paramètres ont une option Limiter aux bibliothèques. Cette option permet de séparer les paramètres qui seraient communs aux bibliothèques de ceux qui seraient spécifiques. Voici comment cette option  fonctionne.

Types de document 

Les types de document doivent être créés pour paramétrer les règles de circulation. 


Chaque type comporte différents critères qui influencera le comportement des prêts, des retours, de la facturation des frais en cas de perte, etc. La colonne Limité aux bibliothèques permet de limiter l'affichage de ce type de document à certaines bibliothèques. C'est-à-dire que seuls les employés de la ou les bibliothèques inscrites dans cette colonne peuvent voir cette option lors du catalogage de document.
Exemple : 
  1. Je limite les Articles de périodique à la bibliothèque Instance 21.05, qui se trouve à être ma bibliothèque de rattachement


  1. Lorsque je veux créer un nouvel exemplaire, en faisant du catalogage, je vois le type Article de périodique dans le menu déroulant du type d'exemplaire


  1. Je change ma bibliothèque de rattachement pour une autre 
  2. Lorsque je veux créer un nouvel exemplaire, en faisant du catalogage, je ne vois plus le type Article de périodique dans le menu déroulant du type d'exemplaire
Ainsi, cette limitation permet que les employés de chaque bibliothèque voient les types de documents pertinents à leur travail. Si un type est utilisé partout avec les mêmes critères, par exemple le type monographie, il est donc préférable de créer une seule fois le type monographie et de paramétrer ce type avec les critères communs. Si un type de document est spécifique à une seule des bibliothèques, on limitera alors ce type à cette bibliothèque uniquement de façon à alléger l'affichage des employés qui n'utilisent pas ce type de document.

Les catégories d'utilisateurs

Les catégories d'utilisateurs doivent être créés pour paramétrer les règles de circulation.


C'est exactement le même principe que pour les types de documents. Chaque catégorie d'utilisateurs a différent critères et si les critères sont les mêmes pour toutes les bibliothèques, vous pouvez utiliser la même catégorie pour tous sans la limiter. Si certains critères sont spécifiques à un site, on pourra alors créer une catégorie d'utilisateurs avec ces critères spécifiques et la limiter à la bibliothèque concernée.

Les valeurs autorisées

Les valeurs autorisées sont des listes de valeurs utilisées à travers le site. Une catégorie de valeurs autorisées importante à paramétrer est celle des localisations. Les localisations sont les emplacements sur les rayons. Si vous avez plusieurs locaux, vitrines, tables, réserves, etc. vous pouvez alors créer une localisation pour chaque emplacement et ce sera indiquer dans l'exemplaire pour que les utilisateurs sachent où aller chercher le document physique. 


Encore une fois, c'est le même principe que pour les types de documents et les catégories d'utilisateurs. Si une localisation peut être utilisée par toutes les bibliothèques, on peut en créer une et il n'est pas nécessaire de la limiter. Si une localisation ne concerne qu'une bibliothèque, on peut alors la limiter pour que les autres bibliothèques ne voient pas cette option en cataloguant les exemplaires.


Pour plus d'informations sur les valeurs autorisées vous pouvez consulter l'article suivant : Valeurs autorisées

Paramètres individuels

OPAC

Page d'accueil

Il a été mentionné plus haut que l'apparence globale de l'OPAC est la même pour toutes les bibliothèques. Cependant, il est possible de créer des pages de nouvelles personnalisées. Il ne s'agit pas de paramètres essentiels à mettre en place, mais il peut être intéressant de savoir que vous pouvez présenter des ressources, des informations, des coordonnées, des carrousels de nouveauté, etc. qui sont spécifiques à chacune des bibliothèques.

La page d'accueil affichée dépendra alors de la bibliothèque de rattachement de l'usager qui se connecte à l'OPAC. Exemple sur la page d'accueil du site de test. Si vous êtes déconnecté.e, vous ne verrez que le carrousel de document. Ce carrousel est paramétré pour Toutes les bibliothèques. Si vous vous connectez à votre dossier, vous verrez alors apparaître, sur la page d'accueil au-dessus du carrousel, une boîte de nouvelle qui n'était pas là avant. Cette nouvelle est paramétrée que pour la bibliothèque Instance 21.05. Comme votre dossier est rattaché à cette bibliothèque, vous voyez la nouvelle.

Ainsi, pour chacune des bibliothèques vous pouvez paramétrer des nouvelles personnalisées ainsi que des nouvelles globales pour tout le monde, en fonction des besoins de chaque établissement.
Pour plus d'informations sur la personnalisation de la page d'accueil, vous pouvez consulter la section 1 de l'article suivant : Personnalisation de l'OPAC. Une foule d'autres idées de personnalisation de l'OPAC sont aussi proposées. Pour plus d'informations sur le carrousel, vous pouvez consulter l'article suivant : Plugin carrousel

Recherche

La recherche peut être paramétrée de façon à ce que les résultats de recherche soit pertinents pour l'usager qui fait la recherche, en fonction de sa bibliothèque de rattachement. Il faut évidemment que l'usager se connecte pour que les paramètres soient pris en compte. Voici un survol des paramètres en question :




Se souvenir que les préférences systèmes sont les mêmes pour toutes les bibliothèques

Calendrier

Les journées de fermeture peuvent être paramétrés pour chaque bibliothèque. Cela se fait dans l'outil Calendrier. On peut copier les journées de fermetures à chaque bibliothèque si ces journées sont les mêmes pour toutes, par exemple les journées fériées.

Règles de circulation

Les règles de circulation sont paramétrées pour chaque bibliothèque. Il est important de comprendre l'ordre de priorité de Koha dans la sélection de la règle :


Quand on fait un prêt, le dossier de l'usager est interrogé dans l'ordre de priorité indiqué plus haut : Koha vérifie la bibliothèque de rattachement et cherche une règle dans la même bibliothèque, il vérifie alors la catégorie d'usager et cherche une règle dans la même catégorie et enfin il fait la même chose avec le type de document. Ainsi, si je suis une étudiante qui veut emprunter un livre, c'est la règle suivante, dans ma bibliothèque qui est sélectionnée :


Il y a un menu déroulant, au-dessus du tableau de règles, permettant de choisir la bibliothèque pour laquelle on veut paramétrer les règle. Il y a aussi l'option Règles standard pour toutes les bibliothèques, qu'on pourrait utiliser pour définir les règles identiques d'une bibliothèque à l'autre. L'option cloner permet aussi de copier les règles d'une bibliothèque vers une autre.


S'il existe réellement une règle commune à toutes les bibliothèques pour une catégorie d'usager ou un type de document, il est donc possible de paramétrer la règle dans Toutes les bibliothèques, mais il est recommandé de paramétrer les règles précises dans chaque bibliothèque pour éviter les conflits entre les règles, quitte à utiliser la fonction cloner une règle dans chaque bibliothèque si elle est identique pour tout le monde.

Il existe une préférence système déterminant l'affichage de la page de règles. On peut faire afficher, par défaut, les règles d'une ou l'autre des bibliothèques ou les règles dans l'option Règles standard pour toutes les bibliothèques. Toutefois, toujours se souvenir que la préférence s'appliquera pour tout le monde.


Avis de retard

Les avis de retard, peuvent être personnalisés pour chaque bibliothèque. Les outils Notifications et reçus et Déclencheur de notification permettent de faire cette paramétrisation. Exemple avec un avis de retard pour la bibliothèque Instance 21.05 : 

Dans l'outil Notifications et reçus, on crée chaque notification personnalisée :



Par la suite, pour chaque bibliothèque individuelle, on pourra paramétrer le déclencheur de notification.


  1. On choisit la bibliothèque pour laquelle on établit le déclenchement.
  2. On choisit la catégorie d'utilisateur pour laquelle la notification sera envoyée.
  3. On choisir le délai avant le déclenchement de la notification. Dans ce cas-ci, un jour après l'échéance du prêt, l'avis est envoyée.
  4. On choisit la notification personnalisée qu'on veut envoyer.
On répète alors le processus pour tous les avis que l'on veut envoyer pour chaque bibliothèque. On peut paramétrer jusqu'à trois avis de retard qui seront envoyés à des moments différents après l'échéance d'un prêt et ce, pour chaque bibliothèque.

Il existe deux préférences systèmse déterminant l'affichage de la page du déclencheur de notification et la page des notifications et reçus. On peut faire afficher, par défaut, le déclencheur d'une ou l'autre des bibliothèques ou le déclencheur Par défaut, soit les paramètres qui s'appliquent à toutes les bibliothèques si on ne paramètre rien pour les bibliothèques individuelles. Idem pour les notifications et reçus, on pourra faire afficher les notifications de toutes les bibliothèques ou celles d'une bibliothèque en particulier. Toutefois, toujours se souvenir que la préférence s'appliquera pour tout le monde.



Pour les autres types de notifications, on peut également créer des notifications personnalisées qui seront utilisées. Koha va toujours prioriser la notification propre à une bibliothèque avant la notification par défaut.
Pour plus d'informations sur le paramétrage des avis de retard et des autres notifications, vous pouvez consulter les articles suivant : Avis de retard, Préavis de retard et autres notifications, Syntaxe des notifications

Grilles de catalogage

Il est possible de mettre en place des grilles de catalogage afin de faciliter le travail si tous les sites ne font pas le même niveau de catalogage. On peut donc ajouter une grille de catalogage adaptée à une certaine bibliothèque et à ses types de document catalogués. Les champs peuvent être renommés, peuvent être cachés ou rendus obligatoires.

Vous pouvez consulter l'article suivant pour le paramétrage de ces grilles : Grille de catalogage


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