Grille de catalogage
Les grilles de catalogage MARC permettent d'adapter les formulaires de catalogage selon le type de document ou les ressources que vous cataloguez. Il est possible de modifier les zones et sous-zones, leur visibilité, les données et les valeurs par défaut afin d'obtenir des grilles adaptées à vos besoins.
1. Accès
Pour créer ou modifier une grille de catalogage, il faut accéder au module Administration > section Catalogue > Grille bibliographique MARC.
2. Ajouter une grille de catalogage
Cliquer sur .
3. Supprimer (cacher) une zone ou une sous-zone MARC
3.1 Mise en garde
3.2 Repérer la zone MARC
Repérer la zone en la cherchant dans une des deux boîtes de recherche disponibles.
3.3 Cacher une zone ou une sous-zone
Il est possible de cacher une ou plusieurs sous-zones ainsi qu'une zone au complet.
Les
sous-zones sont identifiées par des onglets en haut de la fenêtre. Cliquer sur celui de la sous-zone à cacher.
Les autres cases à cocher permettent d'afficher la sous-zone à l'endroit souhaité. Soit à l’opac (vue MARC de la notice), à l’intranet
(vue MARC de la notice) ou en mode éditeur (module catalogage). Il y a une case également
pour plier ou déplier le sous-champ.
4. Ajouter une zone ou une sous-zone MARC
4.1 Ajouter une zone
Ouvrir la grille désirée et cliquer sur .
Compléter les informations nécessaires
soient, le numéro et le nom de la zone (identique à l’intranet et à
l’OPAC) et choisissez si la zone sera répétable et/ou obligatoire. Vous
pouvez associer une liste de valeurs autorisées dans le champ prévu à
cet effet.
4.2 Ajouter une sous-zone
Repérer la zone à modifier en cherchant son numéro dans la boîte de recherche. Cliquer sur le bouton [Actions] et sélectionner [Modifier les sous-zones].
Cliquer sur l’onglet Ajouter et entrer les informations nécessaires.
Se référer aux annexes de ce procédurier pour les détails des cases à remplir.
4.3 Modifier l'ordre des sous-zones
5. Modifier la fiche d’exemplaire
La fiche d’exemplaire correspond à la zone 952.
6. Supprimer une grille de catalogage
À partir du menu principal des grilles de catalogage, cliquer sur [Actions] puis [Supprimer] dans la ligne de la grille à effacer.
7. Exporter et importer une grille de catalogage
7.1 Exporter une grille
Il est possible d’exporter une grille
dans un fichier Excel (CSV). Cette option permet le partage de grille
entre plusieurs cégeps. À partir du menu principal, cliquez sur [Actions] et sélectionner [Exporter] dans la ligne de la grille à exporter.
Choisir Exporter vers une feuille de calcul CSV et cliquer sur [Exporter].
La grille sera dans vos téléchargements.
7.2 Modifier une grille par le fichier CSV
7.3 Importer une grille
Créer tout d’abord une grille de catalogage selon les indications du point 3 du présent procédurier. Après sa création, à partir du menu principal, cliquez sur [Actions] et sélectionner [Importer] dans la ligne de la grille à exporter.
Cliquer sur Choisir un fichier et sélectionner le fichier CSV de la grille à importer. Cliquer ensuite sur [Importer]. Un message d’avertissement s'affichera. Il indiquera que la
structure de la grille sera remplacée par celle qui est importée.
Cliquez sur [Ok].
Annexe 1 : Tableau des sous-zones
Libellé | Description |
Zone | Le numéro du champ (ainsi que le $ dans le format Marc) |
Texte | |
Contraintes | L’onglet dans lequel le champ se retrouve, si le champ est répétable ou non, si le champ est obligatoire ou non, s’il est relié à une valeur autorisée et s’il est caché ou non |
Modifier | Permets de modifier le libellé du champ ainsi que ses restricteurs |
Supprimer | Permets de supprimer le champ de la grille Marc |
Annexe 2 : Grille des sous-zones, contraintes de base
Libellé | Description |
Texte pour bibliothécaire | Intitulé du champ à l’intranet |
Texte à l’OPAC | Intitulé du champ affiché à l’OPAC |
Répétable | À sélectionner si le sous-champ est répétable |
Obligatoire | À sélectionner si le sous-champ est obligatoire |
Important | À sélectionner si le sous-champ est important (?) |
Géré dans l’onglet | Choisir dans quel onglet le sous-champ sera affiché Tous les sous-champs d’un même champ doivent être gérés dans le même onglet. |
Annexe 3 : Grille des sous-zones, contraintes avancées
Libellé | Description |
Longueur maximale | Longueur maximale du champs, inscrire 9999 pour ne pas avoir de limite. |
Disponibilité | On peut cocher les cases selon la visibilité qu’on veut donner à un sous-champs. |
Valeur par défaut | Pour définir une valeur par défaut. Cette valeur s’inscrira automatique dans la grille lors de l’édition ou de la création d’une notice dans le module catalogage. |
URL | Indique si le champ est une URL. Si c’est le cas, un lien sera créé à l’affichage de la notice. |
Lien | Pour entrer le nom d’un index zebra. À l’affichage Marc de la notice à l’intranet, vous verrez apparaître à côté du sous-champ une petite loupe, qui vous permettra de rechercher la valeur du sous-champ dans l’index voulu. |
Lien Koha | Pour choisir le nom d’un index Koha. |
Valeur autorisée | Pour choisir un index de valeurs autorisées. Consultez le procédurier Catalogage – Ajout de valeurs autorisées pour avoir les étapes de création d’un nouvel index. |
Thésaurus | Pour choisir le nom d’un thésaurus. |
Plugin | Pour choisir un plugin. Les plugins permettent de lier un sous-champ à une nouvelle fenêtre accompagnée du «tag editor» (…) |
Annexe 4 : Grilles à télécharger
- Voir les pièces jointes en bas du présent article
- export_NUM.csv - Grille pour les livres numériques
- export_FA.csv - Grille pour le catalogage rapide
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