1. Préambule

Les grilles de catalogage Marc peuvent être utiles pour créer ou modifier une grille, ajouter des listes de valeurs autorisées dans une zone MARC, cacher ou non une zone ou sous-zone à l’OPAC et au module Catalogage, identifier des zones obligatoires lors de l’enregistrement d’une notice et ajouter du contenu par défaut.

2. Accès

Pour créer ou modifier une grille de catalogage, accédez au module Administration. Dans la section Catalogue, cliquez sur Grilles bibliographique MARC.

3. Ajouter une grille de catalogage

Cliquez sur Ajouter une grille de catalogage.

Entrez les informations nécessaires à l’identification de la grille.

Le code de la grille correspond au code interne de Koha tandis que la description représente le nom que vous allez voir apparaître dans le choix des grilles, dans le module Catalogage.

Cliquez ensuite sur Valider.

Il faut choisir une grille existante comme calque pour la nouvelle grille. Il est fortement conseillé d’utiliser la grille par défaut puisqu’elle contient toutes les zones Marc. Pour ce faire, cliquez sur Structure Marc dans la case de votre nouvelle grille.

 Koha vous demandera de sélectionner la grille calque. 

Choisissez Par défaut et cliquez sur OK. La nouvelle grille «CAT» contient maintenant toutes les zones Marc.

4. Supprimer (cacher) une zone ou une sous-zone MARC

4.1 Mise en garde

Il est déconseillé de supprimer complètement un champ de la grille. Une fois effacé, si le champ doit réintégrer la grille, il faut l’ajouter manuellement. Ce procédurier expliquera plutôt comment cacher un champ.

4.2 Repérer la zone MARC

Repérez le champ (zone) à cacher en cherchant la zone MARC dans la boîte de recherche ou en cliquant sur Sous-zones, une fois le champ repéré.

4.3 Cacher un champ ou une sous-zone

Cliquez sur Modifier (dans une des sous-zones) ou sur le bouton Modifier les sous-zones en bas de la fenêtre.

Le détail du champ apparaît. Les sous-zones sont identifiées par des onglets en haut de la fenêtre. Il est possible de cacher une ou plusieurs sous-zones ainsi qu’une zone au complet. Pour cacher complètement une zone, vous devrez cacher toutes les sous-zones qui lui sont associées.

Cliquez sur l’onglet de la sous-zone à cacher, puis sur afficher les contraintes avancées.

Maintenant, il s’agit de cases à cocher selon qu’on souhaite que le sous-champ s’affiche à l’opac (format marc de la notice), à l’intranet (format marc de la notice) ou en mode éditeur. Il y a une case également pour plié ou déplié le sous-champ.

Voir la vidéo.

5. Ajouter une zone ou une sous-zone MARC

5.1 Ajouter une zone

Cliquez sur Ajouter une zone.

Entrez les informations nécessaires soient, le numéro et le nom de la zone (identique à l’intranet et à l’OPAC) et choisissez si la zone sera répétable et/ou obligatoire. Vous pouvez associer une liste de valeurs autorisées dans le champ prévu à cet effet.

Pour plus de détails concernant les valeurs autorisées, référez-vous au procédurier Catalogage – Ajout de valeurs autorisées .

5.2 Ajouter une sous-zone

5.2.1 Repérer la zone

Repérer le champ à modifier en cherchant la zone MARC dans la boîte de recherche ou en cliquant sur Sous-zones, une fois le champ repéré.

5.2.2 Créer et éditer la zone

Cliquez sur Modifier (une des sous-zones) ou sur le bouton Modifier les sous-zones en bas de la fenêtre.

Cliquez sur l’onglet Ajouter et entrez les informations nécessaires.

Référez-vous aux annexes de ce procédurier pour les détails des cases à remplir.

6. Modifier la fiche d’exemplaire

La fiche d’exemplaire correspond au champ 952.

7. Supprimer une grille de catalogage

À partir du menu principal des grilles de catalogage, cliquez sur Actions puis Supprimer dans la colonne de la grille à effacer.

Confirmez votre choix en cliquant sur Oui, supprimer cette grille.

8. Exporter et importer une grille de catalogage

8.1 Exporter une grille

Il est possible d’exporter une grille dans un fichier Excel (CSV). Cette option permet le partage de grille entre plusieurs Cégeps. À partir du menu principal, cliquez sur Exportation dans la colonne de la grille à exporter.

Choisissez Exporter dans un fichier CSV et cliquez sur Exportation.

Choisissez Enregistrer le fichier.

Votre grille sera dans vos téléchargements.

8.2 Importer une grille

Créer tout d’abord une grille de catalogage selon les indications du point 3 du présent procédurier. Lorsque vient le temps de choisir la grille calque, cliquez sur Importer.

Cliquez sur Parcourir et allez chercher le fichier CSV de la grille à importer. Cliquez ensuite sur Importer. Vous recevrez un message d’avertissement. Celui-ci vous indique que la structure de la grille sera remplacée par celle qui est importée. Cliquez sur Ok.

Annexe 1 : Tableau des sous-zones

Libellé	Description
Zone	Le numéro du champ (ainsi que le $ dans le format Marc)
Texte
Contraintes	L’onglet dans lequel le champ se retrouve, si le champ est répétable ou non, si le champ est obligatoire ou non, s’il est relié à une valeur autorisée et s’il est caché ou non
Modifier	Permets de modifier le libellé du champ ainsi que ses restricteurs
Supprimer	Permets de supprimer le champ de la grille Marc

Annexe 2 : Grille des sous-zones, contraintes de base 

Libellé	Description
Texte pour bibliothécaire	Intitulé du champ à l’intranet
Texte à l’OPAC	Intitulé du champ affiché à l’OPAC
Répétable	À sélectionner si le sous-champ est répétable
Obligatoire	À sélectionner si le sous-champ est obligatoire
Important	À sélectionner si le sous-champ est important (?)
Géré dans l’onglet	Choisir dans quel onglet le sous-champ sera affiché Tous les sous-champs d’un même champ doivent être gérés dans le même onglet.

 

Annexe 3 : Grille des sous-zones, contraintes avancées

Libellé	Description
Longueur maximale	Longueur maximale du champs, inscrire 9999 pour ne pas avoir de limite.
Disponibilité	On peut cocher les cases selon la visibilité qu’on veut donner à un sous-champs.
Valeur par défaut	Pour définir une valeur par défaut. Cette valeur s’inscrira automatique dans la grille lors de l’édition ou de la création d’une notice dans le module catalogage.
URL	Indique si le champ est une URL. Si c’est le cas, un lien sera créé à l’affichage de la notice.
Lien	Pour entrer le nom d’un index zebra. À l’affichage Marc de la notice à l’intranet, vous verrez apparaître à côté du sous-champ une petite loupe, qui vous permettra de rechercher la valeur du sous-champ dans l’index voulu.
Lien Koha	Pour choisir le nom d’un index Koha.
Valeur autorisée	Pour choisir un index de valeurs autorisées. Consultez le procédurier Catalogage – Ajout de valeurs autorisées pour avoir les étapes de création d’un nouvel index.
Thésaurus	Pour choisir le nom d’un thésaurus.
Plugin	Pour choisir un plugin. Les plugins permettent de lier un sous-champ à une nouvelle fenêtre accompagnée du «tag editor» (…)

Annexe 4: Grilles à télécharger

• Voir les pièces jointes en bas du présent article
  
• export_NUM.csv - Grille pour les livres numériques
  
• export_FA.csv - Grille pour le catalogage rapide