Créer ou modifier une grille de catalogage

Créer ou modifier une grille de catalogage

Les grilles de catalogage MARC permettent d'adapter les formulaires de catalogage selon le type de document ou les ressources que à cataloguer. Il est possible de modifier les zones et sous-zones, leur visibilité, les données et les valeurs par défaut afin d'obtenir des grilles personnalisées.

1. Accès

Pour créer ou modifier une grille de catalogage, accéder au module Administration > section Catalogue > Grille bibliographique MARC.

2. Créer une grille de catalogage

Cliquer sur .

Entrer les informations nécessaires à l’identification de la grille. Le code correspond au code interne de Koha tandis que la description représente le nom qui apparaîtra dans le menu déroulant des grilles du module Catalogage. 

Cliquer ensuite sur [Valider].
Notes
Pour importer une grille téléchargée, suivre les indications du point 8.3
Une fois la grille de catalogage créée, il est possible de la personnaliser en cliquant sur structure MARC.
Ensuite, choisir la grille qui servira de point de départ et cliquer sur [OK].

3. Modifier ou supprimer une zone ou une sous-zone MARC

3.1 Recommandation

Warning
Il est déconseillé de supprimer complètement une zone de la grille. Une fois effacée, si la zone doit réintégrer la grille, il faut l’ajouter manuellement. Il est plutôt conseillé de cacher une zone.

3.2 Repérer la zone MARC

Repérer la zone en la cherchant dans la boîte de recherche.


3.3 Modifier une zone ou une sous-zone

Il est possible de cacher une ou plusieurs sous-zones ainsi qu'une zone au complet en utilisant l'option Modifier les sous-zones.

Cliquer sur Actions > Modifier les sous-zones.

Les sous-zones sont identifiées par des onglets en haut de la fenêtre. Cliquer sur celui de la sous-zone à cacher.

Pour cacher la sous-zone dans toutes les interfaces, sélectionner dans la section Contraintes avancées > Visibilité, la case à cocher Marqué.

Les autres cases à cocher permettent d'afficher la sous-zone à l'endroit souhaité. Soit à l'OPAC (vue MARC de la notice), à l’intranet (vue MARC de la notice) ou en mode éditeur (module catalogage). Il y a une case également pour plier ou déplier le sous-champ.



4. Ajouter une zone ou une sous-zone MARC

4.1 Ajouter une zone

Ouvrir la grille désirée et cliquer sur .

Compléter les informations nécessaires soit le numéro et le nom de la zone (identique à l’intranet et à l’OPAC) puis choisir si la zone sera répétable et/ou obligatoire. Il est possible d'associer une liste de valeurs autorisées dans le champ prévu à cet effet.


Notes
Pour plus de détails sur les valeurs autorisées, consulter l'article : Valeurs autorisées.

4.2 Ajouter une sous-zone

Repérer la zone en la cherchant dans la boîte de recherche. Cliquer sur le bouton [Actions] et sélectionner [Modifier les sous-zones].


Cliquer sur l’onglet Nouveau et entrer les informations nécessaires.


Se référer aux annexes de ce procédurier pour les détails des cases à remplir.

Lorsque terminé, cliquer sur le bouton [Enregistrer les modifications].

4.3 Modifier l'ordre des sous-zones

Les onglets des sous-zones peuvent être déplacés en utilisant la fonction glisser/déposer



L'ordre sera sauvegardé lors de l'enregistrement de la sous-zone.
Info
Le changement d'ordre des sous-zones est aussi possible pour la zone 952 des exemplaires.

5. Modifier la fiche d’exemplaire

La fiche d’exemplaire correspond à la zone 952.


6. Supprimer une grille de catalogage

À partir du menu principal Grilles de bibliographiques MARC, cliquer sur [Actions] puis [Supprimer] dans la ligne de la grille à effacer.
Confirmer le choix en cliquant sur [Oui, supprimer cette grille].


7. Exporter et importer une grille de catalogage

7.1 Exporter une grille

Il est possible d’exporter une grille dans un fichier Excel (CSV). Cette option permet le partage de grille entre plusieurs cégeps. À partir du menu principal Grilles de bibliographiques MARC, cliquez sur [Actions] et sélectionner [Exporter] dans la ligne de la grille à exporter.


Choisir Exporter vers une feuille de calcul CSV et cliquer sur [Exporter].


La grille sera dans les téléchargements.


7.2 Modifier une grille par le fichier CSV

Lorsqu'on exporte une grille de catalogage en fichier CSV, il est possible de modifier le fichier directement. C'est utile de le faire  lorsqu'une grande quantité de zones ou de sous-zones sont supprimées puisque c'est fait en lot dans le fichier CSV.
Warning
Il est très important de ne pas ouvrir le fichier CSV dans Excel puisque l'encodage sera endommagé. 
Pour modifier une grille à même le fichier CSV, il faut donc exporter la grille à modifier et l'ouvrir dans un logiciel de traitement de texte comme Bloc-notes ou NotePad. Faire la modification souhaitée puis enregistrer. Il est alors possible de réimporter la grille dans Koha.

7.3 Importer une grille

Tout d’abord, créer une grille de catalogage selon les indications du point 3 du présent procédurier. Après sa création, à partir du menu principal, cliquez sur [Actions] et sélectionner [Importer] dans la ligne de la grille à exporter.

Cliquer sur Choisir un fichier et sélectionner le fichier CSV de la grille à importer. Cliquer ensuite sur [Importer]. Un message d’avertissement s'affichera. Il indiquera que la structure de la grille sera remplacée par celle qui est importée. Cliquez sur [Ok].


Annexe 1 : Tableau des sous-zones

Libellé

Description

Zone

Le numéro du champ (ainsi que le $ dans le format Marc)

Texte

Contraintes

L’onglet dans lequel le champ se retrouve, si le champ est répétable ou non, si le champ est obligatoire ou non, s’il est relié à une valeur autorisée et s’il est caché ou non

Modifier

Permet de modifier le libellé du champ ainsi que les contraintes

Supprimer

Permet de supprimer le champ de la grille Marc

Annexe 2 : Grille des sous-zones, contraintes de base 

Libellé

Description

Description dans l'interface professionnelle

Intitulé du champ à l’intranet

Description à l’OPAC

Intitulé du champ affiché à l’OPAC

Répétable

À sélectionner si le sous-champ est répétable

Obligatoire

À sélectionner si le sous-champ est obligatoire

Important

À sélectionner si le sous-champ est important (?)

Géré dans l’onglet

Choisir dans quel onglet le sous-champ sera affiché

Tous les sous-champs d’un même champ doivent être gérés dans le même onglet

Annexe 3 : Grille des sous-zones, contraintes avancées

Libellé

Description
Valeur par défaut
Pour définir une valeur par défaut.
Cette valeur s'inscrira automatiquement dans la grille lors de l'édition ou de la création d'une notice dans le module de catalogage.

Longueur
 maximale

Longueur maximale du champs, inscrire 9999 pour ne pas avoir de limite

Visibilité

On peut cocher les cases selon la visibilité qu’on veut donner à un sous-champs

Valeur par défaut

Pour définir une valeur par défaut

Cette valeur s’inscrira automatique dans la grille lors de l’édition ou de la création d’une notice dans le module catalogage.

Est un hyperlien

Indique si le champ est une URL. Si c’est le cas, un lien sera créé à l’affichage de la notice.

Lien

Pour entrer le nom d’un index.

À l’affichage Marc de la notice à l’intranet, vous verrez apparaître à côté du sous-champ une petite loupe, qui vous permettra de rechercher la valeur du sous-champ dans l’index voulu.

Lien Koha

Pour choisir le nom d’un index Koha.

Annexe 4 : Grille des sous-zones, autres options (en choisir une)


Libellé

Description

Valeur autorisée

Pour choisir un index de valeurs autorisées.

Consulter le procédurier Catalogage – Ajout de valeurs autorisées pour avoir les étapes de création d’un nouvel index.

Thésaurus

Pour choisir le nom d’un thésaurus.
Extension


Annexe 4 : Grilles à télécharger

  • Voir les pièces jointes en bas du présent article
    • export_NUM.csv - Grille pour les livres numériques
    • export_FA.csv - Grille pour le catalogage rapide


Article révisé dans la version 25.05.

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