Envoyer un courriel de masse - Plugin Patron Emailer
Plugin crée par la firme ByWater, documentation en anglais ici https://bywatersolutions.com/news/patron-emailer-plugin
1. Installer le plugin
En pièce-jointe vous trouvez le fichier .kpz (version 2.1.30) , enregistrez-le sur votre ordinateur.
Aller dans la section Outils - Outils plugins
Cliquez sur Téléverser un plugiciel
Ensuite, allez chercher le fichier sur votre ordinateur
Le plugin va alors apparaître dans la liste
S'il n’apparaît pas, cliquez sur Voir les plugiciels par type puis Voir tous les plugiciels
2. Configurer le plugin
2.1 Créer un rapport sql
Le plugin se sert d'un fichier csv crée avec un rapport sql pour envoyer un courriel de masse à vos utilisateurs.
Si vous souhaitez envoyer un courriel aux utilisateurs qui ont des prêts en cours, voici la requête à créer (Bilans et statistiques - Créer à partir de SQL)
SELECT categorycode,cardnumber, surname, firstname,email, i.date_due
FROM borrowers b
left join issues i on i.borrowernumber=b.borrowernumber
where issue_id is not null
group by b.borrowernumber
Si vous souhaitez seulement avoir une catégorie d'utilisateur dans la requête, veuillez utiliser celle-ci en inscrivant le code de votre catégorie d'utilisateurs
SELECT categorycode,cardnumber, surname, firstname,email, i.date_due
FROM borrowers b
left join issues i on i.borrowernumber=b.borrowernumber
where issue_id is not null and categorycode='CODE_CATEGORIE'
group by b.borrowernumber
Les requêtes peuvent être modifiées selon les besoins, n'hésitez pas à nous demander https://support.collecto.ca/portal/newticket
Une fois votre requête créée, il faut l'exécuter et l'exporter en fichier .csv ou alors noter le numéro du rapport (identifiant dans le tableau des rapports sauvegardés)
Conservez le fichier .csv sur votre ordinateur
2.2 Configuration du plugin
Revenez maintenant dans la section Outil - Plugins
Cliquez sur configurer
Vous pouvez ici configurer un message unique, mais vous pourrez également utiliser une notification déjà existante dans l'outil Notifications et tickets lors de l'execution du plugin (voir section 3)
Exemple de la bibliothèque du Cégep André-Laurendeau
Attention, ce plugin a été crée pour être utilisé en anglais, alors il ne faut pas mettre de caractère accentué dans le message, sinon ils s'afficheront mal dans le courriel.
Trois champs à modifier :
- Email subject : Sujet du courriel
- Email text : votre message (pas de caractère accentué). Le code [% firstname %] permet d'inscrire le prénom de l'utilisateur selon ce qui est inscrit dans le fichier .csv
Exemple de message que vous pouvez copier-coller
Bonjour [% firstname %] [% lastname %],
En raison de la pandemie de COVID-19, la bibliotheque et le service de l'audiovisuel du Cegep Andre-Laurendeau sont fermes jusqu'a nouvel ordre.
[% title %] : [% itemcallnumber %]
Tous les prets de documents et d'equipements audiovisuels ont ete prolonges jusqu'au 5 juin prochain. Vous n'aurez pas a retourner les documents et appareils audiovisuels d'ici la.
La chute a livres a l'entree de la bibliotheque est fermee et aucun document ne sera accepte au poste de securite du cegep.
Nous sommes disponibles afin de repondre a vos questions a l'adresse
Merci
La bibliotheque et le service de l'audiovisuel
- Date delimiter : ";" point-virgule (en fonction du format de votre fichier .csv exporté, voir ci-dessous)
Le délimiteur doit correspondre à ce qui est configuré dans la préférence système delimiter car le fichier .csv exporté va suivre la préférence système.
Cliquez ensuite sur Save configuration
3. Exécuter le plugin
Dans la page des plugins, cliquez sur Exécuter
Allez récupérer le fichier .csv sur votre ordinateur ou inscrivez le numéro de rapport sql
Choisissez ensuite une notification existante dans le module Notifications et tickets ou alors cocher la case "Use notice configured in plugin" pour utiliser le message configuré dans le plugin.
Cliquez sur Upload
Le tableau suivant va vous présenter un aperçu des courriels que vous allez envoyer
Cliquez ensuite sur Send emails.
Le message suivant va apparaître
Les courriels vont s'envoyer dans les 15 minutes qui suivent, selon le cronjob d'envoi de courriel qui roule sur vos instances.
Vous pouvez vérifier que le courriel s'est bien envoyé dans l'onglet Notifications d'un utilisateur
4. Vidéo
La vidéo a été réalisée à partir de la version 2.1.15 du plugin (mars 2020). La documentation écrite plus haut a été réalisé avec la version 2.1.30 (novembre 2021)
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