Plugin Réservation de salle
L'article suivant vous présentera le plugin provenant de la communauté internationale permettant à vos utilisateurs de réserver des salles dans votre établissement. Le plugin permet également de gérer les équipements à l'intérieur de ces salles, comme des téléviseurs, des tableaux blancs, des ordinateurs, etc. de façon à ce que vos utilisateurs puissent réserver la salle adaptée à leurs besoins.
Défauts de l'outil
Recherche de disponibilités
En testant, nous avons remarqué un défaut au niveau de la recherche de salles. Lorsque les salles sont configurées, on indique une capacité maximale ainsi que des équipements dont les salles sont munies. Pour les équipements, il est possible de ne rien spécifier lors de la recherche, donc toutes les salles vont sortir dans les résultats, peu importe les équipements qui leur sont associés. Par contre, la capacité est considérée comme un nombre fixe. Normalement, si on veut réserver une salle pour une équipe de 5 personnes, toutes les salles d'au moins 5 personnes pourront répondre au besoin. Une salle de 6 personnes, par exemple, pourrait alors être utilisée pour remplir la réservation.
Ceci dit, le comportement actuel du plugin est que si on indique une capacité maximale de 4 personnes lors de la recherche, seule les salles ayant une capacité maximale de 4 personnes pile sont trouvées. Si la recherche ne donne aucune salle, il faut donc recommencer la recherche en mettant une capacité de 5 personnes, puis 6 personnes, etc. afin de trouver une salle qui répondrait au besoin.
Pour ce qui est de l'équipement, il est possible de ne rien cocher comme équipement au moment de chercher les disponibilités pour que ce critère ne soit pas du tout pris en compte. Ceci dit, dès qu'on coche un ou plusieurs équipements, comme pour la capacité maximale, seules les salles qui ont exactement le même équipement seront présentées à l'utilisateur. Ainsi, si on coche "Aucun" dans la zone d'équipement, seules les salles pour lesquelles ont a écrit "Aucun" équipement vont sortir dans les résultats, alors que logiquement, la salle qui a une télévision, par exemple, devrait sortir quand même si on coche qu'on veut aucun équipement. Idem pour une salle qui possède plusieurs équipements. Si un salle possède une télévision et un ordinateur, cette salle devrait sortir si je cherche une salle qui possède une télévision, mais parce que je n'aurais pas coché l'ordinateur, cette salle ne sortira pas.
Date maximale non fonctionnelle
Nous avons remarqué que la configuration de la date maximale ne fonctionne pas. Normalement, cette configuration permettrait d'indiquer jusqu'à combien de jours dans le futur les utilisateurs peuvent placer des réservations. Un nombre de jours maximal de 30 jours indiquerait donc qu'un utilisateur ne peut pas placer une réservation plus que 30 jours d'avance. Ceci dit, dans l'immédiat, ce paramètre ne fonctionne pas, on peut placer des réservations sans limite de dates même quand un nombre de jours maximal est inscrit.
Affichage du calendrier de réservations
Nous avons remarqué que les réservations dans le calendrier, à l'OPAC, ne s'affichent pas de manière très optimale. En effet, les réservations s'affichent selon le format suivant : B-4014 (01:00 PM - 03:00 PM). Si je réserve une salle pendant 2h pour une date donnée, je vais donc voir la réservation dans la case de la date de la réservation, ce qui est clair.
Ceci dit, si vous permettez des réservations étalées sur plusieurs jours, la réservation va uniquement s'afficher dans la case de la journée à laquelle la réservation commence. Donc, si je place une réservation du 6 février 1h pm au 7 février 1h pm afin d'avoir la salle pendant 24h, je verrai ma réservation comme ceci :
Cet affichage est donc problématique, puisqu'on ne voit pas clairement la période concernée par la réservation.
Bouton de recherche bloqué lorsqu'on obtient un message d'erreur
Nous avons remarqué que lorsqu'on obtient un message d'erreur en effectuant la recherche de salles, le bouton Vérifier les disponibilités se bloque. Ce problème apparait seulement à l'OPAC. Quand on le fait à l'intranet pour un usager, le bouton ne se bloque pas en cas d'erreur.
Par exemple, si j'oublie de remplir des champs, j'obtiens une erreur :
Lorsqu'on clique sur OK pour faire disparaitre la fenêtre d'erreur, le bouton se grise et n'est plus cliquable.
On est alors obligé de revenir en arrière ou de rafraichir la page pour recommencer la recherche dans un formulaire vierge plutôt que de pouvoir simplement modifier la recherche existante.
Chaînes de caractères non traduites
Certaines chaînes de caractères ne sont pas traduites et il n'est pas possible, pour l'instant, de le faire.
Dans le dossier de l'usager, le bouton permettant de faire la réservation d'une salle au nom de l'usager est donc en anglais, il indique "Reserve a room as patron".
Sur la page de confirmation d'une réservation, à l'OPAC, la case pouvant être cochée pour recevoir une copie de confirmation par courriel est en anglais également, il indique "Send me a copy of my confirmation".
Modification des réservations
Il n'est pas possible de modifier une réservation existante, ni à l'OPAC, ni à l'intranet. La seule manière de faire est donc de supprimer la réservation complètement et de la recommencer. La suppression d'une réservation peut uniquement être faite par le personnel de la bibliothèque, dans l'intranet.
Anciennes réservations ne disparaissent pas
Les réservations ne disparaissent qu'en les supprimant, autant dans l'intranet que dans le calendrier de l'usager à l'OPAC. Même si la date de la réservation est passée, il faut absolument supprimer individuellement les réservations pour qu'elles n'apparaissent plus dans votre système.
Case à cocher "all day" ne fonctionne pas dans les fermetures de salle
Dans la section des fermetures de salle, il est possible de choisir 2 options, soient fermeture de quelques heures ou fermeture de jour(s) entier(s). Lorsqu'on choisit l'option Quelques heures, une case apparait dans le formulaire. Cette case indique "All day". Ainsi, si on voulait fermer la salle toute la journée pour la date sélectionnée, on devrait pouvoir cocher cette case au lieu de devoir choisir une plage d'heures qui couvre toute la journée, mais la case ne peut pas être cochée.
On peut donc fermer une salle toute une journée, soit en sélectionnant une plage d'heures qui couvre toute la journée (Ex. de 8 am à 8 pm) ou on utilise l'option Jour(s) entier(s) et on choisit comme intervalle de dates 2 fois la même journée (Ex. du 8 février au 8 février).
Paramétrage
Ajout du plugin dans Koha
Comme tous les plugins dans Koha, il faut d'abord téléverser le plugin dans votre site. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter l'article Gérer les plugins.
Pour télécharger le fichier du plugin, rendez-vous à la page suivante Plugin Room Reservations et téléchargez le fichier .kpz.
Ajout de codes dans le système
L'affichage de la page de confirmation des réservations, à l'OPAC, avait besoin d'être peaufinée :-) Voici donc deux ajouts de code à faire pour que le plugin s'affiche bien.
Dans la préférence OPACUserCSS, ajouter le code suivant :
/*modifier confirmation réservation de salle*/
#confirmationForm > fieldset > p:nth-child(12){
float: left!important;
}
Dans la préférence OPACUserJS, ajouter le code suivant :
//Plugin Réservation de salle - modifier l'emplacement de la case dans la confirmation de réservation
$("#confirmationForm fieldset p:nth-child(19)").prepend($("#confirmationForm fieldset p:nth-child(20)"));
Configuration de l'outil
Lorsque le plugin est installé et que les codes sont en place pour l'affichage, on est prêt à utiliser l'outil. Pour que vos utilisateurs puissent placer des réservations pour la première fois, il faut alors configurer les paramètres de réservation. Pour se faire, dans la page des extensions, on choisira l'action Configurer vis-à-vis le plugin.
On nous renvoie alors à une page avec un simple menu déroulant d'actions :
Gestion des équipements
Il est recommandé de commencer par créer les équipements lorsque vous mettez en place l'outil, puisque lorsque vous créerez les salles, il faudra sélectionner le ou les équipements dont dispose chaque salle. Il est donc plus efficace de créer les différents équipements en premier plutôt que devoir retourner modifier les salles après avoir créé les équipements !
Il y a deux actions possibles liées à la gestion des équipement :
1. Ajouter un équipement
2. Supprimer un équipement
Lorsque vous sélectionnez l'action d'ajout d'un équipement, vous vous retrouvez sur une page avec un tableau présentant les équipements existants (s'il y en a) et une boîte pour la création du nouvel équipement.
Il suffit alors de nommer l'équipement et cliquer sur Ajouter pour que celui-ci se retrouve dans le tableau des équipements actuels.
Lorsque vous sélectionnez l'action de suppression d'un équipement, vous vous retrouvez sur une page avec un tableau présentant les équipements pouvant être supprimés, c'est-à-dire les équipements qui ne sont pas associés à une salle.
Il suffit alors de sélectionner l'équipement et cliquer sur Supprimer pour que celui-ci disparaisse de l'outil.
Gestion des salles
Il y a quatre actions possibles liées à la gestion des salles :
1. Ajouter une salle
2. Supprimer une salle
3. Voir les salles
4. Modifier une salle
1. Lorsque vous sélectionnez l'action d'ajout d'une salle, vous vous retrouvez sur une page avec un tableau présentant les salles existantes (s'il y en a) et une boîte pour la création d'une nouvelle salle.
Les salles étant souvent identifiées par des séries de lettre et de chiffre, on vous invite à donner un numéro à la salle créée. Ceci dit, vous pouvez mettre l'identifiant significatif de votre choix, c'est cet identifiant qui apparaitra à l'OPAC pour les usagers afin de reconnaitre la salle réservée.
Dans la boîte Capacité maximale, il faut inscrire un nombre maximal de personnes pouvant être dans la salle en même temps.
Dans la section Équipement, vous devez sélectionner un choix. Si la salle ne contient aucun équipement, vous devez choisir l'option Aucun. Sinon, cochez tous les équipements appropriés.
2. Lorsque vous sélectionnez l'action de suppression d'une salle, vous vous retrouvez sur une page avec un tableau présentant les salles pouvant être supprimés, c'est-à-dire les salles qui ne sont pas associées à une réservation.
Il suffit alors de sélectionner la salle et cliquer sur Supprimer pour que celle-ci disparaisse de l'outil.
3. Lorsque vous sélectionnez l'action pour voir une salle, vous vous retrouvez sur une page avec un tableau présentant toutes les salles créées. On peut alors en sélectionner une pour voir les détails de la salle.
4. Lorsque vous sélectionnez l'action pour modifier une salle, vous vous retrouvez sur une page avec un tableau présentant toutes les salles créées. On peut alors en sélectionner une et on choisit une des deux actions de modification, soit Modifier la salle (pour modifier son nom ou sa capacité), soit Modifier l'équipement.
Gestion des périodes de réservation
Il y a deux actions possibles liées à la gestion des périodes de réservation :
1. Date maximale à l'OPAC
2. Heure maximale à l'OPAC
1. Lorsque vous sélectionnez l'action pour configurer la date maximale à l'OPAC, vous pourrez modifier le nombre de jours maximal pour une réservation. Si, par exemple, le nombre est à 5, l'usager qui place une réservation pourra réserver la salle
Ce paramètre ne fonctionne pas pour l'instant. Voir la première section de l'article sur les défauts de l'extension.
2. Lorsque vous sélectionnez l'action pour configurer l'heure maximale à l'OPAC, vous pourrez modifier le nombre de minutes/d'heures que les usagers ne peuvent pas dépasser pour placer une réservation. Ainsi, si on choisit une période de 120 minutes, un usager qui sélectionne une période de temps qui dépasse 120 minutes au moment de placer sa réservation recevra un message d'erreur lui indiquant que sa réservation est trop longue.
Restrictions
Il y a deux types de restrictions possibles :
1. Restreindre le nombre de réservations quotidiennes par usager
2. Restreindre des catégories d'usagers
1. Lorsqu'on indique un nombre de réservations quotidiennes, on limite le nombre de réservations pouvant être enregistrées pour une même date. Il faut donc comprendre que la date concernée par la limite n'est pas la date au moment de placer la réservation, mais vraiment la date de la réservation elle-même.
Voici un exemple avec comme limite 1 une réservation quotidienne :
En préparation de ma semaine d'étude, le dimanche, je décide de réserver une salle à chaque jour de la semaine, entre lundi et vendredi. Je placerais donc 5 réservations distinctes sans problème. Par contre, si je décide d'ajouter une 2 réservations pour le mardi, je n'arriverai pas à confirmer la réservation, parce que j'ai déjà une réservation le mardi.
Je ne suis donc pas limitée dans le nombre de réservations total que je peux placer en ce dimanche, mais je suis limitée dans le nombre de réservations pouvant être placées dans une journée donnée.
2. Lorsqu'on sélectionne des catégories d'utilisateurs ne pouvant pas placer de réservation, les utilisateurs de ces catégories sont simplement renvoyés à une page leur indiquant qu'ils n'ont pas accès à l'outil sur l'OPAC quand ils cliqueront sur le bouton des Réservation de salle.
Il sera cependant toujours possible pour le personnel de la bibliothèque de placer une réservation pour une salle à partir de l'intranet pour un utilisateur faisant partie d'une catégorie restreinte. La restriction va seulement faire en sorte que l'utilisateur ne verra pas le plugin à l'OPAC.
Utilisation du plugin
OPAC
À l'OPAC, les utilisateurs vont voir un nouveau bouton pour accéder au plugin de Réservation de salle
S'ils ne sont pas déjà connectés à leur dossier, ils seront d'abord redirigés vers une page de connexion.
Une fois connectés, les utilisateurs seront renvoyés vers une page présentant le calendrier du mois.
S'ils ont des réservations existantes, elles s'afficheront dans le calendrier (voir le défaut d'affichage expliqué dans la première section de l'article).
Pour placer une nouvelle réservation, ils devront utiliser le bouton Réserver une salle. Ils verront alors un formulaire s'afficher pour effectuer la recherche de salles.
Dans le formulaire, les dates et heures de début et de fin ainsi que la capacité maximale doivent être remplies obligatoirement. Les salles disponibles à ces dates et dont la capacité maximale correspond à ce qui est indiqué dans le formulaire seront présentées.
Il est possible de ne rien cocher dans les équipements de la salle, de façon à ce que le résultat de recherche ne soit pas filtré par l'équipement. Ceci dit, si on coche quelque chose dans le critère d'équipement, seules les salles qui ont exactement cet équipement vont sortir.
Voir dans la première section de l'article le défaut lié à la recherche des salles.
Lorsque la recherche est lancée et qu'on trouve des salles, on peut alors cocher la salle voulue.
Une fois la salle sélectionnée, on obtient la page de confirmation de la réservation.
On peut alors confirmer la réservation ou recommencer si on veut sélectionner autre chose. Une case cochée par défaut permet aussi de recevoir ou non une copie de la confirmation par courriel. Aucune de ces informations ne peut être modifiée, le courriel indiqué dépend de ce qui est à leur dossier.
Intranet
Placer une réservation à la place pour un utilisateur
À l'intranet, il est possible pour le personnel de la bibliothèque de placer une réservation au nom de quelqu'un. Pour se faire, il faut se rendre dans le dossier de l'usager et utiliser le nouveau bouton qui apparaitra.
Le même formulaire de recherche et la même page de confirmation qu'à l'OPAC vont apparaitre et on aura placé la réservation pour l'utilisateur.
Gérer les réservations
Dans la page des plugins de votre site, vous devez sélectionner l'action Exécuter l'outil vis-à-vis le plugin Réservation de salle.
On aura alors accès à l'action Gérer les réservations. S'il y a des réservations dans votre système, elles apparaitront alors dans un tableau.
On peut alors sélectionner une réservation et la supprimer. Il n'est pas possible de modifier une réservation (voir dans la première section le défaut de l'outil concernant la modification des réservations).
Gérer les fermetures de salle
Toujours en cliquant sur Exécuter l'outil, on a accès à l'action Gérer les fermetures de salle. Cette action permet de fermer une ou des salles pendant des heures ou des jours, si vous ne voulez pas que vos utilisateurs puissent les réserver pendant cette période.
Lorsque vous choisissez de gérer les fermetures de salle, l'outil vous présente un tableau pour choisir la période de temps de la fermeture.
Quand on choisit l'option Jour(s) complet(s), on se retrouve devant ce formulaire qui permet de sélectionner l'intervalle de dates de la fermeture et de sélectionner les salles concernées par la fermeture :
Quand on choisit l'option Quelques heures, c'est ce formulaire qui apparait, pour choisir la date et les heures de la fermeture ainsi que les salles concernées par la fermeture.
Voir en section 1 le défaut lié à la case à cocher "All day" dans ce formulaire.
Dans les deux cas, si des fermetures sont déjà prévues, elles apparaitront en haut du formulaire.
Les salles fermées n'apparaitront donc pas dans la recherche de disponibilité si elles sont fermées pour l'intervalle de temps choisi.
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