Profil CSV

Profil CSV

Cet outil de Koha vous permet de créer des modèles d’exportation de données dits « profil CSV ». 
Ces profils peuvent vous permettent entre autre d’exporter des données sur un panier de commandes, générer des données sur des fascicules à réclamer, etc.


1. CRÉATION D’UN PROFIL CSV

Pour créer un nouveau profil, vous devez cliquer sur l’option « Nouveau profil CSV ». 


Vous devrez remplir les champs suivants. 
Type de profil – Ce champ sert à sélectionner le type de profil désiré. Vous avez le choix entre MARC et SQL. 
 

1.1 Profil MARC

Si vous choisissez Marc, ce profil sera disponible lors de l'exportation d'un panier de notices ou d'une liste à l'OPAC et à l'Intranet.
Si vous souhaitez que le profil soit disponible seulement à l'Intranet, il faut cocher la case Disponible dans l'interface professionnelle seulement


 

C’est  le champ « Zone MARC du profil » qui servira à inscrire les données que vous désirez exporter avec ce profil. 


En suivant la procédure sous la zone, vous pouvez donner une entête à vos champs.

Vous pouvez créer plusieurs profils avec des champs différents selon l'utilisation que vous en faites. Les profils apparaîtront avec la mention CSV et le nom du profil :


1.2 Profil SQL

Si vous choisissez le type SQL, vous devez choisir pour quelle utilisation il doit être disponible.
4 choix : dans le module Acquisition pour les commandes en retard ou pour les paniers de commandes, dans le module Périodiques pour les réclamations des fascicules en retard et dans le module Bilans et statistiques pour le rapport sur les exemplaires perdus.


 
Séparateur CSV – Ce champ sert à sélectionner le caractère pour séparer les données. 


L’option la plus courante est la virgule car la plupart des tableurs savent ouvrir des données séparées par des virgules.

1.3 Ouverture d'un CSV dans Excel

Il se peut que lorsque vous ouvrez le fichier qui s'est téléchargé sur votre ordinateur vous vous retrouviez devant une liste de titre avec des problèmes d'encodage, comme ceci : 


Pour bien faire afficher la liste, suivez la procédure suivante :
1. Ouvrez un nouveau classeur Excel
2. Allez dans l'onglet Données
3. Dans la section Récupérer et transformer des données, choisissez l'option À partir d'un fichier texte/CSV
4. Sélectionnez le fichier concerné dans la fenêtre qui s'ouvre
5. Excel devrait détecter lui-même le type de données, mais au besoin vous pouvez sélectionner les bons paramètres.
      L'origine du fichier correspond au champ Encodage du profil CSV. On laisse généralement l'encodage UTF-8 qui est l'encodage par défaut des profils csv.
      Le délimiteur correspond au champ Séparateur CSV du profil CSV.
 

Quand l'encodage et le délimiteur dans Excel sont les mêmes que ceux du profil CSV, on clique sur Charger et les données s'affichent correctement :



2. Profils couramment utilisés

2.1 Profil pour l'exportation des données des fascicules à réclamer

En créant un profil CSV pour les réclamations de fascicules, cela vous permettra de faire du publipostage pour l’envoi à vos fournisseurs des lettres de réclamations.

Créez un nouveau profil en choisissant SQL dans le menu déroulant Type de profil.

Dans la case Champs SQL du profil, vous devez inscrire les champs de la base de données que vous voulez exporter. Les champs disponibles sont ceux des tables serial, subscription, biblio et aqbooksellers.

Chaque champs peut être précédé du nom de la colonne que vous voulez avoir dans votre fichier csv. Par exemple titre=biblio.title donnera une colonne nommée Titre dans le Excel et la donnée associée à cette colonne sera le titre de la notice du périodique.


Pour l'exportation, dans l’outil de réclamations du module Périodique, vous devez cocher les fascicules pour lesquels vous voulez exporter les données dans un fichier csv.

Dans le menu déroulant, vous devez sélectionner le profil et ensuite cliquer sur Télécharger les exemplaires sélectionnés.

Voici un exemple de fichier csv


2.2 Profil pour l'exportation d'un panier de commande

Il faut créer un profil en choisissant le type de profil « SQL ».



Dans la case Champs SQL du profil, vous devez inscrire les champs de la base de données que vous voulez exporter. Les champs disponibles sont ceux des tables biblio, biblioitems, aqorders, aqbudgets et aqbasket.

Chaque champs peut être précédé du nom de la colonne que vous voulez avoir dans votre fichier csv. Par exemple titre=biblio.title donnera une colonne nommée Titre dans le Excel et la donnée associée à cette colonne sera le titre de la notice du périodique.


Pour l'exportation, dans le module Acquisitions, vous devez vous rendre dans le panier concerné. Vous devez choisir dans le menu déroulant, sous le bouton Exporter au format CSV, le profil correspondant.


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