Importer manuellement un fichier d'utilisateurs

Présentation de l'outil

Le présent article vous montre comment préparer un fichier et utiliser l'outil d'importation d'utilisateurs dans Koha. Celui-ci se trouve dans le module Outils, sous la section Utilisateurs et circulation.

Lorsque vous accédez à l'outil, la partie de droite présente les informations importantes à savoir pour bien préparer les données de votre fichier. (Le 4e point n'apparaitra pas si votre préférence système ExtendedPatronAttributes n'est pas activée.)

À gauche, vous avez différents pavés, certains pliés, vous permettant de faire des choix et sélectionner des paramètres pour la concordance des données. D'abord, vous êtes invités à sélectionner le fichier à importer. Voir les sections suivantes pour le format. Dans ce pavé, vous pouvez également choisir l'option Créer une liste d'utilisateur afin de retrouver rapidement les utilisateurs créés ou modifier lors de l'import.

Ensuite, vous devez choisir la donnée à utiliser pour faire la concordance. Par défaut, c'est le numéro de carte qui est sélectionné. Vous pouvez également choisir l'identifiant.

Il s'agit de l'identifiant utilisé par l'usager pour se connecter à son dossier au catalogue.

On peut ensuite déplier le champ  pour faire apparaître tous les champs des dossiers utilisateur afin de sélectionner une valeur par défaut. Ainsi, si par exemple on veut mettre la même ville dans tous les dossiers de votre fichier, on peut déplier ce pavé et aller inscrire la ville désirée pour le champ Ville.

À noter que comme il s'agit de valeurs par défaut, les données dans le fichier priment. Donc si pour certains utilisateurs une ville est précisée dans le fichier, ce sera cette ville qui s'inscrira dans le dossier. La valeur par défaut va remplir le champ s'il est vide pour un ou plusieurs utilisateurs.

On peut ensuite déplier le champ  pour faire apparaitre tous les champs des dossiers utilisateur afin de sélectionner ceux à conserver lorsqu'on choisit d'écraser les dossiers existants quand une concordance est trouvée.

Ainsi, si on reprend l'exemple de la ville, on peut cocher ce champ, de manière à ce que tous les dossiers qui ont déjà une ville inscrite ne subissent pas de modification de ce champ. De cette façon, seul les nouveaux dossiers ou les dossiers existants avec aucune ville inscrite vont recevoir cette nouvelle donnée.

Le pavé suivant permet de préciser le comportement de l'import en cas de concordance.

L'option par défaut indique Ignorer celui-ci, garder l'existant. Ainsi, le dossier concordant dans Koha ne subira aucune modification.

L'option Écraser l'utilisateur existant avec celle-ci permet pour sa part de modifier les dossiers concordants. 

Seuls les champs spécifiés dans le fichier ou les champs remplis dans le pavé des valeurs par défaut seront modifiés. Par exemple, si le fichier ne précise pas une information dans le champs Adresse et qu'on applique aucune valeur par défaut pour ce champ, le champ Adresse dans le dossier de l'utilisateur existant restera intouché. Écrasement ne signifie pas suppression des données !

Si vous choisissez l'option d'écrasement, une sous-option vous est proposée : Remplacer les mots de passe des utilisateurs avec ceux dans le fichier (les mots de passe vides seront ignorés). Si vous avez inscrit le champ password dans le fichier avec des valeurs, il faut donc cocher cette option en plus si on veut réellement que les mots de passe soient modifiés dans les dossiers. On pourrait donc choisir de modifier tous les champs du fichier dans les dossiers existants, sauf le mot de passe.

Si vous utilisez les attributs supplémentaires (Préférence système ExtendedPatronAttributes activée), le pavé suivant est ensuite présenté :

 

L'option par défaut est Remplacer uniquement les attributs utilisateurs qui sont inclus, c'est-à-dire que seuls ceux spécifiés dans le fichier seront écrasés. 

L'option Remplacer tous les attributs utilisateur aura comme résultat que tous les attributs présents dans les dossiers existants seront remplacés par ceux spécifier dans le fichier.

Ainsi, si par exemple seul l'attribut Code permanent est spécifié dans le dossier, mais que les dossiers existants ont initialement les attributs Session et Programme, ces deux attributs seront supprimés et seul l'attribut Code permanent sera présent après l'import.

Enfin, le dernier pavé vous permet d'envoyer un courriel de bienvenu aux nouveaux utilisateurs. Un courriel peut-être paramétré avec le texte de votre choix dans l'outil Notification et reçus.

Préparation du fichier 

Format du fichier

Tel qu'indiqué dans les notes à droite de la page, le fichier doit en être un en format CSV avec comme délimiteur la virgule. Vous pouvez monter un fichier de toutes pièces ou vous pouvez télécharger le fichier de départ proposé au deuxième point des notes. Ce fichier présente tous les champs énumérés au troisième point.

Ces champs sont tous les champs de la table Borrowers dans la base de données Koha, à l'exception des attributs supplémentaires, qui sont des champs personnalisés dans votre Koha. Vous devez donc inscrire, en entête dans votre fichier, tous les champs que vous désirez modifier, puis les données correspondantes à chaque champ pour chacun des dossiers à modifier. Chaque ligne du fichier est un dossier à modifier, donc au final le fichier ressemble à ceci :

Champs obligatoires et format des données

Parmi les champs que vous pouvez mettre dans le fichier, il y a 3 champs que vous devez obligatoirement inscrire : categorycode, branchcode, surname. 

Categorycode correspond au code de la catégorie d’utilisateur. Vous trouverez l’information dans le module Administration sous Utilisateurs et circulation. 

Branchcode correspond au code de la bibliothèque. Vous trouverez l’information dans le module Administration sous Paramètres de base.

Surname correspond au nom de famille de l'utilisateur.

Si un ou l'autre de ces trois champs est absent du fichier CSV, l'import ne fonctionnera pas. Il faut obligatoirement avoir ces trois champs.

De plus, bien qu'ils ne fassent pas partie des champs obligatoires pour l'import, si vous désirez faire une concordance avec les dossiers existants dans Koha, il vous faudra obligatoirement avoir le champ cardnumber si vous avez choisi l'option de concordance Numéro de carte ou l'option userid si vous avez choisir l'option de concordance Identifiant.

Comme indiqué dans les notes, les dates doivent être inscrites au format ISO (AAAA-MM-JJ) ou au format indiqué dans la préférence système dateformat.

Les attributs supplémentaires, si vous les utilisez, doivent être inscrits dans le format suivant : CODE_ATTRIBUT:valeur.

Les codes d'attributs sont ceux indiqués dans les paramètres des Attributs supplémentaires, qui se trouvent dans le module Administration, sous Utilisateurs et circulation.

Si on veut mettre plus d'un attribut dans le fichier, il suffit de répéter dans l'entête le champ patron_attributes autant de fois que le nombre d'attribut.

Par exemple, si je veux ajouter l'attribut code permanent et la session, je vais indiquer deux fois dans l'entêter patron_attributes et indiquer mes deux attributs dans les données :

Résultats et interprétation des erreurs

Lorsque l'import est effectué, on reçoit un résultat d'importation.

Si des erreurs surviennent, une section Erreur donnera des indications sur les erreurs en question. Ceci dit, elles ne sont pas toujours très claires, malheureusement.

Généralement, si l'erreur indique qu'un ou plusieurs des champs obligatoires sont manquants, alors que vous êtes certains qu'ils sont présents, il s'agit plutôt d'une erreur de ponctuation ou de format des données. Par exemple j'obtiens l'erreur suivante alors que j'ai un point-virgule à la fin de ma deuxième ligne dans le fichier :

Toutefois, les erreurs dans les valeurs, par exemple, seront plus significatives. Par exemple, si j'inscris un code catégorie d'usager invalide, ce sera clairement indiqué : 

La marche à suivre en vidéo

L'interface a quelque peu changé depuis, mais la procédure reste la même !

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