Prêter et retourner des documents
1. Prêt
1.1 Prêt simple
- Se positionner dans le bandeau de Koha avec l'onglet Prêt qui est sélectionné par défaut
- Scanner la carte de l'usager à l'aide de votre lecteur
- Scanner le code à barres du document que l'usager désire emprunter
- Cliquez sur le bouton
- Répéter ces étapes pour tous les documents que l'usager désire emprunter
La durée du prêt sera déterminée en fonction du type de documents et de la catégorie d'utilisateurs selon les règles de circulations de votre établissement.
1.1.1 Choisir manuellement la date d'échéance
- Cliquer sur les petites lignes situés dans la case à droite.
- Un champ supplémentaire s'affichera. Cliquer dans la boîte de saisie de ce champ et un calendrier apparaîtra.
Pour que les autres prêt de cet usager aient aussi la date de retour manuelle qui vient d'être de paramétré, cocher la case Mémoriser pour cette session. - Choisir la date de retour que vous désirez attribué au prêt que vous êtes en train d’effectuer.
- Scanner le code à barres du document que l’usager désire emprunter.
- Au besoin, cliquer sur le bouton [Prêt].
1.2 Prêt en lot
1. Configurations
BatchCheckout permet d'activer la fonctionnalité.
BatchCheckoutValidCategories permet de choisir les catégories pour lesquelles le prêt en lot sera disponible.
Lorsque les préférences sont activées, un onglet s'ajoute dans les dossiers des utilisateurs des catégories sélectionnées. Si un utilisateur n'est pas dans une des catégories concernées, l'onglet n'apparait pas du tout à son dossier.
2. Utilisation de la fonction
À partir de cet onglet, il sera possible de télécharger un fichier de code-barres ou d'inscrire/scanner des code-barres dans la boîte de saisie.
Ensuite, il est possible d'inscrire une date d'échéance fixe. Cette date sera la date d'échéance pour tous les documents sélectionnés dans le lot, il n'est pas possible de choisir des date d'échéance manuelle pour les documents du lot individuellement. Si aucune date d'échéance fixe n'est choisie, les dates d'échéance seront déterminées par les règles de circulation.
Après avoir cliqué sur Prêt, une page de confirmation s'affiche. Si un des exemplaires demande une approbation pour le prêt, par exemple, si son statut est normalement exclu du prêt, Koha demandera si on confirme. Il y aura une demande de confirmation également si l'utilisateur a un ou plusieurs documents déjà en retard dans son dossier.
S'il n'y a pas de restriction, le tableau affiché confirmera simplement les prêts et leur échéance respective.
2. Retour
2.1 Dans le dossier de l'usager
- Accédez au dossier de l'usager en effectuant une recherche dans l'onglet Prêt ou Recherche d'utilisateurs dans le bandeau de Koha
- Scanner la carte de l'usager ou inscrire certaines informations de l'usager (nom, identifiant) et cliquer sur la flèche (
).
- Sélectionner le bon usager dans la liste de résultats.
- Dans le menu de gauche dans dossier de l'usager, cliquer sur l'onglet Prêt.
- Dans la liste des documents en prêts, cocher la case de la colonne Retour. Si vous désirez supprimer par la même occasion les amendes au dossier de l'usager, cocher la case Effacer les amendes au retour.
- Cliquer sur le bouton [Renouveler ou retourner les documents sélectionnés].
2.2 Dans le module circulation
- Il est possible de faire un retour de documents avec seulement le code-barres à deux endroits dans Koha :
- Se positionner dans le bandeau de Koha. Sélectionner l’onglet Retour.
- Dans la page principale du module Circulation, cliquer sur [Retour]. Vous aurez plus d'options pour effectuer le retour.
>>
- Scanner le code-barres du document à retourner ou le saisir manuellement. Cliquer sur la flèche (
- Le document sera automatiquement retourné. Vous serez alors redirigé vers la page de retour et vous verrez les informations du retour que vous venez d’effectuer.
- Au besoin, utiliser la boîte de retour de cette page pour les autres documents à retourner.
Retour en mode boîte de retour
Dans la page de retour du module circulation, une option permet de se positionner en mode boîte de retour. En choisissant cette option, Koha considère alors que les documents ont été déposés dans une chute à livres, en dehors des heures d'ouverture de la bibliothèque. Ainsi, en mode boîte de retour, Koha placera la date de retour des documents à la dernière journée ouvrable.
Par exemple, si on fait des retours en mode boîte de retour le lundi après un week-end de fermeture, Koha mettra comme date de retour le vendredi d'avant. Des documents qui avaient comme date d'échéance le vendredi et qui ont été rapportés vendredi soir après la fermeture de la bibliothèque seront donc considérés comme ayant été retournés à l'intérieur des dates du prêt, ce qui évitera de comptabiliser un retard dans le dossier de son emprunteur.
2.3 Mettre un statut différent de Disponible lors du retour
Au retour d'un document, le statut redevient normalement Disponible pour pouvoir être emprunté à nouveau. Dans certaines situations, il se pourrait qu'on veuille avoir un autre statut lors du retour, par exemple si on veut mettre les documents en quarantaine avant leur retour en rayons.
C'est possible avec la préférence système UpdateNotForLoanStatusOnCheckin et laisser ensuite un cronjob se charger de remettre le statut du document à Disponible après une certaine durée. Il faut d'abord créer le statut voulu dans les valeurs autorisées de la catégorie NOT_LOAN. Par exemple, on peut créer la valeur -5 "En attente de rangement".
Dans la préférence système UpdateNotForLoanStatusOnCheckin, on ajoutera 0: -5. Ce qui veut dire que tous les documents retournés prennent le statut En attente de rangement.
Il faut ensuite activer un cronjob pour que le statut Disponible soit remis après le délai souhaité.
Dans le cas d'une quarantaine, si un exemplaire est réservé, il faut alors choisir l'option "Ignorer" pour éviter que le statut du document devienne "En attente de retrait". Si on utilise cette option pour autre chose, on peut aussi confirmer la réservation, si ça convient à la situation.
2.4 Message au retour selon le type de document
Dans les configurations des types de document, il est possible d'indiquer un message spécifique à indiquer lorsqu'un document de ce type est retourné.
Si le type de message choisi est Message, l'encadré au retour sera bleu. Si le type choisi est Alerte, l'encadré au retour sera jaune.
Article révisé dans la version 24.05.
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