Gestion des réservations

Gestion des réservations

0. Paramétrage

0.1 Préférences système

La préférence système AllowHoldsOnPatronsPossessions permet aux utilisateurs de réserver un document déjà en prêt dans leur dossier.


La préférence système OPACShowHoldQueueDetails permet d'afficher dans une nouvelle colonne le nombre de réservations sur un exemplaire dans la notice à l'OPAC. Il y a quatre choix d’affichage :

Afficher les réservations et leur niveau de priorité

Afficher le niveau de priorité (quand on est connecté)

Afficher les réservations



AllowHoldDateInFuture: Permet ou non d’activer la possibilité de faire des réservations à une date ultérieure (Mise de côté)

AllowOnShelfHolds: Permet ou non de réserver à l’OPAC et à l’intranet des documents qui ne sont pas en état de prêt.

OPACAllowHoldDateInFuture: Permet ou non de réserver à une date future (mise de côté) à l’OPAC.

OPACMandatoryHoldDates : Permet d'obliger l'inscription d'une date lors de la réservation.

ReservesNeedReturns: Si AllowOnShelfHolds est activé et que cette préférence est choisi à “procéder automatiquement”, lorsqu’une réservation est faite, le statut de l’exemplaire à l’OPAC et à l’intranet devient Réservé et l’usager dans son dossier à l’OPAC voit que sa réservation est prête à être retiré à la bibliothèque. Si la préférence est choisi à “ne pas procéder automatiquement”, lorsqu’une réservation est faite, le statut de l’exemplaire ne sera pas modifié et l’usager verra dans son dossier le statut en attente qui sera inscrit tant que le document ne sera pas mis de côté au comptoir de prêt.

MaxReserves: Nombre total de réservations possible pour un usager.


0.2 Autoriser les réservations sur les étagères

La réservation sur les étagères fait référence à la réservation de document qui sont disponibles sur les rayonnages. Cela permet donc aux usagers de réserver un document disponible pour s'assurer que celui-ci ne sera pas prêté à un autre usager d'ici à ce qu'il se rende à la bibliothèque pour récupérer le document.

Cette option est paramétrée directement dans les règles de circulation.

  1. Oui : La réservation de documents disponibles est toujours autorisées pour cette règle de circulation.
  2. Si au moins un est indisponible : La réservation de documents disponibles est autorisée seulement si au moins un exemplaire de la notice est en prêt.
  3. Si tous sont indisponibles : La réservation de documents disponibles est autorisée seulement si tous les exemplaires de la notice sont en prêt.

 Pour que cette option soit utilisée de façon optimale, il faut que le personnel de la bibliothèque consulte plusieurs fois par jour les rapports de réservation à traiter, puisque l'idée c'est de pouvoir mettre le document de côté pour l'usager. De plus, le personnel peut recevoir une notification si la préférence emailLibrarianWhenHoldIsPlaced est activée pour aider le processus. La notification HOLDPLACED correspond au courriel envoyé.


0.3 Nombre de réservations possibles

0.3.1 Par notice

0.3.2 Au total, par règle de circulation

0.3.3 Au total, par type de document

0.3.4 Au total, par catégorie d'utilisateur


0.4 Placer des réservations sur des exemplaires exclus du prêt

Contrairement aux documents ayant un statut de perte, il est possible de réserver des documents ayant un statut Exclu du prêt. Pour ce faire, il est cependant important que le statut de prêt en question ait une valeur négative.

En effet, cela dépend de la valeur autorisée de la catégorie NOT_LOAN qui est sélectionnée.
  1. Les documents ayant un statut d'exclusion avec une valeur positive (dans l'exemple les valeurs 1, 2, 3, 4, 6 et 101) ne peuvent pas être prêtés ni réservés.
  2. Les documents ayant un statut d'exclusion avec une valeur négative (dans l'exemple les valeurs -1 et -100) ne peuvent pas être prêtés, mais peuvent être réservés.

La préférence système TrapHoldsOnOrder doit alors être paramétrée pour que Koha "piège" les exemplaires qui ont un statut d'exclusion négatif.
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La préférence système SkipHoldTrapOnNotForLoanValue permet, en complément, d'exclure certains statuts d'exclusion. Ainsi, par défaut, si TrapHoldsOnOrder est activée, tous les statuts d'exclusion à valeur négative sont piégés par Koha. Si on veut que certains statuts à valeur négative ne soient pas piégés, on les inscrira dans cette préférence système.
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Info
Dans Koha, le terme "piéger" fait référence à l'avertissement que nous recevons lorsqu'on passe au retour un document qui est réservé pour un autre utilisateur :

Donc, si la préférence TrapHoldsOnOrder est désactivée, cela n'empêchera pas de placer une réservation sur un exemplaire exclu du prêt, mais le personnel ne recevra pas l'avertissement au retour, puisque Koha ne piègera pas l'exemplaire.

Création d'une réservation

À l'Intranet, dans une notice

  • Il est possible d'accéder à la réservation de deux manières :

    • À partir de la liste de résultats suite à la recherche, cliquer sur [Réservations].
    • À partir de la notice en vue détaillée, cliquer sur le bouton [Réserver] situé dans le haut de la notice.

  • Scanner ou inscrire le nom de l’usager dans le champ de recherche et cliquer sur [Rechercher].
  • Effectuer la réservation. Pour les instance ayant plusieurs bibliothèques, il est possible d'indiquer à quelle bibliothèque l'usager pourra récupérer le document en la sélectionnant dans le menu déroulant de Récupérer à.
    • Il est possible de seulement réserver le prochain exemplaire qui sera disponible en cochant la case Réserver le prochain exemplaire disponible. Ensuite, cliquer sur le bouton [Réserver].
    • Il est aussi possible de réserver un exemplaire précis en cochant celui désiré. Ensuite, cliquer sur le bouton [Réserver].

  • La réservation sera alors effectuée pour votre usager. Vous serez redirigé vers le tableau des réservations existantes pour cette notice. 

À l'intranet, à partir du dossier d'un usager

  • Dans le dossier d'un usager, le bouton [Rechercher pour réserver] apparait.

  • En cliquant, on est alors redirigé vers la page de recherche avancée pour trouver le document à réserver.
  • La suite de la procédure est alors la même que dans la section suivante, c'est-à-dire qu'il est possible de placer la réservation à partir de la liste des résultats et à partir de la vue détaillée de la notice. La différence, cependant, c'est que Koha nous offre l'option de réserver pour l'usager spécifique à qui appartient le dossier dans lequel on a cliqué sur [Rechercher pour réserver].

Ajuster la priorité d'une réservation

Lorsqu'il y a plusieurs réservations pour les exemplaires d'une même notice, il est possible de modifier l'ordre de priorité dans laquelle les réservations seront traitées. Par défaut, elles sont priorisées selon la date de création, donc dans l'ordre du "premier arrivé, premier servi".
  • Au besoin, effectuer une recherche dans le catalogue à l'intranet pour trouver la notice du livre pour lequel vous désirez modifier l'ordre des réservations.
  • Dans la vue détaillée de la notice, il faut cliquer sur l’onglet Réservations.


  • Dans le tableau, modifier les priorités des réservations en utilisant les flèches vertes  ou utilisez les chiffres de la colonne Priorité.

Gestion de la file de réservation

Un script s'occupe, à chaque heure, de remplir la file de réservations, qui apparait sous forme de rapport dans le module Circulation.

Warning
Ce rapport va compiler seulement les réservations effectuées sur un exemplaire spécifique (pas l'option Prochain disponible) qui a un statut "Disponible" (pas de statut Exclu du prêt ou prêté). Si un document a plusieurs réservations, seules la réservation en priorité 1 apparait dans le rapport.

Au lancement du rapport, différents filtres peuvent être remplis. Par défaut, seule notre bibliothèque de connexion est filtrée.

Une fois lancé, le rapport ressemble à ceci : 

Remplissage des réservations pour les Koha multisites

Une préférence système existe si vous désirez exclure du processus de réservation des sites de votre instance. Cette préférence StaticHoldsQueueWeight et RandomizeHoldQueueWeight permet de contrôler comment la file de réservations sera généré. C’est-à -dire que si vous entrez le code d’un site dans cette préférence système, les exemplaires disponibles pour réservation de ce site seront priorisées des sites qui ne sont pas inscrit dans la préférence.

Pour ce faire, vous devez inscrire les codes des sites que vous désirez voir dans votre rapport et ne pas inscrire les codes des sites que vous voulez exclure de ce rapport.

Pour la préférence système RandomizeHoldsQueueWeight, vous avez l’option de générer l’ordre du rapport « aléatoirement » ou « dans cet ordre« . Si vous choisissez un ordre aléatoire, le rapport sera généré en fonction des sites sélectionnés dans la préférence système. Si vous laissez la préférence système StaticHoldsQueueWeight par défaut, et que le choix de l’ordre est aléatoire, le rapport listera les réservations de tous les sites sans ordre particulier des sites. Si vous avez inscrit des sites dans la préférence système et que l’ordre est aléatoire, le rapport listera les réservations pour ces sites uniquement, mais sans ordre particulier pour les sites. Si vous choisissez « dans cet ordre » le rapport de la file de réservations prendra en considération les codes des sites dans l’ordre que vous les aurez inscrits dans la préférence système.

Ces codes se trouvent dans le module Administration sous Sites et groupes. Vous allez avoir un tableau répertoriant l’ensemble des sites de votre instance. L’une des colonnes donne le code de chaque instance.

En d’autres termes, si vous avez une réservation qui doit être collectée au site A et que des exemplaires sont disponibles pour réservation dans le site A, la file de réservations prendra en considération ces éléments pour favoriser la diminution des coûts de transferts entre les différents sites. Après avoir tenté de répondre aux demandes de réservation avec les disponibilités du site, le système tentera de trouver des exemplaires disponibles pour réservation dans les autres sites selon le paramétrage des préférences système RandomizeHoldsQueueWeight et StaticHoldsQueueWeight.

Mise en attente de récupération

L'étape suivante dans le processus de réservation d'un document est sa mise en attente de retrait pour la personne qui l'a réservé. Pour que la mise en attente de retrait se fasse, il faut que le document passe au retour. Ainsi, si le document était en prêt, lorsque celui-ci revient à la bibliothèque, la réservation peut être mise en attente de retrait. S'il s'agit d'une réservation d'un document sur les étagères, il faut alors simuler un retour en scannant le document.
Lorsque vous effectuez un retour de document et qu'il y a une réservation associée à ce document, le message suivant apparait.

En cliquant sur [Confirmer la réservation] ou sur [Imprimer le ticket et confirmer], la réservation se met en attente de retrait et apparait dans le rapport Réservations en attente de retrait du module Circulation.

Impression du ticket de réservation - Méthode de contact privilégiée
Il est possible, dans la fiche de l'usager, de spécifier une méthode de contact privilégiée. Lors de l’impression d’un ticket de réservation, cette méthode de contact sera noté et il sera possible pour le personnel de contacter l'usager de la bonne manière.

Dans le ticket de réservation, qui découle du reçu de type HOLD_SLIP, la méthode de contact privilégiée sera notée.


Annuler une réservation

Par l'usager, via son dossier à l'OPAC

Pour que la réservation puisse être annulée à l'OPAC, il faut paramétrer les règles par défaut d'annulation de réservations en attente de retrait. Cette section se trouve dans un tableau, sous les règles de circulation. Pour chaque catégorie d'utilisateur et chaque type de document, il est possible d'activer l'annulation.

Lorsque la réservation passera au statut en attente de retrait, l'usager connecté à l'OPAC aura l'option d’annuler la réservation.

L'usager devra se connecter à l'OPAC, aller dans la section Résumé et dans le pavé Réservations.

Une fenêtre de confirmation apparaitra alors pour confirmer l'annulation de la réservation.


Une fois l'option "Oui" cliquée, la réservation disparaitra du compte de l'usager à l'OPAC.

Elle sera cependant toujours visible dans le compte de l'usager à l'intranet et le personnel de la bibliothèque devra gérer son retrait complet du système. Dans le rapport des Réservations en attente de retrait, l'onglet Réservations avec demande d'annulation permet de faire cette suppression.

Dans l'intranet, à partir du dossier de l'usager

  • Dans le dossier de l’usager, dans le menu à gauche, aller dans l’onglet Prêt ou Détails.


  • Sélectionner l'onglet du tableau des Réservations de l’usager.


  • Sélectionner l’option Oui dans la colonne intitulée Annuler? et ce pour l’ensemble des réservations à annuler.
  • Cliquer sur le bouton [Annuler les réservations sélectionnées] situé dans le bas du tableau.
  • Les réservations ayant la mention Oui seront annulées.

Dans la notice du document

  • Dans la vue détaillée de la notice, cliquer sur l’onglet Réservations.

  • Il est possible d'annuler la réservation de 2 façons :
    • Cliquer sur le bouton () au niveau de la réservation que vous désirez annuler.
    • Cocher la ou les réservations que vous désirez annuler et cliquer sur le bouton [Annuler les réservations sélectionnées].
  • Un message de confirmation apparaitra, cliquer sur [Confirmer l'annulation]. La réservation sera ensuite effacée.

Automatiquement, selon la préférence système ReservesMaxPickUpDelay

Quelques préférences système doivent être activées pour mettre en place l'automatisation de l'annulation des réservation.

doit être placée à Expirer automatiquement.
.

La préférence système ReservesMaxPickUpDelay doit avoir un nombre de jours inscrit. Dans l'exemple, les réservations sont annulées au bout de 6 jours en attente de récupération.

La préférence système ExpireReservesOnHolidays permet de choisir si les jours de fermeture au calendrier sont ignorées ou prises en compte.


La préférence système ExpireReservesMaxPickUpDelayCharge permet de donner une amende aux utilisateurs qui ne récupèrent pas leur réservation avant le délai d'expiration.

La préférence système ExpireReservesAutoFill permet d'assigner l'exemplaire dont la réservation a été annulée de passer à la prochaine réservation de la liste et la préférence système ExpireReservesAutoFillEmail permet d'indiquer une adresse courriel pour l’envoi des notifications pour indiquer que l'exemplaire annulé a été assigné à la nouvelle réservation. La notification a paramétrer pour recevoir ce message est HOLD_CHANGED

Après la mise en place de ces préférences système, les réservations en attente de récupération par les usagers depuis plus de 6 jours sont annulées automatiquement par le système.

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