Gestion des commandes
0. Paniers de commande
0.1 Créer un panier
- Rechercher le fournisseur.
- Cliquer sur le bouton [Ajouter] et sélectionner Panier.
- Remplir les informations du nouveau panier (Nom, Note interne, etc.)
- Cliquer sur [Enregistrer] pour terminer la création du panier de commande.
0.1.1 Commandes permanentes
Une commande permanente est une commande qui reste ouverte en tout temps. Ce genre de commande peut être utilisé pour les abonnements aux base de données par exemple.
Lors de l’ajout d’une commande dans ce panier, vous ne pourrez pas créer d’exemplaire et la quantité sera par défaut positionné sur 1 même si la préférence système AcqCreateItem est positionné sur création exemplaire au moment de placer une commande .
Une fois la commande crée, vous ne pourrez pas fermer le panier, le bouton n’apparait pas.
Lors de la réception, vous devez indiquer la quantité reçue.
Une ligne de commande réceptionné apparaitra dans la page de Réception, et une ligne de commande demeurera dans les commandes à recevoir.
Dans le panier, la commande initiale est toujours en statut « commande » alors qu’une autre commande s’est crée automatiquement selon les mêmes critères de la commande initiale avec le statut reçue.
Ce panier restera ouvert tant que vous ne décocherez pas la case Commandes permanentes en allant dans la modification du panier.
0.2 Modifier un panier
- Rechercher le fournisseur.
- Cliquer sur le nom du panier désiré.
- Cliquer sur le bouton [Modifier le panier].
- Effectuer les modifications et cliquer sur le bouton [Enregistrer] dans le bas de la page.
0.3 Supprimer un panier
Dans la fiche d'un panier ouvert, on retrouve le bouton Supprimer le panier.
- Cliquer sur le bouton [Supprimer le panier].
- Si le panier contient des commandes, l'avertissement suivant s'affiche :
- Ensuite, le message Panier supprimé s'affiche et vous pouvez retourner dans l'affichage des paniers du fournisseurs ou de tous les paniers actifs.
0.4 Rouvrir un panier
À la suite de la fermeture d'un panier (voir la section 4.2 sur la réception des colis), il est possible de le rouvrir.
Par contre, dès qu'un panier est lié à un bordereau de commande, l'option de réouverture est grisée et n'est pas cliquable.
Pour pouvoir rouvrir le panier, il faut donc qu'il ne soit plus associé à un bordereau de commande.
Si le bordereau a été fermé, il faudra d'abord le rouvrir. Dans le panier, sous le pavé paramètre, il sera possible de cliquer sur le bordereau pour l'afficher.
Celui-ci apparaitra dans l'onglet "Fermé" du tableau des bordereaux de commande et il y aura l'option Rouvrir.
Une fois le bordereau Ouvert à nouveau, il sera possible de le changer dans la fiche du panier et sélectionner Aucun bordereau.
Le bouton Rouvrir le panier devient alors disponible à nouveau.
1. Créer une commande
À partir d'une notice existante
- Dans le module Acquisitions, rechercher le fournisseur.
- Cliquer sur le bouton [Ajouter au panier] situé dans la colonne Actions de la ligne du panier
- Dans l’option À partir d'une notice existante, faire une recherche en inscrivant des mots-clés et cliquer sur [Valider].
- Les résultats s'afficheront dans une recherche catalogue. Cliquer sur [Ajouter une commande] dans la notice désirée.
- Une page de nouvelle commande s'ouvrira. Compléter les sections Exemplaire et Détails financiers.
Le champ Quantité est éditable car la préférence système AcqCreateItem est positionnée sur recevoir une commande.
Le champ Quantité peut être grisé si la préférence système est positionné sur créer une commande.
- Le panier sera mis à jour automatiquement.
À partir d'une suggestion
Dans le module Acquisitions, rechercher le fournisseur.
Cliquer sur le bouton [Ajouter au panier] situé dans la colonne Actions de la ligne du panier
Cliquer sur l’option À partir d'une suggestion
Vous serez redirigé vers la page des suggestions qui ont été acceptées par l’un des membres de votre équipe.
Cliquer sur le bouton [Commander] dans la ligne de la suggestion désirée.
Remplir tous les champs nécessaires pour effectuer la commande de ce document et cliquer sur le bouton [Enregistrer] dans le bas de la page.
La suggestion sera alors ajoutée à votre panier de commande.
Cette documentation a été réalisée selon le paramétrage suivant de la préférence système AcqCreateItem "recevoir une commande"
À partir d'une nouvelle notice
Dans le module Acquisitions, rechercher le fournisseur.
Cliquer sur le bouton [Ajouter au panier] situé dans la colonne Actions de la ligne du panier
Cliquer sur l’option À partir d'une suggestion
Inscrire les informations du document dans la section des Détails.
Compléter la section Exemplaire et cliquer sur le bouton [Ajouter l'exemplaire].
Compléter la section Détails financiers.
Ensuite, cliquer sur le bouton [Enregistrer] dans le bas de la page.
La notice sera alors ajoutée à votre panier de commande.
À partir de commandes existantes (copie)
Dans le module Acquisitions, rechercher le fournisseur.
Cliquer sur le bouton [Ajouter au panier] situé dans la colonne Actions de la ligne du panier
Cliquer sur l’option À partir de commande existantes (copie)
Une nouvelle fenêtre avec un bordereau de recherche s'affichera.
Remplir les différents champs disponibles pour retrouver la ligne de commande pour la commander de nouveau, mais avec un autre fournisseur.
Cliquer sur [Recherche], un tableau avec la liste des résultats de la recherche s'affichera.
Si la recherche ne donne aucun résultat, aucun message n'apparaitra pour vous l'indiquer.
Sélectionner une ligne que vous désirez commander de nouveau à l'aide de la première colonne.
Lorsque la ligne de commande est sélectionnée, elle sera surlignée en vert.
Il est possible de refaire une autre recherche de ligne de commande avant de finaliser l'enregistrement. Pour ce faire, cliquer sur
situé dans le haut de la page. Cette action fera afficher de nouveau le bordereau de recherche de ligne de commande.
Les commandes cochées ne seront pas effacées et seront affichées dans le bas du tableau en dessous des nouveaux résultats de recherche.
Il suffira de cocher les commandes désirez ajouter au panier et de cliquer sur le bouton [Suivant]. Le tableau pour les détails financier s'affichera.
Inscrire ces informations et cliquer sur le bouton [Dupliquer les commandes] pour confirmer les commandes.
Il est possible de cocher la case située à droite de chaque champ pour utiliser la valeur d'origine de la commande.
Les commandes seront alors ajoutées au panier.
À partir d'une source externe
Dans le module Acquisitions, rechercher le fournisseur.
Cliquer sur le bouton [Ajouter au panier] situé dans la colonne Actions de la ligne du panier
Cliquer sur l’option À partir d'une source externe
Vous serez redirigé vers un bordereau de recherche Z39.50 qui vous permettra de rechercher des documents dans d’autres bibliothèques.
Inscrire des termes de recherche et sélectionner des sources à l’aide la liste située à droite du tableau.
Lancer la recherche en cliquant sur le bouton [Recherche].
Une liste de résultats s’affichera. Cliquer sur la petite flèche dans la ligne de la notice désirée et cliquer sur Commander.
Au besoin, il est possible de modifier les champs de la notice en cliquant sur [Modifier la notice].
Compléter les sections Exemplaire et Détails financiers.
Finaliser la commande en cliquant sur le bouton [Enregistrer] dans le bas de la page.
À partir d'un fichier importé
Dans le module Acquisitions, rechercher le fournisseur.
Cliquer sur le bouton [Ajouter au panier] situé dans la colonne Actions de la ligne du panier.
Cliquer sur l’option À partir d'un fichier importé.
Vous serez redirigé vers une liste des fichiers ayant déjà été importés dans Koha, mais pas encore traités. C’est-à-dire qu’ils n’ont pas été ajoutés au catalogue.
Cliquer sur le bouton [Ajouter des lignes de commandes] vis-à-vis le fichier désiré
Ensuite, sélectionner les documents parmi l’ensemble des documents composant le fichier.
Lorsque sélectionné, déterminer la quantité à ajouter au panier de commande ainsi que le poste budgétaire.
Pour terminer la commande, cliquer sur le bouton [Enregistrer].
À partir des titre ayant les plus forts taux de réservations
Dans le module Acquisitions, rechercher le fournisseur.
Cliquer sur le bouton [Ajouter au panier] situé dans la colonne Actions de la ligne du panier.
Cliquer sur l’option À partir des titres ayant les plus forts taux de réservations.
Vous serez redirigé vers le rapport des ratios des réservations des documents de votre catalogue.
Pour commander un document, cliquer sur le bouton [X à commander] dans la colonne Exemplaires nécessaires.
Ensuite, vous pouvez inscrire un utilisateur pour qu'il soit avertit lorsque vous réceptionnez le document.
Au besoin, il est possible de modifier les champs de la notice en cliquant sur [Modifier la notice].
Compléter les sections Exemplaire et Détails financiers.
Finaliser la commande en cliquant sur le bouton [Enregistrer] dans le bas de la page.
2. Modifier une commande
Dans le module Acquisitions, rechercher le fournisseur.
Dans la liste des paniers du fournisseur, cliquer sur le nom du panier désiré.
Cliquer sur [Modifier] dans la ligne de la commande concernée.
Effectuer les modifications désirées.
Cliquer sur le bouton [Enregistrer].
3. Supprimer une commande
Dans le module Acquisitions, rechercher le fournisseur.
Dans la liste des paniers du fournisseur, cliquer sur le nom du panier désiré.
Cliquer sur [Annuler la commande] ou sur [Annuler la commande et supprimer la notice] dans la ligne de la commande concernée.
Une fenêtre apparaitra. Confirmer l’annulation de la commande en cliquant sur le bouton [Oui, annuler]. Il est aussi possible de sélectionner une raison de l'annulation.
3.1 Raisons pour supprimer une commande
Les raisons pour supprimer les commandes sont gérés dans les valeurs autorisés.
Dans la catégorie ORDER_CANCELLATION_REASON vous trouverez des raisons par défaut.
Les raisons par défaut sont en anglais, cela sera à vous de les traduire ou de les supprimer (No reason provided, Out of stock, Restocking).
Vous pouvez également créer de nouvelles raisons en cliquant sur [Ajouter une valeur autorisée pour ORDER_CANCELLATION_REASON].
Dans le message de confirmation de suppression, le menu présente les raisons inscrites dans les valeurs autorisées.
Après avoir choisi la raison de l’annulation de la commande, dans le tableau des commandes annulées, la raison sera affichée
4. Réceptionner une commande
4.1 Envoyer le panier par courriel au fournisseur
Si on veut envoyer le panier de commande par courriel au fournisseur, il faut le faire avant de fermer le panier pour la réception, sinon le bouton disparait.
Pour ce faire, il faut que, dans la fiche du fournisseur, l'option Contacter lors de la commande soit cochée et qu'une adresse courriel valide soit inscrite dans le champ Courriel.
Il faut également que la notification ACQORDER soit paramétrée dans les notifications et reçus.
Lorsque votre panier est prêt à être fermé, il faut d'abord cliquer sur Envoyer la commande par courriel.
4.2 Réceptionner un colis
- Dans le module Acquisitions, rechercher le fournisseur et consulter les paniers de celui-ci.
- Il faut fermer le panier avant de pouvoir faire la réception des documents. Pour cela, cliquer sur le nom du panier et cliquer sur le bouton [Fermer ce panier].
- Confirmer la fermeture du panier en cliquant sur le bouton [Oui, fermer].
- Ensuite, cliquer sur [Réceptionner colis].
- Inscrire le numéro de la facture et les informations concernant les frais de livraison s’il y a lieu. Cliquer sur le bouton [Suivant].
- Il est possible de réception qu'un seul document ou plusieurs à la fois.
- Un seul document à la fois : cliquer sur [Recevoir] situé dans la ligne du document
- Plusieurs à la fois : cocher les cases des documents que vous désirez réceptionner et cliquer sur le bouton [Réception des commandes sélectionnées (X)].
- Ensuite, une fenêtre s'ouvrira. Au besoin, compléter la section Exemplaire et cliquer sur [Ajouter l'exemplaire].
- Compléter aussi la section des Détails financiers.
- Cliquer sur le bouton [Confirmer] situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
- Lorsque terminé la réception des documents, cliquer sur le bouton [Finir la réception].
4.3 Annuler la réception d'une commande
- Recherchez votre fournisseur et cliquez sur
- Cliquez sur le numéro de la facture concernée
- Vous allez pouvoir annuler la réception des documents en cliquant sur «Annuler la réception» pour chaque document
4.4 Notifier des utilisateurs lors de la réception d'une commande
Ajouter un utilisateur dans une commande fait en sorte que ce dernier recevra une notification lorsqu'il y aura réception du document co
- Dans le module Acquisitions, rechercher le fournisseur.
- Cliquer sur le nom du panier désiré.
- Cliquer sur [Modifier] dans la ligne de la commande concernée.
- Dans la section Utilisateurs, cliquer sur le bouton [Ajouter un utilisateur].
- Une nouvelle fenêtre s'ouvrira. Rechercher le ou les usagers concernés.
- Dans la liste des utilisateurs, cliquer sur le bouton [Ajouter] pour chaque usager que vous désirez notifier pour cette commande.
- Ensuite, cliquer sur le bouton [Fermer].
- L'utilisateur est ainsi ajouté à la commande.
La notification à paramétrer est ACQ_NOTIF_ON_RECEIV
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