Article thématique - Ménage des comptes et des données utilisateurs
L'article thématique suivant a pour but de vous soutenir dans la gestion de vos données d'utilisateurs et les comptes. Cette saine gestion a pour but de limiter les renseignements personnelles se retrouvant dans Koha et limiter le nombre d'utilisateurs inactifs conservés dans vos instances.
Pour information, les recommandations Collecto en matière de renseignements personnels dans Koha se trouve dans l'article suivant de la base de connaissances : Renseignements personnels dans Koha
1. Configurations à mettre en place
1.1 Politique de confidentialité
Les préférences système PrivacyPolicyConsent et PrivacyPolicyURL permettent aux utilisateurs de consulter et d'accepter la politique de confidentialité de la bibliothèque.
La préférence PrivacyPolicyURL permet d'indiquer le lien vers la politique.
La préférence PrivacyPolicyConsent permet de déterminer le comportement de l'OPAC par rapport à la politique. Il y a trois options :
- Désactivée : Les utilisateurs ne consultent pas la politique à partir de l'OPAC
- Forcée : Les utilisateurs sont obligés, à leur première connexion à l'OPAC, de consulter et accepter la politique de confidentialité. Si elle est refusée, l'usager est déconnecté de son dossier et ne pourra pas y accéder à nouveau à moins de l'accepter.
- Permissive : Les utilisateurs seront invités à consulter la politique, mais n'auront pas à accepter ou refuser la politique pour accéder à leur dossier.
1.2 Suppression de l'historique de prêt par l'usager
La préférence système OPACPrivacy permet aux usagers de décider ce qu'il advient de leur historique de prêt.
Cette préférence nécessite que opacreadinghistory soit activée, qui permet aux usagers de consulter leur historique de prêt.
Cette préférence nécessite également que la préférence AnonymousPatron soit remplie. Voir section 1.4.
Si la préférence est à Autoriser, le dossier de l'usager à l'OPAC présentera un onglet supplémentaire : Vie privée.
Dans cet onglet, l'usager peut d'abord choisir ce qu'il advient de son historique de prêt, chaque fois qu'il retourne un document. Tel qu'indiquer dans la page, les trois options sont les suivantes :
- Pour toujours : Gardez mon historique sans limite. Ceci est l'option pour les utilisateurs qui veulent faire le suivi de ce qu'ils lisent ou de ce qu'ils ont réservés.
- Par défaut : Conserver mon historique de lecture conformément aux législations locales. C'est l'option par défaut. La bibliothèque conservera votre historique de lecture pour la durée autorisée par ces lois locales.
- Jamais : Supprimer immédiatement mon historique. Cela effacera de votre historique tous vos documents empruntés au moment où vous les rendez, et l'historique de réservations au moment d'accomplissement ou d'annulation.
La dernière option, Jamais, fait donc en sorte que dès qu'un document est retourné, l'historique de prêt est anonymisé. Celui-ci demeurera alors comptabilisé, mais ne sera plus associé au dossier de l'emprunteur.
Cette option peut entrainer des pertes au niveau des suivis à faire pour des documents abîmés, par exemple. En effet, si le document est déposé dans une chute de retour et qu'il est passé au retour, on perdra l'information à propos de l'emprunteur. Si on se rend compte que le document est abîmé, par exemple, on ne pourra pas faire le suivi avec l'usager responsable du bris. Si l'option est activée, il est important de le prendre en compte dans les procédures.
Dans la deuxième section de la page, l'usager aura l'option de supprimer immédiatement son historique de prêt et/ou son historique de réservation.
note : AnonSuggestions
1.3 Champs obligatoires dans le dossier d'un utilisateur
La préférence BorrowerMandatoryField permet d'indiquer le ou les champs qui doivent obligatoirement être rempli.s lors de la création ou de la modification d'un utilisateur. Ceci aura notamment une incidence lorsqu'on voudra supprimer des champs dans un dossier d'utilisateur. Si par exemple, on veut supprimer les données d'adresse dans les dossiers, mais que le code postal est obligatoire selon la préférence BorrowerMandatoryField, il ne sera pas possible de supprimer ce champ.
1.4 Utilisateur anonyme
Pour pouvoir anonymiser les historiques de prêt, par l'outil ou par la préférence OPACPrivacy, il faut que la préférence système AnonymousPatron soit remplie. Dans cette préférence, on inscrira le borrowernumber (il s'agit du numéro d'utilisateur, ne pas confondre avec le numéro de carte).
Cet utilisateur sera celui que Koha utilisera pour anonymiser les historiques de prêt, c'est-à-dire que les emprunts seront au nom de cet utilisateur anonyme plutôt qu'au nom de l'emprunteur original.
2. Retrait/modification de renseignements personnels dans les fiches d'utilisateurs
2.1 Modification des données importées
Avant de supprimer les données dans les dossiers des usagers, il faut d'abord que les données importées dans Koha soient changées. Autrement, les données seront supprimées des dossiers pour être réimportées dès que les comptes seront remis à jour. Ceci demandera la collaboration des équipes TI de votre établissement.
2.1.1 Import de fichiers CSV/XML par FTP
Les fichiers qui sont déposés sur le FTP doivent être modifiés afin de ne plus contenir les données qu'on ne veut plus avoir dans les dossiers Koha. Il en va de même avec les fichiers CSV importés manuellement dans Koha.
Les fichiers provenant de Clara doivent être modifiés par Skytech, à moins d'avoir une solution maison pour modifier les fichiers.
2.1.2 LDAP
Si les dossiers sont synchronisés par LDAP, il faudra modifier le mapping configuré entre l'AD et Koha. Pour ce faire, il faudra communiquer avec nous.
2.2 Modification d'utilisateurs en lot
L'outil de modification d'utilisateurs en lot permet de modifier des champs en lot dans les dossiers, mais également de supprimer ces champs. Si on veut, par exemple, supprimer l'adresse de tous les dossiers de l'instance, il sera possible de le faire par l'outil de modification en lot.
Pour sélectionner les utilisateurs à modifier, trois options peuvent être choisie :
- Par numéro de carte : il est possible de téléverser un fichier qui contient les numéros de carte ou de lister les numéros de carte dans une boîte de saisie.
- Par numéro d'utilisateur : il est possible de téléverser un fichier qui contient les numéros de carte ou de lister les numéros de carte dans une boîte de saisie.
- Par liste d'abonnés : un menu déroulant vous permet de sélectionner la liste d'utilisateurs, préalablement créée, que vous souhaitez modifier.
Lorsque la sélection des dossiers d'utilisateurs est faite, on se retrouve devant un formulaire avec la liste des utilisateurs sélectionnés et les champs modifiables. Il est alors possible de décocher des utilisateurs si on ne veut plus, finalement, les modifier.
Les champs en rouge sont ceux obligatoires, paramétrés dans la préférence système BorrowerMandatoryField. Ils ne peuvent donc pas être supprimés. Tous les autres champs peuvent être supprimés en cochant la boîte à droite de chaque champ. Par exemple, cocher la case du champ Pays, supprimera les données de ce champ pour tous les utilisateurs sélectionnés.
Un bogue d'affichage en version 23.05 fait que les cases à cocher, à droite, n'apparaissent pas systématiquement. Pour les faire apparaitre, il faut sélectionner un attribut dans le menu déroulant. Les cases à cocher apparaissent par la suite à droite des champs.
Pour les attributs, il faut sélectionner un attribut dans le menu déroulant. La case pour supprimer le champ apparait alors à droite. Si on veut modifier ou supprimer plusieurs attributs, on utilisera le bouton [Ajouter] pour pouvoir sélectionner un autre attribut.
Lorsqu'on fait [Enregistrer]
3. Outil de suppression et d'anonymisation
Lorsqu'on accède à l'outil, on peut d'abord choisir la bibliothèque pour laquelle on veut faire l'action. Pour les Koha multisites, il est donc possible de faire le changement pour une seule bibliothèque ou pour le faire sur l'ensemble des bibliothèques.
3.1 Anonymisation
Cette option permet d'anonymiser les historiques de prêt, sans supprimer les dossiers. Le seul critère est donc la date. Tous les documents dont la date de prêt est avant la date choisie seront alors anonymisés. Bien sûr, il s'agit des prêts retournés. Ceux qui sont toujours en prêt dans les dossiers ne sont pas concernés par l'action.
Ainsi, si on prend en exemple un dossier qui a un prêt en date du 27 août :
L'historique de circulation du document indiquera la même information, avec l'utilisatrice emprunteuse :
On ira alors utiliser l'outil d'anonymisation en mettant la date du 1er septembre 2024 :
En cliquant sur [Suiv.>>], Koha nous donne l'indication suivante :
À noter que la formulation laisse sous-entendre que l'historique complet de 13 utilisateurs sera supprimer, mais seul les prêts qui correspondent au filtre de date seront anonymisés.
On clique ensuite sur [Terminer] et Koha nous donne une confirmation :
Si on retourne dans le dossier de l'emprunteuse, le prêt n'est plus là. Si on va dans la notice du document, le prêt est maintenant au nom de notre utilisateur anonyme, celui indiqué dans la préférence système AnonymousPatron.
3.2 Suppression
Lors de la suppression, l'utilisateur emprunteur est simplement effacé de l'historique de circulation, laissant une boîte vide dans l'historique de prêt, contrairement à l'anonymisation, qui remplace l'utilisateur emprunteur par l'utilisateur anonyme inscrit dans AnonymousPatron. Si on veut que l'utilisateur anonyme s'affiche, il faudra d'abord faire une opération d'anonymisation et ensuite supprimer les utilisateurs voulus.
À noter également que l'outil liste des conditions pour la suppression des comptes. Ainsi, les comptes ne peuvent pas être supprimés si :
- Ils ont des prêts en cours.
- Ils ont un des crédits inutilisés ou un solde à payer.
- Ils sont le garant d'un autre utilisateur.
- Ils sont dans une catégorie d'utilisateurs de type Employé ou s'ils ont des permissions dans leurs dossiers. (Ne pas confondre le type de catégorie et le nom de la catégorie. Dans la majorité des cas, le type est "Adulte" ou "Enfant". Donc même si la catégorie s'appelle "Employé", ça ne veut pas dire que le type est Employé. Par exemple dans cette capture d'écran, toutes les catégories sont de type Adulte.)
Pour vous aider dans ce processus, voici une requête SQL de base vous permettant de trouver tous les comptes expirés dans votre Koha avant la date sélectionnée.
SELECT
borrowernumber,
concat(surname,' ', firstname) "Usager",
cardnumber "Numéro de carte"
FROM borrowers
WHERE dateexpiry< <<Expiré avant le|date>>
4. Biblio Éclair - Ménage des utilisateurs et de leurs données
Article rédigé dans la version 23.05.
Related Articles
Renseignements personnels dans Koha - Recommandations Collecto
En collaboration avec un comité, Collecto propose des lignes directrices en matière de renseignements personnels dans votre instance Koha. En tant que fournisseurs, Collecto est aussi soumis à la fameuse loi 25 qui concerne les données personnelles. ...Cacher son nom dans la liste des utilisateurs en ligne
Il est passé minuit et vous voulez faire croire à vos étudiant-es que vous dormez à poings fermés alors que vous êtes encore dans Moodle à peaufiner le cours de demain ? Vous pouvez cacher votre nom de la liste des utilisateurs en ligne. Ni vu ni ...Corrections de la base de données - Script inconsistencies
Un nouveau fichier est déposé sur les instances, dans les outils, sous Accès aux fichiers. Le fichier s'appelle inconsistencies_CÉGEP (CÉGEP étant le nom de votre établissement). Ce fichier est créé par un script qui est roulé sur les instances afin ...Article thématique sur la gestion de l'argent dans Koha
Cet article thématique présentera l'ensemble des configurations à faire et comment utiliser les différentes options dans Koha pour optimiser la gestion de l'argent dans Koha. Il se peut que ce qui est expliqué dans cet article diffère de votre ...Ménage d'un site Moodle
Portée et objectifs Durant une séance avec les administrateurs Moodle du réseau Collecto, nous avons abordé ces points. L'enregistrement est disponible ici avec le mot de passe mC&p013p. Les utilisateurs, les fichiers et les cours s'accumulent dans ...