1. Importer un lot de notices bibliographiques

1.1 Préambule

Il est possible d’importer un lot de notices bibliographiques dans Koha, sans passer par le module Catalogage.

1.2 Création d’un lot de notices

Créez tout d’abord un lot de notices au format .mrc. Ce lot peut avoir été fait, par exemple, sur Amicus ou via le logiciel Marc Edit.

1.3 Préparation des notices dans le réservoir Koha

Pour importer un fichier de notices, il faut se rendre dans Outils, section Préparation des notices MARC à l’import.

Choisissez le fichier sur votre ordinateur et cliquez sur Télécharger fichier.

Une fois le téléchargement terminé, des nouveaux champs apparaissent sur la page.

Si vous souhaitez appliquer une règle de concordance pour éviter de créer des doublons, choisissez la règle dans le menu déroulant Règle de concordance. Si la règle n’existe pas, il faut la créer dans la section Règles de concordance du module Administration (Consulter la documentation Créer une règle de concordance.)

Voir la vidéo suivante pour voir comment appliquer la règle de concordance:

Vous pouvez soit cliquer sur Préparer les notices MARC pour importer une autre fichier soit cliquer sur Gérer les notices préparées (vous pouvez aussi y accéder à partir de la section Outils>Gestions des notices MARC traitées).

1.4 Importation des notices bibliographiques

Dans la nouvelle page, vous pouvez à nouveau modifier les règles de concordances et cliquer sur Appliquer une autre règle de concordance.

Cliquez ensuite sur Importer dans le catalogue.

Une nouvelle page s’affiche avec les résultats de l’importation. Vous pouvez encore à cette page annuler l’importation et vous revenez à la page Gestion des notices téléchargées.

C’est à ce moment que les notices seront créées. Par contre, souvenez-vous qu’il est toujours possible de supprimer un lot de notices importées à l’aide de la fonction Gestion des notices téléchargées (nous verrons cette fonction dans le point 2).

2. Importer un lot de notices d'autorités

Même procédure que pour les notices bibliographiques sauf qu'il faut choisir le type Autorité dans le menu Type de notice (voir section 1.3 et 1.4)

3. Gestion des notices  MARC préparées

Allez dans Outils, puis dans Gestion des notices téléchargées

3.1 Aperçu des importations effectuées

Un tableau affiche toutes les importations qui ont eu lieu.

No	Numéro de l’importation
Nom du fichier	Le nom du fichier de notices (fichier .mrc)
Commentaires	Ce champ correspond au champ Notes à propos de ce fichier créé à l’étape 1.3
Statut	Préparé: les notices n’ont pas encore été importés Effacé : le fichier a été effacé Importée:lot de notices importés Revenu : importation annulée
Traité	Date du traitement
Notice	Nombre de notices traitées
Exemplaire	Nombre d’exemplaires traités
Action	Le bouton Effacer permet d’effacer un lot de notices importées

3.2 Détails des notices traitées

Il est possible d’avoir le détail des notices importées en cliquant sur le nom du fichier pour lequel on veut des détails.

En effectuant cette action, on peut voir toutes les notices créées avec leurs numéros de notices respectifs. Il est également possible d’avoir un aperçu Marc des notices en cliquant sur le titre souligné en bleu.

3.3 Annuler l'importation d’un lot 

Pour annuler l’importation des notices, il faut vous rendre dans un fichier déjà importé, comme au point 2.2 de ce document. Au-dessus du tableau, vous trouverez un bouton Annuler l’importation.

Attention, si vous cliquez sur Effacer dans le tableau suivant pour un fichier qui a un statut Importé, les notices ne seront pas supprimées, c'est seulement le fichier qui sera enlevé du serveur.

Une fois le fichier effacé, il n'est plus possible d'annuler l'importation.

Les fichiers avec le statut Préparé peuvent être supprimé en cliquant sur le bouton Effacer. Ce fichier prendra alors le statut Effacé et il ne sera plus possible d'importer les notices de ce fichier. Un fichier avec un statut Effacé peut être supprimé via la bouton Supprimer de la colonne Action