Importer et gérer un fichier de notices MARC
0. Préambule
L'outil d'import de fichier de notices MARC permet d'importer en lot des notices stockées dans des fichiers MARC.
Cet outil se sépare en deux sections qui ont des fonctions bien définies :
- L'outil de préparation des notices MARC à l'import
- Gestion des notices préparées
L'outil de préparation des notices permet de déposer les notices dans le "réservoir" de Koha. À ne pas confondre avec le réservoir de notices des ressources numériques de Collecto, ce n'est pas la même chose !
Cela signifie qu'on peut tout simplement déposer un fichier de notices, sans que celles-ci soient importées dans notre catalogue. À l'OPAC, ces notices n'apparaissent donc pas et à l'Intranet, elles apparaissent uniquement lorsqu'on lance une recherche dans le module Catalogage > Recherche du catalogue.
Pour sa part, l'outil de Gestion des notices préparées permet de compléter l'import, c'est-à-dire prendre les notices préparées, qui sont dans le "réservoir", et les importer dans notre catalogue pour qu'elles fassent partie de la collection et soient visibles à l'OPAC et à l'Intranet.
La procédure suivante s'applique aux notices d'autorités comme aux notices bibliographiques. La seule différence, c'est qu'il faut penser de changer le Type de notice dans la section Paramètres pour indiquer Autorité.
1. Préparation des notices à l'import
1.1 Téléversement
Pour accéder à la préparation des notices, il faut se rendre dans le module Catalogage > Importer > Préparation des notices MARC à l'import.
Cette première section du formulaire affiche seule lorsqu'on accède à l'outil de préparation de notices. Un bouton permet de choisir un fichier de l'ordinateur puis on peut téléverser le fichier.
Une fois le téléversement complété, les sections suivantes du formulaire apparaissent sur la page.
1.2 Profil d'import
La deuxième section permet de choisir un profil d'import qui va préremplir le formulaire avec des informations enregistrées.
Pour créer un profil d'import pour la première fois, il faut remplir le formulaire d'import avec les informations voulues dans le profil. Ensuite, tout au bas du formulaire, la section Enregistrer le profil permet de donner un nom au profil et de l'enregistrer. Par la suite, ce profil apparaitra dans le menu de la première section. Il est également possible de supprimer un profil dans cette section lorsqu'il y en a d'enregistrés.
1.3 Paramètres
La troisième section permet de sélectionner les paramètres du fichier.
- Notes : permet d'inscrire des notes internes à propos de l'importation.
- Type : permet d'indiquer si le fichier contient des notices bibliographiques ou des notices d'autorités
- Encodage des caractères : permet d'indiquer l'encodage du fichier.
- Format : permet de choisir le format du fichier. Par défaut, c'est le format MARC (.mrc) qui est utilisé, mais il serait également possible d'importer des fichiers au format MARCXML.
Par défaut, Koha considère les fichiers MARC dans l'encodage UTF-8. Certaines sources, par contre, utilisent l'encodage MARC-8. Si le fichier est préalablement modifié dans MARDEdit, il est possible de choisir l'encodage UTF-8 dans le logiciel pour ne pas avoir à modifier cette information lors de l'import.
L’idée à garder en tête est que si les accents
deviennent illisibles, ce n’est pas le bon encodage qui a été sélectionné !
1.4 Modèle de modification MARC
Dans cette quatrième section, il est possible d'appliquer un modèle de modification MARC préalablement créé. Cette fonctionnalité permet de modifier le contenu des notices en lot avant d'importer les notices. Cela pourrait servir à ajouter une note à toutes les notices, un type de document au niveau de la notice (942$c) ou encore ajouter un sujet (650).
1.4.1 Créer des exemplaires en lot lors de l'import
De plus, cette option pourrait permettre de créer un exemplaire automatiquement pour chaque notice du fichier lors de l'import avec des informations communes à tous ces exemplaires.
Par exemple, si on importe un lot de notices de DVD, on pourrait créer un modèle de modification MARC contenant une action qui donne le type de document DVD aux exemplaires (952$y), la localisation où se trouve nos DVD dans la bibliothèque (952$c) et les propriétaires et temporaires (952$a et $b).
Pour plus d'information sur la création d'un modèle de modification MARC, consultez la section 1 de l'article Modification en lot de notices
Après l'import, toutes les notices auront un exemplaire contenant les 4 informations choisies :
1.5 Rechercher des notices existantes dans le catalogue / concordance
Dans la cinquième section du formulaire, il est possible d'appliquer une règle de concordance afin de vérifier si les notices qu'on s'apprête à importer n'existent pas déjà dans notre catalogue et le comportement désiré lors de l'import s'il y a, ou non, une concordance avec une notice du catalogue.
- Règle de concordance : permet de sélectionner une règle de concordance préalablement créée.
- Action si une notice concordante est trouvée : permet de choisir le comportement de l'import si une notice concordante existe.
- Remplacer la notice existante avec la notice entrante : la notice qui est présentement dans le catalogue est remplacée par la notice dans le fichier.
- Ajouter la notice entrante : la notice qui est présentement dans le catalogue est conservée et la notice dans le fichier est importée comme une nouvelle notice.
- Ignorer la notice entrante (les exemplaires peuvent être traités) : la notice qui est présentement dans le catalogue est conservée et la notice dans le fichier n'est pas importée.
- Action s'il n'y a pas de concordance : permet de choisir le comportement de l'import si aucune notice concordante existe.
- Ajouter la notice entrante : la notice qui est dans le fichier est importée.
- Ignorer la notice entrante : la notice qui est dans le fichier n'est pas importée.
Pour plus d'information sur la création de règles de concordance, consultez l'article Créer une règle de concordance
1.6 Considération des exemplaires
Dans cette sixième section, on choisira ce que l'on veut faire avec les exemplaires de notre fichier.
D'abord, il faut choisir si on veut que Koha analyse le fichier et vérifie s'il y a des exemplaires, c'est-à-dire des zones 952. Si on dit oui, Koha nous indiquera combien de zones 952 ont été trouvées dans le fichier dans le bilan de préparation. Si on dit non, il ignore complètement les zones 952 du fichier et ne les inclura pas dans l'import.
Ensuite, on choisira quoi faire avec les exemplaires, si on a dit Oui à la vérification :
- Ignorer les exemplaires : les exemplaires trouvés ne sont pas importés.
- Remplacer les exemplaires si une notice bibliographique concordante a été trouvée (seulement les exemplaires existants) : les exemplaires de la notice qui est présentement dans le catalogue sont remplacés par les exemplaires de la notice dans le fichier.
- Ajouter les exemplaires seulement si aucune notice bibliographique concordante n'a été trouvée : seuls les exemplaires des notices dans le fichier qui n'ont pas de notice concordance au catalogue sont importés.
- Ajouter les exemplaires seulement si une notice bibliographique concordante a été trouvée : seuls les exemplaires des notices dans le fichier qui ont une notice concordance au catalogue sont importés.
- Toujours ajouter les exemplaires : tous les exemplaires trouvés dans le fichier sont importés.
1.7 Résultats de la préparation MARC
Lorsque le formulaire est rempli, on clique sur le bouton [Traiter pour import], puis on est redirigé vers une page nous présentant l'avancement du traitement.
Lorsque c'est complété, la barre d'avancement devient verte.
À noter qu'il n'y a aucune obligation de rester sur cette page, puisque la tâche s'effectue en arrière-plan. Il est possible de quitter et de revenir au lot plus tard.
Pour voir le bilan du nombre de notices et d'exemplaires trouvées dans le fichier, il faut cliquer sur le lien "Voir les détails de la tâche en file d'attente" une fois que le traitement est terminé.
2. Gestion des notices préparées
2.1 Importer un lot
À ce stade, les notices sont donc dans le réservoir de Koha, mais elles ne sont pas importées dans la collection. On pourra identifier facilement le ou les fichiers qui sont seulement préparés grâce à la colonne Statut. Enfin, pour importer un fichier préparé, il suffit alors de cliquer sur le nom du fichier.
Dans cette page, il est possible d'appliquer une nouvelle règle de concordance ou de changer les actions à faire lors de l'import. Les éléments sont les mêmes que dans le formulaire de préparation.
De plus, il est possible de choisir la grille de catalogage qui sera utilisées par les toutes nouvelles notices ainsi que par les notices qui seront remplacées par les notices concordantes.
Il suffit ensuite de cliquer sur [Importer le lot dans le catalogue]. Koha présente alors une page d'attente :
Puis, lorsque le lot s'est importé, on est automatiquement redirigés vers la page de résultats d'import.
À nouveau, il n'y a aucune obligation de rester sur cette page, puisque la tâche s'effectue en arrière-plan. Il est possible de quitter et de revenir au lot plus tard.
Si on retourne dans le lot importé (on peut utiliser le lien Gérer le lot importé sous le tableau de résultats), on peut consulter les notices du lot.
En cliquant sur le nom du document, une fenêtre présente le détail des zones MARC de la notice.
Le détail de la concordance présente la notice trouvée dans le catalogue, s'il y en a une. Il est aussi possible de choisir si on ignore la concordance pour chaque notice individuellement dans cette colonne.
La colonne Diff. comporte un lien Voir. En cliquant dessus, on obtient le détail des zones MARC pour la notice du catalogue et la notice importée afin de les comparer.
Enfin, dans la colonne Action, un bouton [Voir] renvoie à la notice en vue détaillée et le bouton [Modifier] renvoie au formulaire de catalogage/modification de cette notice.
2.2 Effacer un lot
À force de faire des imports, le tableau Gestion des notices préparées peut devenir volumineux. Il est donc possible d'effacer des lots avec le bouton Effacer qui se trouve dans la colonne action. On peut ensuite cliquer sur l'action Supprimer pour enlever complètement la ligne du tableau.
Effacer un lot ne supprime pas les notices lorsque le Statut est Importé. Il sera, par contre, impossible d'annuler l'importation. Toutefois, effacer un lot dont le Statut est Préparé retirera les notices du réservoir.
2.3 Annuler l'importation d'un lot
Pour annuler l’importation des notices, il faut vous rendre dans un fichier déjà importé, en cliquant sur son nom dans le tableau de l'outil Gestion des notices préparées. Un bouton [Annuler l'importation dans le catalogue apparait. Il suffit de cliquer dessus. Comme pour l'import, Koha met la tâche en file d'attente et nous renvoie à une page de résultat lorsque l'opération est complétée.
Article révisé dans la version 24.05.
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