La première étape pour modifier en lot des notices est de configurer un modèle de modification dans l’outil Modèles de modification MARC.
Dans l'outil, il faut ajouter un nouveau modèle avec le bouton [+ Nouveau modèle], situé en haut de la page. La fenêtre suivante s'affichera.
On inscrit alors le nom voulu pour le modèle puis on clique sur [Valider]. Il est possible de baser le nouveau modèle sur un modèle déjà existant en sélectionnant celui-ci dans le menu déroulant de la section [Dupliquer un modèle].
Ensuite, il faut ajouter des actions au modèle en utilisant le bouton [+ Nouvelle action], située dans le haut de la page.
L'encadré suivant apparait :
1.1.1 Types d'actions
Il y a 6 actions possibles :
Supprimer : Retire complètement la zone/sous-zone.
Ajouter : Ajoute une nouvelle zone/sous-zone, en ne prenant pas compte des zones déjà existantes.
Mettre à jour ou ajouter un nouveau : ajoute OU met à jour la zone/sous-zone existante, donc vérifie les zones/sous-zones existantes dans la notice et ajuste la modification en conséquence.
Déplacer : Prend le contenu de la zone/sous-zone destinatrice et l'envoi vers une nouvelle zone/sous-zone destinataire, en ne prenant pas compte des zones déjà existantes, puis supprime la zone/sous-zone destinatrice.
Copier : Prend le contenu de la zone/sous-zone destinatrice et le copie dans une nouvelle zone/sous-zone destinataire, en conservant la zone destinatrice.
Copier et remplacer : Prend le contenu de la zone/sous-zone destinatrice et le copie dans la zone/sous-zone destinataire déjà existante, en conservant la zone destinatrice.
Pour illustrer la différence entre Déplacer, Copier et Copier et remplacer, prenons l'exemple suivant :
La notice contient une zone 260 et une zone 264, les deux remplies avec différentes informations.
Si on crée un modèle qui déplace toutes les zones 260 vers la zone 264, on obtient ce résultat :
La zone 260 (destinatrice) est supprimée, mais ses informations sont inscrites dans une nouvelle zone 264 (destinataire), sans toucher la zone 264 qui existait déjà.
Si on crée un modèle qui copie toutes les zones 260 vers la zone 264, on obtient ce résultat :
La zone 260 (destinatrice) est conservée, mais ses informations sont inscrites dans une nouvelle zone 264 (destinataire), sans toucher la zone 264 qui existait déjà.
Si on crée un modèle qui copie et remplace toutes les zones 260 vers la zone 264, on obtient ce résultat :
La zone 260 (destinatrice) est conservée, mais ses informations sont inscrites dans la zone 264 (destinataire) qui existait déjà. La zone 264 qui contenait les informations de l'éditeur parisien n'existe plus. La zone 264 existante a été remplacée par la zone 260 et la zone 260 a également été conservée.
1.1.2 Occurrences
Ensuite, le premier menu permet de dire si la modification concerne la première zone trouvée ou toutes les zones.
Ainsi, si on indique de supprimer Toutes les zones 650, toutes les occurrences dans les notices seront supprimées. Si on indique de supprimer la 1ère zone 650, seules les premières zones 650 trouvées dans chaque notice seront supprimées.
1.1.3 Boîtes de zones/sous-zones
Les actions Supprimer, Ajouter et Mettre à jour ou ajouter un nouveau feront apparaitre une fois les boîtes de zones/sous-zones.
Dans la première boîte, on inscrira le numéro de la zone MARC, par exemple "650". Dans la deuxième boîte, on inscrira, le $ de la sous-zone, par exemple "a". La deuxième boîte est facultative, on peut ne pas spécifier de sous-zone si ce n'est pas nécessaire pour la modification voulue.
Les actions Déplacer, Copier et Copier et remplacer feront apparaitre deux fois les boîtes de zones/sous-zones.