Actions en lot sur les notices
L'article suivant présente comme créer un modèle de modification MARC et l'outil de modification en lot de notices. Pour accéder aux modèles de modification et à l'outil, il faut se rendre dans le module Catalogage, sous la section modification en lot.
Certaines modifications en lot ne sont pas aussi efficaces par l'outil de Koha, par exemple si vous voulez modifier les 856$u de vos notices. Il faut alors utiliser MarcEdit pour faire cette opération. Pour plus d'informations, consultez l'article Mettre à jour des notices avec MarcEdit pour les zones 856
1. Modification en lot de notices
1.1 Créer un modèle de modification MARC
La première étape pour modifier en lot des notices est de configurer un modèle de modification dans l’outil Modèles de modification MARC.
Dans l'outil, il faut ajouter un nouveau modèle avec le bouton [+ Nouveau modèle], situé en haut de la page. La fenêtre suivante s'affichera.
On inscrit alors le nom voulu pour le modèle puis on clique sur [Valider]. Il est possible de baser le nouveau modèle sur un modèle déjà existant en sélectionnant celui-ci dans le menu déroulant de la section [Dupliquer un modèle].
Ensuite, il faut ajouter des actions au modèle en utilisant le bouton [+ Nouvelle action], située dans le haut de la page.
L'encadré suivant apparait :
1.1.1 Types d'actions
Il y a 6 actions possibles :
- Supprimer : Retire complètement la zone/sous-zone.
- Ajouter : Ajoute une nouvelle zone/sous-zone, en ne prenant pas compte des zones déjà existantes.
- Mettre à jour ou ajouter un nouveau : ajoute OU met à jour la zone/sous-zone existante, donc vérifie les zones/sous-zones existantes dans la notice et ajuste la modification en conséquence.
- Déplacer : Prend le contenu de la zone/sous-zone destinatrice et l'envoi vers une nouvelle zone/sous-zone destinataire, en ne prenant pas compte des zones déjà existantes, puis supprime la zone/sous-zone destinatrice.
- Copier : Prend le contenu de la zone/sous-zone destinatrice et le copie dans une nouvelle zone/sous-zone destinataire, en conservant la zone destinatrice.
- Copier et remplacer : Prend le contenu de la zone/sous-zone destinatrice et le copie dans la zone/sous-zone destinataire déjà existante, en conservant la zone destinatrice.
Pour illustrer la différence entre Déplacer, Copier et Copier et remplacer, prenons l'exemple suivant :
La notice contient une zone 260 et une zone 264, les deux remplies avec différentes informations.
Si on crée un modèle qui déplace toutes les zones 260 vers la zone 264, on obtient ce résultat :
La zone 260 (destinatrice) est supprimée, mais ses informations sont inscrites dans une nouvelle zone 264 (destinataire), sans toucher la zone 264 qui existait déjà.
Si on crée un modèle qui copie toutes les zones 260 vers la zone 264, on obtient ce résultat :
La zone 260 (destinatrice) est conservée, mais ses informations sont inscrites dans une nouvelle zone 264 (destinataire), sans toucher la zone 264 qui existait déjà.
Si on crée un modèle qui copie et remplace toutes les zones 260 vers la zone 264, on obtient ce résultat :
La zone 260 (destinatrice) est conservée, mais ses informations sont inscrites dans la zone 264 (destinataire) qui existait déjà. La zone 264 qui contenait les informations de l'éditeur parisien n'existe plus. La zone 264 existante a été remplacée par la zone 260 et la zone 260 a également été conservée.
1.1.2 Occurrences
Ensuite, le premier menu permet de dire si la modification concerne la première zone trouvée ou toutes les zones.
Ainsi, si on indique de supprimer Toutes les zones 650, toutes les occurrences dans les notices seront supprimées. Si on indique de supprimer la 1ère zone 650, seules les premières zones 650 trouvées dans chaque notice seront supprimées.
1.1.3 Boîtes de zones/sous-zones
Les actions Supprimer, Ajouter et Mettre à jour ou ajouter un nouveau feront apparaitre une fois les boîtes de zones/sous-zones.
Dans la première boîte, on inscrira le numéro de la zone MARC, par exemple "650". Dans la deuxième boîte, on inscrira, le $ de la sous-zone, par exemple "a". La deuxième boîte est facultative, on peut ne pas spécifier de sous-zone si ce n'est pas nécessaire pour la modification voulue.
Les actions Déplacer, Copier et Copier et remplacer feront apparaitre deux fois les boîtes de zones/sous-zones.
1.1.4 Valeur
Les actions Ajouter et Mettre à jour ou ajouter un nouveau feront apparaitre une boîte de valeur.
Dans celle-ci, on inscrira les informations voulues dans la nouvelle zone/sous-zone. Par exemple, si on veut ajouter un type de document à la zone 942$c, on indiquera le code du type de document dans la boîte valeur. Le modèle ressemblerait à ceci, MONO étant le code du type de document "Livre imprimé" :
1.1.5 Conditions
Pour chaque action, on peut inscrire une condition. L'action s'appliquera alors sur chaque notice seulement si la condition est remplie.
Il y a deux types de conditions :
- Si : l'action va se faire seulement si Koha trouve les informations spécifiées.
- À moins que : l'action ne se fera pas si Koha trouve les informations spécifiées.
Une fois un type de condition choisi, de nouvelles boîtes de zone/sous-zone apparaissent. On spécifiera alors une zone et, au besoin, une sous-zone. Puis, un autre menu permet de choisir comment interroger la zone/sous-zone spécifiée :
- Existe : Tant que la zone/sous-zone est présente, peu importe l'information qu'elle contient, la condition est remplie.
- N'existe pas : Tant que la zone/sous-zone n'est pas présente, peu importe l'information qu'elle contient, la condition est remplie.
- Correspond à : Pour que la condition soit remplie, il faut que l'information spécifique soit trouvée dans la zone/sous-zone.
- Ne correspond pas à : Pour que la condition soit remplie, il faut que l'information spécifique ne soit pas trouvée dans la zone/sous-zone.
Pour les options Correspond à et Ne correspond pas à, une boîte de saisie supplémentaire apparait pour inscrire l'information voulue.
Par exemple, le modèle suivant permet de supprimer toutes les zones 260 et leurs sous-zones, si au moins une zone 264 existe dans la notice.
Ou encore, le modèle suivant permet de corriger le terme Roman qui devrait être au pluriel dans la sous-zone 655$a.
1.1.6 RegEx
Une case à cocher apparait lorsqu'on sélectionne les actions Déplacer, Copier et Copier et remplacer ainsi que lorsqu'on ajoute une condition à la règle afin d'utiliser du RegEx pour modifier les données. Les données de la zone/sous-zone initiale seront modifiées selon le RegEx puis déplacer selon l'action utiliser.
- La première boîte permet d'indiquer l'information recherchée dans notre chaîne de caractères ou encore la position de l'information.
- La deuxième boîte permet d'indiquer l'information qu'on veut retrouver dans la chaîne de caractères.
- La troisième boîte permet d'ajouter les fonctions i ou g
- i : rend la recherche insensible à la casse
- g : permet de chercher toutes les occurrences du terme recherché, pas juste le premier
On peut également utiliser le modèle ReGex pour ajouter une chaîne de caractères. Souvent, on ajoutera la chaîne au début ou à la fin de notre information existante. On pourra alors utiliser les symboles ^ et $ pour indiquer à quel endroit où placer la chaîne.
- ^ : au début
- $ : à la fin
1.1.7 Cas d'application : modification des URL en 856$u
Pour modifier une chaîne de caractères dans un URL, l'action ressemblera à ceci :
1. Le type d'action sera Copier et remplacer. Il est important de sélectionner cette action, parce que c'est celle qui permet de reprendre l'information existante de la zone et de la remplacer partiellement par d'autres informations. L'action Mettre à jour, pour sa part, écraserait toute l'URL alors qu'on veut conserver le lien vers la ressource spécifique.
2. On indique la zone de départ et la zone d'arrivée de l'info, dans les deux cas c'est la 856$u. On coche la boîte RegEx, car on utilise l'expression régulière pour programmer le changement.
3. Dans la première boîte, on inscrit la chaîne de caractères qui doit être changée.
4. Dans la deuxième boîte, on inscrit la chaîne de caractères qui devra apparaitre dans nos nouvelles URL.
5. On inscrit un g dans la dernière boîte, ce qui signifie en RegEx de faire la correspondance pour toutes les occurrences, en respectant la casse.
On ne mettra pas de critères supplémentaire ! Le RegEx indique déjà au système quoi trouver comme information et par quoi la remplacer. Il ne doit donc pas y avoir de critère comme celui-ci :
Si vos notices ont plusieurs URLs, toutes les occurrences de la chaîne de caractères seront modifiées et les URLs qui n'ont pas cette chaîne de caractères seront simplement laissées telles quelles.
1.2 Appliquer le modèle de modification MARC
Après avoir créé votre modèle, dirigez-vous vers l'outil de modifications de notices par lot.
Vous avez la possibilité de modifier des notices bibliographiques ou des notices d'autorité. Pour ce faire, vous devez choisir le bon type de notices dans la première section de cet outil.
Pour ce qui est de votre lot de notices, vous avez trois choix.
Vous avez la possibilité d'utiliser un fichier de notices.
Vous avez la possibilité d’utiliser une liste de notices publique ou l'une de vos listes privées. Pour ce faire, vous devez sélectionner l'option Choisir la liste de notices.
Vous avez également l'option d'inscrire des numéros de notice dans une boite de saisie. Vous devez choisir l'option Saisir une liste de numéros de notices.
Vous devez ensuite choisir le modèle de modification à l'aide du menu déroulant de la dernière section.
Lorsque le tout est complété, vous devez cliquer sur Continuer. Dans le prochain écran, vous verrez la liste des notices qui seront modifiées. De plus, vous avez la possibilité de voir les modifications qui seront apportées à la notice en clinquant sur .
À cette étape, vous avez encore la possibilité de choisir un autre modèle de modification en utilisant le menu déroulant situé en haut de la liste des notices.
Lorsque le tout est prêt, vous devez cliquer sur 
.
Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton pour effectuer la modification en lot, l'action sera mise en file d'attente et sera traitée ultérieurement par Koha.
Le message suivant s'affichera.
En cliquant sur l'option "Voir le détail de la tâche en file d'attente" vous serez redirigé vers cette page.
1.2.1 Application d'un modèle de modification MARC à une notice individuelle
Bien que les modèles de modification MARC sont prévus pour faire des tâches en lot, il est possible, à partir de la page de détail d'une notice, de modifier celle-ci à l'aide d'un modèle de modification MARC. Cela permet entre autres d'appliquer plusieurs modifications d'un seul coup à une notice si le modèle de modification contient plusieurs actions.
Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier et sélectionner Modifier la notice à l'aide du modèle.
Vous serez alors dirigés vers la page de modification de notices en lot. Sélectionnez le modèle de modification à utiliser et cliquer sur le bouton Modifier les notices sélectionnées.
2. Suppression en lot de notices
Il est possible du supprimer en lot des notices bibliographiques ou d'autorités.
- Aller dans le module Catalogage > Suppression de notices en lot.
- Sélectionner quel est le type de notice à supprimer.
- Il est possible d’utiliser un fichier de notices, une de vos listes ou d’inscrire dans une case les numéros des notices à supprimer.
- Cliquer sur le bouton [Continuer].
- Vous serez redirigé vers une page de confirmation. Cliquer sur le bouton
et les notices seront supprimées de votre catalogue.
3. Biblio-Éclair - Modification en lot de notices et d'exemplaires
Un Biblio-Éclair a eu lieu le 20 novembre 2024 sur la modification en lot de notices et d'exemplaires. Pour consulter l'enregistrement, veuillez vous connecter au portail et accéder à l'article suivant : Enregistrements des Biblio-Éclairs
Article révisé dans la version 23.05.
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