Arrimage des autorités
Lors du catalogage d'une notice bibliographique, il est possible de lier des autorités à l'intérieur de ces notices bibliographiques, telles que les auteurs (zones 100 et 700), sujets (650), genres/formes (650), etc. On parle alors d'arrimage!
Il est possible de le faire manuellement ou automatiquement.
Le comportement des zones MARC pour les autorités ainsi que l'arrimage dépend du contrôle des autorités que vous avez paramétré dans votre instance.
1. Arrimer les autorités manuellement
1.1 Dans le cas où la zone d’autorité est déjà remplie
Suite à une importation de notice via Z39.50 ou via une importation en lot, certaines zones d'autorités seront déjà remplies. Selon le niveau de contrôle des autorités de votre instance, vous pouvez modifier (ou non) le contenu de la tête de vedette de l'autorité (sous-zone $a) dans la notice bibliographique. Les autres sous-zones sont modifiables peu importe le niveau de contrôle.
- Cadenassé (strict) : vous ne pouvez pas modifier le contenu de la tête de vedette (sous-zone $a). La sous-zone est grisée et contient un petit cadenas.
- Décadenassé partiel (souple) : vous pouvez modifier le contenu de la tête de vedette (sous-zone $a) au besoin.
- Décadenassé total (aucun contrôle) : vous pouvez modifier le contenu de la tête de vedette (sous-zone $a) au besoin. ATTENTION! Si vous n'arrimez pas manuellement toutes les autorités présentent dans la notice, lors de l'enregistrement de la notice, elles s'arrimeront automatiquement à une autorité déjà existante ou une nouvelle autorité se créera automatiquement! Ce mode est un peu dangereux.
Vous devez rechercher l'autorité dans votre banque locale pour l'arrimer. Pour cela, cliquer sur l’icone 
à droite de la zone d’autorité.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Le champ de recherche est rempli automatiquement avec le texte provenant du $a.
Cliquer sur Recherche. Voir les points suivants selon le résultat de votre recherche :
- 1.1.1 L'autorité est présente dans votre banque locale
- 1.1.2 L'autorité n'est pas présente dans votre banque locale
1.1.1 L'autorité est présente dans votre banque locale
Cliquer sur le bouton +Choisir dans la ligne de l’autorité désirée.
La fenêtre se fermera et la zone d’autorité se remplira automatiquement avec le contenu et les indicateurs de l’autorité sélectionnée.
La sous-zone $9 contiendra aussi le numéro de l’autorité. Ainsi, vous avez la confirmation que l'arrimage est fait.
Prendre note que les indicateurs ne se remplissent pas automatiquement.
1.1.2 L’autorité n'est pas présente dans votre banque locale
Ajouter manuellement l'autorité ou via une importation par Z39.50. Pour plus de détails, voir les articles suivants :
- Gestion d'une notice d'autorité / Créer manuellement une notice d'autorité
- Importer une notice d'autorité à l'aide de la recherche Z39.50
1.2 Dans le cas où la zone d'autorité est vide
Lors du catalogage original ou lorsque vous désirez ajouter une nouvelle autorité à votre notice, la zone d'autorité sera vide.
Vous devez alors chercher une autorité déjà existante dans votre banque locale. Selon le niveau de contrôle des autorités de votre instance, vous pouvez inscrire du texte (ou non) dans la tête de vedette de l'autorité (sous-zone $a) avant de faire votre recherche. Les autres sous-zones sont modifiables peu importe le niveau de contrôle.
- Cadenassé (strict) : vous ne pouvez rien inscrire dans la tête de vedette (sous-zone $a). La sous-zone est grisée et contient un petit cadenas.
- Décadenassé partiel (souple) : vous pouvez inscrire du texte au préalable dans la tête de vedette (sous-zone $a) afin d'accélérer la recherche.
- Décadenassé total (aucun contrôle) : vous pouvez inscrire du texte au préalable dans la tête de vedette (sous-zone $a) afin d'accélérer la recherche. ATTENTION! Si du texte est présent et que vous n'avez pas arrimer manuellement toutes les autorités présentent dans la notice, lors de l'enregistrement de la notice, elles s'arrimeront automatiquement à une autorité déjà existante ou une nouvelle autorité se créera automatiquement! Ce mode est un peu dangereux.
Cliquer sur l’icone . La nouvelle fenêtre qui s’ouvrira vous permettra de rechercher l’autorité souhaitée. Le champs de recherche est rempli automatiquement si vous avez inscrit préalablement du texte en $a. Cliquer sur Rechercher. Voir les points précédents selon le résultat de votre recherche :
- 1.1.1 L'autorité est présente dans votre banque locale
- 1.1.2 L'autorité n'est pas présente dans votre banque locale
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2. Arrimer les autorités automatiquement
Afin de vous éviter de rechercher chaque autorité individuellement lors de votre catalogage, vous pouvez demander à Koha de les arrimer automatiquement en cliquant sur 
.
Une recherche en expression exacte s'effectuera pour les zones MARC qui peuvent faire un lien avec une autorité :
- 100 = personne physique
- 110 = collectivité
- 650 = sujet
- 655 = genre/forme
- 700 = personne physique
- 830 = collection (titre uniforme)
- etc.
Selon le niveau de contrôle des autorités de votre instance, vous pouvez inscrire ou modifier du texte (ou non) dans la tête de vedette de l'autorité (sous-zone $a) avant de cliquer sur le bouton d'arrimage automatique. Les autres sous-zones sont modifiables peu importe le niveau de contrôle.
Comportement selon le niveau de contrôle des autorités de votre instance :
- Cadenassé (strict) : vous ne pouvez rien inscrire ou modifier dans la tête de vedette (sous-zone $a). La sous-zone est grisée et contient un petit cadenas. Vous devez donc obligatoirement chercher manuellement une autorité si la sous-zone est vide ou contient des erreurs.
- Décadenassé partiel (souple) : vous pouvez inscrire du texte au préalable dans la tête de vedette (sous-zone $a) afin d'accélérer le catalogage en utilisant l'arrimage automatique. N'oubliez pas de compléter les autres sous-zones s'il doit y en avoir puisque le bouton recherche en expression exacte en incluant toutes les sous-zones. De plus, il ne doit y avoir aucune erreur dans votre texte puisqu'il n'y aura pas de concordance avec aucune autorité à ce moment-là.
- Décadenassé total (aucun contrôle) : vous pouvez inscrire du texte au préalable dans la tête de vedette (sous-zone $a) afin d'accélérer le catalogage en utilisant l'arrimage automatique. N'oubliez pas de compléter les autres sous-zones s'il doit y en avoir puisque le bouton recherche en expression exacte en incluant toutes les sous-zones. De plus, il ne doit y avoir aucune erreur dans votre texte puisqu'il n'y aura pas de concordance avec aucune autorité à ce moment-là.
La recherche vérifiera toujours s'il y a des autorités concordantes :
- en premier lieu dans votre banque locale (toutes vos notices d'autorités présentent dans le module Autorités)
- ensuite, sur le serveur Z39.50 se nommant AUTHORITIES. (notices de Canadiana (VIAF accessible à tous) et du RVM (si abonné via Collecto))
Un rapport s'affichera dans le haut de la notice vous permettant de faire un suivi.
Voici un exemple de rapport dans la case en bleue :
Se référer aux sections ci-dessous pour plus de détails sur les messages obtenus.
2.1. Une autorité concordante a été trouvé dans la banque locale
Ce message s'affiche lorsque la recherche a trouvé une autorité dans votre banque locale qui concorde en tout point à celle inscrite dans la notice bibliographique, comprenant les sous-zones.
Exemple avec une zone 100.
En plus du message, la sous-zone $9 apparaîtra en vert avec un crochet au bout et se remplira automatiquement avec le numéro de notice de l'autorité concordante dans votre banque locale.
De plus, les indicateurs s'afficheront automatiquement.
Ce message s'affiche lorsque la recherche n'a pas trouvé d'autorité concordante dans votre banque locale, mais une a été trouvé dans le serveur AUTHORITIES. Ainsi, l'autorité est automatiquement importée dans votre banque locale.
Exemple avec une zone 655.
En plus du message, la sous-zone $9 apparaîtra en vert avec un crochet au bout et se remplira automatiquement avec le numéro de notice de l'autorité qui vient d'être importée dans votre banque locale depuis le serveur AUTHORITIES.
De plus, les indicateurs s'afficheront automatiquement.
NOTES de préférence système :
- Vous pouvez inclure ou exclure des sources Z39.50 lors de la recherche, avec la préférence système Authorizedsource. (lien vers article pref pour autorités)
- pour changer texte lors de l'import automatiquement...
Ce message s'affiche lorsque la recherche n'a pas trouvé d'autorité concordante dans votre banque locale et dans le serveur AUTHORITIES.
Exemple avec une zone 650.
ATTENTION! Dans ce cas-ci, le comportement sera différent selon le contrôle des autorités que vous avez paramétré dans votre instance.
- Mode cadenassé (contrôle strict) : En plus du message, la sous-zone $9 apparaîtra en rouge avec un X au bout et ne contiendra pas de numéro de notice d'autorité. Voir le point suivant (2.3.1) pour connaître les étapes de création d'une autorité à partir de la notice bibliographique.
- Mode décadenassé partiel (contrôle souple) : En plus du message, la sous-zone $9 apparaîtra en rouge avec un X au bout et ne contiendra pas de numéro de notice d'autorité. Voir le point suivant (2.3.1) pour connaître les étapes de création d'une autorité à partir de la notice bibliographique.
- Mode décadenassé total (aucun contrôle) : ATTENTION! En plus du message, la sous-zone $9 apparaîtra en vert avec un crochet au bout et se remplira avec le numéro de notice de l'autorité qui aura été automatiquement créé.
2.3.1 Création d'une autorité à partir de la notice bibliographique
En utilisant les modes cadenassé (strict) ou décadenassé partiel (souple), vous devrez ajouter manuellement une nouvelle autorité :
- soit à partir du module Autorités en suivant les explications dans l'article suivant : Gestion d'une notice d'autorité
- soit en passant directement par le résultat de l'arrimage dans la notice, en cliquant sur l'icône du
, au bout de la sous-zone $9, après le X rouge.
En cliquant sur l’icone après le X rouge, une fenêtre de création d’autorité va s’ouvrir.
Les zones seront vides sauf la zone 1XX. Elle sera préremplie avec le texte inscrit dans la notice bibliographique.
Exemple : la zone 650 pour une autorité Sujet.
Certaines zones 0XX sont obligatoires. Elles sont la mention 
au bout du champ. Il faut les compléter pour pouvoir enregistrer la nouvelle autorité.
Petit truc : Il n'est pas nécessaire de compléter ces zones obligatoires, vous pouvez cliquer sur Enregistrer une première fois, un message d’avertissement apparaîtra pour indiquer les zones obligatoires et elles se rempliront automatiquement après avoir cliquer sur "Ok".
NOTES de préférence système :
- La zone 008 peut se paramétrer dans la préférence système MARCAuthorityControlField008.
- Les zones 003 et 040$a vont se remplir avec le code établissement inscrit dans la préférence système MARCOrgCode quand, dans la grille d’autorité, la sous-zone est reliée au plugin marc21_orgcode.pl
- Si vous voulez ne pas avoir de zones obligatoires à remplir, il faut le paramétrer les zones dans la grille d’autorité.
Une fois toutes les zones complétées, cliquer sur Enregistrer une nouvelle fois. La fenêtre se fermera et la sous-zone $9 dans la notice bibliographique se remplira automatiquement avec le numéro de notice de cette nouvelle autorité créée.
Lorsque vous vous êtes assuré que toutes vos autorités sont bien arrimées et que vous avez bien complété votre catalogage, enregistrer votre notice bibliographique!
3. Tableau récapitulatif des comportements selon le contrôle des autorités
Article révisé dans la version 24.05.
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