Grille de catalogage
1. Préambule
Les grilles de catalogage MARC permettent d'adapter les formulaires de catalogage selon le type de document ou les ressources que vous cataloguez. Il est possible de modifier les zones et sous-zones, leur visibilité, les données et les valeurs par défaut afin d'obtenir des grilles adaptées à vos besoins.
2. Accès
Pour créer ou modifier une grille de catalogage, il faut accéder au module Administration. Dans la section Catalogue, il faut ensuite cliquer sur Grille bibliographique MARC.
3. Ajouter une grille de catalogage
Cliquer sur [Nouvelle grille de catalogage].
Il faut choisir une grille existante
comme calque pour la nouvelle grille. Il est fortement conseillé
d’utiliser celle par défaut puisqu’elle contient toutes les zones
Marc. Pour ce faire, cliquer sur Structure Marc dans la case de votre nouvelle grille.
Koha vous demandera de sélectionner la grille calque.
Choisissez Par défaut et cliquez sur OK. La nouvelle grille «CAT» contient maintenant toutes les zones Marc.
4. Supprimer (cacher) une zone ou une sous-zone MARC
4.1 Mise en garde
4.2 Repérer la zone MARC
Repérer la zone en la cherchant dans une des deux boîtes de recherche disponibles.
4.3 Cacher une zone ou une sous-zone
Il est possible de cacher une ou plusieurs sous-zones ainsi qu'une zone au complet. Afin de cacher complètement la zone, il faut cacher toutes les sous-zones qui lui sont associées.
Les
sous-zones sont identifiées par des onglets en haut de la fenêtre. Cliquer sur celui de la sous-zone à cacher.
Les autres cases à cocher permettent d'afficher la sous-zone à l'endroit souhaité. Soit à l’opac (format marc de la notice), à l’intranet
(format marc de la notice) ou en mode éditeur. Il y a une case également
pour plier ou déplier le sous-champ.
5. Ajouter une zone ou une sous-zone MARC
5.1 Ajouter une zone
Cliquez sur Ajouter une zone.
Entrez les informations nécessaires
soient, le numéro et le nom de la zone (identique à l’intranet et à
l’OPAC) et choisissez si la zone sera répétable et/ou obligatoire. Vous
pouvez associer une liste de valeurs autorisées dans le champ prévu à
cet effet.
Pour plus de détails concernant les valeurs autorisées, référez-vous au procédurier Catalogage – Ajout de valeurs autorisées . |
5.2 Ajouter une sous-zone
5.2.1 Repérer la zone
Repérer le champ à modifier en cherchant la zone MARC dans la boîte de recherche ou en cliquant sur Sous-zones, une fois le champ repéré.
5.2.2 Créer et éditer la zone
Cliquez sur Modifier (une des sous-zones) ou sur le bouton Modifier les sous-zones en bas de la fenêtre.
Cliquez sur l’onglet Ajouter et entrez les informations nécessaires.
Référez-vous aux annexes de ce procédurier pour les détails des cases à remplir.
5.3 Modifier l'ordre des sous-zones
6. Modifier la fiche d’exemplaire
La fiche d’exemplaire correspond au champ 952.
7. Supprimer une grille de catalogage
À partir du menu principal des grilles de catalogage, cliquez sur Actions puis Supprimer dans la colonne de la grille à effacer.
Confirmez votre choix en cliquant sur Oui, supprimer cette grille.
8. Exporter et importer une grille de catalogage
8.1 Exporter une grille
Il est possible d’exporter une grille
dans un fichier Excel (CSV). Cette option permet le partage de grille
entre plusieurs Cégeps. À partir du menu principal, cliquez sur Exportation dans la colonne de la grille à exporter.
Choisissez Exporter dans un fichier CSV et cliquez sur Exportation.
Choisissez Enregistrer le fichier.
Votre grille sera dans vos téléchargements.
8.2 Modifier une grille par le fichier CSV
8.3 Importer une grille
Créer tout d’abord une grille de catalogage selon les indications du point 3 du présent procédurier. Lorsque vient le temps de choisir la grille calque, cliquez sur Importer.
Cliquez sur Parcourir et allez chercher le fichier CSV de la grille à importer. Cliquez ensuite sur Importer.
Vous recevrez un message d’avertissement. Celui-ci vous indique que la
structure de la grille sera remplacée par celle qui est importée.
Cliquez sur Ok.
Annexe 1 : Tableau des sous-zones
Libellé | Description |
Zone | Le numéro du champ (ainsi que le $ dans le format Marc) |
Texte | |
Contraintes | L’onglet dans lequel le champ se retrouve, si le champ est répétable ou non, si le champ est obligatoire ou non, s’il est relié à une valeur autorisée et s’il est caché ou non |
Modifier | Permets de modifier le libellé du champ ainsi que ses restricteurs |
Supprimer | Permets de supprimer le champ de la grille Marc |
Annexe 2 : Grille des sous-zones, contraintes de base
Libellé | Description |
Texte pour bibliothécaire | Intitulé du champ à l’intranet |
Texte à l’OPAC | Intitulé du champ affiché à l’OPAC |
Répétable | À sélectionner si le sous-champ est répétable |
Obligatoire | À sélectionner si le sous-champ est obligatoire |
Important | À sélectionner si le sous-champ est important (?) |
Géré dans l’onglet | Choisir dans quel onglet le sous-champ sera affiché Tous les sous-champs d’un même champ doivent être gérés dans le même onglet. |
Annexe 3 : Grille des sous-zones, contraintes avancées
Libellé | Description |
Longueur maximale | Longueur maximale du champs, inscrire 9999 pour ne pas avoir de limite. |
Disponibilité | On peut cocher les cases selon la visibilité qu’on veut donner à un sous-champs. |
Valeur par défaut | Pour définir une valeur par défaut. Cette valeur s’inscrira automatique dans la grille lors de l’édition ou de la création d’une notice dans le module catalogage. |
URL | Indique si le champ est une URL. Si c’est le cas, un lien sera créé à l’affichage de la notice. |
Lien | Pour entrer le nom d’un index zebra. À l’affichage Marc de la notice à l’intranet, vous verrez apparaître à côté du sous-champ une petite loupe, qui vous permettra de rechercher la valeur du sous-champ dans l’index voulu. |
Lien Koha | Pour choisir le nom d’un index Koha. |
Valeur autorisée | Pour choisir un index de valeurs autorisées. Consultez le procédurier Catalogage – Ajout de valeurs autorisées pour avoir les étapes de création d’un nouvel index. |
Thésaurus | Pour choisir le nom d’un thésaurus. |
Plugin | Pour choisir un plugin. Les plugins permettent de lier un sous-champ à une nouvelle fenêtre accompagnée du «tag editor» (…) |
Annexe 4: Grilles à télécharger
- Voir les pièces jointes en bas du présent article
- export_NUM.csv - Grille pour les livres numériques
- export_FA.csv - Grille pour le catalogage rapide
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