Automatisation - Perte d'un document
Cet article présentera les configurations à faire dans Koha pour automatiser entièrement le processus entre le moment où un document est prêté jusqu'au moment où il est perdu et facturé à un usager. En effet, Koha permet d'automatiser tout le processus d'envoi des avis, du changement de statut du document, la facturation, le retour du document et même le remboursement des frais en cas de retour.
À noter que toutes les préférences systèmes qui sont modifiées par ce processus modifieront le comportement de tout le site. Donc si vous êtes un établissement avec plusieurs campus, il faut vous assurer que l'automatisation et ses modalités sont désirées par l'ensemble des campus.
1. Retard
Lorsqu'un document est toujours en prêt et que la date d'échéance est dépassée, il tombe automatiquement en retard. Si rien n'est paramétré, le document restera dans le dossier de l'emprunteur et aucune autre action sera prise par le système jusqu'à ce que le document soit retourné ou déclaré perdu manuellement. La présente section vous aidera à paramétrer les avis à envoyer aux usagers qui ont des documents à rendre ainsi que les restrictions de dossier et les frais à facturer.
1.2 Envoi d'avis
1.2.1 Avis de courtoisie
Il est possible d'envoyer un avis de courtoisie jusqu'à 30 jours avant la date d'échéance. Pour activer cet avis, il faut que l'avis de courtoisie soit paramétrée dans les préférences de notification des utilisateurs. On choisira alors le nombre de jours avant la date d'échéance auquel on enverra l'avis et on peut choisir d'envoyer un résumé, ce qui compilera les avis de courtoisie de tous les documents qui ont la même date d'échéance dans un compte usager plutôt que d'envoyer un avis par document.
Pour paramétrer cet avis, il faut modifier la notification PREDUE ou PREDUEDGST (résumé) dans la section Notification et reçu de votre Koha. Pour plus d'informations, au sujet de ces notifications, consultez l'article suivant : Préavis de retard et autres notifications
1.2.2 Avis de retard et restriction de dossiers
Lorsque la date d'échéance est dépassée, il est possible d'envoyer jusqu'à 3 avis de retard aux usagers. Pour envoyer ces avis, il faut paramétrer quelques trucs dans Koha :
a. Votre système Koha doit avoir une adresse admin paramétrée, soit dans les coordonnées de la bibliothèque (ce qui vous permet d'avoir une adresse admin différente pour chaque campus, si vous êtes un Koha multisites) ou dans la préférence système KohaAdminEmailAddress (tout vos campus auront la même adresse email admin).
OU
b. Les catégories d'utilisateurs doivent être paramétrés pour recevoir ces avis.
c. Les notifications doivent être paramétrées avec le message désirée. Dans l'outil Notifications et reçus, vous devrez paramétrer les avis de retard avec le code ODUE.
Si vous êtes un Koha multisite, il est possible de créer un avis par campus pour personnaliser les messages. Autrement, vous pouvez créer un seul avis pour tous les campus.
Pour plus d'informations sur la nomenclature et la syntaxe des avis, vous pouvez consulter l'article suivant : Avis de retard
d. Le déclencheur de notifications doit être paramétré. C'est dans le déclencheur que vous pourrez indiquer le délai d'envoi de chaque avis et, si vous le désirez, vous pourrez ajouter des restrictions aux dossiers des usagers pour qu'ils ne puissent plus emprunter de documents lorsqu'ils ont des retards.
Le déclencheur est séparé par bibliothèque. Pour un Koha multisite, vous pouvez donc envoyer jusqu'à 3 avis de retard PAR bibliothèque. Il faut choisir le site pour lequel vous voulez paramétrer les avis. Autrement, vous pouvez conserver l'option Par défaut, ce qui fera en sorte que les 3 mêmes avis de retard s'enverront pour tous vos sites.
Le déclencheur est ensuite séparé en 3 onglets, chaque onglet représentant les 3 avis de retard pouvant être envoyés. Vous pouvez ne pas utiliser les 3 avis, si vous ne voulez pas en envoyer autant. Pour chaque avis, vous devrez paramétrer individuellement chaque catégorie d'usagers. Les catégories qui apparaissent dans le déclencheur de notifications sont celles qui ont "Oui" à retard dans le paramétrage des catégories d'usager (étape b).
Dans la colonne Délai, vous indiquer le nombre de jours de délai avant l'envoi de l'avis, à partir de la date d'échéance du prêt. "3" enverra donc le premier avis de retard au 3e jour de retard du prêt.
Dans la colonne Lettre, on choisira la notification à envoyer, c'est-à-dire celle que vous aurez paramétrée dans l'étape c.
Dans la colonne Suspendu, on peut choisir de cocher la case, ce qui bloquera le dossier de l'usager au même moment que l'avis sera envoyé. L'usager ne pourra alors plus renouveler des prêts ou emprunter des documents à la bibliothèque. Il est également possible de bloquer automatiquement les dossiers selon le montant d'amende qu'ils ont à leur dossier (voir section suivante).
Dans les colonnes suivantes, on peut choisir la méthode d'envoi, qui sera habituellement Courriel.
1.3 Amendes de retard
Lorsqu'un prêt est en retard, il est possible de facturer un frais de retard à l'usager. Ce frais dépendra des colonnes Amende (montant), Amende (périodicité), Quand facturer, Période de grâce et Amende maximale (montant) dans le tableau des règles de circulation. Pour une règle de circulation, on peut donc paramétrer ces colonnes et pour chaque prêt qui utilise cette règle, les montants d'amendes seront ajoutés automatiquement dans le dossier lorsque l'échéance du prêt sera dépassée.
Amende (montant) : on inscrit un montant à facturer pour chaque période
Amende (périodicité) : on inscrit un nombre qui représentera une période. Dans la colonne unité de la règle de circulation, on aura inscrit si le prêt est en jours ou en heures. Dans la colonne amende (périodicité), le nombre inscrit dépendra de cette unité. Ainsi, si on inscrit 1 dans cette colonne et que l'unité est jours, le montant d'amende sera facturé à tous les jours, alors que 2 fera que l'amende sera facturée à tous les 2 jours.
Quand facturer : on choisit entre l'option Début de l'intervalle ou Fin de l'intervalle. Si on prend la première option, l'amende sera facturée dans le dossier au début de la période ou à la fin.
Période de grâce : on inscrit un nombre qui représentera une période. Comme pour la périodicité, ce nombre représentera des heures ou des jours selon l'unité de la règle. La période de grâce sera alors une période pendant laquelle aucune amende ne sera facturée pour donner la chance à l'usager de retourner son document sans avoir de frais.
Amende (maximale) : on inscrira le montant maximal qui peut être facturé à l'usager. Ainsi, un montant de 10$ inscrit fera que toute amende qui dépasse ce montant ne sera pas facturée à l'usager. Il est également possible d'utiliser la préférence système MaxFine si on veut mettre le même montant maximal à toutes les règles de notre site.
Il est possible d'utiliser différentes préférences systèmes pour effectuer différentes actions automatiques selon les frais aux dossiers :
FinesMode : au retour du document, les frais seront recalculés et facturés.
ChargesFinesonClosedDays : on peut choisir de facturer des frais de retard les jours de fermeture de la bibliothèque.
WhenLostForgiveFine : lorsqu'un document sera déclaré perdu, les amendes de retard seront retirées du dossier (et les autres frais appropriés seront facturés, si c'est votre désir). La préférence fonctionnera peu importe si le document est déclaré perdu de façon manuelle ou automatique (voir la prochaine section).
nopretnumeriquecharge : interdire le prêt de document Pret numérique si l'usager à un certain montant d'amende dans son dossier.
OPACFineNoRenewals : interdire le renouvellement de prêt si l'usager à un certain montant d'amende dans son dossier.
OPACFineNoRenewalsBlockAutoRenew : interdire le renouvellement automatique de prêt si l'usager à le montant d'amende indiqué dans la préférence OPACFineNoRenewals dans son dossier.
2. Document perdu
Il est possible d'automatiser la perte d'un document après une période de retard déterminée. C'est le groupe de préférence système DefaultLongOverdue qui automatisera le tout.
DefaultLongOverdueChargeValue : la valeur à inscrire est le code de la valeur autorisée de la catégorie LOST, selon ce que vous avez paramétrée. Dans l'exemple, c'est le code 1 qui est inscrit, donc on indique à Koha de facturer les frais de perte aux usagers lorsque le statut de perte est Déclaré perdu. Vous pouvez créer ou modifier vos valeurs autorisées pour que ça représente mieux votre besoin.
DefaultLongOverdueLostValue et DefaultLongOverdueDays : la première valeur à inscrire est, encore une fois, le code de valeur autorisée désirée. Pour une automatisation complète du processus, on inscrira alors le même code que dans la préférence DefaultLongOverdueChargeValue. La deuxième valeur à inscrire est le nombre de jours de retard après lequel on considèrera le document perdu. Ainsi, si on inscrit 30 dans la boîte, le système changera le statut de perte du document pour la valeur 1 au 31e jour de retard (sans compter les jours de fermeture de la bibliothèque).
DefaultLongOverdueSkipLostStatuses : on peut inscrire des codes de valeurs autorisées à ignorer dans le processus automatisés. Je pourrais alors inscrire la valeur 2. Ainsi, lorsque le cronjob va passer pour changer le statut de perte d'un document après 30 jours de retard, les documents qui auraient déjà le statut 2 - Déclaré retourné, serait ignoré par le cronjob. Si on n'inscrit rien dans la préférence, un document qui aurait le statut de perte 2 - Déclaré retourné et qui serait encore en prêt dans le dossier depuis plus de 30 jours serait modifié et se retrouverait avec le statut 1 - Déclaré perdu. Par principe, pour ne pas modifier des choses ailleurs dans Koha, il serait donc préférable d'inscrire tous vos autres statuts de perte que celui inscrit dans DefaultLongOverdueChargeValue et DefaultLongOverdueLostValue.
2.1 Frais de perte et remboursement en cas de retour
En cas de perte d'un document, différents frais peuvent être facturés dans les dossiers des usagers. Il est possible de paramétrer un frais administratif qui sera toujours facturé, indépendamment du document perdu. Ce frais doit être paramétré pour chaque type de document. De la même manière, on peut aussi paramétrer un coût de remplacement par défaut pour le type de document. Ce coût par défaut sera facturé si le document n'a aucun coût inscrit dans son coût de remplacement, en zone 952$v. Si un coût est inscrit en 952$v, c'est ce coût de remplacement qui sera facturé à l'emprunteur.
En cas de retour du document, on peut gérer de différentes manières les frais dans les dossiers. Pour gérer les frais, il faut choisir l'option appropriée dans le tableau Politique de remboursement par défaut des frais de document perdu lorsque retourné, qui se trouve sous le tableau des règles de circulation.
Les options sont les suivantes :
Rembourser les frais de document perdu : le coût de remplacement sera remboursé.
Rembourser les frais de document perdu et ajouter de nouvelles amendes de retard : le coût de remplacement sera remboursé, mais un recalcul sera fait pour facturer les amendes comme si le document avait toujours été en retard. Ainsi, si on a facturé 1 mois de frais de retard, puis le document a été déclaré perdu et que l'usager le rapporte un autre mois plus tard, un recalcule sera fait et on facturera 2 mois de frais de retard à l'usager.
Rembourser les frais de document perdu et remettre les amendes de retard : le coût de remplacement sera remboursé et les amendes qui étaient au dossier au moment de la perte seront remis. Ainsi, si on a facturé 1 mois de frais de retard, puis le document a été déclaré perdu et que l'usager le rapporte un autre mois plus tard, il n'y aura pas de recalcule et on facturera seulement le mois initial de frais de retard à l'usager.
Laisser les frais de document perdu : cette option ne fait rien, les frais qui sont au dossier au moment du retour du document perdu resteront tels quels dans le dossier.
Le remboursement de frais de document perdu inclut seulement le coût de remplacement (la valeur par défaut dans les configurations du type de document ou la valeur inscrite en 952$v), cela ne touche pas les frais administratifs. La seule manière de retirer ces frais est d'amnistier manuellement les frais dans le dossier de l'usager.
2.2 Retrait du prêt dans le dossier
Lorsqu'un document est perdu par un usager, la bibliothèque peut choisir de retirer le prêt du dossier de l'usager emprunteur. Ce retrait peut être fait par un retour manuel du document, par le module Circulation. Sinon, il possible d'automatiser le retour lorsque le document obtient un statut de perte. C'est la préférence système MarkLostItemsAsReturned qui permet cette automatisation.
La section suivante présente toutes les options de la préférence système MarkLostItemsAsReturned, mais pour une automatisation complète du processus, c'est l'option "de la tâche planifiée (cronjob) longoverdue" qu'il faut activer. En effet, lorsque la préférence DefaultLongOverdue est paramétrée, le statut de perte est mis automatiquement, comme nous l'avons vu dans la section 2 de l'article. Lorsque cette action sera faite, le prêt sera aussi retiré du dossier de l'usager si l'option est cochée.
La préférence système MarkLostItemsAsReturned présente un menu déroulant avec plusieurs options qu'il est possible de cocher. Toutes ces options présentent un endroit dans Koha où on peut changer le statut de perte d'un document. Si l'endroit est coché dans la préférence système, lorsqu'on changera le statut de perte à partir de cet endroit, le document sera automatiquement retourné dans le dossier de l'usager emprunteur. Si l'option n'est pas cochée, le document va rester en prêt dans le dossier de l'usager emprunteur même si le statut de perte est mis.
2.2.1 onglet exemplaires du catalogage
2.2.2 outil de modification en lot d'exemplaires
2.2.3 liste ''Réservations à traiter''
Deux préférences système doivent être configurées pour permettre de mettre un statut de perte sur un document à partir de la liste des Réservations à traiter.
La préférence CanMarkHoldsToPullAsLost permet trois actions :
Ne pas permettre de déclarer des exemplaires perdus : désactive la préférence, le bouton n'apparait pas dans la liste de Réservations à traiter
Permettre de déclarer des exemplaires perdus : le bouton apparait dans la liste de Réservations à traiter
Permettre de déclarer des exemplaires perdus et de notifier les utilisateurs : le bouton apparait dans la liste de Réservations à traiter et, lorsque le document est déclaré perdu, une notification est envoyée à l'usager qui a placé la réservation pour lui indiquer que sa réservation est annulée.
La notification est CANCEL_HOLD_ON_LOST :
La préférence UpdateItemWhenLostFromHoldList permet de choisir la valeur autorisée qui sera sélectionnée lorsque le document est déclaré perdu à partir de la liste de Réservations à traiter. Dans l'exemple ci-dessous, la valeur 1 de la catégorie de valeurs autorisées LOST sera la valeur indiquée dans les détails de l'exemplaire.
2.2.4 tâche planifiée (cronjob) longoverdue
Lorsque la tâche planifiée change le statut du document selon les configurations déterminées dans les préférences système DefaultLongOverdueChargeValue et DefaultLongOverdueLostValue/DefaultLongOverdueDays.
2.2.5 catalogage d'un exemplaire
2.2.6 lors du paiement pour l'exemplaire
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