Logiciel MarcEdit pour la modification en lot de notices

Logiciel MarcEdit pour la modification en lot de notices

Le logiciel Marc Edit peut être pratique si vous avez besoin de modifier un fichier de notices avant l’importation dans Koha ou si vous avez besoin de faire des modifications ne pouvant pas être faites par . Par exemple, les zones de contrôle (00X) ne peuvent pas être modifiées par les modèles de modification MARC.

Il est possible de télécharger le logiciel à partir du lien suivant : MarcEdit Downloads

Voici un guide que vous pouvez télécharger, Guide d’utilisation de Marcedit 5.9 par Steve Booth du Collège Montmorency en pièce jointe de cet article.

Il existe également beaucoup de vidéos disponible sur la chaine Youtube suivante (en anglais) : https://www.youtube.com/playlist?list=PLrHRsJ91nVFScJLS91SWR5awtFfpewMWg


1. Exporter des notices

Si le but est de modifier des notices existantes dans Koha par MarcEdit, il faut d'abord les exporter de la base de données pour les intégrer au logiciel MarcEdit. Pour accéder à l'outil d'export de données, il faut se rendre dans le module Catalogage > Exporter > Exportation de données

Info
La procédure est la même que l'on veuille exporter des notices bibliographiques ou des notices d'autorités. La seule différence, c'est que l'outil propose plus de filtres pour la sélection de notices bibliographiques. Les autres options sont identiques pour les deux types de notices.

1.1 Sélectionner des notices à exporter

Info
Il n'y a aucun filtre obligatoire dans le formulaire. C'est-à-dire que Koha va exporter toutes les notices qui correspondent aux critères sélectionnés. On peut donc choisir de filtrer uniquement sur un intervalle de numéro de notice ou un fichier de numéros de notice, ou encore seulement sur la bibliothèque, par exemple. Quand on sélectionne plus d'un filtre, ceux-ci sont alors additionnés pour que les notices exportées correspondent à l'ensemble des critères sélectionnés.

1.1.1 Par intervalle de numéro de notice

Il est possible d'inscrire un intervalle de numéro de notice (biblionumber). Koha exportera alors les notices dont le biblionumber est inclus dans cet intervalle et les numéros inscrits dans les boîtes sont inclus dans l'intervalle. Il est également possible d'exporter une seule notice en utilisant cette option. Il suffit alors d'inscrire dans les deux boîtes le même biblionumber pour que Koha exporte la notice unique.


1.1.2 Par type de document

Il est possible de sélectionner un ou plusieurs types de document. Pour en sélectionner plus d'un, il faut utiliser maintenant la touche CTRL de votre clavier en cliquant sur les types voulus.
Koha exportera alors les notices dont au moins un exemplaire a comme type de document (952$y) un des types sélectionnés. Le type de document de la notice (942$c) n'est pas interrogé par ce filtre.


1.1.3 Par bibliothèque

Il est possible de sélectionner une ou plusieurs bibliothèques. Koha exportera alors les notices dont au moins un exemplaire a comme bibliothèque de rattachement (952$a) une des bibliothèque sélectionnée.

1.1.4 Par intervalle de cote

Il est possible d'inscrire un intervalle de cotes. Koha exportera alors les notices dont au moins un exemplaire a comme cote (952$o) une valeur qui se trouve dans l'intervalle inscrit. Les cotes inscrites dans les boîtes sont incluses dans l'intervalle.


1.1.5 Par date de création/ajout des exemplaires

Il est possible d'inscrire un intervalle de dates correspondant à la date d'ajout des exemplaires (dateaccessioned). Koha exportera alors les notices dont au moins un exemplaire a comme date d'ajout (952$d) une valeur qui se trouve dans l'intervalle inscrit. Les dates inscrites dans les boîtes sont incluses dans l'intervalle.

1.1.6 Par un fichier de numéro de notice

Il est possible de sélectionner les notices à exporter en inscrivant leur numéro de notice (biblionumber), dans un fichier .txt. Les numéros de notice doivent apparaitre sous le format "un par ligne" dans le fichier.



1.2 Options de sortie du fichier

1.2.1 Export des exemplaires

Par défaut, les exemplaires des notices sélectionnés seront exportés. Il apparaissent alors en zone 952 de chaque notice du fichier .mrc.

Il est possible d'exclure les exemplaires du fichier exporter de deux façons :

Ne pas exporter les exemplaires : toutes les zones 952 seront ignorées.
Retirer les exemplaires qui ne sont pas la propriété des bibliothèques suivantes : Si une ou plusieurs bibliothèques ont été cochées dans la section plus haute (voir section 1.1.3), cocher cette option permet d'exclure les exemplaires n'appartenant pas à ces bibliothèques.

Cette option sert pour travailler les notices qui ont des exemplaires provenant de plusieurs bibliothèques. 
Par exemple, si la bibliothèque Collecto est cochée et que la notice #12345 a un exemplaire appartement à la bibliothèque Collecto et un exemplaire appartenant au Campus de Québec, la notice est exportée avec ses deux exemplaires. Si par contre, l'option Retirer les exemplaires qui ne sont pas la propriété des bibliothèques suivantes est cochée, alors l'exemplaire appartenant au Campus de Québec n'est pas exporté.
 

1.2.2 Exclusion de zones/sous-zones spécifiques

Cette option permet d'exclure certaines zones. 

1.2.3 Format de sortie

Il est possible de choisir parmi trois formats pour l’extraction des données : MARC, XML et CSV. Une case permet également de renommer le fichier, au besoin. Par défaut, le fichier s'appelle tout simplement koha.



Transférer un fichier dans MarcEdit

Transférer un fichier MARC (.mrc) vers MarcEdit


Transférer un fichier excel (.csv) ou texte (.txt) vers MarcEdit


Si vous avez un fichier csv, il faut le transformer en fichier xslx qui contient une colonne pour chaque zone.


Par exemple:


Une fois le fichier excel rempli, se rendre dans Marcedit dans l’outil Delimited Text Translator

 

Dans la page suivante, il faut aller chercher le fichier excel dans Source File

Dans Output file, il faut créer un fichier .mrk qui sera le fichier des notices marc.

Dans le champ Excel Sheet Name, il faut indiquer le nom de la feuille dans le fichier Excel que vous voulez traiter, soit Feuil1 dans l’exemple.

Il faut cocher UTF-8 Encoded pour correspondre au format d’encodage de Koha.

Dans Edit LDR/008, vous pourrez paramétrer par défaut les zones 000 et 008 des notices.

Le terme « und » correspond à la position 35-37 pour la langue. Si tous vos documents du document Excel sont en français, vous pouvez remplacer « und » par fre.

Ces paramètres s’appliqueront à toutes les notices du fichier.

Cliquer ensuite sur Ok pour fermer la fenêtre, puis ensuite sur Next pour passer à l’étape suivante.

C’est dans cette nouvelle fenêtre qu’il faut indiquer à quelle zones marc les colonnes du fichier Excel correspondent.

Dans le menu déroulant Select, il faut choisir quelle colonne vous voulez transformer en donnée MARC.

Dans la case Map to, il faut indiquer la sous-zone Marc, par exemple 245$a.

Vous pouvez renseigner également les indicateurs et inscrire la ponctuation finale de la zone marc dans la case Term. Punctuation.

Cliquez ensuite sur Add argument.

Répétez cette étape pour toutes les colonnes du fichier Excel (Field 1, Field 2, etc…)

Si vous souhaitez que certaines colonnes se retrouvent dans une même zone marc, il faut joindre les arguments.

Par exemple, il faut que les sous-zone 245$a et 245$d se retrouvent dans une même zone marc et pas deux différentes.

Pour les réunir, sélectionnez les deux sous-zones dans la liste des arguments et effectuez un clic droit

Vous devez effectuer cette opération sur tous les arguments que vous souhaitez réunir dans une même zone.

Quand cette opération est terminée, si vous souhaitez conservez ce modèle pour l’utiliser avec un autre fichier Excel, cochez la case Save Template.

En cliquant sur Finish, vous serez invité à sauvegarder le modèle en format .mrd. La prochaine fois, vous pourrez réutiliser le modèle en cliquant sur Load Template.

Une fois enregistré, un message confirmant la création du fichier .mrk va apparaître.

Maintenant, vous pouvez ouvrir le fichier .mrk que vous avez crée.

La première notice peut être supprimé car elle correspond aux en-têtes des colonnes du fichier Excel.

Si tout est correct dans votre fichier marc, vous pouvez compiler le fichier en format Marc .mrc en vous rendant dans le menu File>Compile File into MARC


Un fichier .mrc sera crée. C’est ce fichier qui devra être importé dans Koha avec l’outil Préparation des notices marc à l’import

Extraire/supprimer des notices dans un fichier .mrc

il est possible d'extraire ou supprimer des notices dans un fichier avec les extensions .mrc ou .mrk.

Pour cela, ouvrir MarcEdit.
Dans le menu Tools, sélectionner Selected MARC Records.
Vous pourrez ensuite cliquer sur Delete ou Extract, selon votre besoin.




Suivre les étapes suivantes :
  1.  Aller chercher le fichier désiré
  2. Inscrire la zone MARC à partir de laquelle vous voulez distinguer les notices
  3. Cliquer sur Import File
  4. Décocher tout et ensuite sélectionner la case Search all Record data (IMPORTANT!)
  5. Inscrire le texte inscrit dans la zone des notices que vous voulez extraire
  6. Cliquer sur le bouton. Vous remarquerez que les notices ayant les informations inscrits à l'étape sont maintenant cochées
  7. Cliquer sur Export Selected.



Cliquer sur Oui.



Sauvegarder le fichier en .mrk ou autre extension de votre choix.
Notes
La 1e demande de sauvegarde est pour les notices extraites.
La 2e demande de sauvegarde est pour les autres notices restantes dans le fichier.
            Si vous devez répéter les étapes pour extraire d'autres notices, enregistrer le 2e fichier en .mrc afin de pouvoir le                       réutiliser pour faire les prochaines étapes.
Cliquer sur Exit.


J'obtiens ainsi, 2 fichiers distincts, en dehors de celui d'origine :




Cas d'application : modifier en lot les URL en 856$u

Trouver les notices à modifier

La requête suivante vous permet d'obtenir la liste des notices qui ont un URL, zone 856$u, composé d'une certaine chaîne de caractères.
Quote
SELECT 
biblionumber, 
Extractvalue(metadata,'//datafield[@tag="856"]/subfield[@code="u"]') "856$u"
FROM biblio_metadata
WHERE Extractvalue(metadata,'//datafield[@tag="856"]/subfield[@code="u"]') LIKE CONCAT ("%",<<Chaîne de caractères en 856u>>,"%")


À l'exécution du rapport, vous pourrez entrer une chaîne de caractères qui permet d'identifier l'URL. Par exemple, pour trouver toutes mes notices Cairn, je peux inscrire cairn dans la boîte.


J'obtiens alors la liste de toutes les notices qui ont "cairn" dans l'URL. 


Si vous avez des notices avec plusieurs 856$u, toutes les valeurs vont afficher dans la boîte, comme dans la première ligne de la capture d'écran. Dans cette notice, il y a deux 856$u avec le même URL.

Vous pouvez alors utiliser la liste des biblionumber pour effectuer la modification en lot dans l'outil de Koha ou pour extraire les notices qui seront modifiées dans MarcEdit.

Extraire les données

Si vous choisissez de modifier vos notices dans MarcEdit, il vous faudra d'abord extraire les notices de votre Koha.

Pour ce faire, téléchargez votre fichier en Feuille de calcul pour obtenir un fichier Excel.


Dans le fichier, copiez vos biblionumber.


Puis, collez les dans un fichier .txt (dans un bloc-note ou dans NotePad, par exemple) et enregistrez votre fichier.


Rendez-vous ensuite dans l'outil d'exportation des données (dans le module Catalogage depuis la version 23.05).

Dans l'outil, on ira chercher l'option Utiliser un fichier, dans laquelle on place le fichier .txt qu'on vient de créer. Puis, on clique sur Exporter.


Un fichier .mrc va s'enregistrer dans vos téléchargements.


Modification dans MarcEdit

Une fois MarcEdit installé sur votre ordinateur, les fichiers .mrc devraient automatiquement s'ouvrir dans le logiciel. En double-cliquant sur le fichier dans vos téléchargements, la fenêtre suivant devrait s'ouvrir et elle sera remplie. Cliquez sur Execute :


Lorsque vous aurez exécuté la conversion, le bouton Edit records sera alors cliquable. En cliquant dessus, on bascule alors en mode édition dans MarcEdit.


Un coup en mode édition, on ira dans l'onglet Tools et on sélectionnera Edit Subfield Data. 

Idea
On pourrait utiliser la fonction Find and Replace de MarcEdit, mais en utilisant Edit Subfield Data, on est certains que MarcEdit cherche la chaîne de caractères uniquement dans la zone 856$u et non pas dans l'ensemble des zones. Pour les url, il y a très peu de chance qu'on trouve la chaîne de caractères ailleurs qu'en 856$u, mais si vous utilisez la même procédure pour modifier une autre zone et d'autres chaînes de caractères, il peut être important d'être très spécifique avec MarcEdit. On évitera des modifications non désirées :-)

Dans l'encadré, on ira indiquer ceci :
Field = zone : on inscrit 856
Subfield = sous-zone : on inscrit u
Field Data = données de la zone : l'ancienne chaîne de caractères dans l'URl, qu'on veut remplacer
Replace with = Remplacer par : nouvelle chaîne de caractères à avoir dans l'URL

Dans l'exemple suivant, nos URL ont le vieux proxy.ccsr.qc.ca et on veut que les URL aient le nouveau proxy.collecto.ca


On clique sur Replace Text et toutes les sous-zones 856u qui ont la chaîne de caractères proxy.ccsr.qc.ca seront modifiées. MarcEdit vous indiquera le nombre de modifications qui a été faites.

Un coup la modification faite, on réenregistre le fichier en format .mrc (pour la modification, le fichier se transforme en .mrk)
Dans le menu File, choisir Compile file into Marc.


On enregistre en s'assurant de bien choisir UTF-8 dans le menu Type

Renvoyer les notices dans Koha

Dans Koha, on fera une importation de notices régulière en faisant une concordance sur la zone 999, c'est-à-dire le numéro de notice dans Koha.


Pour plus d'informations à propos des imports de notices dans Koha, veuillez consulter l'article suivant : Importer et gérer un lot de notices

Biblio-Éclair du 26 mars 2025

Notes
Connectez-vous au portail et consultez l'article suivant pour visionner le Biblio-Éclair MarcEdit pour débutants : Enregistrements des Biblio-Éclairs

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