Utiliser le réservoir de notices
1. But du réservoir de notices
Incorporer automatiquement dans le catalogue les notices en format MARC21 provenant de fournisseurs de ressources numériques, tel que Cairn, Criterion-sur-demande, Curio, ENI, ONF, Scholarvox et Télé-Québec en classe. D'autres ressources pourront être ajoutées éventuellement.
L'utilisation de cette option est libre. Des préférences système sont à paramétrer par les institutions dans les instances Koha. Il est aussi possible de choisir les notices de fournisseurs à intégrer et d'en exclure certaines. Par exemple, elles pourraient déjà être intégrées au catalogue ou l'institution n'a pas d'abonnement à cette ressource (ou section).
Le réservoir ne tient pas compte des notices déjà importées manuellement dans le catalogue pour les fournisseurs concernés. Il n'y a pas de concordance qui est effectuée et cela pourrait créer des doublons si les notices du réservoir sont intégrées. Un ménage des notices sera nécessaire.2. Son fonctionnement
2.1 Schémas présentant le fonctionnement
Plus de précisions :
Points 1, 2, 3:
Tâches effectuées par Collecto.
Point 4 :
Depuis la version 2.0 du réservoir, deux scripts roulent toutes les 2e fins de semaine du mois. Ils vérifient la concordance avec les notices du réservoir qui sont déjà dans le catalogue et font la mise à jour/suppression de ces notices au besoin. La concordance se fait sur les zones 001 et 590$a. Ainsi, les actions des scripts n'affectent que les notices du réservoir en lien avec la note inscrite en zone 590$a.
Lorsqu'il y a mise à jour, la notice présente dans l'instance est écrasée par la nouvelle, mais le numéro de notice restera identique. Ainsi, l'URL d'une notice du réservoir à l'OPAC ne changera pas.
ATTENTION! Les modifications effectuées dans les notices seront perdues lors de la mise à jour. Il est recommandé de ne pas modifier les notices provenant du réservoir de notices. De plus, la concordance s'effectuant sur les zones 001 et 590$a, il est très important de ne pas modifier celles-ci.
À noter qu'il est toujours possible qu'une purge des notices soit effectuée en situation de force majeure (par exemple: une très grande présence de doublons). S'il s'avère nécessaire de le faire, les pilotes seront préalablement avisés. Toutes les notices du réservoir de l'instance seraient supprimées et réimportées ensuite. Cette opération fera en sorte que tous les numéros de notices seront modifiés.
Il est donc hasardeux d'ajouter des liens entre les notices de livres imprimés et de livres numériques provenant du réservoir.
Explication de la différence entre l'ancienne version et la version 2.0 du réservoir :
2.2 Présentation vidéo sur le fonctionnement
Pour plus de détails, écouter la présentation du réservoir qui a été enregistrée lors du Biblio-Éclair du 28 octobre 2024. Il est nécessaire d'être connecté au portail pour la visionner.
3. Paramétrage local
Pour mettre en place le réservoir dans une instance, les étapes suivantes sont requises :
- Envoyer un billet via le portail Collecto afin que les scripts soient programmés sur l'instance.
- Paramétrer des préférences système afin que les scripts fonctionnent. Cela permettra de sélectionner les ressources numériques à intégrer au catalogue. La sélection se fait à la pièce. Les informations locales telles que l'URL de l'institution (proxy) et les sous-zones utilisées à l'exemplaire (au besoin) pourront être complétées.
Ces préférences système sont accessibles dans le module Administration > Préférences système. Dans le menu de gauche, cliquer sur Catalogage.
Ces 3 préférences système seront disponibles:
3.1 ESRNexemplaire (facultative)
Permet de paramétrer la création d'exemplaires automatique lors de l'importation des notices.
Il faut inscrire les chiffres ou lettres des sous-zones (7, a, etc.), suivi d'un égal, suivi du code de la valeur autorisée désirée ou du texte si aucune valeur autorisée. Chaque sous-zone est séparée d'une virgule, sans espace. Pour plus de détails, voir la section plus bas Gestion des exemplaires.
IMPORTANT : lorsque des exemplaires sont créés, il faut inscrire une valeur pour le $a et $b.
Exemple :
7=6,a=COLL,b=COLL,y=MONO
3.2 ESRNressources
Inscrire les codes des ressources numériques désirées. Voir la section Ressources numériques à intégrer ci-dessous pour en savoir plus. Chacunes d'entre elles doivent êtres séparées d'une virgule, sans espace.
Exemple :
curiovideo,curioaudio,curioinfo,curiobbc,onfgratuit,scholarvoxqc,scholarvoxca
3.3 ESRNsubstitution
Cette préférence système permet d'identifier l'URL propre à l'établissement (son URL proxy).
Il faut inscrire le domaine original de la ressource, suivi d'un égal, suivi du domaine de votre URL. Chaque mention d'URL doit être séparée d'une virgule, sans espace.
Voici les domaines des ressources disponibles dans le réservoir de notices :
- Arte campus : campus.arte.tv
- Exception pour cette ressource si l'authentification par le SSO Microsoft est utilisé plutôt que le proxy. Dans ce cas, un URL est produit par le fournisseur. Inscrire l'URL avec les barres obliques contenant le code d'institution. Par exemple : campus.arte.tv=campus.arte.tv/saml/codedevotrecegep/login?url=
- Cairn (3 domaines à inscrire) : shs.cairn.info,stm.cairn.info,droit.cairn.info
- Canada Commons : canadacommons.ca
- Critérion : media3.criterionpic.com
- Curio : curio.ca
- Éditeur ENI : www.eni-training.com
- Exception pour cette ressource lors de l'inscription de l'URL proxy, il faut aussi intégrer le code ENI de l'établissement. Par l'exemple:
www.eni-training.com=eni-votrecegep.proxy.collecto.ca/cs/codedevotrecegep - ONF : www.onf.ca
- Scholarvox : cegeps.scholarvox.com
- Télé-Québec en classe : enclasse.telequebec.tv
Pour les institutions
qui ont Eduproxy avec Collecto :
qui ont Eduproxy avec Collecto :
Utiliser l'URL obtenu lors de la connexion dans la ressource. Il faut copier toutes les informations avant la 1e barre oblique et retirer "https://".
Exemple pour les institutions qui ont Eduproxy :
shs.cairn.info=cairn-votrecegep.proxy.collecto.ca,stm.cairn.info=cairn-votrecegep.proxy.collecto.ca,droit.cairn.info=cairn-votrecegep.proxy.collecto.ca,curio.ca=curio-votrecegep.proxy.collecto.ca,www.onf.ca=onf-votrecegep.proxy.collecto.ca,www.eni-training.com=eni-votrecegep.proxy.collecto.ca/cs/codedevotrecegep
Exemple pour les institutions qui ont EZproxy :
shs.cairn.info=shs-cairn-info.proxy.votrecegep.ca:1234,stm.cairn.info=stm-cairn-info.proxy.votrecegep.ca:1234,droit.cairn.info=droit-cairn-info.proxy.votrecegep.ca:1234,curio.ca=www-curio-ca.proxy.votrecegep.ca:1234
4. Ressources numériques à intégrer
4.1 ARTE CAMPUS
Tout le contenu de ARTE campus est dans un seul fichier à intégrer au catalogue. Inscrire dans la préférence système ESRNressources :
- artecampus
4.2 CAIRN
Les notices de Cairn sont divisées en 3 fichiers pour distinguer les 3 types d'abonnement à la ressource.
- Ouvrages de référence - SHS
- Plus de 23 000 notices d'ouvrages de la plateforme Sciences humaines et sociales (SHS)
- Ouvrages de référence - STM
- Plus de 10 000 notices d'ouvrages de la plateforme Sciences, Techniques et Médecine (STM)
- Encyclopédies de poche - Général
- Plus de 900 notices du bouquet des Encyclopédies (Que sais-je?, Repères) de la plateforme Sciences humaines et sociales (SHS)
Inscrire dans la préférence système ESRNressources les intitulés correspondants aux fichiers désirés :
- Pour les notices des ouvrages de référence de la plateforme Sciences humaines et sociales (SHS) : cairnouvrageshs
- Pour les notices des ouvrages de référence de la plateforme Sciences, Techniques et Médecine (STM) : cairnouvragestm
- Pour les notices des encyclopédies de poche : cairnpoches
Les sections Revues et Magazines n'ont pas de notices en format MARC21.
4.3 CANADA COMMONS
Le contenu de Canada Commons est dans un seul fichier à intégrer au catalogue. Puisque la majorité des abonnés sont des établissements anglophones et que le fournisseur catalogue en anglais, Collecto offre la possibilité d'intégrer les notices avec le catalogage en anglais. De plus, Collecto offre aussi les notices avec une traduction du catalogage en français.
Inscrire dans la préférence système ESRNressources :
- pour le catalogage en anglais : canadacommonseng
- pour le catalogage traduit en français : canadacommonsfr
4.4 CRITERION-SUR-DEMANDE
Tout le contenu de Critérion est dans un seul fichier à intégrer au catalogue. Inscrire dans la préférence système ESRNressources :
- criterion
4.5 CURIO
Les notices de Curio sont divisées en 5 fichiers afin que vous puissiez sélectionner seulement le contenu qui convient à votre abonnement.
Vous devez inscrire dans la préférence système ESRNressources :
- Pour tous les vidéos de l'abonnement de base : curiovideo
- Pour tous les fichiers audio de l'abonnement de base : curioaudio
- Pour les types de documents de l'abonnement Curio Info : curioinfo
- Pour les types de documents de l'abonnement BBC : curiobbc
- Pour les types de documents de l'abonnement National Geographic : curiogeo
4.6 ENI
Les fichiers sont séparés puisque certaines zones en RDA sont différentes pour le livre et l'audio. Inscrire dans la préférence système ESRNressources :
- Pour tous les livres : enilivre
- Pour tous les vidéos : enivideo
4.7 ONF
Tout le contenu de l'ONF étant maintenant accessible à tous, il n'y a qu'un seul fichier à intégrer dans votre catalogue. Vous devez inscrire dans la préférence système ESRNressources :
- onfgratuit
4.8 SCHOLARVOX
Vu le très grand nombre de documents présents dans Scholarvox, il y a eu une sélection de notices selon les noms des éditeurs. Il est possible de consulter la liste des éditeurs sélectionnés en pièce jointe à la fin de cet article.
Ceux sélectionnés sont séparés en 4 fichiers, selon leur lieu d'édition : Québec (qc), Canada (ca), France (fr), États-Unis (eu). Selon ce que vous désirez, vous devez inscrire dans la préférence système ESRNressources :
- Pour la sélection d'éditeurs québécois : scholarvoxqc
- Pour la sélection d'éditeurs canadiens : scholarvoxca
- Pour la sélection d'éditeurs français : scholarvoxfr
- Pour la sélection d'éditeurs américains : scholarvoxeu
4.9 TÉLÉ-QUÉBEC EN CLASSE
Pour les besoins des cégeps, les notices ayant du contenu trop jeunesse ont été supprimées à l'aide des catégories d'âge inscrites dans les notices. Voici celles qui ont été conservées :
- 13-99 ans
- 13-15 ans
- 13-17 ans
- 15-99 ans
- 18-99 ans
- 0-99 ans
Les fichiers sont séparés puisque certaines zones en RDA sont différentes pour le vidéo et l'audio. Vous devez inscrire dans la préférence système ESRNressources :
- Pour les vidéos : telequebecvideo
- Pour les fichiers audio : telequebecaudio
Si vous ne désirez pas intégrer les notices d'une ressource numérique à l'aide du réservoir de notices, vous pouvez le faire par vous-mêmes, manuellement. En téléchargeant le fichier sur le site de ces fournisseurs. Vous pouvez trouver comment faire, en plus des tâches MarcEdit créées pour ce projet, dans l'article : Récupérer les notices MARC21 des bases de données
5. Arrimage des autorités
Selon le mode de cadenassage paramétré dans votre instance, les autorités des notices du réservoir seront arrimées (ou non) à celles que vous avez dans votre banque locale.
Voici un résumé :
Nous vous suggérons donc le mode décadenassé partiel si vous désirez que les autorités soient arrimées le plus possible.
ATTENTION! Pour ceux qui sont en mode décadenassé total!
Il faut savoir que l'importation de notices avec le réservoir de notices créera beaucoup d'autorités dans votre cas puisqu'il y aura une autorité créée à chaque fois qu'une notice bibliographique importée comprendra une autorité n'étant pas présente dans votre banque locale ou dans le serveur Authorities.
Par exemple, les notices de Scholarvox contiennent parfois des sujets RAMEAU. Il n'y aura pas de concordance avec les autorités déjà existantes puisque les sujets RAMEAU diffèrent légèrement de ceux du RVM. Il y aura donc BEAUCOUP d'autorités qui seront créées à ce moment-là.
Pour connaître quel est le mode de cadenassage de votre instance, référez vous à cet article : Contrôle des autorités
De plus, lorsqu'il n'y a aucun arrimage, les sujets/auteurs auront tout de même un lien cliquable au catalogue. En cliquant dessus, Elasticsearch fera une recherche par mots-clés dans l'index sujet au lieu du numéro de notice d'autorités. Il se peut qu'il y ait du bruit dans les résultats puisque c'est par mots-clés, mais au moins, il y aura des résultats pertinents pour vos usagers.
6. Gestion des exemplaires
Les exemplaires ne sont créés qu'à la création de la notice. Une fois cette dernière présente dans votre instance, les exemplaires ne sont plus modifiés. Si vous désirez faire des modifications, il vous faudra supprimer les notices en entier et attendre au prochain roulement du réservoir pour un nouvel ajout des notices avec leurs exemplaires.
Si vous n'aviez rien inscrit dans la préférence système ESRNexemplaire et que plus tard, vous désirez avoir des exemplaires dans vos notices du réservoir, il faudra faire la même chose.
7. Rapport d'importation/suppression de notices
Vous recevrez automatiquement un rapport à l'adresse courriel qui est paramétré dans la préférence système KohaAdminEmailAddress. Ce rapport vous indiquera toutes les notices qui ont été importées et supprimées par le script.
Il est possible que vous devrez convertir les données pour que ce soit plus lisible puisque c'est un fichier .csv. Pour cela, il faut ouvrir le fichier dans Excel.
- Sélectionner toute la colonne A.
- Aller dans le menu de Données.
- Cliquer sur Convertir.
Une fenêtre s'ouvrira. - Cliquer sur Suivant.
- Cocher seulement virgule. Et cliquer sur Suivant.
- Cliquer sur Terminé.
Votre fichier sera séparé en quelques colonnes pour une meilleure lisibilité du rapport.
8. Rapports SQL
8.1 Rapport pour trouver les notices importées dans Koha
Il est possible de créer un rapport SQL pouvant trouver toutes les notices importées dans votre instance par le réservoir de notices.
Voici le code SQL à inscrire :
SELECT
bm.biblionumber,
b.title 'Titre',
ExtractValue(bm.metadata,'//datafield[@tag="590"]/subfield[@code="a"]') as 'Note 590'
FROM biblio_metadata bm
JOIN biblio b USING (biblionumber)
WHERE ExtractValue(metadata,'//datafield[@tag="590"]/subfield[@code="a"]') LIKE "Réservoir de notices Collecto,%"
Si vous désirez avoir un rapport pour retrouver les notices d'un fichier précis, simplement modifier le texte "Réservoir de notices Collecto,%" pour y copier le texte de la zone 590 des notices.
Exemple : pour obtenir les notices de Cairn poches, inscrire "Réservoir de notices Collecto, Cairn Poches"
8.2 Rapport pour supprimer les doublons du réservoir
Lorsque vous constatez des doublons de notices dans votre instance ou même des notices menant vers des documents qui ne sont plus disponibles dans la ressource, il est possible de les supprimer en lots.
Ce rapport permet de retrouver toutes les notices qui ont été importées par le réservoir et qui n'ont pas été mise à jour lors du dernier roulement du réservoir. Ce peut donc être des notices doublons ou même des notices désuètes qui ne se sont pas supprimées automatiquement.
Voici le code SQL à inscrire :
SELECT
bm.biblionumber,
b.title 'Titre',
ExtractValue(metadata,'//controlfield[@tag="005"]'),
ExtractValue(bm.metadata,'//datafield[@tag="590"]/subfield[@code="a"]') as 'Note 590'
FROM biblio_metadata bm
JOIN biblio b USING (biblionumber)
WHERE ExtractValue(metadata,'//datafield[@tag="590"]/subfield[@code="a"]') LIKE "Réservoir de notices Collecto%"
AND ExtractValue(metadata,'//controlfield[@tag="005"]') LIKE <<Inscrire une date - AAAAMM% (Ex: 202506%)>>
LIMIT 6000
Pour l'exécuter, il faudra inscrire un des mois précédents dans l'encadré. Par exemple, nous sommes en septembre 2025 et nous voulons supprimer tous les doublons qui ont pu être créés depuis juin dernier. Nous allons donc exécuter le rapport trois fois pour faire le ménage des mois de juin, juillet et août, en inscrivant à chaque fois le mois désiré sous le format "AAAAMM" et en y ajoutant la troncature "%".
Exemple :
202506%
9. Suppression des notices du réservoir
Si vous ne désirez plus recevoir les mises à jour des notices du réservoir que vous aviez paramétrés, que ce soit pour tous les fichiers paramétrés ou quelques-uns. Il faut effacer les informations concordantes dans les préférences système du réservoir de notices.
Les notices resteront tout de même dans votre catalogue. Il faudra les supprimer en lot vous-mêmes à l'aide du rapport au point 8.1. Faire très attention, puisqu'il risque d'y avoir un très grand nombre de notices dans ce rapport, nous vous suggérons de faire plusieurs suppressions en lots et non tout d'un seul coup. De plus, afin de ne pas encombrer/ralentir Koha, faire une suppression à la fois.
Pour toutes questions ou commentaires à propos du réservoir, écrivez nous via le portail.
Article révisé dans la version 25.05 (en juillet 2026).
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