Fonctionnement du réservoir de notices

Fonctionnement du réservoir de notices

But du réservoir de notices

Incorporer automatiquement dans votre catalogue les notices en format MARC21 provenant de fournisseurs de ressources numériques, tel que Cairn, Critérion, Curio, ENI, ONF, Scholarvox et Télé-Québec en classe. D'autres ressources peuvent être ajoutées éventuellement.

Sachez que vous avez entièrement le choix d'utiliser cette option ou non puisque ce sont des préférences systèmes que vous devez paramétrer vous-mêmes dans votre instance Koha.
En plus, vous choisissez quelles notices de fournisseur vous voulez intégrez à votre catalogue. Vous pouvez donc en exclure, que ce soit parce que vous les avez déjà ou que vous n'êtes pas abonnés à cette ressource (ou section).
Attention! Le réservoir ne tient pas compte des notices que vous avez importées manuellement dans votre catalogue pour les fournisseurs concernés. Il n'y a pas de concordance qui sera fait, donc si vous choisissez d'intégrer les notices du réservoir et que vous avez déjà de ces notices dans votre catalogue, cela créera des doublons. Il faudra que vous fassiez un ménage de vos notices.

Son fonctionnement



Plus de précisions :
Points 1, 2 3:
Tâches effectuées par Collecto.
 
Point 4 :
Depuis la version 2.0 du réservoir, deux scripts roulent à tous les 2e weekends du mois. Ils vérifient la concordance avec les notices du réservoir qui sont déjà dans votre catalogue et font la mise à jour/suppression de ces notices, au besoin. La concordance se fait sur les zones 590$a et 245$a. Ainsi, les actions des scripts n'affectent que les notices du réservoir vue la note inscrite en zone 590$a.

Lorsqu'il y a mise à jour, la notice présente dans votre instance est écrasée par la nouvelle, mais son numéro de notice restera identique. Ainsi, l'URL d'une notice du réservoir à l'Opac ne changera pas.
ATTENTION! Si vous faites des modifications dans les notices, les modifications seront perdues lors de la mise à jour de ces notices.
De plus, la concordance s'effectuant sur les zones 590$a et 245$a, il est très important de ne pas modifier ces dernières!

Explication de la différence entre l'ancienne version et la version 2.0 du réservoir :


Pour plus de détails, écouter la présentation du réservoir qui a été enregistrée lors du Biblio-Éclair du 28 octobre 2024. Pour la visionner, vous devez être connecté au portail.

Paramétrage locale

Pour mettre en place le réservoir dans votre instance, vous devez :
  1. Nous aviser via le portail Collecto afin que nous programmions les scripts sur votre instance.
  2. Paramétrer des préférences systèmes afin que les scripts fonctionnent. Cela vous permettra de sélectionner quelles ressources numériques vous désirez intégrer à votre catalogue, ainsi que d'y entrer vos informations locales tel que l'URL propre à votre établissement (proxy) et les sous-zones utilisées à l'exemplaire si vous désirez en avoir un dans vos notices. 

Ces préférences système sont accessibles dans le module Administration, section Préférences système.
Dans le menu de gauche, cliquer sur Catalogage.

Vous y verrez les 3 préférences systèmes suivantes :




  1. ESRNexemplaire (facultative)

Permet de paramétrer la création d'exemplaire automatique lors de l'importation des notices.

Il faut inscrire les chiffres ou lettres des sous-zones (7, a, etc.), suivi d'un égal, suivi du code de la valeur autorisée désirée ou du texte si aucune valeur autorisée. Chaque sous-zone est séparée d'une virgule, sans espace. Pour plus de détails, voir la section plus bas Gestion des exemplaires.
IMPORTANT : lorsque vous désirez avoir des exemplaires, vous devez absolument inscrire une valeur pour le $a et $b.

Exemple :
7=6,a=COLL,b=COLL,y=MONO


  1. ESRNressources

Inscrire les codes des ressources numériques désirées. Voir la section Ressources numériques à intégrer ci-dessous pour en savoir plus.
Chacune d'entre elles doivent êtres séparées d'une virgule, sans espace.
Exemple :
curiovideo,curioaudio,curioinfo,curiobbc,onfgratuit,scholarvoxqc,scholarvoxca

  1. ESRNsubstitution

Permet d'identifier les URL propre à votre établissement, c'est-à-dire un URL proxy. 

Il faut inscrire le domaine original de la ressource, suivi d'un égal, suivi du domaine de votre URL. Chaque mention d'URLs doit être séparé d'une virgule, sans espace.
Voici les domaines des ressources disponibles dans le réservoir de notices :
  1. Cairn (3 domaines à inscrire) : shs.cairn.info,stm.cairn.info,droit.cairn.info
  2. Critérion : media3.criterionpic.com
  3. Curio : curio.ca
  4. Éditeur ENI : www.eni-training.com
    1. Excepetion pour ce fournisseur, lorsque vous inscrivez votre URL proxy, il faut aussi intégrer le code ENI pour votre établissement. Voir l'exemple :
      www.eni-training.com=eni-votrecegep.proxy.collecto.ca/cs/codedevotrecegep
  5. ONF : www.onf.ca
  6. Scholarvox : cegeps.scholarvox.com
  7. Télé-Québec en classe : enclasse.telequebec.tv
Pour ceux qui ont Eduproxy avec Collecto :
Vous devez utiliser l'URL obtenu lorsque vous êtes connecté dans la ressource. Il faut copier toutes les informations avant la 1e barre oblique et ce, en enlevant "https://". 

Exemple pour ceux qui ont Eduproxy :
shs.cairn.info=cairn-votrecegep.proxy.collecto.ca,stm.cairn.info=cairn-votrecegep.proxy.collecto.ca,droit.cairn.info=cairn-votrecegep.proxy.collecto.ca,curio.ca=curio-votrecegep.proxy.collecto.ca,www.onf.ca=onf-votrecegep.proxy.collecto.ca,www.eni-training.com=eni-votrecegep.proxy.collecto.ca/cs/codedevotrecegep

Exemple pour ceux qui ont leur propre EZproxy :
shs.cairn.info=shs-cairn-info.proxy.votrecegep.ca:1234,stm.cairn.info=stm-cairn-info.proxy.votrecegep.ca:1234,droit.cairn.info=droit-cairn-info.proxy.votrecegep.ca:1234,curio.ca=www-curio-ca.proxy.votrecegep.ca:1234


Ressources numériques à intégrer

CAIRN

Les notices de Cairn sont divisées en 2 fichiers pour distinguer 2 sections de la ressource.  
  1. Ouvrages de référence - Général
    1. Plus de 22 000 notices du bouquet de Sciences humaines et sociales (SHS)
  2. Encyclopédies de poche - Général
    1. Plus de 870 notices du bouquet de Sciences humaines et sociales (SHS)

Si vous voulez les notices des 2 fichiers, vous devez inscrire dans la préférence système ESRNressources :
  1. cairnouvrages
  2. cairnpoches
Les sections Revues et Magazines n'ont pas de notices en format MARC21. Les notices pour les documents de la plateforme Sciences, Techniques et Médecine ne sont pas disponibles jusqu`à ce jour.

CRITÉRION

Tout le contenu de Critérion est dans un seul fichier à intégrer dans votre catalogue. Vous devez inscrire dans la préférence système ESRNressources :
  1. criterion

CURIO

Les notices de Curio sont divisées en 5 fichiers afin que vous puissiez sélectionner seulement le contenu qui convient à votre abonnement.

Vous devez inscrire dans la préférence système ESRNressources :
  1. curiovideo
  2. curioaudio
  3. curioinfo
  4. curiobbc
  5. curiogeo
Les 2 premiers fichiers (curiovideo et curioaudio) correspondent à l'abonnement à Curio de base. Les fichiers sont séparés puisque certaines zones en RDA sont différentes pour le vidéo et l'audio.
Le ficher curioinfo correspond à Curio info.
Le ficher curiobbc correspond à Curio BBC.
Le ficher curiogeo correspond à Curio National Geographic.

ENI

Les fichiers sont séparés puisque certaines zones en RDA sont différentes pour le livre et l'audio. Vous devez inscrire dans la préférence système ESRNressources :
  1. enilivre
  2. enivideo

ONF

Tout le contenu de l'ONF étant maintenant accessible à tous, il n'y a qu'un seul fichier à intégrer dans votre catalogue. Vous devez inscrire dans la préférence système ESRNressources :
  1. onfgratuit

SCHOLARVOX

Vu le très grand nombre de documents présents dans Scholarvox, il y a eu une sélection de notices selon les noms des éditeurs. Il est possible de consulter la liste des éditeurs sélectionnés en pièce jointe à la fin de cet article.

Ceux sélectionnés sont séparés en 4 fichiers, selon leur lieu d'édition : Québec (qc), Canada (ca), France (fr), États-Unis (eu). Selon ce que vous désirez, vous devez inscrire dans la préférence système ESRNressources :
  1. scholarvoxqc
  2. scholarvoxca
  3. scholarvoxfr
  4. scholarvoxeu

TÉLÉ-QUÉBEC EN CLASSE

Pour les besoins des cégeps, les notices ayant du contenu trop jeunesse ont été supprimées à l'aide des catégories d'âge inscrites dans les notices. Voici celles qui ont été conservées :
  1. 13-99 ans
  2. 13-15 ans
  3. 13-17 ans
  4. 15-99 ans
  5. 18-99 ans
  6. 0-99 ans

Les fichiers sont séparés puisque certaines zones en RDA sont différentes pour le vidéo et l'audio. Vous devez inscrire dans la préférence système ESRNressources :
  1. telequebecvideo
  2. telequebecaudio



Si vous ne désirez pas intégrer les notices d'une ressource numérique à l'aide du réservoir de notices, vous pouvez le faire par vous-mêmes, manuellement. En téléchargeant le fichier sur le site de ces fournisseurs. Vous pouvez trouver comment faire, en plus des tâches MarcEdit créées pour ce projet, dans l'article : Récupérer les notices MARC21 des bases de données



Arrimage des autorités

Selon le mode de cadenassage paramétré dans votre instance, les autorités des notices du réservoir seront arrimées (ou non) à celles que vous avez dans votre banque locale.

Voici un résumé :


Nous vous suggérons donc le mode décadenassé partiel si vous désirez que les autorités soient arrimées le plus possible.

ATTENTION! Pour ceux qui sont en mode décadenassé total!

Il faut savoir que l'importation de notices avec le réservoir de notices créera beaucoup d'autorités dans votre cas puisqu'il y aura une autorité créée à chaque fois qu'une notice bibliographique importée comprendra une autorité n'étant pas présente dans votre banque locale ou dans le serveur Authorities.

Par exemple, les notices de Scholarvox contiennent parfois des sujets RAMEAU. Il n'y aura pas de concordance avec les autorités déjà existantes puisque les sujets RAMEAU diffèrent légèrement de ceux du RVM. Il y aura donc BEAUCOUP d'autorités qui seront créées à ce moment-là.

Pour connaître quel est le mode de cadenassage de votre instance, référez vous à cet article : Contrôle des autorités

De plus, lorsqu'il n'y a aucun arrimage, les sujets/auteurs auront tout de même un lien cliquable au catalogue. En cliquant dessus, Elasticsearch fera une recherche par mots-clés dans l'index sujet au lieu du numéro de notice d'autorités. Il se peut qu'il y ait du bruit dans les résultats puisque c'est par mots-clés, mais au moins, il y aura des résultats pertinents pour vos usagers.


Gestion des exemplaires

Les exemplaires ne sont créés qu'à la création de la notice. Une fois cette dernière présente dans votre instance, les exemplaires ne sont plus modifiés. Si vous désirez faire des modifications, il vous faudra supprimer les notices en entier et attendre au prochain roulement du réservoir pour un nouvel ajout des notices avec leurs exemplaires.

Si vous n'aviez rien inscrit dans la préférence système ESRNexemplaire et que plus tard, vous désirez avoir des exemplaires dans vos notices du réservoir, il faudra faire la même

Je constate que les notices qui ont été ajoutées ont des exemplaires, contrairement à celles qui ont été modifiées. Ce qui signifie que l'ajout ou la modification d'exemplaires ne s'effectuent pas si les notices ont déjà été importées une première fois. Les exemplaires ne sont créés qu'à la création de la notice. C'est une nouvelle découverte du comportement du réservoir. Il n'y aura pas de modification du script puisque ce serait trop lourd à gérer de modifier tous les exemplaires en plus de toutes les notices, à chaque mois, pour chaque instance.

La solution serait donc de supprimer toutes les notices de Cairn n'ayant pas d'exemplaire et attendre le prochain roulement du réservoir afin qu'elles s'ajoutent directement et que les exemplaires soient créées par la même occasion. Je vous suggère de le faire juste avant le 12 avril (prochain roulement) afin d'avoir tout de même accès aux notices dans votre catalogue d'ici là.
J'ai modifié le rapport #1479 afin de repérer les notices de Cairn sans exemplaires. Il affiche seulement 10 000 notices à la fois. 

Rapport d'importation/suppression de notices

Vous recevrez automatiquement un rapport à l'adresse courriel qui est paramétré dans la préférence système KohaAdminEmailAddress. Ce rapport vous indiquera toutes les notices qui ont été importées et supprimées par le script.

Il est possible que vous devrez convertir les données pour que ce soit plus lisible puisque c'est un fichier .csv. Pour cela, il faut ouvrir le fichier dans Excel.

  1. Sélectionner toute la colonne A.
  2. Aller dans le menu de Données.
  3. Cliquer sur Convertir.

    Une fenêtre s'ouvrira.

  4. Cliquer sur Suivant.
  5. Cocher seulement virgule. Et cliquer sur Suivant.

  6. Cliquer sur Terminé.
Votre fichier sera séparé en quelques colonnes pour une meilleure lisibilité du rapport.



Rapport SQL pour trouver les notices importées dans Koha

Il est possible de créer un rapport SQL pouvant trouver toutes les notices importées dans votre instance par le réservoir de notices.

Voici le code SQL à inscrire :
SELECT
bm.biblionumber,
b.title 'Titre',
ExtractValue(bm.metadata,'//datafield[@tag="590"]/subfield[@code="a"]') as 'Note 590'
FROM biblio_metadata bm
JOIN biblio b USING (biblionumber)
WHERE ExtractValue(metadata,'//datafield[@tag="590"]/subfield[@code="a"]') LIKE "Réservoir de notices Collecto,%"
Si vous désirez avoir un rapport pour retrouver les notices d'un fichier précis, simplement modifier le texte "Réservoir de notices Collecto,%" pour y copier le texte de la zone 590 des notices.
Exemple : pour obtenir les notices de Cairn poches, inscrire "Réservoir de notices Collecto, Cairn Poches"

Suppression des notices du réservoir

Si vous ne désirez plus recevoir les mises à jour des notices du réservoir que vous aviez paramétrés, que ce soit pour tous les fichiers paramétrés ou quelques-uns. Il faut effacer les informations concordantes dans les préférences système du réservoir de notices.

Les notices resteront tout de même dans votre catalogue. Il faudra les supprimer en lot vous-mêmes à l'aide du rapport ci-haut. Faire très attention, puisqu'il risque d'y avoir un très grand nombre de notices dans ce rapport, nous vous suggérons de faire plusieurs petites suppressions en lots et non tout d'un seul coup. De plus, afin de ne pas encombrer/ralentir Koha, faire une suppression à la fois



Pour toutes questions au sujet du réservoir, écrivez nous via le portail.

Article révisé dans la version 24.05 (en mai 2025).

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