Contrôle des autorités
Les différents modes de contrôle des autorités permettent :
- la création automatiquement (ou non) de notices d'autorités lorsqu'aucune concordance avec votre banque locale ou le serveur Authorities
- d'arrimer automatiquement (ou non) les autorités à la notice bibliographique que vous cataloguez ou importez en lot
- la modification (ou non) de la sous-zone $a des zones d'autorités.
Ce sont les 3 préférences système suivantes qui régissent ces contrôles :
- AutoCreateAuthorities
- Génère (ou non) les notices d'autorités manquantes lors de l'enregistrement de la notice bibliographique
- RequireChoosingExistingAuthority
- La sous-zone $a des zones d'autorités (X00, X10, X11, X50, X51, X55, etc.) est bloquée (ou non)
- AutoLinkBiblios
- Arrime automatiquement (ou non) les autorités lors de l'enregistrement de la notice bibliographique
- Arrime automatiquement (ou non) les autorités lors de l'importation en lots
Il existe 3 modes de contrôle des autorités :
- Mode cadenassé (contrôle strict)
- Mode décadenassé partiel (contrôle souple)
- Mode décadenassé total (aucun contrôle)
1. Mode cadenassé (contrôle strict)
Cette option permet de faire un contrôle strict des autorités.
Cela permet d'éviter les doublons, mais augmente le temps de catalogage. En effet, lors du catalogage, la sous-zone $a des zones d’autorité (X00, X10, X11, X50, X51, X55, etc.) est grisée, avec une icône de cadenas. Ce qui fait en sorte que vous ne pouvez pas écrire dans cette sous-zone ou en modifier le contenu.
Si vous voulez faire une modification ou ajouter une autorité, vous devez faire une recherche dans votre banque locale d'autorités en cliquant sur l’icone 
. Pour plus de détails sur la recherche d'autorités et l'arrimage automatique, consulter cet article : Arrimage des autorités
Paramétrage
Il faut sélectionner les valeurs suivantes pour ces 3 préférences système :
Importation en lots de notices
Aucun arrimage sera effectué sur les autorités provenant des notices importées en lots.
Recherche
En cliquant sur les liens des sujets/auteurs dans les notices bibliographiques, une recherche sera fait par numéro de notice de l'autorité. Ainsi, les résultats obtenus seront toutes les notices bibliographiques contenant l'autorité en question.
2. Mode décadenassé partiel (contrôle souple)
Cette option permet de faire un contrôle un peu plus souple des autorités.
Cela permet d'éviter les doublons. En plus de, lors du catalogage, la sous-zone $a des zones d’autorité (X00, X10, X11, X50, X51, X55, etc.) n'est pas bloquée.
Il est donc possible de modifier ou ajouter une autorité en inscrivant directement les données dans toutes les sous-zones, dont la $a. Par la suite, pour l'arrimer, vous pouvez soit cliquer sur le bouton Arrimage automatique ou la rechercher manuellement en cliquant sur l’icone . Pour plus de détails sur la recherche d'autorités et l'arrimage automatique, consulter cet article : Arrimage des autorités
Paramétrage
Il faut sélectionner les valeurs suivantes pour ces 2 préférences système :
Pour la 3e préférence système à paramétrer, vous avez un choix à effectuer, tout en restant en mode décadenassé partiel. Cette préférence permet de faire un arrimage automatique (ou non) lorsque vous enregistrez la notice que vous venez de cataloguer ou lors de l'importation en lot.
Vous pouvez choisir une des 2 options suivantes :
Importation en lots de notices
Tout dépend de la préférence système AutoLinkBiblios.
Si elle est à "Ne pas lier", il n'y aura aucun arrimage sur les autorités provenant des notices importées en lots.
Si elle est à "Lier", un arrimage sera effectué automatiquement sur les autorités provenant des notices importées en lots :
- Vérification de la présence de l'autorité dans votre banque locale. Si concordance, l'autorité sera arrimée avec celle concordante.
- Si aucune concordance dans la banque locale, une recherche sera effectuée dans le serveur Authorities.
- Si concordance, la notice sera automatiquement importée dans votre banque locale et arrimée dans votre notice bibliographique.
- Si aucune concordance, vous devrez alors la créer manuellement.
Si vous utilisez le Réservoir de notices et que vous voulez que les autorités de ces notices soient arrimées, vous devez mettre la préférence à "Lier".
Recherche
En cliquant sur les liens des sujets/auteurs dans les notices bibliographiques, une recherche sera fait par numéro de notice de l'autorité. Ainsi, les résultats obtenus seront toutes les notices bibliographiques contenant l'autorité en question.
3. Mode décadenassé total (aucun contrôle)
Cette option ne fait aucun contrôle des autorités. Elle est donc quelque peu dangereuse car vous pourriez faire une coquille dans la zone d'autorité et vous devrez faire des modifications d'autorité par la suite, après l'enregistrement de la notice bibliographique. Il y a aussi le danger qu'un doublon d'autorité soit créé.
Tout comme le mode décadenassé partiel, la sous-zone $a des zones d’autorité (X00, X10, X50, X51, X55, etc.) n'est pas bloquée. Il est donc possible de modifier ou ajouter une autorité en inscrivant directement les données dans toutes les sous-zones, dont la $a. Par la suite, pour l'arrimer, vous pouvez soit cliquer sur le bouton Arrimage automatique ou la rechercher manuellement en cliquant sur l’icone .
Pour plus de détails sur la recherche d'autorités et l'arrimage automatique, consulter cet article : Arrimage des autorités
Si n’arrimez pas manuellement votre zone d’autorité, en laissant donc la sous-zone $9 vide lors de l’enregistrement de la notice, la zone d’autorité va s’arrimer automatiquement à une autorité déjà existante ou s'il n'y a aucune concordance, une autorité sera automatiquement créer.
Paramétrage
Il faut sélectionner les valeurs suivantes pour ces 3 préférences système :
Importation en lots de notices
Un arrimage sera effectué automatiquement sur les autorités provenant des notices importées en lots :
- Vérification de la présence de l'autorité dans votre banque locale. Si concordance, l'autorité sera arrimée avec celle concordante.
- Si aucune concordance dans la banque locale, une recherche sera effectuée dans le serveur Authorities.
- Si concordance, la notice sera automatiquement importée dans votre banque locale et arrimée dans votre notice bibliographique.
- Si aucune concordance, une notice sera créée automatiquement.
Si vous utilisez le Réservoir de notices, il y aura énormément de nouvelles autorités créées!
Recherche
En cliquant sur les liens des sujets/auteurs dans les notices bibliographiques, une recherche sera fait par numéro de notice de l'autorité. Ainsi, les résultats obtenus seront toutes les notices bibliographiques contenant l'autorité en question.
Préférences système de la version 22.05 vs 23.05
Voici un aperçu du paramétrage des préférences système pour chacun des modes de contrôle des autorités, selon l'ancienne version de Koha (22.05) et celle actuelle (23.05).
Version 22.05
Version 23.05 (actuelle)
*La
différence est au niveau de AutoLinkBiblios, pour l'arrimage automatique lors de l’enregistrement de la notice.
Article révisé dans la version 23.05.
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