Ajout d’un nouveau produit

Ajout d’un nouveau produit

Consulter cette section pour des astuces pour saisir efficacement votre produit dans votre inventaire.

Une des forces de l'application est l'association d'une fiche du répertoire directement à son inventaire. Si la fiche s'y trouve déjà,  les renseignements de la fiche "Maitre" validée préalablement par Collecto et les chimistes s'inscriront automatiquement dans la section du produit. Une économie de temps non négligeable et une certitude que les éléments transcrits sont exacts. Voir la vidéo.

Si la fiche n'y est pas, nous vous invitons à nous transmettre sa version à jour afin que nous puissions l'intégrer à Véga.

Une fois la fiche ajoutée, l'ensemble de la communauté pourra la consulter.

Les champ possédant une petite étoile rouge , sont des champs dont la saisie est obligatoire pour l'enregistrement.

Section produit

Inscrire toutes les données sur le produit dans les différents champs. Seul le nom du produit est obligatoire dans cette section.

Associer un produit à une fiche de la banque

Lors de l'ajout d'un produit à votre inventaire, nous recommandons d'associer votre produit à sa fiche correspondante dans la banque de fiches.
Pour ce faire, vous devez utiliser la fonction d'association d'un produit à une fiche de l'inventaire. 

En utilisant l'option "Associer une FDS au produit", les champs suivants seront saisis automatiquement, sans que l'usager n'ait besoin d'inscrire les informations suivantes:
    • Nom du prduit
    • CAS
    • Synonymes
    • Fournisseur (s'il n'a pas été saisi avant l'association)
    • N° de catalogue
    • N° de transport
    • Classes SIMDUT
    • Classes de danger et classes de risque (SIMDUT 2015)
    • Classes de risque
    • Code Reprofics
    • Informations sur le NFPA et HMIS
Exemple:

Un usager souhaite ajouter une fiche du fournisseur Fisher, le produit "Hydrochloric acid solution, 1N". Il saisi le nom du produit et le fournisseur et clique sur "Associer une FDS au produit".

Le produit recherché  dans la fenêtre de recherche apparait:


Il doit sélectionner la fiche en cochant la case et cliquer sur "Associer la FDS avec ses données". Suite à cette opération, la fiche sera liée à son inventaire et il lui sera possible de consulter la fiche correspondante directement dans celui-ci. De plus, il pourra imprimer directement ses étiquettes à partir de son inventaire.

Autre avantage:

Lorsqu'une mise à jour de la fiche sera disponible, celle-ci sera automatiquement remplacée dans l'inventaire. Les cases seront alors grisées et elles ne seront plus modifiable à moins de dissocier le produit à la fiche de données de sécurité.

Il est possible de remplir la section "Nom maison du produit". Souvent, le produit est identifier avec le nom anglais sur la fiche de données de sécurité. Ce champ vous donnes la possibilité d'y inscrire le nom en français.



Section localisation

Saisie de l'information relative à l'inventaire (Lieu de l'entreposage, quantité etc.):

Vous devez utiliser les menus déroulant pour choisir parmis les possibilités.

Informations obligatoires:
  1. Organisation
  1. Bâtiment
  1. Local
Vous avez la possibilité d'ajouter une division et une sous-division à votre produit dans le but de préciser davantage la localisation.

Pour ce faire, vous devez choisir en premier une division parmi celles déjà créé.

À l'aide du menu déroulant, vous devrez sélectionner votre division.

Les sous-divisions disponibles seront affichées en fonction  de la division choisit.

Pour ajouter une nouvelle division, vous devez cliquer sur le + vert situé à côté du champ.

Une nouvelle fenêtre apparaitra pour créer votre nouvelle division ou sous-division.

Dans cet exemple nous allons créer une nouvelle sous-division pour la division déjà existante Cabinet métallique - 1.
Il suffit de choisir le type et d'inscrire le nom dans le bon champ.

Sélection d'un département si requis.

Section quantité

Informations obligatoires:
  • Nombre de contenants
  • Format du contenant
  • Unité de mesure


Info
NOTE: le format du contenant est en fait la quantité présente dans votre contenant. Ainsi, si vous souhaitez inscrire dans votre inventaire cinq contenant d'un litre chacun, les renseignements seraient saisis de la manière suivante:
Vous pourriez également saisir une sous-division (mêmes choix que ceux mentionnés ci-haut) ainsi qu'une description également pour cette sous-division.

Champ état physique

Le champ état physique permet d'indiquer l'état du produit. À l'aide du menu déroulant, il est possible d'indiquer l'état parmi l'un des 5 choix disponibles. 

Choix possibles:
  1. Gazeux
  2. Liquide
  3. Solide
  4. Solution aqueuse
  5. Aérosol
Particularités du champ état physique
Lorsque le choix d'état est liquide ou solide , un nouveau champ Aspect(s)/Caractéristique(s) apparaîtra en dessous du champ. 

Ce nouveau champ permet de préciser l'aspect ou une caractéristique de l'état du produit de votre inventaire. 

Cliquer sur le menu déroulant pour faire apparaître les options et sélectionner le ou les aspects correspondant au produit. Il est possible d'ajouter plusieurs aspects ou caractéristiques par produit dans ce champ. 
Voici les choix prédéfinis pour les aspects ou caractéristiques de ces états:

Liquide
Clair
Opaque
Coulant
Sirupeux
Épais
Solution aqueuse
Fluide
Translucide
Gélatineux (gel-solide)
Transparent
Incolore
Trouble
Visqueux


Solide
Barres
Opaque
Billes
Particules fines (pf)
Blocs
Particules ultrafines (puf)
Cassant
Plaques
Cireux
Poudres
Dur
Rugueux
Feuilles
Système colloïdal
Flocons
Tiges
Granules
Tournures
Lisse
Translucide
Malléable
Mat
Vitreux
Nacré
Mous
Nanoparticules (np)
Métalique

Champ couleur

Ce champ permet d'indiquer la couleur du produit de votre inventaire. Le champ est facultatif et apparaît dans la vue détaillée du produit lorsque l'on clique sur l'icône de l'œil dans la liste de résultats de recherche. 

Fonctionnalité intéressante

Possibilité d'inscrire une quantité minimale de produit requis à cet endroit précis. Par la suite, lors d'une recherche de produit dans votre inventaire, il sera possible de connaître votre inventaire à renouveler.
Par exemple, si vous devez toujours maintenir dans l'armoire B2 deux litres d'acétone, il sera possible d'inscrire le seuil minimal à conserver:

Finalement, il est possible de spécifier le matériau du contenant, si vous disposez dans un cartable de la fiche signalétique papier, si l'étiquette est conforme ainsi que des notes.

Cliquez sur "Ajouter" pour compléter l'enregistrement.

Vous remarquerez qu'une bande bleu va apparaître si le seuil minimal de quantité est atteint ou une bande jaune si le seuil minimal de quantité n'est pas atteint.

Dans cet exemple, le seuil est atteint:

Aussi, il est possible de choisir l'option "dupliquer" afin de créer un nouvel enregistrement et conserver les renseignements similaires plutôt que de recommencer à zéro.

Il est possible de supprimer un enregistrement.

Pour supprimer votre produit, veuillez cliquer sur le bouton rouge au bas de la fenêtre à droite.

Pour dupliquer votre produit, veuillez cliquer sur le bouton  "Dupliquer" à gauche. Une fonctionnalité intéressante si vous souhaitez utiliser la fiche de votre produit pour en créer un nouveau qui se situe à un autre endroit dans votre organisation. Cela vous évitera de commencer la saisie de votre produit du départ.

Revoir les deux vidéos concernant l'ajout de produit:
  • Je veux entrer l'information de mon produit et créer une association "forte" dans Véga. Voir la vidéo.
  • Je souhaite saisir mes informations tel que le lieu d'entreposage, la quantité de produit: Consulter la vidéo.

Pour toute information supplémentaire, communiquez avec nous

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