ABC du nouveau client - Koha-Éducation

ABC du nouveau client - Koha-Éducation

Bienvenue dans la grande famille Koha-Éducation!
Voici une liste sommaire des services et outils offerts par l'équipe du service client des Services aux bibliothèques de Collecto.

1. Les services aux biblios

Koha-Éducation
Koha est l’un des systèmes intégrés de gestion de bibliothèque (SIGB) les plus déployés dans le monde. Il s'agit d'un logiciel libre né en Nouvelle-Zélande au début des années 2000.
Un logiciel libre possède un code source ouvert, permettant à tous de l'utiliser, de le dériver, mais aussi de le faire évoluer. C'est ce que fait Collecto, avec l'aide des membres de sa communauté du milieu de l'éducation québécoise, en offrant Koha-Éducation!

Bienvenue dans cette grande communauté!


Diapason
Diapason est une boite à outils pour le développement de compétences en recherche d'information et la citation de sources avec son outil bibliographique! Ce site web est en accès libre (sans connexion) et est disponible au grand public. 
Collecto soutient et alimente Diapason depuis 2014, grâce à des comités d'usagers et des membres actifs de la communauté. Son abonnement est sur une base volontaire et permet au site de rester en accès libre. 

Vous pouvez communiquer avec nous concernant Diapason à l'adresse suivante : mondiapason@collecto.ca. 




ÉduProxy
ÉduProxy a été conçu par Collecto à la suite de demandes de la communauté qui désirait un service d'accès à distances québécois, avec un support client en français et dont les données sont hébergées selon les standards du Réseau. 
ÉduProxy permets d'accéder, hors des bâtiments de l'établissement scolaire ou collégial, aux ressources numériques, de manière simple et transparente pour les utilisateurs! 



Gestion des abonnements aux ressources numériques
Collecto négocie pour le compte des bibliothèques des ententes pour l'accès à une grande variété de bases de données, de ressources numériques éducatives et d'outils de bibliothèque à un tarif concurentiel. Dans les bibliothèques, la gestion de l'abonnement aux différentes ressources passe par un bon de commande personnalisée à l'institution, rendant le tout simple et transparent!
Matomo
Matomo est une plateforme libre qui permet de receuillir les statisitques d'utilisation et de consultastion des catalogues publiques de Koha-Éducation et des ressources numériques passant par le service ÉduProxy. 
  

2. Comment nous joindre 

Vous êtes invités à communiquer avec nous en tout temps pour des questions ou des demandes de développements ou pour signaler un problème.
Vous pouvez utiliser le portail de support client, dans lequel vous pourrez ouvrir et faire le suivi de vos billets de soutien. Vous pouvez également nous écrire à l'adresse courriel koha@collecto.ca.

Si vous désirez communiquer avec nous dans le cadre d'un autre service, vous pouvez également le faire via le portail de portail de support client ou avec les adresses courriels suivantes : 
  1. Ressources numériques : ressourcesnumeriques@collecto.ca
  2. EduProxy : supportproxy@collecto.ca
  3. Diapason : mondiapason@collecto.ca
Notre équipe est disponible du lundi au vendredi de 8h à 16h30 pour répondre à vos questions. Un veille permanente effectuée par notre équipe informatique permet également de prévenir et régler toute situation d'urgence, 7 jours sur 7.

3. Outils et site web

3.1 Collecto

Collecto mets à votre disposition des ressources pour vous accompagner tout au long de votre parcours avec Koha-Éducation.
  1. Vous êtes invités à consulter la section Koha-Éducation du site web de Collecto. Cette dernière propose une foule d'informations en plus d'avoir un lien vers KohApprendre. 
  2. KohApprendre est une formation asynchrone pour des opérations de base, parfaite pour le nouveau personnel et les bénévoles au comptoir de prêt. Consultez la Procédure d'inscription à KohApprendre.
  3. La base de connaissances est l'endroit pour trouver toutes les informations dont vous avez besoin. Astuce : vous aurez accès à plus de contenu si vous êtes inscrits et connectés sur le portail !
  4. La Zone biblio est un micro site qui rassemble de l'information sur la gestion des abonnements aux ressources numériques. 
  5. Nous offrons des formations et des moments de partage tout au long de l'année. Placez le Calendrier des évènements dans vos favoris pour en être informés ! 
  6. Le site Web de Collecto mentionne plusieurs information sur nos différents services, mais également dans toutes les divisions de l'organisation. 

3.2 International 

Koha, c'est un monde de possibilités! Restez connectés à ce qui se fait à l'international. 
  1. Billetterie international de Koha : Bugzilla
  2. Manuel officiel de Koha  
  3. Forum international de Koha : Mattermost - Koha. Nous avons créé un canal québécois, n'hésitez pas à nous demander de vous y ajouter !
  4. L'intelligence artificielle et Koha : Coach Koha - GPT

4. Communications

Restez informé en vous inscrivant aux infolettres.
  1. KohActualités : Cette infolettre est publiée environ une fois pas mois (sauf en période estivale) et vous informe des dernières nouveautés entourant Koha-Éducation et sa communauté!
  2. Info-BIBLIO : Cette infolettre est publiée trois fois par année, soit à chaque début de session. Elle vous informe de tous nos services, particulièrement des dernières actualités entourant les ressources numériques.
Collecto communique avec les membres de la communauté via des avis aux pilotes. Ces avis peuvent contenir de l'information importante.

5. Lexique

Catalogue public/OPAC (Online Public Access Catalog)
Un catalogue public de bibliothèque est la portion public du système intégré de bibliothèque (SIGB) et permet aux utilisateurs de consulter les documents et services offerts par la bibliothèque. Il est possible pour les utilisateurs de consulter leur dossier d'emprunteur, de faire des renouvellements et bien plus. 
Cronjob
Un cronjob est une tâche planifiée et automatisée qui s'effectue à l'aide d'un script. Plusieurs cronjobs roulent de manière journalière, hebdomadaire, mensuelle... Ces tâches planifiées permettent d'effectuer différentes tâches dans Koha comme l'ajout des amendes de retard, l'envoi des avis de retard, la purge des informations supprimées de la base de données, la mise à jour de la file de réservations, etc.

Plusieurs cronjobs sont communs à l'ensemble de la communauté, mais certaines procédures nécessitent la modification ou l'ajout de cronjobs dans les instances Koha de façon individuelle. Si vous consultez la base de connaissances et qu'il est mentionné d'activer un cronjob, vous devez demander à l'équipe Collecto pour faire ce changement.
Feuille de style
Une feuille de style sert à définir le contenu et l'apparence visuelle de la page des résultats de recherche et d'une notice. 
Koha possède des feuilles de style par défaut, mais Collecto a également travaillé avec ses membres, des feuilles de style personnalisées. 
Intranet/Interface professionnelle
L'intranet ou l'interface professionnelle de Koha est la portion administrative de votre catalogue. C'est à cet endroit que le personnel de la bibliothèque effectue le catalogage, la circulation, la gestion de la collection, la gestion des utilisateurs, etc.
Module
Un module est une section du logiciel dans laquelle le personnel effectue les différentes tâches liées à la bibliothèque. Lorsqu'ils sont tous activés, on dénombre 16 modules dans Koha :
Circulation : pour effectuer les prêts, retours, renouvellements, etc.
Utilisateurs : pour gérer les dossiers des utilisateurs de la bibliothèque.
Recherche : pour trouver les notices bibliographiques et les exemplaires de la bibliothèque et d'autres bibliothèques (z39.50).
Listes : pour gérer les listes de documents, publiques et privées.
Catalogage : pour ajouter, modifier et supprimer des notices et des exemplaires ainsi que pour effectuer la gestion de l'inventaire.
Acquisitions : pour gérer les commandes de documents auprès des différents fournisseurs et gérer les budgets.
Autorités : pour ajouter, modifier et supprimer les vedettes liées aux notices bibliographiques.
Demandes de PEB : pour faire des demandes de prêts entres bibliothèques avec des collaborateurs externes. Ce module peut être désactivé.
Périodiques : pour gérer les abonnements aux ressources continues et le bulletinage.
Gestion des ressources électroniques : pour gérer les ententes et les licences des ressources électroniques. Ce module peut être désactivé.
Réserves de cours : pour gérer les documents liés à des cours et des enseignants et en limiter la circulation.
Conservation : pour gérer des tâches de préservation et préparation matérielle des documents et en faire le suivi. Ce module peut être désactivé.
Rapports : pour créer et exécuter des rapports statistiques.
Suggestions : pour gérer les suggestions de documents des utilisateurs. Ce module est intégré dans le module Acquisitions.
Outils : ce module présente plusieurs outils de gestion interne qui permettent d'importer et modifier en lot les utilisateurs, personnaliser l'OPAC, gérer les avis envoyés aux utilisateurs, gérer le calendrier d'ouverture de la bibliothèque, etc.
Administration : pour gérer toutes les configurations de fond de Koha, comme les types de documents, les catégories d'utilisateurs, les règles de circulation, les grilles de catalogage, les bibliothèques, les types de frais, etc.
Pilote/Copilote
Le pilote et le copilote sont les personnes responsables de la gestion du système intégré de bibliothèque Koha-Éducation. Ces personnes ont tous les droits administrateurs dans Koha-Éducation et sont les personnes contacts pour Collecto. Elles ont la responsabilité de communiquer avec Collecto en cas de problème et de partager les informations pertinentes à l'équipe de la bibliothèque. Il est primordial pour Collecto d'avoir au minimum une personne nommée Pilote par Établissement. 
Plugin (extension)
Un plugin, en français appelé extension, est un outil complémentaire pouvant être ajouté dans Koha. Plusieurs plugins sont créés par la communauté internationale et par nos partenaires afin de répondre à différents besoins. Par exemple, le plugin carrousel permet de générer des carrousels interactifs de documents sur la page d'accueil de l'OPAC, ce qui permet de l'embellir et de présenter des nouveautés ou des listes thématiques aux utiliateurs de la bibliothèque.
RFID
La technologie RFID permet d’identifier un objet, de collecter et modifier l’information le concernant et d’intégrer ces informations dans une base de données, le tout sans intervention humaine. Composée d’un lecteur et d’une étiquette, la RFID utilise les ondes radio pour transmettre les données de façon bidirectionnelle, soit de l’étiquette au lecteur et inversement. L’étiquette comprend une puce, où est stockée l’information, et une antenne, qui reçoit et transmet cette information. Le lecteur peut quant à lui prendre une multitude de formes (bornes, portiques, lecteurs portatifs, etc.).

Source : BAnQ
Serveur SFTP
Le serveur SFTP fait référence à un serveur de dépôt sécurisé qui permet aux établissements de déposer leurs fichiers des données utilisateurs pour la création et la mise à jour des comptes dans Koha. L'établissement dépose, manuellement ou automatiquement, un fichier de données dans un serveur SFTP assigné et protégé par un identifiant/mot de passe. Par la suite, un script, créé spécifiquement pour les besoins de l'établissement, envoie le fichier de données dans Koha pour effectuer la mise à jour ou la création de comptes.
SSO (Single Sign-On)
L'authentification SSO réfère au type de connexion utilisant les identifiants Microsoft de votre institution. Contrairement à l'authentification manuelle par identifiant et mot de passe dans Koha, l'authentification SSO renvoie l'utilisateur vers la page de connexion Microsoft institutionnelle. Ce type de connexion présente plusieurs avantages, dont la possibilité d'utiliser l'authentification multi-facteurs, qui augmente la sécurité, et permet à l'utilisateur de se connecter par les mêmes informations d'identification que toutes les autres applications de l'établissement qui passent par la connexion SSO.