1. Paramètres de l’administration

1.1 Préférences systèmes générales

Dans les préférences systèmes, à la section Circulation / Règles de prêt,  il y a deux (2) préférences qui peuvent être modifiées.

NoticeBcc (anciennement OverdueNoticeBcc): une adresse courriel différente de l’adresse courriel de la bibliothèque peut être inscrite pour l’envoi en copie invisible des avis de retard.

PrintNoticeMaxLines : par défaut, le chiffre 0 est inscrit dans cette case et de ce fait tous les exemplaires en retard sont inscrits dans les avis de retard.

Dans la section Administration des préférences systèmes, il y a également la préférence KohaAdminEmailAddress qu’il faut paramétrer avec une adresse courriel qui servira comme adresse d’expéditeur.

Si vous avez plusieurs sites pour lesquels envoyer des avis de retard, une adresse courriel par site peut être configurée dans la sections Sites et groupes (cf. 1.2)

1.2 Paramètres de base / Bibliothèques, sites et groupes

Dans la section Bibliothèques, sites et groupes des paramètres de base, une adresse courriel doit être inscrite pour que l’envoi des courriels se fassent selon le site. C’est de cette adresse que sont envoyés les courriels d’avis de retard. Ainsi, la personne qui reçoit un avis de retard pourra répondre à cette adresse. De plus, un courriel est envoyé à cette adresse lors des envois des courriels d’avis de retard, c’est un courriel qui résume l’envoi (cf. 4. Courriels génériques reçus sur l’adresse inscrite dans Koha).

1.3 Utilisateurs et circulation / Catégories utilisateur

Dans la section Catégories utilisateur, il faut pour chaque catégorie, choisir si oui ou non un avis de retard sera envoyé.

Après avoir cliqué sur le bouton Modifier, dans l’écran suivant, il faut choisir Oui ou Non dans le menu déroulant Message de retard demandé puis cliquer sur Enregistrer.

2. Outils

2.1 Notifications

Dans la section Outil > Notifications & tickets, les textes des courriels qui seront envoyés peuvent être configurés.

Pour les avis de retards, le code est ODUE. Dans l’exemple ci-dessous, trois avis différents ont été crées pour trois envois différents. Si vous créez des nouvelles notifications pour les avis de retard, il est bien important que dans le code, ODUE soit bien inscrit. Vous pouvez rajouter du texte après mais il faut qu’au minimum, ODUE soit inscrit.

Trois avis maximum peuvent être envoyés mais un seul peut être aussi configuré pour un seul envoi par exemple.

Vous pouvez aussi configurer des avis différents selon vos sites. Il faut alors copier la notification vers un site particulier et par la suite aller la modifier en sélectionnant dans le menu déroulant le site.

2.2 Exemple de notification pour ODUE

Bonjour <<borrowers.firstname>> <<borrowers.surname>>,

Le(s) exemplaire(s) suivant(s) sont en retard.
Merci de les rapporter à la bibliothèque dès que possible.

<item>"<<biblio.title>>" par <<biblio.author>>, cote: <<items.itemcallnumber>>, amendes:<<items.fine>></item>

Nous vous remercions de l'attention que vous porterez à notre demande.

Pour toute question ou information, veuillez contacter par courriel [nom du responsable] ou vous présenter au comptoir de prêts de la bibliothèque.

Cordialement,
L'équipe de la bibliothèque

2.3 Déclencheur de notification

Dans la section Outils >Déclencheur de notification, le nombre de jours avant l’envoi des avis de retard peut être configuré.
Pour chaque avis, inscrire un chiffre ou un nombre dans la case Délai pour définir à partir de combien de jours de retard, l’avis sera envoyé. Il faut sélectionner ensuite dans le menu déroulant Lettres, quel avis sera envoyé.

À chaque avis la case Suspendu peut être coché si le compte usager doit être suspendu après l’envoi d’avis de retard.

Si vous indiquez des valeurs pour le site Par défaut, il ne faut rien inscrire dans les autres sites. Si des valeurs sont inscrites dans les sites particuliers et aussi dans le site par Défaut, c'est les valeurs du site particulier qui seront utilisés par le système et les valeurs du site Par défaut seront ignorées.

3. Tableau de nomenclatures pour la rédaction des notifications

Ce tableau aide à comprendre comment paramétrer les notifications pour les avis de retards

4. Courriels génériques reçus sur l’adresse inscrite dans Koha

Chaque jour, deux courriels génériques sont envoyés à votre adresse courriel inscrite dans la préférence système KohaAdminEmailAddress ou aux adresses courriels inscrites dans les sites. Un courriel contient un fichier .txt et un autre courriel contient un fichier .csv et ont pour sujet Messages de retard

Le message inscrit dans ce courriel est « Ces messages n’ont pas été envoyés directement aux utilisateurs. »

Ces courriels ne peuvent pas être désactivés.

Ces courriels s’envoient même si aucun avis de retard est envoyé ce jour-là à vos utilisateurs.

Ces courriels sont là pour vous aider à envoyer manuellement vos avis de retards si vous n’utilisez pas l’envoi automatique via Koha.

Ces courriels contiennent dans les fichiers attachés les listes de tous les exemplaires en retard au jour de l’envoi du courriel.

Cela ne veut pas dire que l’exemplaire inscrit dans le fichier fait l’objet d’un envoi d’un avis de retard. L’exemplaire peut être en retard depuis 3 mois, il n’entre plus dans le cycle d’envoi de vos avis mais il reste qu’il est toujours en retards dans le système. Vous pouvez décider alors de contacter l’utilisateur manuellement.

Dans le fichier .txt, vous aurez le texte de l’avis de retard que vous pourriez envoyer manuellement par courriel.