Avec le logiciel MarcEdit, vous avez la possibilité de transformer un fichier Excel en notices marc.

Par exemple:

 

Dans la page suivante, il faut aller chercher le fichier excel dans Source File

Dans Output file, il faut créer un fichier .mrk qui sera le fichier des notices marc.

Dans le champ Excel Sheet Name, il faut indiquer le nom de la feuille dans le fichier Excel que vous voulez traiter, soit Feuil1 dans l’exemple.

Il faut cocher UTF-8 Encoded pour correspondre au format d’encodage de Koha.

Dans Edit LDR/008, vous pourrez paramétrer par défaut les zones 000 et 008 des notices.

Le terme « und » correspond à la position 35-37 pour la langue. Si tous vos documents du document Excel sont en français, vous pouvez remplacer « und » par fre.

Ces paramètres s’appliqueront à toutes les notices du fichier.

Cliquer ensuite sur Ok pour fermer la fenêtre, puis ensuite sur Next pour passer à l’étape suivante.

C’est dans cette nouvelle fenêtre qu’il faut indiquer à quelle zones marc les colonnes du fichier Excel correspondent.

Dans le menu déroulant Select, il faut choisir quelle colonne vous voulez transformer en donnée MARC.

Dans la case Map to, il faut indiquer la sous-zone Marc, par exemple 245$a.

Vous pouvez renseigner également les indicateurs et inscrire la ponctuation finale de la zone marc dans la case Term. Punctuation.

Cliquez ensuite sur Add argument.

Répétez cette étape pour toutes les colonnes du fichier Excel (Field 1, Field 2, etc…)

Si vous souhaitez que certaines colonnes se retrouvent dans une même zone marc, il faut joindre les arguments.

Par exemple, il faut que les sous-zone 245$a et 245$d se retrouvent dans une même zone marc et pas deux différentes.

Pour les réunir, sélectionnez les deux sous-zones dans la liste des arguments et effectuez un clic droit

Vous devez effectuer cette opération sur tous les arguments que vous souhaitez réunir dans une même zone.

Quand cette opération est terminée, si vous souhaitez conservez ce modèle pour l’utiliser avec un autre fichier Excel, cochez la case Save Template.

En cliquant sur Finish, vous serez invité à sauvegarder le modèle en format .mrd. La prochaine fois, vous pourrez réutiliser le modèle en cliquant sur Load Template.

Une fois enregistré, un message confirmant la création du fichier .mrk va apparaître.

Maintenant, vous pouvez ouvrir le fichier .mrk que vous avez crée.

La première notice peut être supprimé car elle correspond aux en-têtes des colonnes du fichier Excel.

Si tout est correct dans votre fichier marc, vous pouvez compiler le fichier en format Marc .mrc en vous rendant dans le menu File>Compile File into MARC

Un fichier .mrc sera crée. C’est ce fichier qui devra être importé dans Koha avec l’outil Préparation des notices marc à l’import