Rotation des collections
Un nouvel outil a fait son apparition avec la version 3.18 : Rotation des collections.
Cet outil peut être utile pour les multi-sites. Il permet d’envoyer sur un site une collection de documents en changeant de ce fait en lot le site temporaire de l’exemplaire.
Pour utiliser cet outil vous devez vous rendre dans la section des Outils.
Ensuite cliquez sur Nouvelle collection.
Inscrivez un titre et une description.
Vous pouvez maintenant ajouter des exemplaires dans la collection, cliquez sur Ajouter ou supprimer des exemplaires.
Vous devez soit scanner des codes à barres ou faire des copier/coller dans le champ Code à barres. Cliquez ensuite sur Valider.
Une fois les exemplaires rajoutés dans la collection, ils ne sont pas encore transférés. Par exemple, la notice ci-dessous, les exemplaires sont toujours localisés dans le site temporaire École nationale d’aérotechnique (colonne Localisation actuelle).
Pour transférer, cliquer sur Transfert dans le tableau de la liste des collections.
Dans la nouvelle page, choisissez le site de destination de la collection et cliquez sur Transférer la collection.
Vous aurez ensuite le message suivant.
Dans la notice, les exemplaires seront inscrit avec le statut En transfert de … vers ….
Une fois que les documents arrivent physiquement sur le site de destination, il faut alors effectuer des « faux » retours dans le module circulation. Cela va confirmer que les exemplaires ont bien été reçus sur le site de destination.
Une fois tous les exemplaires scannés dans le module Retour, vous pouvez voir dans la notice que les exemplaires ont comme site temporaire le site de destination choisi.
Pour renvoyer ensuite les exemplaires à leur site d’origine, il faut refaire un transfert de collection. Les exemplaires vont à nouveau être en statut En transfert de … vers… et il faudra à nouveau effectuer des « faux » retour dans le site à l’origine de l’expédition.
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