Gestion des renouvellements de prêts
Paramétrage dans les règles de circulation
Dans les règles de circulation, on retrouve la colonne Renouvellement automatique avec les options Oui/Non.
Ce qui veut dire que les documents prêtés régis par les règles qui auront Oui dans cette colonne seront renouvelés automatiquement sans qu’une action soit nécessaire, selon le nombre de renouvellements permis et la période de renouvellement indiquée. Cela peut être pratique par exemple pour les longs prêts qui sont fait aux départements des cégeps ou au professeurs.
Dans le dossier de l’usager, une mention est inscrite pour indiquer que le document fait l’objet d’un renouvellement automatique:
Exceptions lorsque le renouvellement automatique n'est pas activé
Si la règle pour un document indique Non pour le renouvellement automatique, il est tout de même possible d'outrepasser cette interdiction lors d'un prêt. Au moment d'effectuer le prêt dans le dossier de l'usager, une case à cocher apparaît sous la boite de prêt, lorsque l'on déplie le pavé Paramétrages du prêt :
Cronjob pour le renouvellement automatique et l'envoi de notification
Pour assurer le fonctionnement du renouvellement automatique et l'envoi de notification, il faut activer le cronjob : misc/cronjobs/automatic_renewals.pl
Si la préférence système AutoRenewalNotices est à "selon les préférences de notification de l'utilisateur", vous devez nous contacter pour que nous enlevions le flag -sendnotices du cronjob.
Préférence système Renewals
Si vous utilisez habituellement la notification RENEWALS pour notifier les usagers lorsqu'ils renouvellent leurs prêts manuellement, veuillez noter que deux notifications seront envoyées en cas de renouvellement automatique. La notification AUTO_RENEWALS, qui est spécifique aux renouvellements automatiques, et la notification RENEWALS, qui concerne tous les renouvellements, qu'ils soient manuels ou automatique.
Si vous ne voulez pas un envoi de notification en double, il est alors recommandé d'arrêter l'envoi de la notification RENEWALS, puisque celle-ci permet uniquement de confirmer que le renouvellement manuel s'est fait avec succès. Si le document n'est pas renouvelable, par exemple parce qu'il est réservé par un autre usager, l'option de renouvellement n'est simplement pas présente dans le dossier de l'usager à l'OPAC. La notification AUTO_RENEWALS donne donc davantage d'informations pertinentes.
Pour ce faire, il suffit de changer la configuration de la préférence système RenewalSendNotice pour mettre Ne pas envoyer, ce qui annulera l'envoi de la notification RENEWALS.
Préférence système AutoRenewalNotices
Cette préférence permet d'envoyer une notification aux usagers selon 3 choix :
- (Déprécié) selon le paramètre --send-notices dans la tâche en cron
La notification de renouvellement sera envoyée à tous les usagers après que la tentative de renouvellement automatique aie eu lieu. - Jamais
Aucune notification ne sera envoyée. - Selon les préférences de notification de l'utilisateur
La notification de renouvellement sera envoyée aux usagers qui ont cochés les cases de "Renouvellement automatique" dans leurs préférences.
Il est aussi possible de modifier en lots ces préférences pour chaque "Catégories d'utilisateur" dans le module Administration.
En cochant "Courriel", ce sera l'avis de notification AUTO_RENEWALS qui sera envoyé. L'usager recevra donc un courriel par document renouvelé.
Si on veut qu'un seul courriel soit envoyé pour tous les renouvellements dans le dossier, il faut cocher "Courriel" ainsi que "Résumé". Ce sera l'avis de notification AUTO_RENEWALS_DGST qui sera envoyé.
Notification AUTO_RENEWALS
La notification doit contenir ce code. Il ne faut pas modifier ce qui est entre [ ]. Vous pouvez modifier le texte en dehors des [ ].
Bonjour [% borrower.firstname %],
[% IF checkout.auto_renew_error %]
L'exemplaire suivant [% biblio.title %] n'a pas pu être renouvelé pour la raison suivante:
[% IF checkout.auto_renew_error == 'too_many' %]
Vous avez atteint le nombre maximum de renouvellements possibles.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'on_reserve' %]
L'exemplaire est réservé par un autre usager.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_account_expired' %]
Votre dossier biblio est expiré.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'restriction' %]
Votre compte d'usager est bloqué.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'overdue' %]
Vous avez des documents en retard.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_too_late' %]
Il est trop tard pour renouveler ces documents.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_too_much_oweing' %]
Vous avez des frais à payer dans votre dossier d'usager.
[% END %]
SVP, veuillez rapporter ces documents à la bibliothèque dans les plus brefs délais (maximum 3 jours)
[% ELSE %]
L'exemplaire suivant [% biblio.title %] a bien été renouvelé et la nouvelle date de retour est le [% checkout.date_due %]
[% END %]
Cordialement,
L’équipe de la bibliothèque
Notification AUTO_RENEWALS_DGST
La notification doit contenir ce code. Il ne faut pas modifier ce qui est entre [ ]. Vous pouvez modifier le texte en dehors des [ ].
Bonjour [% borrower.firstname %],
[% IF error %]
Vous avez un(des) [% error %] exemplaire(s) n'ayant pas pu être renouvelé(s).
[% END %]
[% IF success %]
Vous avez un(des) [% success %] exemplaire(s) ayant été renouvelé(s).
[% END %]
[% FOREACH checkout IN checkouts %]
[% checkout.item.biblio.title %] : [% checkout.item.barcode %]
[% IF !checkout.auto_renew_error %]
Nouvelle date d'échéance : [% checkout.date_due | $KohaDates as_due_date => 1%]
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'too_many' %]
Vous avez atteint le maximum de prêts possible.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'on_reserve' %]
L'exemplaire est réservé par un autre usager.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'restriction' %]
Votre compte d'usager est bloqué.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'overdue' %]
Vous avez des documents en retard.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_too_late' %]
Il est trop tard pour renouveler ces documents.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_too_much_oweing' %]
Vous avez des frais à payer dans votre dossier d'usager.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'too_unseen' %]
Cet exemplaire doit être renouvelé sur place.
[% END %]
[% END %]
Cordialement,
L’équipe de la bibliothèque
Effectuer un renouvellement
Dans le module Circulation
Il est possible de faire un retour de documents avec seulement le code-barres à deux endroits dans Koha :
- Se positionner dans le bandeau de Koha. Sélectionner l’onglet Renouveler.
- Dans la page principale du module Circulation, cliquer sur [Renouveler].
- Scanner le code-barres du document que l’usager désire renouveler.
- Le document sera automatiquement renouvelé. Vous serez alors redirigé vers
la page des renouvellements et vous verrez les informations du
renouvellement que vous venez d’effectuer.
- Utiliser la boîte de renouvellent de cette page pour les autres documents à renouveler.
- Il est possible d'inscrire une date d'échéance manuellement.
Dans le dossier d'un usager
- Accédez au dossier de l'usager en effectuant une recherche dans l'onglet Prêt ou Recherche d'utilisateurs dans le bandeau de Koha
- Scanner la carte de l'usager ou inscrire certaines informations de l'usager (nom, identifiant) et cliquer sur la flèche (
).
- Sélectionner le bon usager dans la liste de résultats.
- Dans le menu de gauche dans dossier de l'usager, cliquer sur l'onglet Prêt.
- Dans la liste des documents en prêts, cocher la case de la colonne Renouveler et inscrire une date d'échéance.
- Cliquer sur le bouton [Renouveler ou retourner les documents sélectionnés].
Il est aussi possible de simplement cliquer sur le bouton [Tout renouveler] si l'usager désire renouveler l'ensemble de ses documents en prêt.
Interdire le renouvellement pour des exemplaires spécifiques
Vous avez la possibilité de restreindre le renouvellement pour certains exemplaires dans Koha. Pour ce faire, vous devez utiliser la préférence système ItemsDeniedRenewal. Cette préférence vous permet de déterminer le type de document, d'une collection ou de n'importe quel champ de l'exemplaire (Statut, Localisation, etc.).
Vous pourriez utiliser cette préférence pour bloquer le renouvellement d'exemplaires avec la collection "Nouveautés" ou encore un exemplaire qui a été déclaré perdu.
Vous devez vous diriger vers le module Administration et accéder à la liste des préférences système. Sélectionner la préférence ItemsDeniedRenewal et dérouler la boite de saisie en cliquant sur "Cliquer pour modifier".
Voici un exemple de restriction pour un type de document particulier. Pour restreindre un type de document en particulier, vous devez inscrire dans la préférence le la ligne suivante:
itype: [Code de type de document, Code de type de document]
Vous devez faire attention de ne pas inscrire un espace entre le terme et les deux points pour que la ligne de restriction fonctionne.
Lors du renouvellement, un message vous indiquera que le renouvellement n'est pas autorisé.
Dans le dossier de l'usager, vous aurez une mention dans le tableau des prêts de l'usager indiquant que le renouvellement est bloqué grâce à la préférence système.
Attention, vous ne devez pas appeler dans votre ligne de restriction le nom de la valeur autorise. Vous devez inscrire le nom disponible dans le schéma de la base de données pour la table Items.
Vous avez la possibilité de créer plusieurs règles de restriction pour le renouvellement.
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