Gestion des renouvellements de prêts
1. Renouvellement manuel
Il est possible de renouveler manuellement des documents qui ont été empruntés par un usager, soit en passant par le :
- module Circulation : avec le code-barres du document
- dossier de l'usager : avec l'information sur l'usager
1.1 Dans le module Circulation
Il est possible de faire un renouvellement de document avec seulement le code-barres du document. C'est possible à deux endroits dans Koha :
- Se positionner dans le bandeau de Koha et sélectionner l’onglet [Renouveler].
- Dans la page principale du module Circulation, cliquer sur [Renouveler].
Scanner le code-barres du document que l’usager désire renouveler.
Il sera automatiquement renouvelé. Vous serez alors redirigé vers la page des renouvellements et vous verrez les informations de l'action que vous venez d’effectuer.
Utiliser la boîte de renouvellement de cette page pour les autres documents au besoin.
Il est aussi possible d'inscrire une date d'échéance manuellement.
1.2 Dans le dossier de l'usager
Accéder au dossier de l'usager en effectuant une recherche dans l'onglet [Prêt] ou [Recherche d'utilisateurs] dans le bandeau de Koha
Scanner la carte de l'usager ou inscrire certaines informations de l'usager (nom, identifiant) et cliquer sur la flèche. Sélectionner le bon usager dans la liste de résultats.
Dans le menu de gauche du dossier de l'usager, cliquer sur l'onglet [Prêt].
Dans la liste des prêts, cocher la case de la colonne Renouveler et inscrire une date d'échéance.
Cliquer sur le bouton [Renouveler ou retourner les documents sélectionnés].
Il est aussi possible de simplement cliquer sur le bouton [Tout renouveler] si l'usager désire renouveler l'ensemble de ses documents en prêt.
2. Renouvellement automatique
Koha permet de configurer certains éléments pour que les renouvellements des documents soit automatisés. Il faut modifier ou activer des éléments dans :
- Règles de circulation
- Cronjob
- Préférences systèmes
- Notifications
2.1 Règles de circulation
2.1.1 Paramétrage
Dans les règles de circulation, on retrouve la colonne Renouvellement automatique avec les options Oui/Non.
Ce qui veut dire que les documents prêtés régis par les règles qui auront Oui dans cette colonne seront renouvelés automatiquement sans qu’une action soit nécessaire, selon le nombre de renouvellements permis et la période de renouvellement indiquée. Cela peut être pratique par exemple pour les longs prêts qui sont fait aux départements des cégeps ou au professeurs.
Dans le dossier de l’usager, une mention est inscrite pour indiquer que le document fait l’objet d’un renouvellement automatique:
2.1.2 Exceptions lorsque le renouvellement automatique n'est pas activé
Si la règle pour un document indique Non pour le renouvellement automatique, il est tout de même possible d'outrepasser cette interdiction lors d'un prêt. Au moment d'effectuer le prêt dans le dossier de l'usager, une case à cocher apparaît sous la boite de prêt, lorsque l'on déplie le pavé Paramétrages du prêt :
2.2 Cronjob
Pour assurer le fonctionnement du renouvellement automatique et l'envoi de notification aux usagers, il faut nous contacter pour nous demander d'activer le cronjob : misc/cronjobs/automatic_renewals.pl
2.3 Préférences systèmes
2.3.1 Préférence système Renewals
Si vous utilisez habituellement la notification RENEWALS pour notifier les usagers lorsqu'ils renouvellent leurs prêts manuellement, veuillez noter que deux notifications seront envoyées en cas de renouvellement automatique. La notification AUTO_RENEWALS, qui est spécifique aux renouvellements automatiques, et la notification RENEWALS, qui concerne tous les renouvellements, qu'ils soient manuels ou automatique.
Si vous ne voulez pas un envoi de notification en double, il est alors recommandé d'arrêter l'envoi de la notification RENEWALS, puisque celle-ci permet uniquement de confirmer que le renouvellement manuel s'est fait avec succès. Si le document n'est pas renouvelable, par exemple parce qu'il est réservé par un autre usager, l'option de renouvellement n'est simplement pas présente dans le dossier de l'usager à l'OPAC. La notification AUTO_RENEWALS donne donc davantage d'informations pertinentes.
Pour ce faire, il suffit de changer la configuration de la préférence système RenewalSendNotice pour mettre Ne pas envoyer, ce qui annulera l'envoi de la notification RENEWALS.
2.3.2 Préférence système AutoRenewalNotices
Cette préférence permet d'envoyer une notification aux usagers selon 3 choix :
- (Obsolète) selon le paramètre --send-notices dans la tâche en cron
Ne pas sélectionner. Cette option est à disparaître éventuellement. - Jamais
Aucune notification ne sera envoyée. - Selon les préférences de notification de l'utilisateur
Sélectionner lorsque vous désirez activer les renouvellements automatiques. La notification de renouvellement sera envoyée aux usagers dont les cases de "Renouvellement automatique" sont cochés dans leurs préférences.
Il est possible de modifier en lots ces préférences pour chaque "Catégories d'utilisateur" dans le module Administration.
En cochant "Courriel", ce sera l'avis de notification AUTO_RENEWALS qui sera envoyé. L'usager recevra donc un courriel par document renouvelé.
Si on veut qu'un seul courriel soit envoyé pour tous les renouvellements dans le dossier, il faut cocher "Courriel" ainsi que "Résumé". Ce sera l'avis de notification AUTO_RENEWALS_DGST qui sera envoyé.
2.4 Notifications
2.4.1 Notification AUTO_RENEWALS
La notification doit contenir ce code. Il ne faut pas modifier ce qui est entre [ ]. Vous pouvez modifier le texte en dehors des [ ].
Bonjour [% borrower.firstname %],
[% IF checkout.auto_renew_error %]
L'exemplaire suivant [% biblio.title %] n'a pas pu être renouvelé pour la raison suivante:
[% IF checkout.auto_renew_error == 'too_many' %]
Vous avez atteint le nombre maximum de renouvellements possibles.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'on_reserve' %]
L'exemplaire est réservé par un autre usager.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_account_expired' %]
Votre dossier biblio est expiré.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'restriction' %]
Votre compte d'usager est bloqué.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'overdue' %]
Vous avez des documents en retard.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_too_late' %]
Il est trop tard pour renouveler ces documents.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_too_much_oweing' %]
Vous avez des frais à payer dans votre dossier d'usager.
[% END %]
SVP, veuillez rapporter ces documents à la bibliothèque dans les plus brefs délais (maximum 3 jours)
[% ELSE %]
L'exemplaire suivant [% biblio.title %] a bien été renouvelé et la nouvelle date de retour est le [% checkout.date_due %]
[% END %]
Cordialement,
L’équipe de la bibliothèque
2.4.2 Notification AUTO_RENEWALS_DGST
La notification doit contenir ce code. Il ne faut pas modifier ce qui est entre [ ]. Vous pouvez modifier le texte en dehors des [ ].
Bonjour [% borrower.firstname %],
[% IF error %]
Vous avez un(des) [% error %] exemplaire(s) n'ayant pas pu être renouvelé(s).
[% END %]
[% IF success %]
Vous avez un(des) [% success %] exemplaire(s) ayant été renouvelé(s).
[% END %]
[% FOREACH checkout IN checkouts %]
[% checkout.item.biblio.title %] : [% checkout.item.barcode %]
[% IF !checkout.auto_renew_error %]
Nouvelle date d'échéance : [% checkout.date_due | $KohaDates as_due_date => 1%]
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'too_many' %]
Vous avez atteint le maximum de prêts possible.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'on_reserve' %]
L'exemplaire est réservé par un autre usager.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'restriction' %]
Votre compte d'usager est bloqué.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'overdue' %]
Vous avez des documents en retard.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_too_late' %]
Il est trop tard pour renouveler ces documents.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'auto_too_much_oweing' %]
Vous avez des frais à payer dans votre dossier d'usager.
[% ELSIF checkout.auto_renew_error == 'too_unseen' %]
Cet exemplaire doit être renouvelé sur place.
[% END %]
[% END %]
Cordialement,
L’équipe de la bibliothèque
3. Interdire le renouvellement pour des exemplaires spécifiques
Il est possible de restreindre le renouvellement pour certains exemplaires. Pour ce faire, utiliser la préférence système ItemsDeniedRenewal. Elle permet de déterminer le type de document, d'une collection ou de n'importe quel champ de l'exemplaire (statut, localisation, etc.) pour les exemplaires qui ne doivent pas être renouvelés.
Il est aussi possible d'utiliser cette préférence pour bloquer le renouvellement d'exemplaires avec une collection (exemple : collection Nouveautés) ou encore un exemplaire qui a été déclaré perdu.
Dans le module Administration, rechercher la préférence système ItemsDeniedRenewal et dérouler la boite de saisie en cliquant sur [Modifier].
Inscrire les restrictions désirées selon le nom disponible dans le schéma de la base de données pour la table Items ainsi que le(s) code(s) de la valeur autorisée concordante.
Voici un exemple de restriction pour un type de document (itype) particulier. Pour cela, inscrire dans la boîte de la préférence la ligne suivante :
itype: [Code de valeur autorisée du type de document à interdir le renouvellement]
Si plusieurs types de documents à restreindre :
itype: [Code, Code, Code]
Attention de ne pas inscrire d'espace entre le terme et les deux points pour que la ligne de restriction fonctionne.
Il est possible de créer plusieurs règles de restriction.
Lors du renouvellement, un message indiquera que le renouvellement n'est pas autorisé.
Dans le dossier de l'usager, une mention apparaîtra dans le tableau des prêts indiquant que le renouvellement est bloqué.
Article révisé dans la version 25.05
Related Articles
Configuration des colonnes/tableaux
Une panoplie de tableaux peuvent être modifiés, tant à l'Intranet qu'à l'OPAC, afin de faire apparaitre seulement les colonnes désirées. Cet article aidera à identifier les tableaux et les colonnes proposés dans la configuration des colonnes. Puisque ...Documents de formation
Voici la liste des documents fournis lors des formations aux nouveaux membres de la communauté Koha-Collecto (Les documents sont en pièces jointes de cet article format PDF). Ces documents sont à jour avec la version 18.05 de Koha. Formation SQL ...Nouveautés, améliorations et problèmes connus de la version 23.05
Dans cette capsule nous allons aborder les nouveautés et les améliorations de la version 22.11 et de la version 23.05 du logiciel Koha. Il résume les principaux changements du logiciel. Les nouveautés sont soit présentées brièvement avec une capture ...Limiter l'échéance des prêts à l'heure dans les heures d'ouverture de la bibliothèque
Il est possible d'inscrire par site des heures d'ouverture et de fermeture. Celles-ci peuvent alors être utilisées pour influencer les heures d'échéance pour la circulation des documents. 1. Configurations Pour ajouter des heures d'ouverture, il faut ...Module Gestion des ressources électroniques
Le module de GESTION DES RESSOURCES ÉLECTRONIQUES vous permet de suivre la gestion et l'accès aux ressources numériques ainsi que l'octroi de licences (conditions d'utilisation). Pour plus de détails à propos du module, écouter la présentation qui a ...