Réclamer un fascicule de périodiques

Réclamer un fascicule de périodiques

Les fascicules viennent automatiquement en retard lorsque la période de grâce mise dans l’abonnement est dépassée.

1. Accès au module

Vous pouvez paramétrer l’envoi d’un courriel quand vous devez réclamer un fascicule. Vous pouvez également exporter les données des fascicules en retard dans un fichier CSV et faire du publipostage.
L’accès au module de réclamations se fait sur la page d’accueil du module des Périodiques.

 









Lorsque vous allez cliquer sur cet outil, vous aurez la liste des abonnements dont un fascicule est en retard.
Vous devez sélectionner les fascicules pour lesquels vous souhaitez envoyer une réclamations. 
Ensuite allez tout en bas de la page pour choisir une des deux options pour réclamer.


 

Plusieurs options sont offertes au-dessus du tableau pour exporter des données du tableau dans différents formats comme Excel, CSV, imprimer ou simplement de le copier pour ensuite le coller dans un autre ficher.

 



2. Exporter un fichier CSV

Vous avez la possibilité, soit d’exporter les données en fichier CSV pour un ou des fascicules sélectionnés (cliquez sur le lien Télécharger les exemplaires sélectionnés), vous pouvez aussi choisir le profil CSV désirez.


Le fichier CSV ainsi obtenu peut être utilisé pour du publipostage. 

3. Envoi par courriel

Vous pouvez également sélectionner une notification dans le menu déroulant et cliquer sur Envoyer la notification. 



Si ce menu déroulant n’apparaît pas, vous devez vous rendre dans le module Outils>Notifications & Tickets




Si cette notification n’existe pas, vous pouvez la créer en cliquant sur Ajouter notification.

 


Il faut choisir obligatoirement Réclamation numéro manquant de périodique dans le champ Module Koha et inscrire le code PER dans le champ Code.

 

Voici un exemple de notification.

Fournisseur : <<aqbooksellers.name>>

À l'attention de : <<aqbooksellers.contact>>

Note : sur le fournisseur : <<serial.notes>>

__________________________________

Bonjour,

Voici le/les numéro(s) manquant(s) :

• Titre de la revue : <<biblio.title>>, réclamé le <<serial.claimdate>>

• N° réclamé : <<serial.serialseq>>

• En attente depuis : <<serial.planneddate>>

• Publié le : <<serial.publisheddate>>

__________________________________

• N° notice  : <<serial.biblionumber>>

• N° abonnement : <<serial.subscriptionid>>

__________________________________

<<branches.branchname>>

<<branches.branchaddress1>>

<<branches.branchaddress2>>

<<branches.branchaddress3>>

<<branches.branchcity>>

<<branches.branchzip>>

Courriel : <<branches.branchemail>>

Téléphone : <<branches.branchphone>>

Télécopieur : <<branches.branchfax>>

Merci de faire le suivi et de nous en tenir informés.

 

Pour que le courriel s’envoie, il faut s’assurer qu’une adresse courriel soit bien inscrite dans la fiche du fournisseur.
Voir la documentation suivante pour la gestion d'une fiche fournisseur https://support.collecto.ca/portal/fr/kb/articles/modifier-les-informations-d-un-fournisseur

Voici ce que donne la notification à la toute fin dans l’outil Notifications & Tickets :

 

Après avoir cliquer sur Envoyer la notification, vous aurez un message confirmant l'envoi



Si vous souhaitez recevoir en copie cachée par courriel le message envoyé au fournisseur, vous pouvez activer la préférence système suivante ClaimsBccCopy

La copie cachée sera envoyé à l'utilisateur connecté qui effectue l'action de réclamation.


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