Réclamer un fascicule de périodiques

Réclamer un fascicule de périodiques

Dans Koha, les fascicules viennent automatiquement en retard lorsque la période de grâce inscrite dans l’abonnement est dépassée. Il est possible de paramétrer l’envoi d’un courriel quand vous devez réclamer un fascicule. Il est également possible d'exporter les données des fascicules en retard dans un fichier CSV et faire du publipostage.

Dans le menu de gauche du module Périodiques, cliquer sur [Fascicules en retard].


Vous obtiendrez la liste des fascicules qui sont en retard. Vous devez sélectionner ceux pour lesquels vous souhaitez envoyer une réclamation.

Ensuite, tout en bas de la page, choisir une des deux options pour réclamer.


1. Export d'un fichier CSV

Au-dessus du tableau, cliquer sur [Exporter] pour obtenir les choix qui permet soit d'exporter les données du tableau les formats Excel ou CSV, soit imprimer ou soit simplement de le copier pour ensuite le coller dans un autre ficher.

 

Dans le bas du tableau, il est aussi possible de sélectionner un modèle CSV et cliquer ensuite sur [Télécharger les exemplaires sélectionnés].


Le fichier CSV ainsi obtenu peut être utilisé pour du publipostage. 


2. Envoi par courriel

2.1 Envoi de la notification

Vous pouvez également sélectionner une notification dans le menu déroulant et cliquer sur Envoyer la notification. 



Après avoir cliqué sur Envoyer la notification, vous aurez un message confirmant l'envoi



2.2 Ajout d'une notification

Si ce menu déroulant n’apparaît pas, vous devez vous rendre dans le module Outils > Notifications & reçus. 

 

Si la notification PER n’existe pas, la créer en cliquant sur [Nouvelle notification]. Il faut choisir obligatoirement Réclamation numéro manquant de périodique dans le champ Module Koha et inscrire le code PER dans le champ Code.

 

Voici un exemple de notification :

Quote
Fournisseur : <<aqbooksellers.name>>

À l'attention de : <<aqbooksellers.contact>>

Note : sur le fournisseur : <<serial.notes>>

__________________________________

Bonjour,

Voici le/les numéro(s) manquant(s) :

• Titre de la revue : <<biblio.title>>, réclamé le <<serial.claimdate>>

• N° réclamé : <<serial.serialseq>>

• En attente depuis : <<serial.planneddate>>

• Publié le : <<serial.publisheddate>>

__________________________________

• N° notice  : <<serial.biblionumber>>

• N° abonnement : <<serial.subscriptionid>>

__________________________________

<<branches.branchname>>

<<branches.branchaddress1>>

<<branches.branchaddress2>>

<<branches.branchaddress3>>

<<branches.branchcity>>

<<branches.branchzip>>

Courriel : <<branches.branchemail>>

Téléphone : <<branches.branchphone>>

Télécopieur : <<branches.branchfax>>

Merci de faire le suivi et de nous en tenir informés.

 Pour que le courriel s’envoie, il faut s’assurer qu’une adresse courriel soit bien inscrite dans la fiche du fournisseur.

Notes
Voir la documentation suivante pour la gestion d'une fiche fournisseur : Modifier les informations d'un fournisseur.


2.3 Recevoir une copie conforme

Si vous souhaitez recevoir en copie cachée par courriel le message envoyé au fournisseur, activer la préférence système suivante ClaimsBccCopy.

Cette préférence système permet de recevoir une copie conforme des réclamations qui sont envoyées aux fournisseurs pour les commandes de documents en retard (notification ACQCLAIM) et celles qui sont envoyées aux fournisseurs dans le cas de retards de numéros de périodiques. Pour l'activer, il faut mettre la préférence système à Envoyer et une copie conforme des réclamations sera envoyée à l'adresse courriel associée au compte de l'utilisateur connecté au moment de l'envoi.


La notification ACQCLAIM se paramètre dans l'outil Notifications et reçus.



Article révisé dans la version 24.05.

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