1. Bons de commandes par publipostage

1.1 Portée et contenu:

Il est possible, à partir de commandes entrées dans koha dans le module acquisition, de créer des bons de commande par publipostage avec Microsoft Word, que vous pouvez ensuite envoyer à vos fournisseurs.

Ce procédurier illustrera la méthode de publipostage sur Microsoft Word, à partir de commandes entrées dans koha, à partir du modèle de bon de commande du cégep du Vieux-Montréal.

1.2 Méthode de publipostage:

1.2.1 Avant de commencer:

Tout d'abord, vous devez aller modifier le modèle de publipostage du cégep du Vieux-Montréal pour l'adapter à vos besoins. Par exemple, aller modifier l'adresse pour l'adresse de votre collège et aller modifier le nom et l'adresse du fournisseur. Vous pouvez aussi vous créer un modèle de bon de commande pour chacun de vos fournisseurs. Veuillez noter que la date du jour se met automatiquement dans le modèle. 

Au bas de cette documentation, vous trouverez un modèle de bon de commande à télécharger

Vous devez aussi vous assurer de bien paramétrer les champs qui seront exportés dans votre fichier CSV dans le profil CSV, voir la documentation pour la création du profil ici : https://support.collecto.ca/portal/kb/articles/exporter-un-panier-de-commandes-en-fichier-csv

1.2.2 Dans le module acquisition de koha:

Vous devez créer un panier de commande et y ajouter les documents que vous voulez commander selon le même processus que vous utilisez habituellement. Lorsque votre panier de commande sera complet, cliquez sur la flèche à droite bouton "Exporter au format CSV" et choisir le profil que vous avez crée au point 1.2.1

Vous devez ensuite enregistrer le fichier Excel sous le nom qui vous conviendra, par exemple, le numéro de la commande que vous voulez envoyer.

1.2.3 Dans microsoft word:

Vous pouvez maintenant ouvrir le fichier de modèle de bon de commande que vous avez préalablement modifié.

Vous devez vous rendre dans l'onglet "Publipostage" et vous assurer que "Répertoire" soit sélectionné dans l'onglet "Démarrer la fusion et le publipostage".

Vous pouvez ensuite vous rendre dans l'onglet "Sélection des destinataires" et cliquer sur "Utiliser la liste existante". Vous devez maintenant aller chercher le fichier de la commande que vous avez exportée en format CSV dans koha lors de l'étape précédente.

Cliquez ensuite sur "Ouvrir" dans la même fenêtre. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, pour laquelle vous pouvez conserver les informations par défaut et cliquer sur "Ok".

Vous pouvez finalement aller dans l'onglet "Terminer & fusionner" et sélectionner "Modifier des documents individuels" à l'intérieur du menu déroulant.

Une nouvelle fenêtre s'ouvrir dans laquelle vous devez vous assurer que "Tous" est coché, pour que tous les enregistrement de la commande soient exportés dans le nouveau document qui sera créé.

Une nouvelle fenêtre de traitement de texte Word s'ouvrira automatiquement avec le bon de commande rempli avec les informations de la commande.

Vous pouvez aller modifier les informations de la commande pour qu'elles apparaissent telles que vous voulez que le fournisseur les voient. Vous pouvez par exemple ajouter ou supprimer des notes pour être certain que le fournisseur vous envoie exactement le document que vous voulez commander.

Vous pouvez ensuite enregistrer le fichier et le faire parvenir par courriel, courrier ou fax à votre fournisseur. Le modèle de commande vierge, quant à lui, peut être réutilisé à chaque commande pour faire du publipostage.

**Les captures d'écran ont été prises avec Microsoft Word 2010, il est donc possible que votre interface diffère un peu si vous utilisez une autre version du logiciel. **