Présentation générale de Mégafon
Mégafon se compose d'une application mobile et d'une console de gestion Web. L'application mobile, disponible pour les systèmes d'exploitation iOS et Android, sert à afficher les communications faites par une organisation vers son auditoire. La console de gestion sert à rédiger et gérer les éléments qui apparaîtront dans l'application mobile.
Il existe présentement 3 modules principaux dans Mégafon :
- Messages
- Offres d'emploi
- Plans d'urgence
Voici une brève présentation des fonctionnalités offertes dans chacun de ces modules.
1. Messages
Communication unidirectionnelle
Les messages servent à titre d'outil de communication unidirectionnel de l'organisation vers ses abonnés. L'utilité des messages est qu'ils couvrent un vaste éventail de types de communication. Que vous souhaitiez avertir de retards dans les transports ou sensibiliser à la prévention en matière de violence sexuelle, vous êtes libre de composer les messages qui paraîtront dans le fil de messages de vos abonnés.
Il n'est pas encore possible pour un abonné de communiquer vers l'organisation à partir de l'application mobile.
Période d'affichage
Un message possède une période d'affichage et apparaîtra dans l'application mobile à l'intérieur de cette période. Par exemple, vous pouvez préparer un message d'avance pour la semaine de l'entrepreneuriat qui se déroulera du 11 au 15 novembre. Une notification sera émise dès la date de début de période d'affichage.
Vous pouvez également rédiger des messages à diffusion instantanée. La notification sera alors émise immédiatement.
Cible
Ce message peut s'adresser à un établissement ciblé, à quelques établissements sélectionnés ou encore à tous les établissements de l'organisation.
Cette fonctionnalité permet de contrôler la portée du message.
Exemple d'un retard dans les transports
Un retard dans les transports scolaires affecte habituellement plusieurs établissements d'une commission scolaire, mais peut-être pas tous lorsqu'un accident survient sur un axe névralgique.
Exemple d'une activité scolaire dans un établissement
Une activité précise ayant lieu à l'École secondaire des Bonnes Gens n'intéresse peut-être pas le parent d'un enfant allant à l'École secondaire des Rivières. La communication ciblera donc cet établissement précis.
Exemple des inondations dans les Laurentides
La commission scolaire décide de fermer tous ses établissements pour une journée complète en raison de la trop forte crue des eaux.
Notifications
Une notification est émise dès le début de la période d'affichage. Si le message est instantané, la notification est émise immédiatement. Si le message est planifié pour un affichage ultérieur, l'émission de la notification aura lieu à l'heure du début d'affichage. Si pour une raison ou une autre un message est planifié avec des dates de début et de fin d'affichage dans le passé, il n'y aura pas d'émission.
À l'abonnement à un établissement, les gens souscrivent automatiquement aux notifications de cet établissement précis et de celles de l'organisation qui la chapeaute. Il est possible pour la personne de désactiver les notifications de l'établissement, mais pas celles de l'organisation.
Pour se désabonner des notifications d'une organisation, une personne devra supprimer tous les établissements liés à cette organisation de sa liste Mes établissements.
2. Offres d'emploi
Portée
Les offres d'emploi ont été pensées pour être à l'échelle d'une organisation. Dans l'application mobile, une personne verra apparaître les offres d'emploi regroupées en fonction des catégories d'emploi disponibles dans Mégafon. Par exemple, une personne s'étant abonnée à l'École secondaire des Bonnes Gens et au Cégep du Bout du Monde verra les offres de la Commission scolaire du Bout du Monde Une demande a été formulée pour pouvoir cibler des établissements précis lors de la rédaction et ce développement sera ajouté sous peu.
Période d'affichage
Une offre d'emploi possède une période d'affichage et apparaîtra dans l'application mobile à l'intérieur de cette période. Par exemple, vous pouvez préparer une offre d'avance pour synchroniser votre affichage sur votre site web ou dans une autre plateforme.
Notifications
Les notifications pour les offres d'emploi fonctionnent par catégorie d'emploi. Un utilisateur de l'application mobile pourra souscrire aux notifications pour les emplois de type Professionnel par exemple. Une notification est émise dès le début de la période d'affichage. Si l'offre est planifiée pour un affichage ultérieur, l'émission de la notification aura lieu à l'heure du début d'affichage. Si pour une raison ou une autre une offre est planifiée avec des dates de début et de fin d'affichage dans le passé, il n'y aura pas d'émission.
3. Mesures d'urgence
Plans d'urgence
Un abonné à un établissement aura accès à des plans d'urgence dans l'application mobile, c'est-à-dire des protocoles élaborés pour montrer les étapes à suivre lorsqu'une situation d'urgence survient dans son établissement.
Situations d'urgence et types de situations
Une situation d'urgence peut être déclenchée à partir de la console de gestion pour un ou plusieurs établissements. Une notification est alors émise vers les abonnés des établissements concernés et une bannière rouge s'affiche dans l'application mobile pour avertir de la situation en cours. Plusieurs catégories de situation d'urgence sont disponibles dans Mégafon : incendie, tireur actif, évacuation, barricadement, alerte à la bombe, etc. Pour déclencher une situation dans la console de gestion, il suffit simplement d'appuyer sur le gros bouton rouge, de sélectionner le type de situation en cours et de déclencher. Il sera également facile de résoudre une situation.
Plans ciblés en fonction du type de situation et du rôle de l'utilisateur
Les plans sont ciblés pour offrir l'information la plus directe et pertinente pour l'utilisateur lorsqu'une situation survient. Ainsi, une personne se voit attribuer un rôle précis dans l'organisation : étudiant, parent, enseignant, employé, responsable de la sécurité, membre de la direction, etc. Les protocoles sont élaborés en fonction du type de situation et du rôle de l'utilisateur. Lorsqu'une situation est déclenchée, l'utilisateur sera amené vers le bon protocole à suivre selon ses paramètres.
Par exemple, un membre de la direction sera par exemple invité à évacuer certes, mais également à former une cellule de crise, à contacter les autorités, les parents et même peut-être les médias, à coordonner les effectifs humains pour apporter l'aide demandée par l'équipe d'urgence, etc.
De son côté, l'enseignant aura un protocole d'évacuation ciblé lui rappelant d'apporter sa liste d'étudiants et de faire le décompte après une évacuation sécuritaire, etc.
Notifications
Une notification est émise dès la création d'une situation d'urgence. En appuyant sur la notification, l'utilisateur est directement amené vers le bon protocole à suivre en fonction de son rôle et du type de situation en cours.
L'envoi d'un SMS est également en considération seulement pour les situations d'urgence.
La différence entre un SMS et une notification est que le premier passe par le réseau téléphonique tandis que la seconde passe par Internet. Ainsi, si une personne ne possède pas de forfait avec données ou que ses données sont désactivées pour une raison ou une autre, elle pourra tout de même recevoir un SMS dans lequel un lien l'amènera vers le bon protocole à suivre.
Il y a des coûts substantiels supplémentaires liés l'émission d'un message SMS à des milliers de récepteurs, tandis que les notifications sont incluses dans le forfait annuel de base.
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