Actions en lot avec les dossiers d'utilisateurs

Actions en lot avec les dossiers d'utilisateurs

Cet article vous présentera comment effectuer des actions en lot sur les dossiers de vos utilisateurs. Il traite des outils Modification d'utilisateurs en lot et Suppression et anonymisation en lot des utilisateurs.


Modifier un lot d'utilisateurs 

Pour utiliser l'outil, rendez vous dans le module Outils, dans la section Utilisateurs et circulation. Choisissez l'outil Modification d'utilisateurs en lot.

Pour sélectionner les utilisateurs à modifier, trois options peuvent être choisie : 

1. Par numéro de carte : il est possible de téléverser un fichier qui contient les numéros de carte ou de lister les numéros de carte dans une boîte de saisie.
2. Par numéro d'utilisateur : il est possible de téléverser un fichier qui contient les numéros de carte ou de lister les numéros de carte dans une boîte de saisie.
3. Par liste d'abonnés : un menu déroulant vous permet de sélectionner la liste d'utilisateurs, préalablement créée, que vous souhaitez modifier.



Lorsque la sélection des dossiers d'utilisateurs est faite, on se retrouve devant un formulaire avec la liste des utilisateurs sélectionnés et les champs modifiables. Il est alors possible de décocher des utilisateurs si on ne veut plus, finalement, les modifier.


Les champs en rouge sont ceux obligatoires, paramétrés dans la préférence système BorrowerMandatoryField. Ils ne peuvent donc pas être supprimés. Tous les autres champs peuvent être supprimés en cochant la boîte à droite de chaque champ. Par exemple, cocher la case du champ Code postal, supprimera les données de ce champ pour tous les utilisateurs sélectionnés. 

Lorsque vous avez modifié le ou les champs voulus, vous pouvez enregistrer et vous obtiendrez le résultat de la modification en lot.


Voir la vidéo ci-dessous pour la présentation de cet outil



Suppression et anonymisation en lot d'utilisateurs

Supprimer des utilisateurs avec l'outil de suppression n'anonymise pas les historiques de circulation comme l'outil d'anonymisation. En effet, l'outil d'anonymisation va remplacer l'utilisateur emprunteur par l'utilisateur anonyme paramétré dans la préférence AnonymousPatron. Lors de la suppression, l'utilisateur emprunteur est juste effacé de l'historique de circulation, laissant une boîte vide dans l'historique de prêt.

Nous travaillons sur un développement pour que l'utilisateur anonyme soit utilisé lors de la suppression également, mais en attendant, nous pouvons rouler une requête SQL pour remplacer les utilisateurs vides par l'utilisateur anonyme. Veuillez ouvrir un ticket pour en faire la demande.


Lorsque vous entrez dans l'outil, vous pouvez d'abord choisir la bibliothèque pour laquelle vous voulez faire l'action. Pour les Koha multisites, il est donc possible de faire le changement pour une seule bibliothèque ou pour le faire sur l'ensemble des bibliothèques.


Ensuite, deux actions peuvent être faites :
1. Supprimer en lot des dossiers : la suppression, ça le dit permet, de supprimer complètement les dossiers qui répondent aux critères spécifiés (date du dernier emprunt, date d'expiration et catégorie d'utilisateur).
2. Anonymiser l'historique de prêt : cette option permet de seulement anonymiser les historiques de prêt, sans supprimer les dossiers. Le seul critère est donc la date. Tous les anciens prêts (donc ceux dont le document est retourné) qui sont plus vieux que cette date seront alors anonymisés. 

Anonymiser un historique de prêt ne fait pas perdre les statistiques d'emprunt d'un document. Le nombre d'emprunt total et les dates associées aux emprunts seront conservés normalement, mais au lieu d'afficher le nom de l'utilisateur réel qui a fait le prêt, ce sera votre usager anonyme indiqué dans la préférence AnonymousPatron qui apparaitra comme emprunteur. Il est donc essentiel de paramétrer cette préférence système avant d'utiliser l'outil d'anonymisation.


À noter également que l'outil liste des conditions pour la suppression des comptes. Ainsi, les comptes ne peuvent pas être supprimés si :
  1. Ils ont des prêts en cours.
  2. Ils ont un des crédits inutilisés ou un solde à payer.
  3. Ils sont le garant d'un autre utilisateur.
  4. Ils sont dans une catégorie d'utilisateurs de type Employé ou s'ils ont des permissions dans leurs dossiers. (Ne pas confondre le type de catégorie et le nom de la catégorie. Dans la majorité des cas, le type est "Adulte" ou "Enfant". Donc même si la catégorie s'appelle "Employé", ça ne veut pas dire que le type est Employé. Par exemple dans cette capture d'écran, toutes les catégories sont de type Adulte.)

Pour vous aider dans ce processus, voici une requête SQL de base vous permettant de trouver tous les comptes expirés dans votre Koha avant la date sélectionnée.


SELECT
borrowernumber,
concat(surname,' ', firstname) "Usager",
cardnumber "Numéro de carte"
FROM borrowers
WHERE dateexpiry< <<Expiré avant le|date>>

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