Modification en lot d’exemplaires
1. Préambule
La modification en lot d’exemplaires permet de changer des informations de plusieurs exemplaires en une seule opération. Il est possible d’accéder à la modification en lot d’exemplaires par le chemin suivant :
Outils > Modification en lot d’exemplaires
2. Comment entrer les exemplaires à modifier
En entrant dans la section Modification d’exemplaires par lots, nous avons l’option d’utiliser un fichier (de codes à barres ou de numéros d’exemplaires) ou de scanner les exemplaires un par un.
2.1 En scannant les exemplaires un par un
Il suffit de scanner les exemplaires. Il n’est pas nécessaire de faire de retour à la ligne, le lecteur de code à barres le fait automatiquement.
Vous pouvez copier/coller ici une liste de code à barres. Il faut penser seulement qu’il faut inscrire un code à barres par ligne.
2.3 En téléchargeant un fichier de code à barres
Le fichier que vous téléchargez doit être sous le format .txt et les codes à barres doivent être inscrit un par ligne.
Ensuite vous devez sélectionner Fichier de code à barres et cliquez sur Parcourir pour télécharger le fichier.
2.4 En téléchargeant un fichier de numéro d’exemplaires
Le numéro d’exemplaire correspond au itemnumber dans la base de données. Ce numéro peut être pratique si vous voulez modifier des exemplaires qui n’ont pas de code à barres.
Pour trouver ce numéro, il faut faire un rapport SQL:
Exemple de requête (la requête peut être amélioré selon vos besoins) :
SELECT itemnumber, barcode, itemcallnumber from items
Vous enregistrer le contenu de la colonne itemnumber dans un fichier .txt et ensuite vous téléchargez le fichier en sélectionnant Fichier de numéros d’exemplaires.
3. Comment modifier le lot d’exemplaires
Une fois que les numéros d’exemplaires sont entrés, cliquer sur Continuer
La liste des exemplaires à modifier s’affiche.
ATTENTION, si votre fichier dépasse un certain nombre d’exemplaires, le tableau des exemplaires ne s’affichera pas et vous ne pourrez pas en sélectionner quelques uns pour les exclure de la modification. Le nombre est défini par la préférence système MaxItemsToProcessForBatchMod (par défaut c’est inscrit 1000). Pour la suppression en lots d’exemplaires, c’est la préférence MaxItemsToDisplayForBatchDel qui est aussi à 1000 par défaut.
Il est possible de cocher et décocher des colonnes afin que le tableau présente seulement les informations voulues. À ce stade il est également possible de retirer des items de la liste en les décochant.
Suit ensuite la section permettant de modifier les exemplaire
On peut alors apporter les modifications voulues (par exemple, changer l’emplacement sur les rayons des exemplaires). Les zones où il n’y aura pas de modifications doivent rester blanches (cela signifie que l’information restera inchangée dans ces zones).
On peut également vider l’information contenue dans une zone en cochant cette zone dans le bordereau. Par exemple, en cochant la boîte de la zone “z-Note destinée au public”, cela aura pour résultat de supprimer toute l’information contenue dans cette zone pour les notice faisant objet de la modification en lot.
Lorsque les modifications à apporter ont été saisies, cliquer sur Enregistrer (au bas de la page). Les exemplaires seront alors modifiés. Cette étape peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre d’exemplaires à modifier. Une barre de défilement nous indique l’avancement de la tâche.
Une fois l’opération terminée, on peut constater les modifications qui ont été apportées. On peut alors quitter la modification d’exemplaires ou cliquer sur Fait pour retourner au formulaire d’accueil de la modification d’exemplaires.
4. Se rendre au module de modification en lot d’exemplaires directement dans une notice
Dans une notice bibliographique, des liens rapides ont été rajoutés pour modifier ou supprimer en lot les exemplaires de la notice.
Vous arrivez directement dans la page de modification ou suppression d’exemplaire avec tous les exemplaires de la notice.
5. Modifier des exemplaires en lot à partir d'un rapport SQL
Lorsque vous créez un rapport qui liste les numéros des exemplaires qui sont repêchés par la requête, il est possible d’utiliser une passerelle pour modifier en lot ces exemplaires. Afin de pouvoir utiliser cette fonctionnalité, il faut que votre rapport utilise le champ itemnumber de la table items. Cette fonctionnalité permet de passer d’un module à l’autre très facilement pour modifier rapidement un lot d’exemplaires.
Pour ce faire, vous devez vous diriger vers le module Bilan et statistiques.
Vous devez soit créer votre rapport ou soit lancer un rapport déjà sauvegardé sur votre instance.
Lorsque vous allez lancer votre rapport, vous verrez un bouton » Modification par lots » apparaître dans le titre de votre colonne itemnumber.
Lorsque vous allez lancer votre rapport, vous verrez un bouton » Modification par lots » apparaître dans le titre de votre colonne itemnumber.
Lorsque vous glissez votre curseur sur ce bouton, Koha vous mentionne que les exemplaires seront envoyés dans l’outil de modifications en lot d’exemplaires.
À NOTER: Seuls les exemplaires qui seront envoyés dans l’outil de modifications en lot sont ceux qui sont présents sur la page affichée du rapport. Si vous désirez envoyer l’ensemble des exemplaires de votre rapport, vous devrez faire afficher tous les résultats du rapport sur la même page.
Lorsque vous cliquez sur le bouton, vous arrivez à la page de modification en lot dans le module des outils.
Lorsque vous atteignez le bas de la page, vous avez la possibilité de modifier en lot un ou des champs des exemplaires sélectionnés.
Lorsque vous aurez rempli les champs que vous désirez modifier ou supprimer, cliquez sur Sauvegarder pour que les changements soient apportés à chaque exemplaire que vous avez exporté dans l’outil de modification.
Une barre de chargement vous indique l’avancement des modifications sur les exemplaires.
Lorsque les modifications ont été effectuées, le tableau avec vos exemplaires apparait avec les modifications que vous avez planifiées auparavant. En bas du tableau, vous avez l’option qui permet de retourner à l’outil de modification des exemplaires pour modifier un nouveau lot d’exemplaire
6. Utiliser l'option de modification RegEx
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