L'article suivant présente comme créer un modèle de modification MARC et l'outil de modification en lot de notices. Pour accéder aux modèles de modification et à l'outil, il faut se rendre dans le module Catalogage, sous la section modification en lot.

Certaines modifications en lot ne sont pas aussi efficaces par l'outil de Koha, par exemple si vous voulez modifier les 856$u de vos notices. Il faut alors utiliser MarcEdit pour faire cette opération. Pour plus d'informations, consultez l'article Mettre à jour des notices avec MarcEdit pour les zones 856

1. Créer un modèle de modification MARC

La première étape pour modifier en lot des notices est de configurer un modèle de modification dans l’outil Modèles de modification MARC.

Dans l'outil, il faut ajouter un nouveau modèle avec le bouton [+ Nouveau modèle], situé en haut de la page. La fenêtre suivante s'affichera.

L'encadré suivant apparait : 

1.1 Types d'actions

1. Supprimer : Retire complètement la zone/sous-zone.
   
2. Ajouter : Ajoute une nouvelle zone/sous-zone, en ne prenant pas compte des zones déjà existantes.
3. Mettre à jour ou ajouter un nouveau : ajoute OU met à jour la zone/sous-zone existante, donc vérifie les zones/sous-zones existantes dans la notice et ajuste la modification en conséquence.
4. Déplacer : Prend le contenu de la zone/sous-zone destinatrice et l'envoi vers une nouvelle zone/sous-zone destinataire, en ne prenant pas compte des zones déjà existantes, puis supprime la zone/sous-zone destinatrice.
5. Copier : Prend le contenu de la zone/sous-zone destinatrice et le copie dans une nouvelle zone/sous-zone destinataire, en conservant la zone destinatrice.
6. Copier et remplacer : Prend le contenu de la zone/sous-zone destinatrice et le copie dans la zone/sous-zone destinataire déjà existante, en conservant la zone destinatrice.
   

La zone 260 (destinatrice) est conservée, mais ses informations sont inscrites dans une nouvelle zone 264 (destinataire), sans toucher la zone 264 qui existait déjà.

Si on crée un modèle qui copie et remplace toutes les zones 260 vers la zone 264, on obtient ce résultat :

La zone 260 (destinatrice) est conservée, mais ses informations sont inscrites dans la zone 264 (destinataire) qui existait déjà. La zone 264 qui contenait les informations de l'éditeur parisien n'existe plus. La zone 264 existante a été remplacée par la zone 260 et la zone 260 a également été conservée.

1.2 Occurrences

Ensuite, le premier menu permet de dire si la modification concerne la première zone trouvée ou toutes les zones.

Ainsi, si on indique de supprimer Toutes les zones 650, toutes les occurrences dans les notices seront supprimées. Si on indique de supprimer la 1ère zone 650, seules les premières zones 650 trouvées dans chaque notice seront supprimées.

1.3 Boîtes de zones/sous-zones

Les actions Supprimer, Ajouter et Mettre à jour ou ajouter un nouveau feront apparaitre une fois les boîtes de zones/sous-zones. 

Dans la première boîte, on inscrira le numéro de la zone MARC, par exemple "650". Dans la deuxième boîte, on inscrira, le $ de la sous-zone, par exemple "a". La deuxième boîte est facultative, on peut ne pas spécifier de sous-zone si ce n'est pas nécessaire pour la modification voulue.

Les actions Déplacer, Copier et Copier et remplacer feront apparaitre deux fois les boîtes de zones/sous-zones.

1.4 Valeur

Les actions Ajouter et Mettre à jour ou ajouter un nouveau feront apparaitre une boîte de valeur.

Dans celle-ci, on inscrira les informations voulues dans la nouvelle zone/sous-zone. Par exemple, si on veut ajouter un type de document à la zone 942$c, on indiquera le code du type de document dans la boîte valeur. Le modèle ressemblerait à ceci, MONO étant le code du type de document "Livre imprimé" :

1.5 Conditions

Pour chaque action, on peut inscrire une condition. L'action s'appliquera alors sur chaque notice seulement si la condition est remplie.

Il y a deux types de conditions :

1. Si : l'action va se faire seulement si Koha trouve les informations spécifiées.
   
2. À moins que : l'action ne se fera pas si Koha trouve les informations spécifiées.

Une fois un type de condition choisi, de nouvelles boîtes de zone/sous-zone apparaissent. On spécifiera alors une zone et, au besoin, une sous-zone. Puis, un autre menu permet de choisir comment interroger la zone/sous-zone spécifiée :

1. Existe : Tant que la zone/sous-zone est présente, peu importe l'information qu'elle contient, la condition est remplie.
   
2. N'existe pas : Tant que la zone/sous-zone n'est pas présente, peu importe l'information qu'elle contient, la condition est remplie.
3. Correspond à : Pour que la condition soit remplie, il faut que l'information spécifique soit trouvée dans la zone/sous-zone.
4. Ne correspond pas à : Pour que la condition soit remplie, il faut que l'information spécifique ne soit pas trouvée dans la zone/sous-zone.
   

Pour les options Correspond à et Ne correspond pas à, une boîte de saisie supplémentaire apparait pour inscrire l'information voulue.

Par exemple, le modèle suivant permet de supprimer toutes les zones 260 et leurs sous-zones, si au moins une zone 264 existe dans la notice.

Ou encore, le modèle suivant permet de corriger le terme Roman qui devrait être au pluriel dans la sous-zone 655$a.

1.6 RegEx

Une case à cocher apparait lorsqu'on sélectionne les actions Déplacer, Copier et Copier et remplacer ainsi que lorsqu'on ajoute une condition à la règle afin d'utiliser du RegEx pour modifier les données. Les données de la zone/sous-zone initiale seront modifiées selon le RegEx puis déplacer selon l'action utiliser.

1. La première boîte permet d'indiquer l'information recherchée dans notre chaîne de caractères ou encore la position de l'information.
   
2. La deuxième boîte permet d'indiquer l'information qu'on veut retrouver dans la chaîne de caractères.
   
3. La troisième boîte permet d'ajouter les fonctions i ou g
   
1. i : rend la recherche insensible à la casse
   
2. g : permet de chercher toutes les occurrences du terme recherché, pas juste le premier 
   

On peut également utiliser le modèle ReGex pour ajouter une chaîne de caractères. Souvent, on ajoutera la chaîne au début ou à la fin de notre information existante. On pourra alors utiliser les symboles ^ et $ pour indiquer à quel endroit où placer la chaîne.

1. ^ : au début
   
2. $ : à la fin

2. Modification des notices par lot

Vous avez la possibilité de modifier des notices bibliographiques ou des notices d'autorité. Pour ce faire, vous devez choisir le bon type de notices dans la première section de cet outil.

Pour ce qui est de votre lot de notices, vous avez trois choix.

Vous avez la possibilité d'utiliser un fichier de notices.

Vous devez ensuite choisir le modèle de modification à l'aide du menu déroulant de la dernière section.

Lorsque le tout est complété, vous devez cliquer sur Continuer. Dans le prochain écran, vous verrez la liste des notices qui seront modifiées. De plus, vous avez la possibilité de voir les modifications qui seront apportées à la notice en clinquant sur .

À cette étape, vous avez encore la possibilité de choisir un autre modèle de modification en utilisant le menu déroulant situé en haut de la liste des notices.

Lorsque le tout est prêt, vous devez cliquer sur .

Mise en file d'attente des modifications en lot ( version 22.05)

Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton pour effectuer la modification en lot, l'action sera mise en file d'attente et sera traitée ultérieurement par Koha.

Le message suivant s'affichera.

Vous aurez l'option de voir les détails de la file d'attente ou de refaire une nouvelle modification en lot.