Guide d’administration - Plugin d’inscription OneRoster

Guide d’administration - Plugin d’inscription OneRoster

Contexte

Le plugin OneRoster permet la création de comptes et l’inscription à partir des données du système d’information scolaire (SIS), parfois nommé PGI. Ce guide, destiné à l’administrateur Moodle, passe en revue les différentes fonctionnalités et configurations. 
Certaines sections de ce guide portent la mention “Ne pas modifier”. Elles sont incluses à titre informatif pour vous permettre de mieux comprendre les rouages du plugin d’inscription. La configuration est effectuée avec l’équipe de Collecto.

Clara
Coba
Clara

Schéma du fonctionnement du plugin OneRoster avec Clara


Info
Dans le schéma ci-dessus, la liste des données provenant des fichiers n'est pas exhaustives. Il s'agit d'une liste à titre indicatif. Les fichiers demeurent les mêmes que ceux utilisé par l'ancien module Admin Cégep soit les rapports EXECH5XX.

Numéro d’identification

La création de cours, l’inscription des groupes et la mise à jour des inscriptions reposent sur le numéro d’identification inscrit dans le profil Moodle des utilisateurs. 

Numéro d’identification de Clara

Pour Clara, il s’agit généralement du numéro d’employé ou le numéro d’admission de l’étudiant sans préfixe.

Coba

Schéma du fonctionnement du plugin OneRoster avec Coba



Info
Dans le schéma ci-dessus, la liste des données provenant de Coba n'est pas exhaustive. Il s'agit d'une liste à titre indicatif. Les données sont configurés par le fournisseur du SIS.

Numéro d’identification

La création de cours, l’inscription des groupes et la mise à jour des inscriptions reposent sur le numéro d’identification inscrit dans le profil Moodle des utilisateurs. 

Numéro d’identification de Coba



Permissions de création de cours

À sa première connexion à Moodle, l’enseignant se verra attribuer automatiquement le rôle “OneRoster SIS création de cours au niveau du site”. C'est ce rôle qui rend disponible le bouton Créer un cours.

Configuration du plugin OneRoster


Dans l’Administration du site, sous Plugins, allez dans la section Plugins locaux pour retrouver les différents paramètres du plugin OneRoster.



Configuration du connecteur SIS

Warning
Les informations saisies dans ces champs seront paramétrées avec l’équipe de Collecto et ne doivent pas être modifiées.
Cette page permet de configurer la méthode d’importation des données entre votre SIS et Moodle.

Configuration du SIS - Clara
Configuration du SIS - Coba
Configuration du SIS - Clara
Sélectionnez Base de données.

Clara - base de données (NE PAS MODIFIER)

Champ du formulaire Valeur
Serveur de la base de données
local_onerosterdata | sisdb_host localhost
Numero de port du serveur de la base de données
local_onerosterdata | sisdb_port Vide
Type de base de données
local_onerosterdata | sisdb_type mariadb
Nom de la base de données
local_onerosterdata | sisdb_name Information provenant de Collecto
Utilisateur de la base de données
local_onerosterdata | sisdb_user Information provenant de Collecto
Mot de passe de la base de données
local_onerosterdata | sisdb_password Information provenant de Collecto
Configuration du SIS - Coba
Sélectionnez API.

Clara - base de données (NE PAS MODIFIER)

Champ du formulaire Valeur
Serveur de la base de données
local_onerosterdata | sisdb_host localhost
Numero de port du serveur de la base de données
local_onerosterdata | sisdb_port Vide
Type de base de données
local_onerosterdata | sisdb_type mariadb
Nom de la base de données
local_onerosterdata | sisdb_name Information provenant de Collecto
Utilisateur de la base de données
local_onerosterdata | sisdb_user Information provenant de Collecto
Mot de passe de la base de données
local_onerosterdata | sisdb_password Information provenant de Collecto
 

Gestion des limites de cours

Gestion au niveau du site


 
Pour éviter que des personnes enseignantes créent trop de cours, on peut leur imposer une limite.
Par défaut, la valeur est configurée à 5 cours. En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier le maximum. 
Si la valeur 0 est saisie, il n’y aura aucune restriction. Les personnes enseignantes pourront créer un nombre infini de cours.
Notes
La limite prend en compte l’ensemble des cours pour lesquels l’utilisateur à le rôle Enseignant, et ce, pour toutes les sessions. Si un enseignant a déjà 8 cours dans Moodle et que la limite est fixée à 5, il ne pourra pas créer de nouveau cours.
Le mode strict impose même la limite à l’administrateur.
 

Gérer les limites de création de cours par utilisateur 

Cette section permet à l’administrateur de mettre en place des dérogations pour la limite de création de cours. 

1. Barre de recherche : Pour repérer un utilisateur saisir son nom et appuyez sur le bouton Rechercher. Le résultat s’affiche dans la zone du dessous.
2. Utilisateur : Nom correspondant à la recherche
3. Limite pour cet utilisateur : Nombre de cours maximal pour lequel l’utilisateur peut actuellement avoir le rôle Enseignant.
4. Cours crées : Le nombre de cours existants pour lequel l’utilisateur a le rôle Enseignant lui étant attribué.
5. Cours restants : Différence entre la limite et les cours crées
6. Actions : Le champ Actions permet de saisir un nombre afin de modifier la limite de cours de l’utilisateur. Pour enregistrer cette nouvelle entrée, appuyez sur le bouton Mettre à jour la limite.

7. Désactiver : Désactive complètement la création de cours pour cet utilisateur, indépendamment de la limite.
 

Désinscription des groupes et participants des cours 

Cette section permet de définir le nombre de jours avant la désinscription automatique. 
Pour éviter des désinscriptions massives et les pertes de données (travaux, notes, Test) les groupes sont d’abord suspendus pour la durée configurée, puis retirés de la liste des participants du cours.


 
Entrez en nombre de jours le délai souhaité pour la suspension avant la désinscription.
Un délai de 0 provoquera automatiquement la désinscription à la prochaine exécution de la tâche  Désinscrire les membres suspendus des cours. À moins d’un événement lancé par Moodle, cette tâche s’exécute à 32 minutes d’intervalle. Veuillez ne pas modifier cette fréquence pour éviter les surcharges du système.
À noter! En survolant la mention Désinscription en cours, l’enseignant voit le nombre de jours restants avant le retrait du participant. Lorsque le délai est d’un jour ou plus, la désinscription se fait à l’heure exacte à laquelle elle a été lancée par l’enseignant.
Par exemple, l’enseignant désinscrit à 10h avec une configuration de 7 jours. La désinscription sera effective à la même heure 7 jours plus tard.

Mode d'authentification par défaut des participants aux cours

Le plugin OneRoster crée les comptes inexistants des étudiant.es lors de l’inscription des groupes à un cours. Il faut cependant sélectionner la méthode d’authentification que ces comptes auront par défaut, selon la méthode en vigueur dans votre établissement. Sélectionnez le mode d’authentification (Saml2, Oauth, OIDC) et appuyez sur le bouton Enregistrer les modifications.


 

Clara – Importer des données depuis des fichiers CSV/TXT du SIS Clara

L’importation des fichiers extraits de Clara se fait directement par l’interface de Moodle.

Paramètres
Configuration de l’appariement des données Moodle – Fichier Clara

Warning
Cette configuration doit être saisie lors de l’installation du plugin et de sa mise en place. Avant de modifier ces champs, nous vous recommandons de contacter l’équipe Moodle Collecto.

Dans la section Paramétrer la valeur des champs de profil Moodle pour les étudiants, il est possible de transformer 3 types de données pour les comptes étudiants. Ce qui permet de les uniformiser pour la création des comptes à l’inscription des groupes:
• Nom d’utilisateur
• Numéro d’identification
• Adresse courriel

Le menu déroulant permet la sélection et l’icône du crayon permet de transformer la donnée. À droite, on voit un aperçu de la forme de la donnée finale en bleu.


 
Le formulaire permet d’ajouter des préfixes et des suffixes aux données importées de Clara.
Par exemple, on peut créer une adresse courriel à l’aide de la colonne DA et y inscrire le domaine de l’établissement.

Il est important d’appuyer sur le bouton Enregistrer les changements entre la configuration de chacun des 3 champs.

Écart d’importation

L’écart en pourcentage à partir duquel l’utilisateur sera alerté. Le calcul de l’écart en pourcentage se base sur le décompte du nombre de lignes entre les deux fichiers.
Ainsi l’écart indiqué en pourcentage dans ce paramètre, doit être le seuil maximum acceptable.
(Nombre de lignes importation actuelle – Nombre de lignes importation précédente) = Différence
(Différence / Nombre de lignes importation actuelle) * 100 = Écart en %
Une alerte s’affiche lorsque l’écart en pourcentage est plus élevé que celui du paramètre. 
Cette validation des fichiers permet de prévenir des problèmes de désinscription.

 

Importer des données depuis des fichiers CSV/TXT du SIS Clara



1. Déposez les 3 fichiers ou un dossier zip contenant les 3 fichiers
2. Appuyez sur importer
Une liste des sessions s’affichera selon le contenu de vos fichiers.



Cochez chacune des sessions que vous souhaitez importer et sélectionnez une action pour ces sessions.
Remplacer : écrase l’ensemble des données présentes sur Moodle. Le plugin procède ainsi à la désinscription des étudiants ne figurant plus dans les fichiers. Cette option est conçue pour les inscriptions courantes.
Ajouter : Conserve les données existantes sur Moodle et n’ajoute que les nouvelles inscriptions. Cette option est conçue pour ajouter des étudiants à des sessions précédentes.
Appuyez sur le bouton Poursuivre
 


Un message de confirmation s’affiche:


 
Pour revenir à la page d’importation, appuyez sur le bouton Recommencer
Attention! Afin d’éviter une importation de données erronées, un contrôle est effectué sur le nom des fichiers. Les fichiers doivent respectivement contenir la nomination suivante :
• Etudiants.txt
• Groupescours.txt
• Professeurs.txt

Advenant le cas où un fichier importé est déposé, vous obtiendrez le message d’erreur suivant :


 

Consulter les journaux d'importation des fichiers CSV/TXT du SIS Clara

Les journaux d’importation listent l’ensemble des importations précédentes. On peut y voir le nombre de lignes traitées et le statut de l’importation (succès ou erreur).




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