Intégration Teams - Guide administratif

Intégration Teams - Guide administratif

Ce document présente les grands principes de l’intégration de Teams et Moodle.  

Introduction 


            Moodle s’est taillé une place importante dans l’écosystème technopédagogique au cours des dix dernières années.
On peut dire qu’il s’est imposé comme environnement numérique d’apprentissage, notamment pour l’ensemble de ses outils, mais aussi parce qu’il s’agit d’un logiciel libre qui rejoint une vaste communauté internationale. Conçu pour offrir des cours en ligne asynchrones, il est aussi devenu au fil du temps un outil de prolongement de la classe traditionnelle.  

        Microsoft, plus récemment, a fait une percée importante dans le milieu de l’éducation, notamment avec sa suite Office 365 (rebaptisée Microsoft 365), largement adoptée par les établissements et qui offre des outils de collaboration, notamment avec Teams, qui viennent s’ajouter à l’ensemble des outils technopédagogiques disponibles aux enseignants.
On a pu observer, dans le contexte de la pandémie de COVID-19, une augmentation importante de l’utilisation de Teams, notamment dans des activités synchrones, comme des cours en visioconférence ou du travail d’équipe. 

            On sait aujourd’hui qu’aucun environnement numérique d’apprentissage ne répond à tous les besoins des enseignants et étudiants, notamment dans un contexte d’enseignement et d’apprentissage à distance. On assiste donc à une multiplication des plateformes, un phénomène tantôt déploré par les étudiants qui doivent sans cesse s’adapter à différentes interfaces et gérer de multiples codes d’accès et mots de passe. Une réponse à ce problème n’est pas nécessairement de limiter le nombre d’outils, mais plutôt miser sur leur interopérabilité et leur intégration, c’est-à-dire permettre à l’utilisateur de passer d’un environnement à un autre de façon transparente, sans avoir à s’authentifier à chaque fois ni à utiliser différentes applications. De nombreux efforts ont été fait en ce sens au cours des dernières années avec la mise en place de standards d’authentification et d’interopérabilité, tel OAuth, SAML, OpenID, IMS-LTI, bref des protocoles qui permettent un passage plus en douceur d’un système à un autre. 

Pourquoi l’intégration TEAMS-Moodle ? 


      Moodle, on le sait, répond bien aux besoins de formation asychrone avec ses nombreux outils, notamment les tests en ligne, la gestion des travaux, les forums de discussion, etc. Teams, de son côté, permet non seulement des rencontres en visioconférence, mais offre aussi des outils de collaboration soutenant le travail d’équipe, tel que OneNote pour la prise de notes en direct et l’accès à des fichiers de la suite Office en mode collaboration. Leur intégration permettra à l’étudiant de passer d’un environnement à l’autre en toute transparence avec une authentification unique, bref de pouvoir profiter du meilleur des deux mondes. 

Quelques fonctionnalités de Teams 
  1. Communication facilitée entre étudiants et enseignants avec les fonctionnalités de conversation 1 à 1 ou en petits groupes;  
  2. Groupe (équipes) éducationnel avec des paramètres de gestion personnalisés pour les enseignants propres au domaine de l’éducation;  
  3. Possibilité de créer des salles privées (breakout rooms) pour les travaux d’équipes, dans lesquelles les enseignants peuvent faire des interventions ponctuelles; 
  4. Partage de calendriers et d’événements. 

Concrètement, lorsqu’on intègre Teams et Moodle, c’est d’abord le premier qui est en évidence et qui « accueille » l’autre. Le cours développé dans Moodle vient s’ajouter à une rencontre planifiée dans Teams, une structure somme toute semblable à celle du prolongement de la classe traditionnelle par un environnement numérique asynchrone. Alors que Teams permet de regrouper en direct des groupes-classes ou des équipes de travail, Moodle permet d’organiser la structure du cours : dépôts de ressources, évaluations en ligne, communication asynchrone dans des forums de discussion. 

Tel qu’illustré dans la capture d’écran ci-dessous, un onglet Moodle peut être ajouté à Teams, lequel permet d’accéder directement au cours de l’enseignant. 
 

 

Teams dans Moodle ou Moodle dans Teams? 

            À première vue, on pourrait croire que Moodle est relégué au second rang en apparaissant dans le cadre de Teams, mais c’est sur la structure d’inscription de Moodle que repose Teams.
Tout est donc une question de point de vue. 
Ici, c’est Moodle qui alimente Teams avec la structure des groupes classes.
En revanche, pour que cet ensemble soit cohérent, il doit reposer sur une méthode d’authentification unique, celle de Microsoft, déjà adoptée dans de nombreux établissements. C’est l’authentification unique qui permet le passage transparent des utilisateurs d’un environnement à l’autre.  

OpenID Connect 


            Techniquement, c’est par le plugin Microsoft, installé et configuré dans Moodle que se fait l’intégration. Microsoft a retenu le protocole OpenID Connect pour y arriver. Récemment, à la suggestion de DECclic ou de Collecto, des établissements ont mis en place l’authentification par SAML2 dans Moodle. Pour ceux-ci, le passage à OpenID Connect sera plus facile, car les identifiants demeurent les mêmes. Les utilisateurs ne verront aucune différence. La transition sera aussi aisée pour ceux qui utilisent le protocole LDAP. Les autres devront préalablement faire un travail d’arrimage pour rendre les comptes Moodle conformes à ceux de Microsoft. Beaucoup l’ont réussi facilement ces derniers mois : il faudra juste un peu plus de patience, un effort compensé par le fait que l’accès à Moodle pour tous les membres d’un établissement sera grandement facilité. 

Synchronisation 

            Le plugin Microsoft permet aussi de créer en lot des comptes utilisateurs dans Moodle par un mécanisme de synchronisation. Plus besoin d’attendre que les utilisateurs se connectent une première fois pour les voir apparaître dans Moodle et les inscrire à un cours ou les associer à une cohorte ou un groupe. L’inverse est aussi vrai : les comptes utilisateurs supprimés dans AzureAD peuvent être supprimés automatiquement dans Moodle, ce qui permet d’éviter l’accumulation de plusieurs milliers de comptes inactifs au fil des ans. 

Préalables 

            Collecto met à votre disposition un document technique qui détaille toutes les étapes à suivre pour une intégration réussie, une entreprise qui repose d’abord et avant tout sur une étroite collaboration entre les personnes responsables de l’administration de Moodle et celles qui administrent l’environnement de Microsoft au sein de l’établissement. 

            Du côté de Microsoft, il faut un abonnement à Microsoft 365 (AzureAD) dans un environnement éducationnel (M365 EDU) avec des utilisateurs ayant des licences de type A1, A3 ou A5 pour les enseignants et les étudiants. Cet abonnement permet d’héberger l’application Web et les « services cognitifs » (traduction de Microsoft) permettant d’intégrer Moodle dans Teams. Les coûts reliés à l’hébergement de cette application sont détaillés ici : 


Pour des fins de test, vous pouvez obtenir un abonnement gratuit avec des crédits pour une durée limitée.  

            Lorsque vous serez prêts à amorcer les travaux, communiquez avec Collecto pour la mise à jour du plugin Microsoft et les recommandations d’usage. Puisqu’il faudra modifier en lot l’ensemble des comptes utilisateurs dans Moodle pour passer à l’authentification OpenID Connect, quelques précautions seront de mise : 

  1. Tester en production sans perturber l’activité en cours 
  2. Ne pas générer de doublons 
  3. S’assurer que les numéros d’identification qui servent à lie Moodle et le système d’inscription Admin Cégep demeurent en place, autrement dit que le champ de profil numéro d’identification dans Moodle soit rempli par un numéro de DA (étudiant) ou un numéro d’employé (enseignant), numéro devant correspondre aux données d’inscriptions transmises à Moodle. 

Cas d’utilisation de Moodle dans Teams

Voici un exemple d’utilisation où un enseignant a trois groupes classes distincts dans Moodle. Ses groupes seront synchronisés dans Teams à l’aide du plugin d’intégration et l’enseignant liera ses cours Moodle dans chacune des équipes. 

Réunions (Cours) 

L’enseignant peut facilement programmer dans son groupe Teams des réunions qui sont en fait les plages horaires de ces cours.  

1. L’enseignant programme la réunion.

2. Il choisit les occurrences du cours et envoie l’invitation.


3. Par la suite, il trouvera à son calendrier l’ensemble des plages horaires de ses cours. 
 

4. Quant à l’étudiant, il ne verra que les cours qui le concernent puisqu’il n’est pas membre des autres équipes. 
 

5. Par la suite, l’enseignant et les étudiants se connectent à la réunion au moment convenu afin de bénéficier des fonctionnalités de réunions Teams : 

  1. Lever la main (poser une question); 
  2. Tableau blanc (Whiteboard) collaboratif; 
  3. Partage de contenu (exemple : PowerPoint); 
  4. Enregistrement de la séance de cours; 
  5. Téléchargement de la liste des présences. 

Salles privées (Breakout rooms) 

Bien qu’officiellement celles-ci ne soient pas encore disponibles (mais devraient l’être sous peu), il est possible d’utiliser les canaux privés pour arriver à des fonctionnalités similaires. L’enseignant peut ainsi diviser sa classe en sous-groupes afin de mettre en place les travaux d’équipe. Il pourra naviguer entre les sous-groupes advenant que les élèves aient des questions. 

1. Pour ajouter un canal privé, il clique sur les … (1) puis Ajouter un canal (2). 
 

2. Par la suite, il donne un nom (1) au canal, puis met accès privé (2) et fait Suivant (3). 

 


3. Finalement, il ajoute les membres (1) puis clique sur Terminé (2). 

 

 

Par la suite, une fois que les salles privées sont en place, les étudiants peuvent se positionner dans les canaux privés et démarrer une réunion (1) pour faire le travail. La page Moodle (2) contenant le travail peut aussi être rendue disponible dans le canal privé. Le professeur peut rejoindre les réunions des différentes équipes (3) de travail et naviguer entre celles-ci (4) pour répondre aux questions des étudiants. 

  

 

En résumé

            L’enseignant peut, à travers une plateforme unifiée, gérer ses cours, son calendrier, ses contenus de cours au même endroit. Les élèves reçoivent les invitations et les notifications propres à leur cours. L’enseignant est en mesure de créer des équipes (canaux privés) afin de faire des projets de groupes et d’assister les étudiants de manière ponctuelle dans les canaux. Ceci n’est qu’un aperçu des possibilités de Teams. De nombreuses autres fonctionnalités sont disponibles. 

 

Étapes du déploiement 

  1. Configuration du plugin d’intégration Office 365
  2. Déploiement des ressources Azure (Application Web et Robot) qui seront utilisées par l’application Moodle rendue disponible dans Teams
  3. Déploiement de l’application Moodle dans Teams
  4. Pilote : modifier le type d’authentification pour Open ID à un groupe d’utilisateurs cible
  5. Pilote : tests fonctionnels
  6. Modification du type d’authentification du reste des utilisateurs pour Open ID.
  7. (Optionnel) Synchronisation des groupes classes Moodle dans Teams. 

La documentation technique vous guidera dans toutes les étapes du processus, tant dans Moodle que dans l’interface d’administration de Microsoft. 


 

 

 

 

 

 

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