Gestion des factures

Après avoir terminé la réception d'exemplaires dans la facture, vous avez la possibilité de fermer cette facture, cela veut dire que vous n'aurez plus la possibilité de recevoir d'exemplaires dans cette facture. Cependant, il sera toujours possible de la rouvrir pour continuer la réception.

Fermer une facture n'est pas obligatoire, les frais de livraison s'appliqueront à votre poste budgétaire même si la facture reste ouverte.

1. Fermer une facture

1.1 Fermer une facture via un résultat de recherche dans le module facture

Rechercher la facture désirée dans la section Factures du module Acquisitions.

Cliquer sur le bouton [Actions] et sélectionner Fermer.

1.2 Fermer une facture directement dans la page de la facture

1. Dans la page de la facture, cocher la case Fermer et cliquer sur [Enregistrer].
   
   
   

2. Rouvrir une facture

2.1 Dans la page de réception

Dans la page de réception des colis, cliquer sur [Le rouvrir].

2.2 Dans la page d'accueil de la facture

Cocher la case Rouvrir et cliquer sur le bouton [Enregistrer].

3.3 Dans le résultat de recherche des factures

Il y a deux méthodes pour rouvrir une facture. 

Cliquer sur le bouton [Actions] et sélectionner Rouvrir.

Cocher la facture et cliquer sur le bouton [Rouvrir les factures sélectionnées].

Être prévenu lorsqu'on essaye de créer une facture avec un numéro déjà existant

Avec la préférence système AcqWarnOnDuplicateInvoice (onglet Acquisitions), vous pouvez décider d'être prévenu ou non si le numéro de la facture existe déjà dans la base de données.

Lors de la création de la facture, si le numéro existe déjà vous aurez le message suivant.

Vous aurez alors le choix soit de réceptionner dans la facture doublon ou d'en créer une nouvelle avec le même numéro.

Permettre de rattacher un fichier à une facture

Avec la préférence AcqEnableFiles  (onglet Acquisitions) vous aurez la possibilité de télécharger un fichier dans une facture, un fichier pdf, word, excel, txt ou image.

Dans la facture, vous devez cliquer sur Gérer les fichiers des factures.

Ensuite, cliquez sur Parcourir pour aller chercher le document sur votre ordinateur.

Ajouter un champ supplémentaire pour une facture dans le module acquisition

Vous avez la possibilité de créer des champs supplémentaires qui apparaitront dans les factures dans le module Acquisition.

Vous avez la possibilité de créer un champ où vous pouvez relier ces champs à une valeur autorisée.

Pour créer un nouveau champ supplémentaire, vous devez accéder à la section Champs supplémentaires du module Administration.

Vous aurez la liste de l'ensemble des champs qu'il est possible d'ajouter dans Koha.

Vous devrez cliquer sur la section Factures (aqinvoices)

Vous serez dirigé vers la liste des champs supplémentaires déjà créés.

Pour ajouter un nouveau champ, vous devez cliquer sur "Créer un champ".  La fenêtre suivante s'affichera.

Si vous utilisez l'option "Aucun" le champ supplémentaire sera un champ de type texte.

Ce champ sera disponible à la page d'ajout d'un document dans une facture.

Voici un exemple du champ avec une valeur autorisée.

Fusionner plusieurs factures

Vous avez la possibilité maintenant de fusionner plusieurs factures en une seule.

Dans la page des factures, sélectionner les factures à fusionner puis cliquer sur [Fusionner les factures sélectionnées].

Le tableau suivant va s’afficher.

En cliquant sur les lignes du tableau, vous pourrez choisir la facture maitresse, celle qui sera conservé après la fusion. La facture surlignée en jaune est la facture  maitresse.

Cliquez ensuite sur Fusionner, vous serez renvoyé vers la page de la facture maitresse.

Effectuer un ajustement sur une facture

Il est possible de faire un ou des ajustements sur le prix total d'une facture dans le module des acquisitions de Koha. Cette fonction permet d'ajuster le total des frais de livraison s'il y a eu un changement en cours de route. De plus, il est possible de créer des valeurs autorisées pour ajouter des raisons prédéfinies de l'ajustement.

Pour y accéder, se rendre dans le module Acquisition à la section des factures.

Par la suite, effectuer une recherche de la facture pour laquelle il faut apporter un ajustement. Utiliser les champs de recherche du bordereau situé sur la gauche. 

Cliquer sur [Recherche] pour la lancer. Les résultats affricheront alors dans la même page. Cliquer directement sur le numéro de la facture ou cliquer sur le bouton [Action] et choisir l'option Détails.

La page des informations de cette facture s'affichera. Le pavé des Ajustements sera alors disponible.

Cliquer sur [Ajouter un ajustement] . Un nouveau pavé s'affichera pour y inscrire les informations sur l'ajustement de facture.

Inscrire le montant de votre ajustement dans ce pavé. Cliquer sur [Mettre à jour les ajustement]. 

Il est possible d'effectuer plus d'un ajustement. Pour ce faire, cliquer sur le bouton [Ajouter un ajustement] de nouveau et répéter les étapes pour l'ajouter à la facture.

Pour un ajustement négatif, inscrire un (-) devant votre montant.

Les ajustements seront appliqués au montant total de la facture.

​

Créer des raisons prédéfinies avec la valeur ADJ_REASON

Il est possible d'indiquer des raisons prédéfinies pour vos ajustements de facture grâce à la valeur autorisée ADJ_REASON. Ces motifs seront disponibles à la page d'ajout d'un ajustement.

Pour ce faire, aller dans le module Administration de Koha. Dans la section Paramètres de base, aller à la section des Valeurs autorisées.

Cliquer sur l'option [+Ajouter] dans le tableau pour la valeur ADJ_REASON.

Remplir les différentes sections de la fenêtre d'ajout d'une valeur autorisé et cliquer sur [Sauvegarder].

Il est ainsi possible d'ajouter des raisons génériques qui seront disponibles dans un menu déroulant lors de la création d'un nouvel ajustement.

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