Il est possible de déterminer à l’avance et par type de document les frais d’administration et le cout de remplacement d’un document lorsque celui-ci est perdu.

1. Frais d’administration

Il est possible de paramétrer des frais d’administration différents par type de document dans Koha. Ces frais seront administrés aux usagers lorsque ceux-ci déclareront des documents perdus.

1.1 Administration

Pour ce faire, vous devez modifier vos types de documents et ajouter le montant par défaut pour chaque type.

Pour ajouter des frais d’administration par défaut, vous devez modifier vos types de documents à l’aide de la colonne « Actions».

C’est dans le champ « Frais d’administration (lors de perte) » que vous allez inscrire le montant qui sera ajouté aux amendes de l’usager qui perde un document de ce type.

De plus, vous pouvez paramétrer une note qui sera générée automatiquement lorsque des frais d’administration par défaut seront facturés à un usager. Pour ce faire, il faut ajouter la note dans la préférence système ProcessingFeeNote.

Cette note sera visible dans le tableau des amendes de l’usager plus précisément  dans le tableau du « Compte« .

1.2 Dans le compte de l’usager

Lorsque vous allez indiquer qu’un document en prêt comme étant perdus via le tableau des exemplaires, les frais seront administrés à l’usager.

Vous devez aller indiquer que cet exemplaire en prêt est déclaré perdu par l’usager.

Lorsque vous allez cliquer sur « Enregistrer les modifications« , les frais seront ajoutés au compte de l’usager.

Si vouas aviez paramétré un message dans la préférence système ProcessingFeeNote, la note apparaitra dans l’onglet « Compte » l’usager.

Il y a une petite différence entre le le tableau « Compte » et le tableau « Payer amendes » en ce qui concerne le terme de ce frais. Dans le tableau du Compte, il s’agit du terme « Frais de traitement« . Dans le tableau Payer amendes, il s’agit du terme « Frais d’administration« .

Compte:

Payer amendes:

2.Cout de remplacement

Il est possible dans Koha d’instaurer un cout de remplacement par défaut. Ainsi, s’il n’y a pas de prix de remplacement dans la notice d’exemplaires d’un de vos documents. L’usager aura des frais automatiques dans son compte. Il est possible de déterminer ces frais de remplacement par type de document (livre,DVD,bande dessinée, etc.).

2.1 Administration

Vous devez activer certaines préférences système pour que ces procédures fonctionnent.

La première préférence à activer est  WhenLostChargeReplacementFee.

Cette préférence permet d’administrer les frais de remplacement aux usagers lorsqu’un document qui leur est prêté est déclaré perdu.

Une autre préférence doit être activée pour que lorsqu’un document n’a pas de prix de remplacement d’indiquer, ce soit celui par défaut qui soit chargé à l’usager qui a perdu ce document. Il s’agit de la préférence UseDefaultReplacementCost.

Cette préférence indique à Koha ou non d’utiliser le montant pour les frais de remplacement qui est inscrit pour le type de document dans le module Administration.

Pour ce faire, vous devez inscrire un montant de remplacement par défaut pour tous vos types de documents.

Vous devez inscrire ce montant dans le champ « Coût de remplacement par défaut» .

2.2 Dans le compte de l’usager

Une fois le tout configurer, lorsque que vous allez déclarez un document perdu qui n’a pas de prix de remplacement, le cout de remplacement par défaut défini pour ce type de document sera charger à l’utilisateur.

Voici comme exemple un exemplaire d’un document ou le champ pour le pris de remplacement est vide qui est en prêté à un usager.

Lorsque je déclare ce document comme perdu, le cout de remplacement par défaut sera chargé à l’usager.

L’image ci-dessus montre que l’usager a été chargé avec des frais d’administration par défaut et aussi par le prix de remplacement.

Par contre si dans la notice de l’exemplaire, un coût de remplacement avait été inscrit. L’usager aurait été chargé avec ce montant de non celui par défaut.