1. Si vous partez d'un budget déjà existant (dupliquer)

Voici les étapes à suivre.

Dans la page d'accueil des budgets, vous devez d'abord dupliquer votre budget actif en cliquant sur le bouton Actions.

Dans le nouvel écran, il y a plusieurs champs à remplir.

Date de début : champ obligatoire

Date de fin : champ obligatoire

Description : Nom du nouveau budget

Changer les montants par : Inscrire un pourcentage si vous voulez que les montants des postes budgétaires dupliqués soit majorés ou minorés d'un certain pourcentage. Laissez vide pour les mêmes montants.

Si les montants changent, arrondir à un multiple de : Si vous inscrivez 5, les montants seront arrondis au chiffre 5 vers le bas. Exemple si le montant réel avec 10% de plus est 148 648 $ (budget racine à 135 135 $), le montant du nouveau budget sera arrondi à 148 645 $.

Rendre inactif le budget original : en cochant cette case, le budget initial sera dans l'onglet Budgets inactifs et il ne sera plus disponible pour créer des nouvelles commandes

Positionnez tous les postes budgétaires à 0 : Si vous cochez cette case, tous les postes budgetaires seront à 0. Si vous ne cochez pas, les valeurs des postes budgétaires initiaux seront transposées dans le nouveau budget. Par la suite quand vous allez transférer les commandes dans le nouveau budget, les postes budgétaires vont s'ajuster.

Cliquer sur Enregistrer.

Votre nouveau budget est crée.

Il faut ensuite transférer les commandes de l'ancien budget vers le nouveau.

Il faut alors aller Fermer le budget de l'année précédente.

Si vous aviez coché la case "Rendre inactif le budget original", vous devez vous rendre dans l'onglet Budgets inactifs, sinon le budget à fermer se trouve dans l'onglet Budgets actifs.

En cliquant sur le bouton Actions, choisissez l'option Fermer.

Dans le nouvel écran, vous allez pouvoir transférer les commandes non reçues de ce budget dans le nouveau budget.

Le tableau affiche seulement les 20 premiers postes budgétaires et il n'y a pas d'outil de navigation par page dans ce tableau pour consulter toutes les commandes non reçues de tous les postes budgétaires. Si vous souhaitez consulter tous les postes qui ont des commandes non reçues, cliquez deux fois sur l’entête de la colonne Commandes non reçues pour trier par ordre décroissant.

Dans le menu Choisir un budget, choisissez le nouveau budget

Cocher la case Déplacer les montants des postes budgétaires restants si vous transférez des commandes sur un budget qui est à 0. Si vous déplacez les commandes dans un budget que vous avez dupliqué, les montants des postes budgétaires ont déjà été déplacé lors de la duplication.

Cliquer sur Déplacer les commandes non réceptionnées.

La page suivante affichera le résultat du transfert.

Voir la vidéo suivante pour comprendre la procédure (lorsque vous dupliquez un budget)

2. Si vous partez d'un nouveau budget (sans dupliquer)

Même si vous créez un nouveau budget sans dupliquer un ancien budget, vous pouvez quand même transférer les commandes en attente de réception dans le nouveau budget.

Il faut cependant que les codes des postes budgétaires soient équivalent d'un budget à l'autre.

Dans l'exemple ci-dessous, le budget 2016-2017 contient deux postes budgétaires.

Chacun des postes a des commandes en attente.

Dans le nouveau budget crée, deux postes budgétaires existent également mais un des deux postes budgétaires n'a pas le même code que dans le budget 2016-2017.

Pour transférer les commandes d'un budget à l'autre, il faut fermer le budget 2016-2017.

Dans le nouvel écran, il faut choisir le budget 2017-2018 et cliquer sur Déplacer les commandes non réceptionnées.

Cocher la case Déplacer les montants des postes budgétaires restants si les postes budgétaires dans le budget 2017-2018 sont à 0 et que vous souhaitez que le même montant du budget 2016-2017 s'inscrive pour 2017-2018.

Comme le poste budgétaire "budget test" n'existait pas dans le budget 2017-2018, les commandes en attente de ce poste budgétaire n'ont pas été transféré.

Seules les commandes du poste budgétaire "budget1" ont été transférées.

Il existe alors deux solutions pour complètement fermer le budget 2016-2017:

• Créer un poste budgétaire dans 2017-2018 qui aura le même code que celui de 2016-2017 qui contient encore des commandes en attente
• Créer un nouveau poste budgétaire dans 2016-2017 avec le même code que celui de 2017-2018 et modifier les commandes pour les mettre dans ce nouveau poste budgétaire.

Une fois que les postes budgétaires correspondront (dans un sens ou dans l'autre), vous pourrez alors transférer les commandes du budget 2016-2017 vers celui de 2017-2018.