Fin d’année financière (en cours de mise à jour)

Fin d’année financière (en cours de mise à jour)

1. Gérer les budgets

1.1 Si vous partez d'un budget déjà existant (dupliquer)

Voici les étapes à suivre.

Dans la page d'accueil des budgets, vous devez d'abord dupliquer votre budget actif en cliquant sur le bouton Actions.


Dans le nouvel écran, il y a plusieurs champs à remplir.


Date de début : champ obligatoire

Date de fin : champ obligatoire

Description : Nom du nouveau budget

Changer les montants par : Inscrire un pourcentage si vous voulez que les montants des postes budgétaires dupliqués soit majorés ou minorés d'un certain pourcentage. Laissez vide pour les mêmes montants.

Si les montants changent, arrondir à un multiple de : Si vous inscrivez 5, les montants seront arrondis au chiffre 5 vers le bas. Exemple si le montant réel avec 10% de plus est 148 648 $ (budget racine à 135 135 $), le montant du nouveau budget sera arrondi à 148 645 $.

Rendre inactif le budget original : en cochant cette case, le budget initial sera dans l'onglet Budgets inactifs et il ne sera plus disponible pour créer des nouvelles commandes

Positionnez tous les postes budgétaires à 0 : Si vous cochez cette case, tous les postes budgetaires seront à 0. Si vous ne cochez pas, les valeurs des postes budgétaires initiaux seront transposées dans le nouveau budget. Par la suite quand vous allez transférer les commandes dans le nouveau budget, les postes budgétaires vont s'ajuster.

Cliquer sur Enregistrer.


Votre nouveau budget est crée.

Il faut ensuite transférer les commandes de l'ancien budget vers le nouveau.

Il faut alors aller Fermer le budget de l'année précédente.

Si vous aviez coché la case "Rendre inactif le budget original", vous devez vous rendre dans l'onglet Budgets inactifs, sinon le budget à fermer se trouve dans l'onglet Budgets actifs.

En cliquant sur le bouton Actions, choisissez l'option Fermer.

Dans le nouvel écran, vous allez pouvoir transférer les commandes non reçues de ce budget dans le nouveau budget.

Warning
Le tableau affiche seulement les 20 premiers postes budgétaires et il n'y a pas d'outil de navigation par page dans ce tableau pour consulter toutes les commandes non reçues de tous les postes budgétaires. Si vous souhaitez consulter tous les postes qui ont des commandes non reçues, cliquez deux fois sur l’entête de la colonne Commandes non reçues pour trier par ordre décroissant.

Dans le menu Choisir un budget, choisissez le nouveau budget

Cocher la case Déplacer les montants des postes budgétaires restants si vous transférez des commandes sur un budget qui est à 0. Si vous déplacez les commandes dans un budget que vous avez dupliqué, les montants des postes budgétaires ont déjà été déplacé lors de la duplication.

Cliquer sur Déplacer les commandes non réceptionnées.

La page suivante affichera le résultat du transfert.


Voir la vidéo suivante pour comprendre la procédure (lorsque vous dupliquez un budget)


 

1.2 Si vous partez d'un nouveau budget (sans dupliquer)

Même si vous créez un nouveau budget sans dupliquer un ancien budget, vous pouvez quand même transférer les commandes en attente de réception dans le nouveau budget.

Warning
Il faut cependant que les codes des postes budgétaires soient équivalent d'un budget à l'autre.

Dans l'exemple ci-dessous, le budget 2016-2017 contient deux postes budgétaires.

Chacun des postes a des commandes en attente.

Dans le nouveau budget crée, deux postes budgétaires existent également mais un des deux postes budgétaires n'a pas le même code que dans le budget 2016-2017.

Pour transférer les commandes d'un budget à l'autre, il faut fermer le budget 2016-2017.

Dans le nouvel écran, il faut choisir le budget 2017-2018 et cliquer sur Déplacer les commandes non réceptionnées.


Info

Cocher la case Déplacer les montants des postes budgétaires restants si les postes budgétaires dans le budget 2017-2018 sont à 0 et que vous souhaitez que le même montant du budget 2016-2017 s'inscrive pour 2017-2018.

Comme le poste budgétaire "budget test" n'existait pas dans le budget 2017-2018, les commandes en attente de ce poste budgétaire n'ont pas été transféré.

Seules les commandes du poste budgétaire "budget1" ont été transférées.

Il existe alors deux solutions pour complètement fermer le budget 2016-2017:

  • Créer un poste budgétaire dans 2017-2018 qui aura le même code que celui de 2016-2017 qui contient encore des commandes en attente
  • Créer un nouveau poste budgétaire dans 2016-2017 avec le même code que celui de 2017-2018 et modifier les commandes pour les mettre dans ce nouveau poste budgétaire.

Une fois que les postes budgétaires correspondront (dans un sens ou dans l'autre), vous pourrez alors transférer les commandes du budget 2016-2017 vers celui de 2017-2018.



2. Statistiques pour la fin d'année

2.1 Nombre de notices par type de document inscrit dans la zone 942$c

Ce rapport vous donnera le nombre de notices par type de document inscrit dans la zone 942$c. Si ce champ n’est pas rempli il y aura une ligne blanche avec un total correspondant à ces notices sans type de document. Les types de documents sont les mêmes que ceux définis dans le module Administration > Type de documents. Ce rapport ne peut pas être tout à fait exact si la majorité des notices ne contiennent pas de 942$c.

Ce rapport vous sera utile surtout si vous avez beaucoup de notices qui n’ont pas d’exemplaires physiques.


2.1.1 Pour les sites uniques

SELECT  count(biblioitems.biblionumber) as "Total au jour de l’exécution du rapport",  biblioitems.itemtype as 'Code type de document'
FROM biblioitems
group by biblioitems.itemtype

Exemple de résultat


2.1.2 Pour les multi-sites

Cette requête comporte un filtre à l’exécution qui vous demandera de choisir un site


SELECT count(DISTINCT biblioitems.biblionumber) as "Total au jour de l’exécution du rapport", biblioitems.itemtype as 'Code type de document'
FROM biblioitems
left join items on items.biblionumber=biblioitems.biblionumber 
where items.homebranch = <<Site|branches>> 
group by biblioitems.itemtype 
limit 1000


2.2 Nombre de notices par type de document inscrit dans la zone 000

Si le rapport précédent ne vous donne pas des résultats satisfaisant, dans le cas surtout si la 942$c n’est pas rempli, vous pouvez utiliser le code suivant qui va chercher l’information dans la zone 000


2.2.1 Pour les sites uniques

SELECT SUBSTR(metadata,INSTR(metadata, "<leader>")+8+6,2) as 'Code 000',
CASE SUBSTR(metadata,INSTR(metadata, "<leader>")+8+6,2) 
WHEN 'am' THEN 'Livre'
WHEN 'ab' THEN 'Partie composante publication série'
WHEN 'ai' THEN 'Livre ressource intégrée'
WHEN 'as' THEN 'Périodiques'
WHEN 'aa' THEN 'Partie composante monographie'
WHEN 'cm' THEN 'Musique notée'
WHEN 'dm' THEN 'Musique manuscrite'
WHEN 'em' THEN 'Carte'
WHEN 'es' THEN 'Carte périodique'
WHEN 'fm' THEN 'Carte manuscrite'
WHEN 'gm' THEN 'Média projeté'
WHEN 'gi' THEN 'Média projeté ressource intégrée'
WHEN 'ga' THEN 'Média projeté partie composante monographie'
WHEN 'im' THEN 'Enregistrement non-musical'
WHEN 'ia' THEN 'Enregistrement non-musical partie composante'
WHEN 'ja' THEN 'Enregistrement musical partie composante'
WHEN 'jm' THEN 'Enregistrement musical'
WHEN 'ji' THEN 'Enregistrement musical ressource intégrée'
WHEN 'mm' THEN 'Fichier informatique'
WHEN 'ma' THEN 'Fichier informatique partie composante monographie'
WHEN 'mi' THEN 'Fichier informatique ressource intégrée'
WHEN 'ms' THEN 'Fichier informatique périodiques'
WHEN 'oa' THEN 'Ensemble multisupport partie composante monographie'
WHEN 'rm' THEN 'Artefact 3D'
WHEN 'ri' THEN 'Artefact 3D Ressource intégrée'
WHEN 'om' THEN 'Ensemble multisupport'
WHEN 'tm' THEN 'Manuscrit'
WHEN 'km' THEN 'Image 2D'
WHEN 'pm' THEN 'Document de genre multiple'
ELSE 'Type inconnu' END AS Type,
count(DISTINCT biblionumber) AS 'Nombre de notices'
FROM biblio_metadata
group by type
limit 1000

Exemple de résultat



2.2.2 Pour les multi-sites

Cette requête comporte un filtre à l’exécution qui vous demandera de choisir un site


SELECT SUBSTR(metadata,INSTR(metadata, "<leader>")+8+6,2) as 'Code 000',
CASE SUBSTR(metadata,INSTR(metadata, "<leader>")+8+6,2) 
WHEN 'am' THEN 'Livre'
WHEN 'ab' THEN 'Partie composante publication série'
WHEN 'ai' THEN 'Livre ressource intégrée'
WHEN 'as' THEN 'Périodiques'
WHEN 'aa' THEN 'Partie composante monographie'
WHEN 'cm' THEN 'Musique notée'
WHEN 'dm' THEN 'Musique manuscrite'
WHEN 'em' THEN 'Carte'
WHEN 'es' THEN 'Carte périodique'
WHEN 'fm' THEN 'Carte manuscrite'
WHEN 'gm' THEN 'Média projeté'
WHEN 'gi' THEN 'Média projeté ressource intégrée'
WHEN 'ga' THEN 'Média projeté partie composante monographie'
WHEN 'im' THEN 'Enregistrement non-musical'
WHEN 'ia' THEN 'Enregistrement non-musical partie composante'
WHEN 'ja' THEN 'Enregistrement musical partie composante'
WHEN 'jm' THEN 'Enregistrement musical'
WHEN 'ji' THEN 'Enregistrement musical ressource intégrée'
WHEN 'mm' THEN 'Fichier informatique'
WHEN 'ma' THEN 'Fichier informatique partie composante monographie'
WHEN 'mi' THEN 'Fichier informatique ressource integrée'
WHEN 'ms' THEN 'Fichier informatique périodiques'
WHEN 'oa' THEN 'Ensemble multisupport partie composante monographie'
WHEN 'rm' THEN 'Artefact 3D'
WHEN 'ri' THEN 'Artefact 3D Ressource intégrée'
WHEN 'om' THEN 'Ensemble multisupport'
WHEN 'tm' THEN 'Manuscrit'
WHEN 'km' THEN 'Image 2D'
WHEN 'pm' THEN 'Document de genre multiple'
ELSE 'Type inconnu' END AS Type,
count(DISTINCT biblio_metadata.biblionumber) AS 'Nombre de notices'
FROM biblio_metadata
left join items on items.biblionumber=biblio_metadata.biblionumber 
where items.homebranch = <<Site|branches>> 
group by type
limit 1000

2.3 Nombre de notices par type de document inscrit dans l’exemplaire physique

Vous pouvez également vous baser sur le type de document dans l’exemplaire, cependant, le nombre total de notices pourra différer avec ce rapport car si vous avez deux types de document dans la même notice, la notice sera compté deux fois.


2.3.1 Pour les sites uniques

SELECT count(distinct biblio.biblionumber) as "nombre total de notices",
items.itype as 'Type de document' 
FROM biblio 
left join items using (biblionumber) 
group by items.itype
limit 100

Exemple de résultat


2.3.2 Pour les multi-sites

SELECT count(distinct biblio.biblionumber) as "nombre total de notices", 
items.itype as 'Type de document' 
FROM biblio 
left join items using (biblionumber)
where items.homebranch = <<Site|branches>>
group by items.itype
limit 100

2.4 Nombre d’exemplaires physiques par type de document physiques

2.4.1 Pour les sites uniques

select count(*) as Total,itype
from items
group by itype
limit 100

Exemple de résultat

2.4.2 Pour les multi-sites

select count(*) as Total,itype
from items
where items.homebranch = <<Site|branches>>
group by itype
limit 100

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