FAQ - Teams

FAQ - Teams

Pour faire suite au webinaire "Utiliser Teams efficacement" présenté en avril 2020, voici, en complément, les réponses aux questions de nos participants.

Général

Q: Y a-t-il de grandes différences entre la version web et celle installée sur un poste? Les ajouts se font-ils dans les deux versions de manière simultanée ?

R: La synchronisation entre la plateforme en ligne et la plateforme bureau est systématique et en temps réel. Ce qui veut dire que les intervenants utilisant les différentes versions auront accès aux mêmes données. Par contre, certains raccourcis de fonctionnalités peuvent être accessible à des emplacements différents. Par exemple le partage d'écran ne peut se faire à l'ouverture du démarrage d'une conversation sur la version web, il faut préalablement démarrer la conversation.

Q: Comment fait-on pour mettre un document dans une conversation ?

R: Vous avez l'option de faire un "drag & drop" directement dans la zone de texte ou encore sur le trombone.

Q: Est-ce qu'un courriel est envoyé aux participants lors d'une invitation avec TEAMS? 

R: Oui, de la même façon qu’une invitation par le calendrier Outlook. Tout est intégré.

Q: Comment fait-on pour partager le même document à plusieurs personnes en même temps et peut-on le renommer?

R:  Lorsque vous partagez un document sur Teams (à voir le tableau sur les interactions selon le mode de communication) le partage du document se réalise de manière automatique pour les personnes à qui vous l’avez adressé. La fonction de partage définit un accès au document à la différence du lien qui dirige vers le document. Ainsi, si un document a été partagé la modification de son nom et même son déplacement ne changera pas la possibilité des personnes ayant eu l’accès en partage d’y accéder.

Cependant, si vous leur transmettez le lien vers le document, ce lien risque de ne plus fonctionner si vous changer son nom ou le déplacez. Vous pouvez également utiliser la fonction de partage sur SharePoint en cliquant sur « Partager » (dans la barre de fonction en haut lorsque vous cliquez sur un document, ou dans les actions du document (…))

Q: Si l'on ajoute une personne à la conversation, est-ce que cette personne voit les échanges antérieur à son ajout ?

R: Une nouvelle conversation est automatiquement créée pour ce nouveau regroupement de personnes. La nouvelle personne n’aura donc pas accès à la conversation passée. La communication entre les personnes initiales sera donc toujours existante mais seulement accessible aux membres de cette conversation.

Q: comment enlever ou suprimer une conversation ?

R: Pour supprimer une discussion, vous devez cliquer sur les trois petits points (...) situés à côté de la discussion en question. Un menu s'affichera et vous aurez accès à l'option "Masquer". Cette action enlèvera cette discussion de votre tableau des conversations récentes.

Cette action ne supprime pas l'historique de la conversation.

Q: Comment faire si l'on souhaite répondre à un message spécifique dans le clavardage ?

R: Pour répondre spécifiquement à un message dans la conversation d'un canal d'équipe en cliquant sur répondre sous le message en question.

Q: Il me manque des îcones et des onglets.

R:Dépendamment des installations par vos équipes TI, il se peut que la configuration ne soit pas exactement la même que celle démontrée lors de nos webinaires. Certaines fonctionnalités plus spécifiques peuvent être ajoutées ou retirées selon les besoins et licences associés à votre organisation. En tant qu'utilisateur il vous est aussi possible, sur la version bureau, de masquer et de déplacer certains onglets.

De plus, il est possible que les onglets soient différents en fonction de la licence de votre organisation et surtout des onglets qui ont été ajoutés par votre équipe TI.

Q: Si un usager effectue un enregistrement lors d'une visioconférence, est-ce que les personnes voient sur leur écran que la réunion est enregistrée ?

 R: Le bandeau de notification d'enregistrement apparaît à tous les participants d'une visioconférence.

Q: Lors des réunions parfois la bulle de clavardage est disponible et parfois non... Comment faire pour y avoir accès ?

R: Pour avoir accès au clavardage lors d'une rencontre, vous pouvez l'ouvrir à l'aide de la barre d'option dans le bas, à droite des options supplémentaires ( … ).

Q: Combien de personnes pour une réunion ?

R:  C'est en fonction du canal de communication.  En clavardage : 100 et Une réunion 250.  

Q: J'aimerais savoir s'il y a moyen de voir plus de 4 personnes à la fois à l'écran.

R: Présentement le maximum de "vidéo actif" est de 4.  C'est une limitation d ela part de Microsoft.

Q: Si on ajoute une personne à la conversation, est-ce que cette personne voit le fils de la conversation précédent son ajout ?

R: Une nouvelle conversation est automatiquement créée pour ce nouveau regroupement de personnes. La nouvelle personne n’aura donc pas accès à la conversation passée. La communication entre les personnes initiales sera donc toujours existante mais seulement accessible aux membres de cette conversation.

Q: Est-ce possible de personnaliser notre arrière-plan en y ajoutant notre propre décor (image ou photo) ?

R: Lors d'une conversation vidéo, il y a un icône 3 petits points (...), à côté de l'icône de partage d'écran, où se trouvent les options supplémentaires. Vous y trouverez un sous-menu permettant la possibilité de modifier l'arrière-plan.

Q: Peut-on convoquer des réunions pour quelqu'un d'autre sans y assister nous-même ?

R: Oui la personne qui a planifié la réunion n'a pas besoin de démarrer la rencontre (co

Q: Pouvons-nous extraire les présences à une réunion

R: Non. Mais en ouvrant la rencontre via l’onglet Calendrier, nous avons accès à la liste des participants sous « Suivi ». Il est ainsi possible d’utiliser le copier-coller.

Si nous avons partagé un fichier dans une conversation, comment nous pouvons le retirer des fichiers de la conversation (retirer l'accès) ?

R: La personne qui a partagé le document conserve ses droits de propriétaire, elle peut donc le renommer, le déplacer, le modifier ou le supprimer. La fonction de partage permet aux utilisateurs d’avoir accès au document même si son nom est modifié ou s’il est déplacé. Si vous voulez cesser le partage, il faut retirer l’accès du partage depuis le document (dans son emplacement OneDrive ou SharePoint) par la gestion des accès : Action du document (…) / Gérer les accès / Arrêter le partage complet ou retirer le partage aux personnes dont vous voulez le leur retirer.

Q: comment puis-je sortir brièvement de Teams, pour récupérer un document déposé sur le bureau de l’ordinateur, sans avoir à refermer la plateforme Teams?

R: Il existe un raccourci Windows qui permet de revenir au Bureau en tout temps, la combinaison des touches « Ctrl & M ». Pour naviguer dans les applications ouvertes, le raccourci est « Alt & Tab ».

Q: Quand on organise une réunion avec une équipe doit-on réécrire les noms de tous les membres?

R: Vous pouvez simplement associer la réunion à un canal d’équipe à l’aide du champ « Ajoutez un canal » lors de la planification de la réunion. Une demande de réunion sera ainsi envoyée à tous les participants de ce canal. 

Q: En événement en direct a-t-on accès au tableau blanc?

R:  Pour l’instant, cette option n’est pas possible en événement direct.

Canaux

Q: Peut-on ajouter des participants à partir d'un groupe déjà créé ?

R: Vous avez la possibilité d'ajouter des participants, mais vous devez absolument avoir les permissions de le faire à l'intérieur du canal d'équipe. 

Les accès du groupe sont les mêmes que le site SharePoint. De plus, il est possible de paramétrer la possibilité d’ajouter des participants à l’aide des options de gestion du canal.

Q: Quel est la différence entre le canal et insérer le nom de chaque participant lorsque nous faisons une invitation ? 

R: L’utilisation du champ « Canal » associe la réunion qui sera générée au canal d’équipe. Le champ des invitations (obligatoire et facultatifs) permet d’utiliser le nom de l’équipe pour envoyer l’invitation aux membres sans associer la réunion au canal d’équipe, ça permet de sauver du temps dans la saisie des individus et de nous assurer qu’il n’y a pas d’oublis.

Q: Dans le clavardage, est-ce qu'il est possible de répondre seulement à une personne sans que tout le monde voie notre réponse? 

R: Teams se veut un outil de travail collaboratif, où mettre en commun est la base. Pour des échanges d’informations plus restreintes, il suffit de démarrer une conversation avec seulement cette personne en parallèle. Toutes personnes ayant accès à un canal pourra voir tous les échanges de ce canal, c’est pourquoi il est important de choisir le canal qui répond à vos besoins (équipe de travail = Canal d’équipe, à des individus = canal de conversation)

Q: Un canal de conversation, est-ce seulement entre deux personnes ?

R: Les canaux de conversations vous permettent de tenir des conversations avec plusieurs personnes en même temps. Vous pouvez les ajouter à l’aide du symbole de personnes avec un + dans le haut à droite de la conversation, à droite des raccourcis de Vidéo et d’appels audio.

Il est également possible de créer une conversation à plusieurs personnes à l’aide de l’icône de création de conversation, à gauche de la barre de recherche tout en haut de la fenêtre.

Q: Est-il vrai que pour faire partie d'une "équipe" nous devons créer une adresse courriel pour chacune des organisations qui nous invite ?

R: Il n'est pas nécessaire. Cependant,  l'organisation qui vous accepte comme invité doit suivre un processus dans Azure AD.  Cette action n'est pas essentielle pour le clavardage et réunion. (uniquement un site d'équipe). La réunion ne nécessite pas de compte invité, mais la conversation oui.

Q: Est-ce qu’on peut avoir accès à un tableau blanc dans une conversation ?

R: L'option da tableau blanc est spécifique aux canaux de réunion.

Synchronisation

Q: Est-ce que mon calendrier Outlook demeure personnel ?

R: Les droits d’accès sont les mêmes qu’on soit dans Teams, dans Outlook ou dans un autre environnement. La vision que vous avez de la plateforme Teams vous est personnelle. Elle correspond à vos données et à vos propres accès (Calendrier, Fichier, Équipe, etc. 

Q: Est-ce qu'il y a une action ou un bouton pour synchroniser avec Outlook ?

R: Aucune action n'est nécessaire pour la synchronisation. Le tout se fait automatiquement.

Q: Est-ce que notre calendrier Outlook peut se synchroniser avec plus d'une adresse courriel?

R: Oui, cette gestion ne se fait pas au niveau de Teams, mais au niveau de votre gestion de courriels par Outlook. Suivez les étapes situées sous Fichier > Informations > + Ajouter un compte…

Q: Comment peut-on importer son carnet de contact Outlook ?

R: La synchronisation est là par défaut pour les membres de votre organisation (le même nom de domaine). Pour ce qui est des membres externes, malheureusement il est pour le moment impossible de faire la synchronisation ces contacts dans Teams.  On peut ajouter des membres externes, mais on ne peut pas les importer.

Q: Est-ce qu’il y a moyen de synchroniser le calendrier Teams avec le calendrier MAC ?

R: La synchronisation se fera si c'est une synchronisation de vore calendrier Outlook Office 365 vers votre ordinateur Apple.

Q: Dans le menu fichiers, on voit tous les fichiers de mon OneDrive. Est-ce que les membres de mes équipes voient aussi mes fichiers? Et pourquoi tous mes fichiers qui apparaissent à cet endroit ?

R: Les documents apparaissant dans le menu fichier vous sont personnels. Il s’agit d’un recensement des documents récents que vous avez consultés et manipulés à travers l’environnement d’Office 365 (autant dans SharePoint que depuis Teams ou dans votre OneDrive). Les utilisateurs ne voient que les documents qu’ils ont eux-mêmes consultés.

Accès

Q: Quelle formule privilégier pour offrir une formation à 100-200 participants ? Sans nécessairement les mettre manuellement dans les destinataires de la réunion, mais plutôt leur partager le lien.

R: Teams vous permet de tenir une rencontre jusqu’à 250 personnes simultanément. Il existe maintenant des évènements en direct qui vous permettent de diffuser une rencontre jusqu’à 10 000 personnes à l’aide d’une licence E1 à E3.

Q: Lorsque l'on assigne la réunion à une équipe, doit-on inscrire toutes les adresses de tous les invités ?

R: En assignant l'invitation à l'équipe dans la planification de réunion, tous les membres de l’équipe reçoivent l’invitation.

Q: Quand nous ajoutons des applications, est-ce tous les membres de notre équipe qui peuvent y avoir accès ?

R: Les applications sont activées (disponibilité) au niveau de votre équipe informatique.  Cependant, chaque usager devra l'ajouter manuellement dans "son environnement" de travail.

Q: Comment partager l'enregistrement avec des collègues qui n'étaient pas de la rencontre ?

R: L'enregistrement vidéo est hébergé sur Microsoft Stream de l'environnement Office 365. Le document partagé sur un canal d’équipe sera accessible dans le dossier au nom du canal dans la bibliothèque Documents du site SharePoint de l’équipe. Toute la gestion de vos enregistrements vidéos pourra être effectuée à partir de Microsoft Stream.

Q: Pourquoi certains participants n’ont-ils pas accès au dialogue? Pourquoi certains participants ont le statut de membre et d’autres un statut d’invité? Pourtant tous les participants sont issus de l’invitation d’équipe.

R: Les accès d'une équipe sont les mêmes que ceux accordés au site SharePoint, il existe 3 niveaux d'accès générique soit invité, membre et propriétaire.

Il n’y a que deux rôles pouvant être attribués dans une équipe Teams, membre ou propriétaire. Il n’existe pas de rôle invité dans les équipes Teams, uniquement membre ou propriétaire. Les personnes ayant des accès invités à un environnement se voient attribué le rôle d’invité et ce rôle n’est pas modifiable, ce qui signifie qu’un utilisateur invité ne peut pas être membre ni propriétaire d’une équipe. Il a ainsi accès à moins de fonctionnalités, mais peut tout de même converser, partager des documents et utiliser les fonctions d’appels. Si vos utilisateurs invités n’ont pas accès aux options de conversation, il se peut que ce soit en raison de la désactivation d’un paramètre depuis la console d’administration Teams de votre organisation. 

Q: Est-ce que les invitations dans Azure AD doivent se faire à la pièce ?

R: Il est possible d’ajouter des utilisateurs en bloc dans Azure AD à l’aide d’un fichier CSV ou par PowerShell.

Q: Est-ce que la vidéo peut être partagée à tous le monde (Exterieur de l'entreprise également ?

R: Pour la gestion des accès vidéos, nous entrons dans la gestion des droits d'accès. Il n'en sera pas question dans ce webinaire, mais nous renseignerons et déposerons l'info dans la liste des réponses FAQ sur le site web de Collecto. L'url vous sera acheminée dans la semaine. 

De plus, Microsoft Stream ne permet pas pour l’instant le partage des vidéos à l’externe, mais mentionne travailler sur cet aspect. Vous pouvez facilement le partager à l’intérieur de votre organisation, mais si vous voulez le diffuser à l’externe, il serait mieux pour le moment de le télécharger et utiliser une autre plateforme de partage.

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