Exporter des notices

Il est possible d'exporter vos notices bibliographiques et d'autorités.

Aller dans le module Catalogage > Exportation de données.

1. Exporter des notices bibliographiques

Cette fonctionnalité sert à exporter des notices bibliographiques de votre catalogue. Pour ensuite les modifier avec un autre logiciel tel MarcEdit. Ce peut être utile lorsque que les modifications sont trop complexes à effectuer dans Koha directement.

1.1 Sélectionner les notices à exporter

Cette section vous permet de choisir un intervalle de notices à exporter. Vous devez vous servir des champs de ce pavé pour indiquer à Koha quelles données des notices doivent faire partie du lot qui sera exporté de votre catalogue.

1. Intervalle de numéro de notices
   

Pour ce faire vous pouvez utiliser les deux champs pour l’utilisation des numéros de notices et trouver l’ensemble de notices d’un intervalle entre deux numéros. 

Vous avez également la possibilité d’indiquer un type de document en particulier ainsi qu'une bibliothèque spécifique.

1. Intervalle de cote

Vous avez aussi la possibilité de trouver des notices en vous servant d’un intervalle de cote. Vous devez utiliser la section Plage de cote. 

Il suffit d’inscrire deux cotes pour lesquelles vous désirez exporter les données de toutes les notices qui ont une cote se trouvant à l’intérieur de cet intervalle. 

1. Intervalle de date de création
   

Vous avez aussi la possibilité de trouver vos notices grâce à la date de création de celles-ci.

Vous devez inscrire deux dates pour créer un intervalle et les notices créées entre ces deux dates inclusivement feront parties des données exportées. 

1.2 Utiliser un fichier 

Vous pouvez aussi utiliser un fichier de type TXT ou CSV pour exporter des données sur des notices en particulier. Pour ce faire vous devez créer un fichier TXT dans lequel les numéros de notices seront inscrits un par ligne. 

Un rapport SQL pourra vous aider à obtenir la liste des numéros des notices que vous souhaitez exporter.

Vous devez cliquer sur [Choisir un fichier] et sélectionner le fichier qui servira à exporter les données. 

1.3 Options

Plusieurs options s’offrent à vous en ce qui concerne les exemplaires rattachés aux notices de votre lot.

1. Vous avez la possibilité de ne pas exporter les données des exemplaires.
   
2. L’option Retirer les exemplaires qui ne sont pas la propriété des bibliothèques suivantes vous permet de choisir d’exporter les données des exemplaires d’un site en particulier et de ne pas tenir compte des exemplaires appartenant à d’autres sites. Cette option fait référence aux sites qui seront sélectionnés dans la section du haut de la page. Si certains sites sont cochés, les exemplaires reliés seront exportés et les autres exemplaires des sites qui ne seront pas cochés seront ignorés lors de l’exportation. 
   
3. L'option Ne pas exporter les zones vous permet d'exclure certaines zones MARC dans l'exportation.
   

1.4 Format de sortie

Différents formats sont disponibles pour l’extraction des données. Sélectionner le format désiré à l’aide du menu déroulant.

Par la suite, vous avez la possibilité de nommer votre fichier de données. 

1.5 Exporter

Finalement, pour commencer l’extraction des données, cliquer sur le bouton [Exporter des notices bibliographiques] situées tout en bas de la page. 

Votre fichier sera créé selon les choix que vous aurez faits plus haut dans la page.

2. Exporter des notices d'autorités

Cette fonctionnalité sert à exporter des notices d’autorités de votre catalogue. Pour ensuite les modifier avec un autre logiciel tel MarcEdit. Cette fonctionnalité peut être utile lorsque que vous désirez ajouter des données dans une zone en particulier. 

Il s’agit des mêmes options que pour l’extraction des données de notices bibliographiques. 

2.1 Sélectionner les notices à exporter

Cette section vous permet de choisir un intervalle de notices d’autorités à exporter. Vous devez vous servir des champs de ce pavé pour indiquer à Koha quelles données des autorités doivent faire partie du lot qui sera exporté de votre catalogue.

Pour ce faire vous pouvez utiliser les deux champs pour l’utilisation des numéros de notices et trouver l’ensemble de notices d’un intervalle entre deux numéros. 

Vous avez également la possibilité d’indiquer un type d’autorité en particulier à l’aide du menu déroulant.

2.2 Utiliser un fichier

Vous pouvez aussi utiliser un fichier de type TXT ou CSV pour exporter des données sur des notices en particulier. Pour ce faire vous devez créer un fichier TXT dans lequel les numéros des notices d’autorités seront inscrits un par ligne. 

Vous devez cliquer sur [Choisir un fichier] et sélectionner le fichier qui servira à exporter les données. 

2.3 Options

La seule option disponible est la possibilité d’indiquer des zones à ne pas exporter lors de l’extraction des données de vos autorités. 

Pour indiquer des zones à ignorer, vous devez inscrire le numéro de la zone et de la sous-zone dans le champ prévu à cet effet dans la section des options. 

Par exemple si vous désirez ne pas exporter la zone 150$a Vedette de sujet ou vedette comportant un nom géographique, vous allez devoir inscrire les termes «150a» dans le champ. Ainsi, ces zones seront vides dans votre fichier d’extraction des données de vos autorités. 

2.4 Format de sortie

Le format MARC et XML sont disponibles pour l’extraction des données. Sélectionner le format désiré à l’aide du menu déroulant.

Par la suite, vous avez la possibilité de nommer votre fichier de données. 

1.5 Exporter

Finalement, pour commencer l’extraction des données, cliquer sur le bouton [Exporter des notices bibliographiques] situées tout en bas de la page. 

Votre fichier sera créé selon les choix que vous aurez faits plus haut dans la page.

Article révisé dans la version 24.05.

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